Innkalling til møte 16.09.2014 Created By: Ove Rødstøl on 10.09.2014 at 09:44 Category: Møteinnkalling Gruppe: Møtested: Forhandlingsutvalgets medlemmer Formannskapssalen Møtedato: 16.09.2014 Møtetid: Etter kommunalutvalget Deltakere: Kopi til: Christine Sagen Helgø (H), John Peter Hernes (H), Bjørg Tysdal Moe (Krf), Cecilie Bjelland (Ap), Arnt-Heikki Steinbakk (Ap), Tore B. Kallevig (FrP), Per A. Thorbjørnsen (V), Hilde Karlsen (uavh), Bjarne Kvadsheim (Sp) Inger Østensjø, Leidulf Skjørestad, Grete Kvinnesland, Ove Rødstøl Cicel Aarrestad (Rogaland Revisjon IKS) 37/14 Referat fra møte 20.05.2014 38/14 Forslag til ny prosedyre for saker til Forhandlingsutvalget Notat av 05.09. 2014 vedlegges. 39/14 Forespørsel om kjøp av av Lagårdsveien 47 mm - Smedvig Eiendom Notat av 02.06.2014 vedlegges. 40/14 Forespørsmål om kjøp av Haugåsstubben 9 - Smedvig Eiendom Notat av 02.06.2014 vedlegges. 41/14 Søknad om utsatt igangsettingsfrist - tomt for nytt lagerbygg - Norsk Oljemuseum Notat av 02.06.2014 vedlegges. 42/14 Status salg felt K3 i Jåttåvågen 2 Notat av 10.09.2014 unntatt offentlighet iht. Offl. 23 vedlegges. 43/14 Status i prosessen Folkebadet i Jåttåvågen Notat av 10.09.2014 vedlegges.
44/14 Eventuelt...
37/14 - Referat fra møte 20.05.2014 Created By: Ove Rødstøl on 20.05.2014 at 13:49 Category: Referat Gruppe: Møtested: Forhandlingsutvalgets medlemmer Formannskapssalen Møtedato: 20.05.2014 Møtetid: Etter kommunalutvalget Deltakere: Forfall: Kopi til: Christine Sagen Helgø (H), John Peter Hernes (H), Tore B. Kallevig (FrP), Arnt-Heikki Steinbakk (Ap), Per A. Thorbjørnsen (V), Hilde Karlsen (uavh), Bjarne Kvadsheim (Sp), Kari Nessa Nordtun (Ap) Inger Østensjø, Leidulf Skjørestad og Ove Rødstøl Cecilie Bjelland (Ap), Bjørg Tysdal Moe (KrF) og Grete Kvinnesland. Cicel Aarrestad (Rogaland Revisjon IKS) 30/14 Referat fra møte 08.04.2014 Referatet ble godkjent, men det ble påpekt at det fortsatt er noen skrivefeil. Disse skal nå være rettet opp. 31/14 Håndtering av saker når rådmannen er inhabil Forhandlingsutvalget hadde på forhånd fått tilsendt et notat fra kommuneadvokaten av 14.05.2014 og bystyresak 124/12 vedrørende delegering av avgjørelsesmundighet. Etter en del spørsmål som kommuneadvokaten besvarte i møtet ble saken tatt til orientering. 32/14 Status avtaleforhold gnr/bnr 29/63 Lierdal Gård - Henning Stokke Forhandlingsutvalget hadde på forhånd fått tilsendt et notat av 13.05.2014. Saken ble tatt til orientering. 33/14 Mandat til å endre vilkår ved en eventuell forlengelse av opsjonsavtalen - Forum Pluss AS Forhandlingsutvalget hadde på forhånd fått tilsendt et notat av 13.05.2014. Etter en nærmere drøftelse og klargjøring gjennom svar på spørsmål var det et flertall som sluttet seg til rådmannens anbefaling. 34/14 Søknad om utsatt igangsettingsfrist - tomt for nytt lagerbydgg - Norsk Oljemuseum Forhandlingsutvalget hadde på forhånd fått tilsendt et notat av 14.05.2014.
