Møtebok for sråd Møtedato: 25 februar Møtetid: 1930-2200 Møtested: Ræge kirke Ord for kvelden Elin Gjerstad Eskedal Noe å bite i - Trine Tjelta Innkalt: Owe Lie Bjelland, Geir Frafjord Syvertsen, Liv Marit Solås Alme, Ole Eriksen, Trine Tjelta,, Karim Hamed Saffaran, Jon Georg Sundvoll, Elin Gjerstad Eskedal, Haakon Kessel og Linn Elisabeth Aase Tilstede, Owe Lie Bjelland, Geir Frafjord Syvertsen, Liv Marit Solås Alme, Ole Eriksen, Trine Tjelta, Jon Georg Sundvoll, Elin Gjerstad Eskedal, Haakon Kessel, Linn Elisabeth Aase, Kjersti Løining Velde og Arne Askø. Forfall: Karim Hamed Saffaran Saksliste. Vedtakssaker: Sak 006/16 Orienteringssaker... 2 Sak 007/16 Oppfølgingsaker... 2 Sak 071/15 Medarbeiderfest... 2 Oppgavefordeling... 2 Sak 008/16 Årsmøte... 3 Sak 009/16. Ungdomslederstilling... 4 Sak 010/16 Givertjeneste... 5 Sak 011/16 Byggekomite... 6 Sak 012/16 Avsetting av fond/ bruk av fond.... 6 Sak 013/16 Strategiarbeid, hvor står vi hvor går vi.... 7 Sak 014/16 Eventuelt... 7 Datoer for MR fremover.... 7 Meldingssaker 1.160226 Kirkeasyl infoskriv fra kirkevergen Dette blir tatt opp som en sak ved et senere menighetsrådsmøte
Vedtakssaker Sak 006/16 Orienteringssaker Arbeid i stab. Det arbeides godt i stab med ulike arbeidsoppgaver. Berit har nå startet med å være mer på Servicetorget. Det er avtalt at hun skal være i Ræge 1 dag i måneden. Det er fortsatt sykemelding i stab. Diakoniutvalget hadde første møte 25 februar kl 1830. De har begynt med planarbeidet for lokal diakoniplan. Trine er leder i utvalget og har med seg Elin. De vil jobbe med sammensetningen av øvrige medlemmer fram mot neste møte i utvalget. Kreativ Gudstjenesteverksted skal møte 5 april. Owe Lie-Bjelland er nytt medlem og Jon- Georg Sundvold går inn i stedet for Marianne Sundvoll. Øvrige medlemmer forstsetter. Sak 007/16 Oppfølgingsaker Sak 071/15 Medarbeiderfest Oppgave fordeling Oppgave Ansvar Innen Rigge og dekke bord Alle 09 mars kl 1800 Kjøpe inn dekor Elin, Liv M 09 mars Bestille reker Linn E 4 mars Handle inn mat Liv Marit 10 mars Bake kake Alle Lede festen Owe, LE Velkommen i døren Haakon, Trine Ansvar kjøkken Liv Marit Medhjelpere kjøkken Geir, Elin og Trine Servere Alle Hylle alle medarbeidere Owe Musikk Kristian (projektor) Jon Georg Lyd Sjur - Jon Georg spør Har vi nok dekketøy? Linn E Uke 9 Bestille duker Nortekstil? LE/LM Linn E Takketale el/ ved ledelse Owe (Ord for kvelden) Owe/Liv H Fine ord
Alle skal ha med kaker til denne dagen Liv Marit: Syndens Hule og kake uten melk Elin: Suksesskake Trine: Sjokoladekake Linn Elisabeth: Oreokake ( iskake) Geir: Eplekake Haakon: Sitronfromasj Jon Georg: Ostekake Ole: Daimkake Trine er med i komiteen istedenfor Elin. Sak 008/16 Årsmøte 30 mars er det årsmøte. Hvert år skal alle sokn avholde menighetens årsmøte. I kirkeloven står det: «Fastsatt av Kirkemøtet 15. november 1996 med hjemmel i lov av 7. juni 1996 nr. 31 om Den norske kirke 10 tredje ledd. 1. Menighetsmøtet innkalles av menighetsrådet med minst 14 dagers varsel. Møtet skal kunngjøres offentlig i kirken og i lokalavis eller menighetsbladet og for øvrig på den måten som menighetsrådet bestemmer. Kunngjøringen skal inneholde tid og sted for møtet og oversikt over hvilke saker som skal behandles. Møtet holdes i kirken eller i annet høvelig lokale. 2. Menighetsmøtet ledes av menighetsrådets leder eller nestleder eller av en møteleder som menighetsrådet bestemmer. 3. Kirkelige ansatte som ikke er bosatt i soknet og som dermed ikke er stemmeberettiget, kan innkalles av menighetsrådet til å ta del i møtet, men uten stemmerett. Menighetsrådet kan også gi andre uten stemmerett anledning til å delta i drøftingen av enkeltsaker på menighetsmøtet. 4. Menighetsmøtet kan ikke fatte vedtak i saker som ikke er forberedt av menighetsrådet, jf kirkeloven 9 syvende ledd og 11 tredje ledd. Personalsaker kan ikke tas opp på menighetsmøtet. 5. Menighetsmøtet treffer sine vedtak i møte med alminnelig flertall. I tilfelle av stemmelikhet er møtelederens stemme utslagsgivende. Menighetsrådet kan beslutte at en sak skal tas opp til skriftlig votering. Dersom menighetsrådet ikke har vedtatt skriftlig votering, kan menighetsmøtet selv vedta det med alminnelig flertall. 6. Menighetsmøtets vedtak føres inn i menighetsrådets møtebok. Til å underskrive møteboken oppnevner menighetsmøtet to personer ved begynnelsen av møtet. Lederen skal gi vedkommende myndigheter/instanser melding om de vedtak menighetsmøtet har gjort.»
