Konkurransegrunnlag Del I Konkurranse med forhandling i ett trinnunder EØS terskelverdi Anskaffelse av rammeavtale for produksjon av film Kystverkets saks nr. 2014/4343
INNHOLD 1 Informasjon om anskaffelsen... 3 1.1 Presentasjon av oppdragsgiver... 3 1.2 Regler og prosedyre for konkurransen... 3 1.3 Anskaffelsens formål... 3 1.4 Avtalevilkår... 3 1.5 Planlagt fremdrift... 3 1.6 Spørsmål til konkurransegrunnlaget... 4 1.7 Rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget... 4 2 Krav til leverandøren kvalifikasjonskrav... 4 2.1 Obligatoriske og ufravikelige krav... 4 2.1.1 Skatteattester... 4 2.1.2 HMS-egenerklæring... 4 2.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling... 5 2.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling... 5 2.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner... 5 2.5 Underleverandører... 5 3 Krav til tilbudet... 5 3.1 Tilbudets utforming og levering... 5 3.2 Komplett tilbud tilbudets innhold og disposisjon... 6 3.3 Tilbudsfrist... 6 3.4 Vedståelsesfrist... 6 3.5 Innleveringssted... 6 3.6 Priser og fakturering... 6 3.7 Avvik og forbehold... 6 3.8 Alternative tilbud... 6 3.9 Tilbud på deler av oppdraget... 6 3.10 Endre og tilbakekalle tilbud... 7 4 Oppdragsgivers behandling av tilbudene... 7 4.1 Registrering av tilbud... 7 4.2 Tilbudsåpning... 7 4.3 Avvising av leverandører... 7 4.4 Avvising av tilbud... 7 4.5 Melding om avvisning... 7 4.6 Forhandlinger... Feil! Bokmerke er ikke definert. 5 Avgjørelsen av konkurransen... 7 5.1 Tildelingskriterier... 7 5.2 Meddelelse om kontraktstildeling... 8 5.3 Avlysing av konkurransen og totalforkastelse... 8 5.4 Karensperiode... 8 6 Diverse bestemmelser... 8 6.1 Taushetsplikt... 8 6.2 Offentlighet... 8 6.3 Forbud mot at oppdragsgiverens ansatte deltar i konkurransen... 8 6.4 Habilitet... 8 6.5 Kostnader... 8 Vedlegg 1 Mal for HMS-egenerklæring... 9 Vedlegg 2 Referanseskjema... 10 konkurransegrunnlag del I 120914.docx Side 2 av 10
Del I Betingelser for konkurransen 1 Informasjon om anskaffelsen 1.1 Presentasjon av oppdragsgiver Kystverket, heretter kalt oppdragsgiver, innbyr til konkurranse med forhandling i forbindelse med anskaffelse av anskaffelse av rammeavtale for tjenester innen produksjon av film. Kystverket er Samferdselsdepartementets etat for sjøtransport, sjøsikkerhet, havner og beredskap mot akutt forurensning. Kystverket arbeider aktivt for en effektiv og sikker sjøtransport gjennom å ivareta transportnæringens behov for framkommelighet og effektive havner. Kystverket forebygger og begrenser skadeeffektene ved akutt forurensning, og medvirker til en bærekraftig utvikling av kystsonen. For nærmere informasjon om Kystverket organisering og virksomheter, vises det til våre hjemmesider på www.kystverket.no. 1.2 Regler og prosedyre for konkurransen Anskaffelsen er omfattet av lov om offentlige anskaffelser 69/1999 og forskrift om offentlig anskaffelser av 7. april 2006 (FOA). For denne anskaffelsen gjelder FOA del I og II. Begrunnelsen er at CPV kode 92111250 Produksjon av informasjonsfilm er en uprioritert tjeneste og anskaffes etter reglene i FOA del II. Denne anskaffelsen følger prosedyren ffor åpen anbudskonkurranse. Konkurransen gjennomføres i ett trinn. Det vil si at alle leverandører som ønsker å delta i konkurransen skal levere dokumentasjon på kvalifikasjoner som del av og komplett tilbud. Konkurransegrunnlaget består av to deler: Del I: Betingelser for konkurransen (dette dokumentet) med to vedlegg Del II: Avtale og Bilag til avtale, herunder kravspesifikasjon 1.3 Anskaffelsens formål Kystverket opplever et økende behov for