Etter nærmere drøftelse ønsket man en avklaring på hvorfor ikke Norsk Oljemuseum kan benytte det underjordiske lageret på Åmøy før man endelig tar stilling til søknaden om en utsatt igangsettingsfrist. 35/14 Status salgsprosess Utenriksterminalen Forhandlingsutvalget hadde på forhånd fått tilsendt et notat av 14.05.2014. Etter nærmere drøftelse og klargjøring gjennom svar på spørsmål var det enighet om at bystyrets vedtak om salg ligger fast. Dersom rådmannen mener at salget av grunner som nevnt bør utskytes i tid bes det fremlagt en sak til formannskapet. I tillegg til de grunner som er nevnt og som bør utdypes noe mer bes det isåfall også redegjøres for de økonomiske aspekter ved utleie kontra salg. 36/14 Eventuelt Tore B. Kallevig (FrP) fremmet forslag om at sakskart for forhandlingsutvalget legges inn i GoodReader på lik linje med øvrige styrer, råd og utvalg. FrP fremmet også et spørsmål om status mm i saken om salg av feltet K3 i Jåttåvågen til Hinna Park AS, jf. vedlegg. Det vil bli gitt svar på disse spørsmål i et senere møte i forhandlingsutvalget....
38/14 - Forslag til ny prosedyre for saker til Forhandlingsutvalget Created By: Grete Kvinnesland on 05.09.2014 at 16:02 Category: Notat Bakgrunn for saken I forhandlingsutvalgets møte20.05.2014, fremmet Tore B. Kallevig (FrP) følgende forslag: «Kan vi få sakskart for forhandlingsutvalget inn i Goodreader på lik linje med øvrige styrer, råd og utvalg?». Forslaget fra Tore B. Kallevig er noe både administrasjon og politiske miljø har ønsket å få på plass, men man har inntil nå avventet nytt sak arkiv system. Det er et mål at prosedyrer og saksgang er så lik og enkel som mulig mellom de ulike styrer, råd og utvalg i kommunen. Nå viser det seg imidlertid at det skal være mulig å få dette på plass innenfor dagens programvare. Forhandlingsutvalget skiller seg fra de fleste andre politiske utvalg i det at utvalget ikke har noen avgjørelsesmyndighet. I reglementet 3 heter det:: "Forhandlingsutvalgets oppgave er å så tidlig som mulig å gi styringssignaler og retningslinjer for rådmannens arbeid med forhandling Forhandlingene føres av rådmannen eller de han/hun måtte utpeke. Utvalget skal bare unntaksvis delta i direkte forhandlinger med Utvalget har ingen avgjørelsesmyndighet innenfor ovennevnte virksomhetsområde. Avgjørelsesmyndigheten vil være regulert i henhold ti Drøftelsen i utvalget skjer i hovedsak med grunnlag i notater der rådmannen anbefaler, evt. informerer. I tillegg har e Forslag til ny prosedyre for saker til forhandlingsutvalget Forhandlingsutvalgets sakspapirer har til nå blitt sendt ut på følgende måter: 1. Saker som er offentlige er sendt på epost til utvalgets medlemmer og også lagt ut på kommunens nettside. 2. Saker som er unntatt offentlighet er sendt i post til utvalgets medlemmer. Disse sakene har ikke blitt publisert på kommunens nettside. Det forslås følgende løsning for sakslister, sakspapirer og møteprotokoller for forhandlingsutvalget: 1. Saker som er offentlige vil knyttes til møtekalender på kommunens nettside og vil også være mulige å synkronisere i Goodreader (på lik linje med andre styrer, råd og utvalg) 2. Saker som er unntatt offentlighet, vil fortsatt sendes i posten til det enkelte medlem. I tillegg vil vi publisere offentlige sakslister og møteprotokoller på kommunens nettside. Det vil fungere på samme måte som Stavanger formannskap unntatt offentlighet : http://stavanger.kommune.no/no/politikk og demokrati/styrer rad og utvalg/stavanger for mannskap1/stavanger formannskap unntatt offentlighet/ Rådmannen tar sikte på at denne prosesdyre vil være på plass fra neste forhandlingsutvalgets møte
21. oktober 2014. I henhold til 6 i forhandlingsutvalgets reglement vil Rådmannen ved direktør for Bymiljø og utbygging ivaretar saksforberedelse og forhandlinger med eksterne parter. Politisk sekretariat vil ivareta sekretariatsfunksjonen for forhandlingsutvalget og føre protokoll....