Menighetsrådet må komme med forslag til program og saksliste som daglig leder kan jobbe videre med. Vedtak Saksliste for Årsmøte 2016 1. Godkjenne saksliste 2. Valg av to personer til signering av protokoll 3. Gjennomgang av årsrapport og regnskap 4. Fokusområdet 2016 a. Hvordan har vi oppnådd handlingsplanen og ta det med vider inn i arbeid med ny handlingsplan b. Givertjeneste c. Godhet. d. Levende gudstjenesteliv 5. Byggetrinn 2 6. Eventuelt innkomne saker Sak 009/16. Ungdomslederstilling (unntatt offentlighet) I august 2015 ble det innvilget ett års engasjement for ungdomsleder i på 50 %,. hvorav 30 % ble dekket av menighetens oppsparte midler og av givertjeneste. 20 % av lønnsmidlene vil bli dekket av trosopplæringsmiddlene som vi mottar fra staten. I løpet av 2015 fikk menigheten inn 384 300 kr på givertjeneste. Det ble budsjettert med 440 000 kr. Givertjenesten har uavkortet gått til å lønne stillinger. Barnepastor sin stilling utgjør 50 % 285 620 kr. Administrasjon utgjør 20 % 108 801 kr. Ungdomslederstilling utgjør 30 % 134 266 kr. 1 januar 2016 ble administrasjonsstillingen overtatt av Sola kirkelig fellesråd. Det vil si at vi frigir 20 % lønnsmidler derfra. Regnestykke vil da se slik ut på bruk av lønnsmidler til ungdomsleder og barnepastor. Barnepastor 50 % Ungdomslederstiling 30 % Til sammen 285 620 kr 134 266 kr 419 886 kr. Finansiering av stillingen. Givertjeneste ønsker viå å prioritere i vår menighet. Det kom frem i våre drøftinger om budsjettet på møte 31. januar 2016. Vedtak Menighetsrådet tilbyr Åse Kjellby fast stilling på 50 % som ungdomsleder. Stillingen finansieres slik: 30 % fra menighetens givertjeneste. 20 % fra trosopplæring stat. Dersom det ikke dekning i fast givertjeneste må det resterende tas av fond 25110004.
Daglig leder undersøker hva arbeidsmiljøloven sier om overgang fra engasjement til fast stilling før det tilbys stilling. Sak 010/16 Givertjeneste har pr mnd en inntekt på 25 200,00 kr, dvs i løpet av året- 302 400 kr. Givertjenesten har gått noe ned i siste kvartal i 2015. Hittil ha givertjenesten gått uavkortet til finansiering av lønnsmidler. Menigheten har for tiden to prosjekter som vi ønsker det skal gis til: 1. Drift av menighet (lønn) 2. Kirkefondet. ( Byggetrinn2) Vi har ulike måter å kunne løse dette på: 1. Givertjenesten kan deles inn i to ulike poster hvor giverne selv kan velge hva bidraget går til. Det er en forutsetning at de faste giveren bruker Avtalegiro. Giverbrevet fra Sola kirke ligger som vedlegg, det kan vise en måte å gjøre dette på. 2. Giverne gir inn til en konto ved avtalegiro. Menighetsrådet vurderer bruken av midlene. En ulempe ved valgfrihet av givertjenesten er at lønnsmidlene kan minke. Da blir det mer usikkert for hvordan vi klarer å finansiere stillingene våre i fremtiden. Vedtak: MR vil følge utviklingen av givertjenesten nøye og vil fokuserer på tiltak som kan bidra til å øke inntektene. I samsvar med Årsmøtet 2015 vil MR prioritere inndekning av lønn til arbeidere før byggetrinn 2. MR ser likevel behovet for å ha mulighet til å øremerke givertjenesten for byggetrinn 2. Tilretteleggingen av dette vil bli tatt opp på et senere møte.
