REFERAT FRA STYREMØTE MANDAG 31.10.2016 Sted: Møterom (4. etg) Fylkeshuset, Lillehammer Tid: 1100-1430 Innkalte Fra styret: Kåre Haugli, Helge Tryggeseth, Tone Vold, Birgitte Rosenberg og Jan Morten Rønning (1. vara) Forfall: Jertru Stallvik Fra administrasjonen: Solveig Rønningen og Trond Eklund Johansen Saksliste AKTUELLE ORIENTERINGSSAKER UTENOM SAKSLISTA:... 2 MØTE MED OPPLAND FYLKESKOMMUNE... 2 19/16 KULTURKORT FOR AKTIVITET... 2 20/16 LEDERMØTE VÅREN 2017... 3 21/16 REFERAT- OG ORIENTERINGSSAKER... 4 Hamar, 2.11.2016 Kåre Haugli styreleder Protokoll sendes til: Styremedlemmene Varamedlemmene Medlemsorganisasjonene Lokale musikkråd NMR sentralt og regionalt Musikkens studieforbund VOFO Hedmark VOFO Oppland NMF Hedmark og Oppland NKs distriktsledd i Hedmark og Oppland Lokalrevisjon AS Kultur, bibliotek og kompetanse - Hedmark fylkeskommune Kulturenheten Oppland fylkeskommune Trond Eklund Johansen daglig leder Utskrift av enkeltsaker sendes til: Side 1 av 5
Aktuelle orienteringssaker utenom sakslista: 1. Musikk i Hedmark Status, avvikling pr 1.12.2016 Fylkesrådsvedtak: http://innsyn.hedmark.org/motedag?offmoteid=23656 2. Oppland fylkeskommune Gjennomgang av statistikk tilskuddsordninger kultur 2013-15 3. Spillemidler til kulturbygg Drøfting av politisk innspill til forvaltning, jfr vedlegg. Møte med Oppland fylkeskommune Kultursjef Kyrre Dahl og rådgiver Terje Kongsrud var kort innom, orienterte om den videre musikksatsingen som Hedmark og Oppland fylkeskommuner skal samarbeide om fra 2018 og om Oppland fylkeskommunes støtteordninger til kulturlivet. Vi var også innom felles utfordringer rundt spillemiddelforvaltningen og tilskudd til kulturbygg. Konklusjoner: Arbeidet med felles musikksatsing i Innlandet ledes av Hedmark fylkeskommune, og i tillegg har Gjøvik kommune engasjert en prosjektleder for å utrede et orkester. Viktig å få samkjørt disse initiativene, og målsettingen er å få til en musikk-klynge slik at miljøene samles. Musikkrådet er en trygg og redelig samarbeidspartner for OKF/Kultur, og viser vilje til å få til noe. Tilskuddsordningene mottar flere søknader enn det er midler til, og i tildelingen blir det lagt større vekt på hva aktivitetene går til enn hvordan de er organisert. For større satsinger er det viktig at det tas kontakt med administrasjonen, og at det også går an utenom ordinære frister. Musikkrådet jobber videre med søknadsveiledning til sine medlemsorganisasjoner, og tar det opp som tema på neste ledermøte. 19/16 Kulturkort for aktivitet Saksdokumenter 1. Søknad til Kulturdepartementet om tilskudd til pilotprosjekt, 15.09. Bakgrunn I samarbeid med Kulturkort for ungdom, Hedmark fylkeskommune, har vi søkt om 240.000 kr til et pilotprosjekt for å dreie innretningen av kulturkortet fra konsum til aktivitet. I dialog med Kulturkort for ungdom, har vi skissert en ordning der kulturkortinnehavere vil kunne delta på voksenopplæringskurs i regi av lokale kursarrangører, og oppnå rabatt på linje med å gå på en konsert/festival/idrettsarrangement. Dette er en oppfølging av et tema vi hadde oppe i dialogmøte med fylkeskommunen i vår. Målet er å gi ungdom (13-21 år) en lettere vei inn i det lokale organisasjonslivet, via rabatt på kursdeltakelse. I tillegg ønsker vi å kunne øke rabatten helt opp til 100% (gratis) for ungdom det er spesielt behov for å inkludere. Vurdering For musikkrådets del vil dette medføre noe arbeid med informasjon, registrering og etablering av rutiner rundt refusjonen til de lokale arrangørene. Økonomien i dette er det Kulturkortet som tar ansvaret for gjennom etablerte rutiner. Styret inviteres til å drøfte/vedta føringer for retningslinjer for tilgang og rabatter for aktuelle brukere av kortet. https://akershusmusikkrad.sharepoint.com/hedmark Dokumenter/STYRE_HOMR/2016/Møtereferat 20161031.docxSide 2 av 5
Styret gir administrasjonen fullmakt til å ferdigstille den endelige innretningen på Kulturkort for aktivitet, og vil at retningslinjene for tilgang kortet følger disse prinsippene: a. Kulturkortet gir rabatt ved deltakelse i kurs arrangert av lokale kursarrangører, studieforbundenes regionale medlemsorganisasjoner og de enkelte studieforbunds regionledd. b. Rabatt gis som en flat prosentsats som fastsettes i dialog mellom Kulturkortet og musikkrådet. c. Målgrupper det er spesielt viktig å integrere av økonomiske og sosiale årsaker kan få en høyere rabattprosent etter individuell vurdering. 