bruk av film til intern og ekstern bruk. Kystverket ønsker derfor å få på plass en rammeavtale for filmproduksjon. Rammeavtalen vil inkludere planleggingsarbeid, opptak, og etterarbeid. Kystverket vil kunne trenge både nyopptak av film, og bruk av eksisterende arkivmateriale, eventuelt også produksjon av infographics til filmbruk. Det produksjonsselskapet som velges, vil delta i prosessen fra ide til ferdig produkt. Hvert enkelt delprosjekt vil gjennomføres etter avtalt tidsplan og budsjett. Det kreves derfor kompetanse fra alle deler av prosessen. Avtalen har en varighet på 1+1 år. Rammeavtalens omfang er vanskelig å fastsette da bestillinger er avhengig av budsjettbevilgninger og prioriteringer i fremtid. 1.4 Avtalevilkår Anskaffelsen skal reguleres av vedlagte forslag til avtalevilkår med bilag, jf. konkurransegrunnlagets Del II. 1.5 Planlagt fremdrift Det er lagt opp til følgende tidsrammer for gjennomføring av konkurransen frem til kontrakt inngås. Med unntak av tilbudsfristen er datoene nedenfor foreløpige og kan bli endret. konkurransegrunnlag del I 120914.docx Side 3 av 10
Planlagte milepæler Frister Frist for å stille spørsmål til konkurransen 7. kalenderdager før tilbudsfrist Tilbudsfrist 03. oktober 2014 kl 12.00 Tilbudsåpning 03. oktober 2014 kl 13.00 Meddelelse om kontraktstildeling Innen 30. oktober 2014 Karensperiode før inngåelse av kontrakt utløper 11 kalenderdager etter at meddelelse sendes ut Kontrakt inngås Snarest etter kontraktsinngåelse 1.6 Spørsmål til konkurransegrunnlaget Det er ønskelig at alle spørsmål reises skriftlig per e-post. Spørsmål til konkurransegrunnlaget rettes til: Kontaktperson: : Christina Rörick christina.rorick@kystverket.no 1.7 Rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiveren rett til å foreta mindre rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter jf. FOA 8-2. Dersom rettelsene, suppleringene eller endringene som nevnt i første ledd kommer så sent at det er vanskelig for leverandøren å ta hensyn til det i tilbudet, skal det fastsettes en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. Samtlige leverandører skal varsles om forlengelsen. 2 Krav til leverandøren kvalifikasjonskrav Kvalifikasjonskrav er krav som knytter seg til leverandørens generelle egnethet til å levere den etterspurte ytelsen. Formålet er å sikre at leverandørene har tilstrekkelig grunnlag for å gjennomføre kontrakten. 2.1 Obligatoriske og ufravikelige krav Kvalifikasjonskrav Det kreves at leverandøren har betalt sine skatter og avgifter, samt oppfyller minimumskrav til helse, miljø og sikkerhet. Restanser på skatter og avgifter medfører avvisning. Dokumentasjon Skatteattest for merverdiavgift Skatteattest for skatt HMS-egenerklæring Utenlandske leverandører skal fremlegge tilsvarende attester fra søkerens hjemland. Dokumentene skal fortrinnsvis være på norsk. 2.1.1 Skatteattester Norske leverandører skal fremlegge skatteattester for merverdiavgift og skatt (skjema RF-1244). Skatteattestene for både skatt og merverdiavgift kan bestilles fra leverandørens lokale skatteoppkreverkontor. Attestene skal foreligge innen tilbudsfristens utløp, og de skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Norske leverandører som ikke er merverdiavgiftspliktige skal fremlegge bekreftelse fra skattemyndighetene om dette. 2.1.2 HMS-egenerklæring Leverandører som skal utføre arbeid i Norge, skal framlegge en egenerklæring om at leverandøren oppfyller, eller ved eventuelt tildeling av kontrakt vil oppfylle, lovbestemte krav i Norge når det gjelder helse, miljø og sikkerhet. Egenerklæringen skal foreligge innen tilbudsfristens utløp. Skjema for HMS-egenerklæring følger som vedlegg 1. konkurransegrunnlag del I 120914.docx Side 4 av 10