39/14 - Forespørsel om kjøp av Lagårdsveien 47 mm - Smedvig Eiendom Created By: Leidulf Skjørestad on 02.06.2014 at 12:49 Category: Notat FORESPØRSEL OM KJØP AV LAGÅRDSVEIEN 47 MM - SMEDVIG EIENDOM Saken gjelder Forespørsel om kjøp av Lagårdsveien 47, kommunalt hybelhus og annet tilgrensende kommunalt areal Bakgrunn for saken Rådmannen ble i sak 40/13 gitt mandat til å forhandle med Smedvig eiendom AS om en rett til å kjøpe Lagårdsveien 43. I etterkant har Smedvig etter dialog med byplan utvidet sin interesse til også å gjelde annet tilgrensende kommunalt areal, herunder Lagårdsveien 47.. Lagårdsveien 47, tidligere Heimly pensjonat er et kommunalt hybelhus med 14 hybler og personalfasiliteter. Vurdering I notatet til sak 40/13 presiserte rådmannen hvor viktig og god beliggenheten er for Lagård dag og natt. Dette gjelder like mye for Lagårdsveien 47. I tillegg er denne eiendommen nylig ervervet og betydelig oppgradert. Ervervet og oppgraderingen er delvis finansiert med husbanktilskudd. Husbankens retningslinjer er i etterkant endret slik at det ikke lenger gis tilskudd til slike boligtiltak. Det er derfor en risiko for at ikke avskrevet del av tilskuddet må tilbakebetales ved en reetablering. Det kan ikke påregnes nytt tilskudd. Lagårdsveien 47 er et botilbud til personer mellom 18 og 25 (28) år. Huset har 14 hybler, felles og personalfasiliteter. Beliggenheten er meget god i forhold til behovet og nabolaget og det vurderes som særdeles vanskelig å finne en alternativ lokalisering. Nærliggende kommunale botilbud med tett oppfølging er i Lagårdsveien 43 (Lagård dag og natt som også omfattes av forespørselen fra Smedvig), boligtiltaket i Musegt 100 (tdl Ungkarshjemmet), boligbrakkene sør for skattens hus og nytt hybelhus i Normannsgt 1. Alle disse har nytte av felles personell og gir et meget godt og rasjonelt boligsosialt virkemiddel. Vedlagt følger notat fra levekår som beskriver virksomheten i Lagårdsveien 47 nærmere. Et vilkår for salg må være at virksomheten ivaretas på en god måte. Relokalisering må skje i nært samarbeid med levekår. Det anbefales at Smedvig på egen regning og risiko kan utrede bruk av eiendommen og at en overtakelse forutsetter en tilfredsstillende løsning kommunens aktivitet på eiendommene. Om salgssum vil være dekkende for reetablering er tvilsomt og kommunen må forvente at det ved et salg vi det påløpe investeringskostnader tilsvarende oppgradering av bygningskvalitet. Konklusjon Kjøpsopsjon uten vederlag anbefales gitt på følgende vilkår: 1. Igangværende virksomhet sikres en tilfredstillende reetablering fortrinnsvis i samme område. 2. Smedvig forutsettes å medvirke til dette. 3. Salgssummen forutsettes å dekke en reetablering av virksomheten.
Vedlegg 1. 2. 3. Brev fra Smedvig av 16.04.2014 E-post fra Levekår med vedlegg av 07.04.2014.Notat fra levekår om Lagårdsveien 47 Kart og illustrasjoner...
40/14 - Forespørsel om kjøp av Haugåsstubben 9 - Smedvig Eiendom Created By: Leidulf Skjørestad on 02.06.2014 at 12:50 Category: Notat FORSPØRSEL OM KJØP AV HAUGÅSSTUBBEN 9 - SMEDVIG EIENDOM Saken gjelder Forespørsel om kjøp av Haugåsstubben 9, hvor ungdommens motorsenter er lokalisert. Bakgrunn for saken Smedvig har spurt om å få kjøpe ovennevnte eiendom for en helhetlig utvikling av området. De eier allerede flere andre eiendommer i området og er i dialog om kjøp av ytterligere. Se brev vedlegg 1 og flyfoto vedlegg 2 Vurdering Ungdommens motorsenter ble etablert i 1983 og er et tilbud til ungdom mellom 13 og 25 år. En nærmere beskrivelse som viser mangfoldet og betydningen av virskomheten følger som vedlegg 3. Ungdommens motorsenter har i de to siste årene gjort betydelige investeringer i oppgradering av verkstedene med tanke på fornying av lokalene slik at en hele tiden er tritt med samfunnets krav. Eiendommen ble tidligere vurdert ervervet og utbygget i regi av Attende, som er lokalsert på naboeiendomen. Attende har nå besluttet å finne en annen lokalisereing for sin virksomhet og Smedvig er også interessert i å kjøpe Attende sin eiendom. Kommunens eiendom er vurdert til å ha en høyere utnyttelsesmulighet enn dagens. Ny reguleringsplan er vedtatt. Vedtaket er opphevet av Fylkesmannen p g a mangelfull begrunnelse og saken er stilt i bero. Om salgsverdi vil være dekkende for reetablering er usikkert og kommunen må forvente at ved et salg kan påløpe investeringskostnader tilsvarende oppgradering av bygningskvalitet. Dette vil også bli tillagt vekt når kommunen tar endelig stilling til et evt. salg av denne eiendommen. Rådmannen anbefaler at Smedvig gis opsjon på kjøp under forutsetning av tilfredsstillende løsning for Ungdommens motorsenter. Forhandlinger og taksering skjer for Smedvig sin regning og risiko. Konklusjon Kjøpsopsjon uten vederlag kan gis på følgende vilkår: 1. Ungdommens Motorsenter må om nødvendig sikres en tilfredstillende reetablering. 2. Smedvig forutsettes å medvirke til dette. Vedlegg 1. Brev fra Smedvig av 20.06.2014 2. Flyfoto 3. E.post av 03.06.2014 hvor virksomheten beskrives...
