KONKURRANSEGRUNNLAG Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III for anskaffelse av rammeavtale for grafiske tjenester - design, trykk, distribusjon og lager Saksnr. 14-02524 Tilbudsfrist: 26.01.2015, kl 12.00 1
Innhold 1 GENERELL BESKRIVELSE... 3 1.1 Oppdragsgiver... 3 1.2 Anskaffelsens formål... 3 1.3 Konkurransegrunnlagets oppbygning... 3 1.4 Kunngjøring... 4 1.5 Viktige datoer... 4 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD...4 2.1 Anskaffelsesprosedyre...4 2.2 Taushetsplikt....5 2.3 Forbehold og avvik...5 2.4 Vedståelsesfrist...5 2.5 Oppdatering av konkurransegrunnlaget...5 2.6 Tilleggsopplysninger...5 3 KVALIFIKASJONSKRAV...6 3.1 Obligatoriske krav...6 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling...6 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling...7 3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner...7 4 TILDELINGSKRITERIER...8 5 INNLEVERING AV TILBUD OG TILBUDSUTFORMING...8 5.1 Innlevering av tilbud...8 5.2 Tilbudets utforming...8 6 VEDLEGG TIL KONKURRANSEGRUNNLAGET...10 Vedlegg A-E. Rammeavtale for grafisk produksjon og Generelle vilkår for kjøp av varer/materiell og tjenester. 2
1 GENERELL BESKRIVELSE 1.1 Oppdragsgiver IMDi er et kompetansesenter og en pådriver for integrering og mangfold. IMDi skal iverksette integrerings- og mangfoldspolitikken på Barne-, likestillings- og inkluderingsdepartementets (BLD) ansvarsområdet, og hovedoppgavene er blant annet å: - bosette flyktninger - følge opp introduksjonsloven - forvalte viktige økonomiske virkemidler innenfor integrerings- og mangfoldsarbeidet. IMDi ble opprettet 1. januar 2006, og har i dag om lag 200 ansatte. IMDi er en landsdekkende virksomhet med kontor i Oslo, og regionale kontorer i henholdsvis Narvik, Trondheim, Gjøvik, Bergen, Kristiansand og Oslo. For mer informasjon om IMDi, kan dere gå inn på våre nettsider: www.imdi.no Eventuelle spørsmål kan rettes til kontaktpersonen per e-post. Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn E-post Nedim Dizdarevic ndi@imdi.no 1.2 Anskaffelsens formål IMDi ønsker å inngå en rammeavtale for to år med mulighet for forlengelse i ett+ett år, med én leverandør for store og små design- og illustrasjonsoppdrag, noe trykkeoppdrag, samt distribusjon og lagerhold av disse publikasjonene. IMDi ønsker en dreining fra trykk til andre kanaler. Se vedlegg A for en fullstendig beskrivelse av hva som inngår i anskaffelsen. 1.3 Konkurransegrunnlagets oppbygning Del 1 - Dette dokumentet med bestemmelser om konkurransegjennomføringen med kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier. Del 2 - Kontraktsforslag til rammeavtale og Generelle vilkår for kjøp av materiell og tjenester med de vedlegg som angitt i tabellen nedenfor. Alle rubrikker skal være krysset av (Ja eller Nei): Ja Vedlegg A: Kundens beskrivelse av oppdraget Nei 3
Vedlegg B: Konsulentens spesifikasjon av oppdraget Vedlegg C: Samlet pris og prisbestemmelser Vedlegg D: Varighet og fremdriftsplan Vedlegg E: Administrative bestemmelser Vedlegg F: Endringer i den generelle avtaleteksten Vedlegg G: Endringer i ytelsen etter avtaleinngåelsen Andre vedlegg: 1.4 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen og i TED-basen - Se www.doffin.no 1.5 Viktige datoer Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i DOFFIN/TED 09.12.2014 Frist for å levere tilbud 26.01.2015, kl 12.00 Tilbudsåpning 26.01.2015, kl 12.00 Tilbudets vedståelsesfrist 26.03.2015, kl 12.00 Evaluering Uke 6 Meddelelse om valg av leverandør Uke 7 Klagefrist Uke 9 Kontraktsinngåelse Uke 10 Tidspunktene etter åpning av tilbudene er veiledende. 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD 2.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr. 402. del I og del III. Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren Åpen anbudskonkurranse, jf. FOA 14-1(1). Bare de tilbyderne som oppfyller kvalifikasjonskravene vil få sine tilbud vurdert. 4
