Type møte: Styremøte 12/16 Dato / kl: 07.12.2016 kl. 18.00 21:15 Sted: Reiselivets Hus Til stede: Dagfinn Moen, Mette Grytbakk, Kjell Bakke, Trine Aspås Krog (for Jon), Henriette Dahl (for Beate) og Sandnes Høsøien (ref) Protokoll sendt: Styremedlemmer Forfall: Beate Schjølberg, Jon Høsøien Arkivert: Sak 87/16 Protokoll fra styremøte Sak 88/16 Rapport fra daglig leder Sak 89/16 Retningslinjer for sponsorarbeid Sak 90/16 Retningslinjer for dugnadsarbeid Sak 91/16 Planer og økonomi på Øra Sak 92/16 Status økonomi 2016 Sak 93/16 Innkjøpsrutine og økonomistyring Sak 94/16 Årsmøte og Planer for 2017 Sak 95/16 Status årsmøtevedtak Sak 96/16 Innspill fra skiskyting Sak 96/16 Eventuelt - Møteplan 2017 - Arbeidsinstruks daglig leder - Redaksjon til medlemsbladet - Status Langegga Sak nr Vedtak Ansvar Frist Sak 87/16 Protokoll gjennomgått og godkjent. Sak 88/16 Sak 89/16 Rapport Ble lest gjennom av styremedlemmene før møtet. Ble diskutert. Det er bestemt at følgende skal rapporteres hver gang: Økonomi Sponsorer Anlegg Arrangement Ad-hoc saker Reglement for Sponsorarbeidet ble gjennomgått og enstemmig vedtatt som foreslått. Godkjent
Følgende vil fra nå være gjeldende i Røros Idrettslag: Sponsorarbeidet i Røros Idrettslag underlegges herved reglementet som detaljert under. I alle tilfeller skal sponsorarbeidet koordineres med Daglig Leder i idrettslaget, som skal føre en total liste på de til enhver tid gjeldende sponsoravtaler i idrettslaget. Ingen særgrupper eller enkeltutøvere har mulighet til å signere avtaler på vegne av idrettslaget. Dette skal gjøres av Daglig Leder eller Styreleder i Hovedlaget. Sponsorarbeidet i Røros Idrettslag deles i tre kategorier: 1. Hovedsamarbeidspartnere 2. Gruppesponsorer 3. Personlige sponsorer Hovedsamarbeidspartnere Hovedsamarbeidspartnere omfatter hele idrettslaget og skal administreres av hovedlaget ved daglig leder. Hovedsamarbeidspartnere har eksklusivitet innen sin bransje og ingen særgrupper eller enkeltutøvere har mulighet til å overprøve dette. Gruppesponsorer Hver særgruppe i idrettslaget står fritt til å forhandle sine egne sponsoravtaler under følgende forutsetninger: - Avtalen kan ikke komme i konflikt med hovedsamarbeidspartnere. - Avtalen må tas gjennom styret i særgruppa. Det er styret som skal eie og styre prosessen. - Avtalen må koordineres med Daglig Leder, som har den totale oversikten over avtaler. - Avtalen må signeres av Daglig Leder, eventuelt hovedlagets styreleder. Personlige sponsorer Enkeltutøvere i idrettslaget har mulighet til å skaffe seg egne sponsorer under følgende forutsetninger: - Avtalen kan ikke komme i konflikt med hovedsamarbeidspartnere. - Skriftlig godkjenning fra styret i særgruppa - Skriftlig godkjenning fra Daglig Leder i idrettslaget - Profileringsinstruks for personlige sponsorer må opprettes i hver særgruppe og enkeltutøvere må dermed forholde seg til denne.
Reglement blir innført i Røros Idrettslag og kommunisert. Sak 90/16 Forslag til reglement for dugnadsarbeid ble presentert av daglig leder og diskutert. Styret ønsker at dette reglementet skal endres etter følgende kriterier: - Skal omhandle alt inntektsbringende arbeid. - Skal inkludere hovedlagets dugnader. - Inkludere timeregistrering av dugnader etter mal daglig leder lager. Daglig leder bes redigere og deretter sende til styret på e-post for godkjenning. Sak 91/16 Planer og økonomi på Øra ble en samlepost for flere anleggsspørsmål under styremøtet. Styreleder informerte som følger: Lysanlegget Mottatt oppdatert oversikt fra Røros E-verk. Den er på 640.833,53,- mot budsjettert 682.500,-. Dette skal være endelig tall. Ola Skott har sendt sluttoppgjør på 174.581,- mot 308.780,- som budsjettert. Dette grunnet mindre kostnader knyttet til rigging er innspart grunnet graving gjort av andre på Øra. I tillegg er ikke fundamenter tatt med. Dugnadsarbeidet på fundamenteringa var ikke gjennomførbar. Dermed ble Kjellmark gitt oppdraget. Kostnaden ble 82.151,51,- Vanningsanlegg ble ikke gjennomført etter råd fra rørlegger. Anbefaler å hente vann fra kum ved elva nordvest (ved sandvolleyballbanen). Dette må etter hvert bli et eget prosjekt. Tak og vegger på tribuna behandles herved helt separat fra lysanlegget. Dette er en egen sak med eget vedtak i styremøte 18.08.2016. Finansiering for prosjektet er ikke helt klart. Daglig leder bes se på hvordan dette skal gjøres både på kortere- og lengre- sikt. Daglig leder snakker med banken om lån og lånebetingelser.