41/14 - Søknad om utsatt igangsetting for bygging på kommunal tomt i Dusavik - Norsk Oljemuseum Created By: Leidulf Skjørestad on 02.06.2014 at 12:42 Category: Notat Søknad om utsatt igangsettingsfrist for bygging på kommunal tomt i Dusavik - Norsk Oljemuseum 1. Bakgrunn faktaopplysninger Forhandlingsutvalget behandlet denne sak i møte den 20.05.2014, sak 34/14. Det vises til tidligere utsendt notat av 14.05.2014 hvor det redegjøres nærmere for sakens bakgrunn og begrunnelse for søknaden. Etter drøfting av saken i møte den 20.05. ønsket forhandlingsutvalget en avklaring på hvorfor ikke Norsk Oljemuseum kan benytte det underjordiske lageret på Åmøy, før man tar endelig stilling til søknaden om en utsatt igangsettingsfrist. Etter å ha forelagt -utvalgets anmodning om nye opplysninger for Norsk Oljemuseum, har rådmannen mottatt følgende tilbakemelding pr. e-post datert 22.05.2014 fra museets direktør, Finn E. Krogh: 1. Det finnes i dag ingen ledig kapasitet i det eksisterende fjellanlegget på Åmøy. Dette må bero på en misforståelse. Disse arealene ble for flere år siden delt mellom mange museer i fylket. Oljemuseet ble da tildelt ca. 400 kvm fordelt på to mindre haller. Vi ønsker å beholde disse selv om vi klarer å realisere det nye magasinprosjektet. 2. Situasjonen for Norsk Oljemuseum er grundig beskrevet i rapporten fra forprosjektet som dere tidligere har mottatt. Her er alternative lagringsmuligheter vurdert. Situasjonen er ikke forandret siden denne rapporten ble skrevet. Vi baserer oss i dag på leie av ordinære lagerlokaler som ikke er egnet til formålet og som bare kan betraktes som midlertidige løsninger. 3. Skisseprosjektet for museumsmagasinet viser et totalanlegg på ca. 2100 kvm, fordelt på ca. 1300 kvm magasindel og ca. 800 kvm servicedel. Servicedelen skal sette museet i stand til å ta imot, reingjøre og konservere gjenstander fra oljeindustrien. Denne funksjonen er helt grunnleggende for å gjøre en faglig forsvarlig jobb og museet disponerer ikke slike fasiliteter i dag. 4. Tomten i Dusavik er helt avgjørende for at vi fortsatt skal kunne fremme søknaden overfor Olje- og energidepartementet om investeringstilskudd til bygging av magasinet. Hele saken ble på nytt presentert i møte med den nye politiske ledelsen i departementet 30. april med utgangspunkt i siste søknad til OED, datert 09.01.2014 (vedlegg). Stavanger kommune har tidligere mottatt kopi. Jeg håper dette kan være klargjørende. Ta kontakt hvis det er behov for ytterligere
informasjon. 2. Vurdering Rådannen finner på bakgrunn av mottatte opplysninger fra museets ledelse, jf. over, å kunne tilrå at iverksettingsfristen forlenges med ytterligere to år (mot omsøkt 3 år), dvs. fram til høsten 2016. For en nærmere begrunnelse for dette, henvises til tidligere utsendt notat av 14.05.2014 til Forhandlingsutvalget (sak 34/14). Vedlegg Tidligere notat av 14.05.2014...