I denne konkurransen er det ikke anledning til å forhandle. Det er derfor ikke anledning til å endre tilbudet etter at tilbudsfristens har utløpt. Tilbud som inneholder avvik, forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter mv. som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenliknet med de øvrige tilbudene, blir avvist etter FOA 20-13(1). Leverandøren oppfordres derfor på det sterkeste til å følge de anvisninger som gis i dette konkurransegrunnlaget med vedlegg, og ved uklarheter stille spørsmål per e- post til kontaktpersonen. 2.2 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. forvaltningsloven 13. 2.3 Forbehold og avvik Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget/ kravspesifikasjonen/kontrakt eller andre konkurransedokumenter, skal dette gå klart frem av tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige og tas inn i tilbudsbrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med leverandøren, jf. FOA 20-3. Vesentlige forbehold og forbehold eller avvik som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene vil føre til at tilbudet blir avvist, jf. FOA 20-13(1). Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. 2.4 Vedståelsesfrist Leverandøren må vedstå seg tilbudet sitt til det tidspunktet som er angitt i pkt. 1.6 ovenfor. 2.5 Oppdatering av konkurransegrunnlaget Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle leverandører som har registrert sin interesse for anskaffelsen på Doffin.no. 2.6 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren mener at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver gjennom en skriftlig henvendelse til oppdragsgiverens kontaktperson. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, ber vi om at dette formidles skriftlig til oppdragsgiverens kontaktperson. 5
Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes: Anbudskonkurranse, ref. saksnummer: 14-02524, og sendes til oppdragsgiveren kontaktperson per e-post. 3 KVALIFIKASJON 3.1 Obligatoriske krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. Dokumentasjonskrav Skatteattest Merverdiavgiftsattest En attest for skatt og en attest for betalt avgift utstedes enten av det lokale skattekontoret eller skatteoppkreverkontoret der hvor leverandøren har sitt hovedkontor. Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Leverandøren skal ha et fungerende HMSsystem. Lønns- og arbeidsforhold (sosial dumping) HMS-egenerklæring Egenerklæring der det fremgår at de ansatte hos leverandøren og hos underleverandører ikke har dårligere lønns- og arbeidsvilkår enn det som følger av tariffavtaler, regulativ eller det som er normalt for vedkommende sted og yrke. Attestene skal ikke være eldre enn 12 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Dokumentasjonskrav Norske selskaper: Firmaattest Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. 6
3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten. Dokumentasjonskrav Kredittvurdering, ikke eldre enn 3 måneder, og som baserer seg på siste kjente regnskapstall. Kredittvurdering skal være utført av offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon. Kredittvurdering skal være Kredittverdig eller bedre. Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har anmodet om, kan leverandøren godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. 3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Leverandøren skal ha erfaring fra minimum tre tilsvarende oppdrag i løpet av de to siste årene. (Se vedlegg A for beskrivelse av hva som inngår i denne leveransen.) Det kreves et godt fungerende kvalitetssikringssystem for ytelsene som skal leveres. Leverandøren skal ha tilstrekkelig gjennomføringsevne og kapasitet. Dokumentasjonskrav Beskrivelse av leverandørens tre mest relevante oppdrag i løpet av de siste tre årene. Beskrivelsen må inkludere angivelse av oppdragets innhold og omfang. Det må oppgis kontaktpersoner hos de tre oppdragsgiverne (navn, e-post og telefonnummer), slik at vi kan kontakte dem ved behov for klargjøring av oppdragets relevans og kvaliteten på leveransen. Redegjørelse vedrørende leverandørens kvalitetssikringssystem/-styringssystem eller kopi av systemsertifikat utstedt av akkrediterte sertifiseringsorganer eller tilsvarende Redegjørelse for: leverandørens gjennomsnittlige arbeidsstyrke i løpet av de siste tre årene materiell og teknisk utstyr leverandøren disponerer til gjennomføring av oppdraget 7