Det er gjort en massiv dugnadsinnsats for å gjøre dette prosjektet en rali Bobilparkering Det er levert søknad til kommunen om å bruke feltet rette over Litj-Moen og bak tribunen til bobilparkering. Ikke søkt om bygg. Avventer tilbakemelding fra kommunen. følger opp svar fra kommunen. Folkehøyskole Dagfinn og Kjell har hatt møter med eiere av Idrettsparken for å presentere mulighetene for folkehøyskole. For å kunne søke om å drifte ei folkehøyskole, trenger vi en opsjon på å kjøpe Idrettsparken, samt et lånetilsagn. Styreleder har vært i kontakt med kommune og fylkeskommune. Muntlig positiv tilbakemelding, men det gis også beskjed om at dette er en langvarig prosess. Det ligger allerde 6-7 andre søknader inne. Røros Næringshage anbefaler oss å søke følgende for penger til forprosjektet: Røros kommunes næringsfond Interkommunalt næringsfond (Røros og Holtålen) Rørosbankens næringsfond Kan vi be regionsrådet om hjelp? Det er søknadsfrist 1. april hvert år. Styreleder ba styret i møtet om et vedtak på å etablere et forprosjekt som vil ta for seg alle instanser i søknadsprosessen, inkludert: Gjennomgang av byggemasse Framføring av søknad Ressursbruk Økonomi Det ble tatt en runde rundt bordet. Det ble etterspurt en strategi og mer informasjon om rammer, mål og ressursbruk. Daglig leder foreslo at det lages et formelt dokument med forutsetninger, mål, økonomi og informasjon om forprosjektet. Styret godkjente dette og ga styreleder fullmakt til å
innhente informasjon og tilbud fra næringsfond og potensielle samarbeidspartnere. Det ble ikke innvilget økonomisk tilskudd til dette arbeidet. Det ble også vedtatt at daglig leder ikke skal brukes i arbeidet. Det er bestemt at dokumentet presenteres for styret i januar 2017. Dagfinn og Kjell Parkering på Øra under Julemarkedet Røros IL ble tilbudt å ha parkeringen på Verket til 20% av inntektene. Dette ble presentert for gruppene ved gruppeledermøte 10.11.16. Gruppene ønsket ikke dugnaden. Røros IL ønsker kontakt med julemarkedet angående parkering under julemarkedet i 2017. Det er kommunisert til Julemarkedet. Ny garasje/lageranlegg på Øra Det ble kort diskutert at garasje og lageranlegg ønskes bygd ved tribuna på Øra stadion. Det var enighet om at Røros IL ber om at garasje og lageranlegg legges inn på Røros kommunes anleggsliste for å begynne søknadsprosessen til spillemidler i 2017. Sak 92/16 Økonomi Det trengs en bedre styring av økonomien i idrettslaget. Løsninger ble diskutert og det er blitt bestemt at fra 2017 fører alle billagene sine kvartalsvis. Billag må leveres regnskapsfører pr: 31. mars 30. juni 30. september Siste kvartal er årsavslutningen. Dette gjelder samtlige grupper inkludert hovedlag. Daglig leder ba om midler fra hovedlagets konto brukes til å nedbetale Jenterittets gjeld på 7.686,20,-. Dette ble godkjent. Det er inkommet cirka 60% av kontigenten. Det purres på nytt omgående.
Sak 93/16 Sak 94/16 Reglement for innkjøp i idrettslaget ble gjenomgått og godkjent som foreslått av daglig leder etter forutsetning at mindre endringer gjøres i samråd med Henriette Dahl. Det ble vedtatt at årsmøte for hovedlaget blir satt til onsdag 22. mars 2017. Alle grupper må gjennomføre sine årsmøter innen 28.02.2017. Videre planer for 2017 blir presentert på neste styremøte. og Henriette Utsatt Sak 95/16 Utsatt til neste styremøte grunnet tid. Utsatt Sak 96/16 1) Vedrørene naboklubbavtale og deling av kostnader, bes daglig leder innkaller til møte mellom ski og skiskyting. Formålet er å bli enig om deling av kostnader. Om ski og skiskyting blir enige om å dele på 3, vedtar styret at hovedlaget godtar å betale 1/3. 2) Rent idrettslag ber daglig leder presentere rent idrettslag i neste møte. 3) Dette er allerede diskuter i hovedlaget. Daglig leder informere skiskyting om dette. Sak 97/16 Følgende møteplan for styremøter er nå planlagt: 04.01.17 25.01.17 15.02.17 Henriette kan ikke 28.02.17 15.03.17 29.03.17 Medlemsbladet: Styremedlemmer bes sende forslag til redaksjon til daglig leder Status Langegga: Styreleder hadde en kort oppdatering. Steinen er satt på plass ved Byggmakker igjen etter at det ble klart at hytteeierne organisert brøyting igjen. Alle Info
Underskrift av styremedlem Underskrift av styremedlem Underskrift av styremedlem Underskrift av styremedlem Underskrift av styreleder Underskrift av daglig leder