Sak 011/16 Byggekomite Torsdag 11 februar hadde byggekomiteen møte hvor det ble gjennomgått hvordan komiteen vil jobbe videre. Det er ønskelig om MR inviterer hele komiteen til et MRmøte hvor de kan informere om historikk og fremdriftsplan for byggetrinn 2. Vedtak: Byggekomiteen inviteres til MRmøte den 17. mars. Sak 012/16 Avsetting av fond/ bruk av fond. Det må vedtas hvordan vi skal avsette pengene etter ferdig regnskap 2015. I 2014 ble det laget et prinsippvedtak som sier: Sak 001/14 Saken gjelder: Vedtak vedr avsetting til fond Regnskap sråd fra 2013 Forslag til nytt prinsippvedtak: Her foreslås et nytt prinsippvedtak som skal gjelde i årene fremover, men som i tillegg kan suppleres med spesielle merknader etter behov: 1. Hvert år fra og med 2013 avsettes overskudd til eller dekkes underskudd fra de respektive fond på disse tjenester: a. 4104 Kirkefond b. 4107 Kulturarrangementer c. 4130Ungkjerkå d. 4131 Byggeklossen e. 4132 Barnemenigheten f. 4133 Speideren g. 4135 PULS h. 4136 Kiosk i. 4141 Torsdagstreff j. 4152 Korlatte k. 4170 Lønnsmidler 2. Tjeneste 4106 Arrangementer er i en særstilling da overskudd fra denne tjenesten øremerkes hvert år. Det bestemmes ved budsjettvedtak hvor overskudd skal tilfalle inneværende år, og avsetning vil fremgå av budsjettvedtak. Daglig leder sender hvert år ved regnskapsavslutning beskjed til regnskapskontoret om dette. 3. Tjenestene 4100 Felles, 4120 Trosopplæring, 4140 Diakoni, 4150 Kirkemusikk og 4151 AV anlegg er tjenester som i sin helhet går av menighetsrådsmidler, dvs offer, gaver, overføring fra Fellesråd og oppsparte midler fra 4106. Overskudd av disse tjenestene tilfaller driftsfond og et underskudd dekkes av samme fond. År med underskudd vil dekning fra 4106 merkes ved avvik i pkt 5 i dette vedtak. 4. Pkt 1, 2 og 3 gjelder som hovedregel fra og med årsavslutningen 2013 til nytt prinsippvedtak foreligger 5. Eventuelle avvik fra prinsippvedtak: For 2013 er det disse avvik: a. Underskudd i Tjeneste 4100: Dekkes av fond 25610005 Arrangementer b. Underskudd i tjeneste 4120: Dekkes av fond 25610005 Arrangementer c. Underskudd i tjeneste 4140: Dekkes av fond 25610005 Arrangementer d. Underskudd i tjeneste 4150: Dekkes av fond 25610005 Arrangementer e. Underskudd i tjeneste 4151: Kr 55 000,- dekkes av fond 25610011 Kulturarrangementer. Resterende beløp dekkes av fond 25610005 Arrangementer f. 2013 s overskudd fra tjeneste 4106 settes inn på 25110001 Kirkefond
Vedtak: Regnskapsåret 2015 følger de samme prinsipp som er gjort i tidligere år (sak 001/14). Overskuddet fra 4106 deles mellom 40 % kirkefond 2511001 og 60% 25110004 Lønn Ræge Menighet. Underskudd i 2015 a. Underskudd i Tjeneste 4100: Dekkes av fond 25610005 Arrangementer b. Underskudd i tjeneste 4101: Dekkes av fond 25610005 Arrangementer c. Underskudd i tjeneste 4107: Dekkes av fond 25610011 Kulturarrangementer d. Underskudd i tjeneste 4136: Dekkes av fond 25610012 Kiosk e. Underskudd i tjeneste 4150: Dekkes av fond 25610001 Driftsfond f. Underskudd i tjeneste 4151: Dekkes av fond 25610001 Driftsfond g. Underskudd i tjeneste 4152: Dekkes av fond 25610010 Kor h. 2015 overskudd fra tjeneste 4106 deles i 40%- 60%. a. 40 % kirkefond 25110001 b. 60 % lønn RM 25110004 Sak 013/16 Strategiarbeid, hvor står vi hvor går vi. Saken tas opp i senere møter Sak 014/16 Eventuelt Datoer for MR fremover. 17 mars 2016 14 april 2016 19 mai 2016 16 juni 2016. For sråd, Linn Elisabeth Aase Daglig leder