4 TILDELINGSKRITERIER Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere og som innfrir de obligatoriske kravene og spesifikasjonene som angitt i konkurransegrunnlaget, herunder kontraktsforslaget og kravspesifikasjonen, vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Kvalitet Beskrivelse av Trykksaker- og digitaleprodukter 30 % arbeidsprosessen knyttet til produksjon av trykksaker- og digitaleprodukter. Lede- og responstider. CV for nøkkelpersoner som leverandør tilbyr. Tre produkter produsert av leverandøren. Samarbeid, kundeservice og kapasitet Pris Leveringssikkerhet, tilgjengelighet og responstider Brukerstøtte og opplæringsmuligheter av oppdragsgiver Digital kompetanse Rutiner for økonomioppfølging 30 % Beskrivelse av raskeste leveringstid og normal leveringstid. Beskrivelse av systemer for kundeoppfølging, brukerstøtte og opplæringstilbud. Beskrivelse av hvordan IMDis ansatte kan få hevet digital kompetanse. Beskrivelse av økonomioppfølgingen og detaljerte budsjett. Ferdig utfylt prisskjema. Timepriser og fastpriser 40 % 5 INNLEVERING AV TILBUD OG TILBUDSUTFORMING 5.1 Innlevering av tilbud 8
Tilbudet skal leveres/sendes til: Navn: Integrerings- og mangfoldsdirektoratet (IMDi) v/nedim Dizdarevic Postadresse: Postboks 8059 Dep., 0031 Oslo Gateadresse: Tollbugata 20, Oslo Tilbudet skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør, legges i nøytral, lukket konvolutt og tydelig merkes med: Tilbud, saksnr. 14-02524 v/ Nedim Dizdarevic. Åpnes kun av adressat Tilbudet bør leveres i én original og tre kopier som kun er stiftet. I tillegg skal tilbudet leveres elektronisk på cd-rom eller minnepenn. Vi ber om å få en sladdet versjon som kan brukes til innsynsbegjæringer. 5.2 Tilbudets utforming Leverandøren er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i tilbudet. Tilbudet utformes med denne disposisjonen, med nummererte vedlegg: Tilbudsbrev Tilbudsbrev signert av ansvarlig representant for leverandøren. Tilbudsbrevet må inneholde en aksept av vilkårene i konkurransegrunnlaget og utkast til kontrakt og spesielle kontraktsvilkår. Eventuelle forbehold må fremkomme her og være angitt i henhold til de bestemmelser som er gitt om forbehold og avvik i dette konkurransegrunnlaget. Videre må brevet inneholde navn og kontaktinformasjon til leverandørens kontaktperson. Dokumentasjon av kvalifikasjonskravene 1. Skatteattest, attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgift fra kemnerkontoret. 2. MVA-attest, attest på betalt merverdiavgift fra skattefogdkontoret. 3. HMS-egenerklæring. 4. Firmaattest. 5. Kredittvurdering med nøkkeltall fra anerkjent kredittvurderingsselskap. 6. Kopi av systemsertifikat utstedt av akkrediterte sertifiseringsorganer eller tilsvarende dokumentasjon (dokumentasjon av kvalitetssystemet). 7. Beskrivelse av leverandørens tre mest relevante leveranser de siste tre årene. 9
8. Redegjørelse for leverandørens gjennomsnittlige arbeidsstyrke i løpet av de siste tre årene, hvilken kompetanse medarbeiderne har og hvilke redskaper, maskiner, verktøy, materiell eller teknisk utstyr som leverandøren disponerer over til gjennomføring av kontrakten/oppdraget. Dokumentasjon i forhold til tildelingskriteriene 9. Leverandørens løsningsspesifikasjon (leverandørens svar på oppdragsgivers beskrivelse av oppdraget - vedlegg B). 10. CV-er for nøkkelpersonell som leverandøren tilbyr. 11. Eksempler på tidligere designarbeid. 12. Beskrivelse av eventuelle systemer for brukerstøtte og opplæringstilbud. 13. Ferdig utfylt prisskjema - vedlegg C Pris. 14. Beskrivelse av økonomioppfølging. 6 VEDLEGG TIL KONKURRANSEGRUNNLAGET Vedlegg A-E. Rammeavtale for grafisk produksjon -design, trykk, distribusjon og lagerhold, samt Generelle vilkår for kjøp av varer/materiell og tjenester. 1 0