43/14 - Status i prosessen Folkebadet i Jåttåvågen Created By: Leidulf Skjørestad on 05.09.2014 at 13:46 Category: Notat STATUS I PROSESSEN FOLKEBADET I JÅTTÅVÅGEN I konkurransen om leveranse av Folkebad er det en kvalifisert tilbyder, et joint venture mellom Kruse-Smith AS og Hinna Park AS (KS/HP). Formannskapet har i møtet 13.02.14 vedtatt å fortsette konkurransen med denne ene tilbyder. Det vises til Formannskapets sak 33/14. Konkurransegrunnlaget ble sendt ut 17.02.14. Det vises også til notat behandlet i Forhandlingsutvalgets møte 25.03.2014, sak 20/14, vedrørende orientering om videre prosess. Det er som redegjort for i sak 20/14 etablert en forhandlingsgruppe som har nødvendig kontakt og dialog med KS/HP under konkurransen, og som skal gjennomføre forhandlingene etter innlevert tilbud. Forhandlingsgruppen forholder seg til konkurransegrunnlaget og de forutsetninger som ligger til grunn for dette. Forhandlingsgruppen vil som nevnt i forrige orientering sørge for internt å avklare sitt mandat med direktør for BMU og rådmannen. Ved behov vil en i samråd med administrativ ledelse legge frem spørsmål for Forhandlingsutvalget for drøfting og avklaring av forhandlingsmandatet. Bedømmelseskomite Som tidligere opplyst i saksfremlegg og i notatet i sak 20/14 skal det etableres en bedømmelseskomite som skal evaluere tilbudets prosjektutforming og kvaliteter. Denne komiteen er nå etablert og vil tre i virksomhet med et første møte om arbeidet som skal gjøres i forkant av at tilbudet skal leveres. Bedømmelseskomiteen består av personer med kompetanse på arkitektur og plan, idrett- og svømmehaller, driftsmessige forhold, i tillegg til tre personer fra forhandlingsgruppen. Som det fremgår er det medlemmer både fra egen administrasjon så vel som vel kvalifiserte eksterne fagpersoner. Bedømmelseskomiteens medlemmer er: 1. Ørjan Berven, prosjektleder for anskaffelsen og leder av forhandlingsgruppen 2. Kjell-André Honerud, juridisk rådgiver for anskaffelsen og medlem av forhandlingsgruppen 3. Odd Kåre Kvelvane, tidligere prosjektsjef Stavanger Eiendom og medlem av forhandlingsgruppen 4. Arne Tennfjord, idrettssjef BMU, SK 5. Grete Kvinnesland, utbyggingssjef BMU, SK. Arkitekt og planfaglig kompetanse 6. Arkitekt Knut Longva, Longva arkitekter 7. Arkitekt Tonje Broch Moe, KAP as 8. Direktør Knut J. Pettersen, Stiftelsen Trondheim Pirbad. I tillegg vil bedømmelseskomiteen kunne innhente tekniske råd i den utstrekning det er nødvendig bl.a. fra kommunens tekniske rådgiver under anskaffelsen (Rambøll) og planfaglige råd fra byplanavdelingen. Utsatt innleveringsfrist og prosessen videre Etter at konkurransegrunnlaget ble sendt ut er det gjennomført to møter med KS/HP, samt noe skriftlig dialog vedrørende avklaring av konkurransegrunnlagets rammer. Det antas å bli flere slike
møter i tiden frem til tilbudslevering med formål å skape et best mulig grunnlag for at det tilbud som blir levert er overensstemmende med kommunens ønsker og behov. Opprinnelig frist for levering av tilbud var i konkurransegrunnlaget satt til 22.09.2014. Innleveringsfrist er nå utsatt til 31. oktober 2014 etter felles forståelse mellom oss og tilbyder i konkurransen om at det ville være behov for noe utsatt frist. Denne utsettelsen antas ikke å forsinke prosjektet i nevneverdig grad. Det er enighet med tilbyder om at tilbud som blir levert vil være basert på en noe forenklet prosjektering, men vil inneholde beskrivelser både i tekst og med tegninger, planer og illustrasjoner som er tilstrekkelig for at tilbudet kan vurderes både vedrørende prosjektutforming og kvaliteter og i forhold til den pris for årlig leie som tilbys. Dersom bystyret finner grunnlag for å kunne inngå avtale ut fra fremforhandlet økonomisk ramme for prosjektet vil detaljprosjektering gjennomføres innen den angitte kostnadsramme i videre dialog med kommunen. Dette anses som en hensiktsmessig fremgangsmåte for å ikke bruke store ressurser på prosjektering før det er avklart om det er økonomisk grunnlag for å realisere et prosjekt som etterspurt. Forhandlinger om det innleverte tilbud vil skje fra november 2014 og planlegges å være avsluttet til ca midten av januar. En endelig fremforhandlet kontrakt skal forelegges bystyret som må ta stilling til avtalen og hvorvidt kommunen skal gå for prosjektet. Dette vil antakelig kunne skje i møtet i februar 2015....