2.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Kvalifikasjonskrav: Det kreves at leverandøren har et lovlig etablert foretak Dokumentasjon Firmaattest eller tilsvarende fra søkerens hjemland. Utenlandske leverandører skal fortrinnsvis levere tilsvarende attester på norsk. 2.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Kvalifikasjonskrav Det kreves at leverandøren har tilstrekkelig økonomi for oppdraget. Rating tilsvarende kreditt mot sikkerhet er et minimumskrav. Dokumentasjon Kredittvurdering fra godkjent kredittinstitusjon, som for eksempel Dun & Bradstreet, Lindorff eller Experian. Vurderingen skal baseres på sist kjente regnskapstall med en angivelse om hvordan kredittvurderingen har utviklet seg siste to år. Dersom leverandøren har gyldige grunner til ikke å kunne fremlegge den dokumentasjon som oppdragsgiver har bedt om, kan leverandøren godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. Leverandøren skal ta skriftlig kontakt med oppdragsgiver, i forkant, for å klarere hvilken annen dokumentasjon som kan aksepteres. 2.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav Det kreves erfaring fra tilsvarende eller relevante oppdrag/leveranser av samme omfang, karakter og kompleksitet. Dokumentasjon Det skal legges ved tilbudet referanseliste til foretakets fem viktigste relevante leveranser de siste 3 årene, inkludert deres verdi, relevans, tidspunkt og mottaker. Referansene kontrolleres ved behov. Referansene skal føres inn på vedlagte skjema, konkurransegrunnlag del I vedlegg 5 2.5 Underleverandører Dersom Leverandøren planlegger å overlate deler av kontrakten til underleverandører, skal det gis en kort beskrivelse av underleverandørene og angis hvilke ytelser de vil utføre. 3 Krav til tilbudet 3.1 Tilbudets utforming og levering 1. Tilbudet skal være skriftlig og inneholde et tilbudsbrev som skal være datert, undertegnet av person som har fullmakt til å pådra forpliktelser, samt navn, tittel og kontaktopplysninger. 2. Tilbudet skal være merket: Tilbud rammeavtale for tjenester innen filmproduksjon 3. Tilbudet skal avgis i lukket forsendelse. 4. Tilbudet skal leveres på norsk. 5. Tilbudet kan leveres direkte til leveringsadressen eller sendes med post, jf. punkt 3.55 6. Tilbudet skal leveres i perm/brevordner. Hvert punkt i tilbudet skal være inndelt med skilleark med klar disposisjon først i tilbudet. Jfr. pkt 3.2. 7. Tilbudet skal leveres i 2 eksemplarer. 8. Tilbudet kan ikke avgis med elektronisk middel. Oppdragsgiver skal ha en er elektronisk versjon av tilbud fortrinnsvis på minnepenn. I tillegg skal det leveres en elektronisk versjon som er sladdet av leverandør og som oppdragsgiver kan offentliggjøre. 9. Brosjyrer og annet reklamemateriell, som ikke er relevant for tilbudet, skal ikke inngå i noen deler av tilbudet. Krav til tilbudets innhold og disposisjon følger av punkt 3.2. konkurransegrunnlag del I 120914.docx Side 5 av 10
3.2 Komplett tilbud tilbudets innhold og disposisjon Komplett tilbud skal ha følgende disposisjon og bestå av følgende nummererte punkter: 1. Tilbudsbrev. Eventuelle forbehold som ikke fremgår av punkt 5 nedenfor skal tydelig fremkomme av tilbudsbrevet 2. Dokumentasjon på leverandørens kvalifikasjoner 2.1 Skatteattester (merverdiavgift og skatt) 2.2 HMS-egenerklæring 2.3 Organisatoriske og juridiske stilling 2.4 Finansielle og økonomiske kapasitet 2.5 Tekniske og faglige kvalifikasjoner 3. Løsningsbeskrivelse (bilag 2), som er leverandørens svar på oppdragsgivers kravspesifikasjon jf. Del II Bilag 1 4. Pris. Bilag 3 5. Eventuelle forbehold til avtalevilkårene. Alle svar skal gis under de respektive punktene og ikke i form av kryssreferanser. 3.3 Tilbudsfrist Siste frist for innlevering av tilbud er 03.10.14 kl 12.00 Tilbudet skal være mottatt av oppdragsgiver på innleveringsstedet, jf. punkt 3.55, før utløpet av tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 3.4 Vedståelsesfrist Leverandøren er bundet av tilbudet i 90 dager regnet fra utløpet av tilbudsfristen. 3.5 Innleveringssted Tilbudet bes sendt/innlevert til: Postadresse: Kystverket Postboks 1502 6025 Ålesund Gateadresse: Kystverket Kongens gate 11 Ålesund Ref. Christina Rörick/ Gro Kibsgaard- Petersen 3.6 Priser og fakturering Tilbudets delpriser og totalpris skal oppgis i tilbudet. Se ellers konkurransegrunnlag del II- avtale og bilag. 3.7 Avvik og forbehold Alle avvik fra konkurransegrunnlaget skal være presise, entydige og klart fremgå av tilbudet, slik at oppdragsgiver kan vurdere disse uten kontakt med leverandøren, jf. FOA 11-3. Leverandøren kan ikke ta vesentlige forbehold mot avtalevilkårene, jf. FOA 11-11 (1) bokstav d eller inngi tilbud som inneholder vesentlige avvik fra kravspesifikasjonen jf. FOA 11-11 (1) bokstav e. 3.8 Alternative tilbud Det er ikke anledning til å levere alternative tilbud. konkurransegrunnlag del I 120914.docx Side 6 av 10
3.9 Tilbud på deler av oppdraget Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 3.10 Endre og tilbakekalle tilbud Et tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud og skal utformes i samsvar med punkt 3.1. 4 Oppdragsgivers behandling av tilbudene 4.1 Registrering av tilbud Tilbudene skal påføres tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. På anmodning skal oppdragsgiver skriftlig bekrefte når et tilbud er mottatt. 4.2 Tilbudsåpning Tilbudsåpning finner sted 03.10.2014 kl 13. Åpning vil foretas av minst to representanter for oppdragsgiver. Det blir ikke gjennomført offentlig tilbudsåpning. 4.3 Avvising av leverandører Leverandører som ikke oppfyller krav etter FOA 11-10 (1) skal avvises. Se hjemmel for detaljer. Oppdragsgiver kan avvise leverandører dersom vilkårene i FOA 11-10 (2) er tilstede. Se hjemmel for detaljer. 4.4 Avvising av tilbud Tilbud som ikke oppfyller krav etter FOA 11-11 (1) skal avvises. Se hjemmel for detaljer. Oppdragsgiver kan avvise tilbudet dersom vilkårene i FOA 11-11 (2) er tilstede. Se hjemmel for detaljer. 4.5 Melding om avvisning Oppdragsgiver plikter å gi melding om avvisning i henhold til FOA 11-14 (2) med en kort begrunnelse. 5 Avgjørelsen av konkurransen 5.1 Tildelingskriterier Tildelingen skjer på grunnlag av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Kriterium Vekt i % Dokumentasjonskrav Pris 40 % Pris, utfylt konkurransegrunnlag del II bilag 3 Kvalitet herunder 60 % 1. Oppgaveforståelse og arbeidsmetodikk ref konkurransegrunnlag del II Bilag 1 pkt 2 og 2. Kompetanse hos personell synliggjort i henhold til pkt 3 i konkurransegrunnlag del I pkt 3 og Vedlagt CV på tilbudt personell i konkurransegrunnlag del I 120914.docx Side 7 av 10
henhold til pkt 3 i bilag 1 5.2 Meddelelse om kontraktstildeling Oppdragsgiver skal meddele sin beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt til alle berørte parter før kontrakt inngås, jf. FOA 13-3. Meddelelsen skal være skriftlig og opplyse navnet på den som er tildelt kontrakten og gi en redegjørelse for det valgte tilbudets egenskaper og relative fordeler i samsvar med angitte tildelingskriterier, jf. FOA 11-14. 5.3 Avlysing av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, jf. FOA 13-1 (1). Saklig grunn vil her typisk kunne være manglende konkurranse, uventede endringer i bevilgningene etc. Oppdragsgiver kan forkaste alle tilbudene dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det, jf. FOA 13-1 (2) 5.4 Karensperiode Oppdragsgiver skal ikke inngå kontrakt før karensperiode har løpt ut, jf. FOA 13-3 (2). Karensperioden settes til 10 kalenderdager i de tilfeller hvor meddelelsen sendes ut elektronisk. Fristen regnes fra dagen etter at meddelelsen er sendt ut. 6 Diverse bestemmelser 6.1 Taushetsplikt Oppdragsgiver og hans ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, av hensyn til den opplysningen angår. 6.2 Offentlighet For allmennhetens innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll gjelder offentleglova 16/2006 23. Ved en eventuell anmodning om innsyn i tilbudet etter valg av leverandør, vil i utgangspunktet kun taushetsbelagte opplysninger kunne unntas offentlighet. Tilbudet må da sladdes for evt. taushetsbelagte opplysninger (forretningshemmeligheter). På denne bakgrunn er det ønskelig at leverandøren kan levere et tilbud elektronisk der leverandøren har sladdet det som anses som forretningshemmeligheter (en sladdet versjon av tilbudet) på forespørsel. Det gjøres oppmerksom på at oppdragsgiver ikke er bundet av leverandørens vurderinger av hvilke opplysninger som er taushetsbelagte. 6.3 Forbud mot at oppdragsgiverens ansatte deltar i konkurransen En ansatt hos oppdragsgiveren kan ikke delta i konkurranse eller inngå kontrakt med Kystverket. Det samme gjelder firma som helt eller i overveiende grad eies av en eller flere av oppdragsgiverens ansatte. 6.4 Habilitet Reglene om habilitet i forvaltningsloven 6 til 10 gjelder for denne anskaffelsen. 6.5 Kostnader Tilbyder bærer selv alle kostnader knyttet til utarbeidelse og gjennomføring av konkurransen. konkurransegrunnlag del I 120914.docx Side 8 av 10
Vedlegg 1 Mal for HMS-egenerklæring Denne bekreftelsen gjelder: Firma Adresse Postnr./-sted Land* Det bekreftes med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstille kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (Internkontrollforskriften) fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 i medhold av lov 4 februar 1977 nr. 4 om arbeidervern og arbeidsmiljø mv. Det bekreftes at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljø-regelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Det aksepteres at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretagelse av helse, miljø og sikkerhet. Daglig leder (sign.) Dato: Det bekreftes med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Representant for de ansatte (sign.) Dato: * For utenlandske oppdragstakere gjelder følgende: Det bekreftes med dette at det ved utarbeidelse av tilbudet er tatt hensyn til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som følger av forskrift om systematisk helse, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften), fastsatt ved kgl. res. 6 desember 1996 i medhold av lov 4 februar 1977 nr. 4 om arbeidervern og arbeidsmiljø mv. Det aksepteres at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø- og sikkerhetsarbeid. Forpliktende underskrift: Daglig leder (sign.) Dato: konkurransegrunnlag del I 120914.docx Side 9 av 10
Vedlegg 2 Referanseskjema Nr. Kort beskrivelse av leveransen Kort beskrivelse av leveransens karakter, hoved- eller delleveranse Og ev. lenke til referansefilm Samlet verdi Tidsrom Mottaker Mottakers kontaktperson inkl. mobilnummer og mailadresse 1 Navn 2 Navn 3 Navn 4 Navn 5 Navn 6 Navn 7 Navn