20/16 Ledermøte våren 2017 Bakgrunn Styret ba i forrige møte om skisse til opplegg, sted og tid for musikkrådets ledermøte våren 2017. Det er ønske om å kombinere selve det formelle møtet (som kun skal strø sand på regnskapet) med faglige innlegg om ulike tema kan gjøre det mer attraktivt for styrefolk å delta. Styret bestilte i sist møte et forslag til opplegg på en ettermiddag/kveld, siden helger er tyngre å samle folk til. Ledermøtet 2017 arrangeres i Prøysenhuset, torsdag 27. april kl 1700-2100 Medlemsorganisasjonene oppfordres til å stille med flere i styret Program 17:00 middag for alle deltakerne 18:00 3 parallelle seminar med disse temaene/foreleserne: Å treffe med en søknad Eline Moe Melgalvis Å være sin hatt bevisst i styret Kåre Haugli Å bruke VO-tilskuddet i medlemsorg./lokale musikkråd Trond Eklund Johansen 20:00 Ledermøtesaker (formelt møte) https://akershusmusikkrad.sharepoint.com/hedmark Dokumenter/STYRE_HOMR/2016/Møtereferat 20161031.docxSide 3 av 5
21/16 Referat- og orienteringssaker Innkomne saker fra: 1. Oppland fylkeskommune Vedtatt kulturstrategi 2016-2020, deles ut. 2. Kapitol forsikringsmegling Notat om nye pensjonsavtaler, 5.10. NOTAT TIL ALLE MUSIKKRÅD Kapitol har gjennomført møte med Nordea om hvorledes gjennomføringsprosessen skal gjennomføres. Hensikten nå er å få iverksatt innskuddspensjonsavtaler per 1. juli 2016 og samtidig ivareta endringer som skulle vært gjennomført i perioden frem til 7. september 2016. 1. Det skal etableres 19 lokale innskuddspensjonsavtaler (ITP) 2. Det skal videreføres 6 ytelsespensjonsavtaler (YTP) med totalt 8 personer 3. Hovedtrekkene i ny ITP avtale: a. Innskudd skal utgjøre 7 % av lønn fra første lønnskrone til 12 x G (G= 92 576) b. Uføre- etterlatte- og barnepensjon (risikopensjoner) videreføres som i YTP avtale c. Innskuddsfritak ved ervervsuførhet d. Regulering av innskuddsfritak under utbetaling på 2 % årlig e. Alle administrasjons- og forvaltningskostnader dekkes av arbeidsgiver 4. Det vil bli etablert likelydende ITP avtaler i alle lokale musikkråd. 5. Det ble gjennomført møte med daglig leder, Magnar Bergo, 28. september 2016 hvor akseptskjema ble gjennomgått og signert. Vi hadde forutsatt at Nordea ville akseptere at dette ville gjelde for alle lokale musikkråd, men regelverket krever signatur av daglig leder (prokura) i alle lokale musikkråd. Derfor er signatursider vedlagt her. Disse signeres og sendes snarest i retur til Kapitol. 6. Dersom det skjer endring av generelle vilkår er det Kapitols ansvar at avtaler endres slik at ansattes rettigheter ivaretas. 7. Det vil måtte avsettes midler til administrasjonsreserver for tidligere YTP avtaler (fripoliser). Dette er midler som skal sikre administrasjon av fripoliser etc. Dette er tidligere beregnet per 010115 og oversendt Kjell Marstein/ Magnar Bergo 101214. Nordea vil beregne dette. Dette er en engangskostnad. 8. Fordeling av premiefondsmidler skal beregnes utfra premien medlemmene hadde i YTP-avtalen. Det skal også tas hensyn til medlemmene som ligger igjen i avtalen. Evt. midler som skal overføres til nye avtaler, skal så overføres til innskuddsfond på den/de nye avtalene. 9. Kapitol vil fortsatt være administrator i portalen til Nordea for å sikre ensartet og korrekt behandling uavhengig av endring i lokale musikkråd. 10. Det enkelte medlem i lokale musikkråd vil få nettilgang for å følge sin ITP avtale og vil selv kunne foreta investeringsvalg innenfor Nordea`s standardvalg. 11. Fripoliser vil fortsatt forvaltes av Nordea Liv. Det enkelte medlem vil innenfor hva markedet tilbyr kunne velge andre forvaltere og forvaltningstype. 12. Kostnadsreduksjoner ved bruk av megler som rådgiver vil gjelde for alle lokale musikkråd. 13. Inn- utmeldinger vil da fungere parallelt med pensjonsforsikring/personalforsikring og med samme skjema for alle endringer. 14. Innskudd (7 %) vil trekkes med autogiro per måned. Øvrige risikodekninger betales en gang per år (forskuddsvis). 15. Fakturagrunnlag vil bli kvalitetssikret av Kapitol før videresending til lokale musikkråd per måned. * Eksisterende personalforsikring vil bli lagt ut på tilbud hos alle forsikringsleverandører for å få frem kostnadsreduksjoner. 3. VOFO Reisestipend 2017, 21.10 Søk studieforbundets sentralledd innen 17.november 2016. Skjemaet finnes på https://www.voforeisestipend.no 4. Krafttak for sang Tildeling prosjektmidler «Mann kan synge», 25.10. 30.000,- Da har vi mottatt tilskudd som gjør at vi kan starte i Gjøvik over nyttår https://akershusmusikkrad.sharepoint.com/hedmark Dokumenter/STYRE_HOMR/2016/Møtereferat 20161031.docxSide 4 av 5
Saker sendt til: 5. Kulturdepartementet Søknad prosjekt «Kulturkort for aktivitet», 15.9. 240.000,- Svar avventes før videre arbeid. 6. Dextra musica Notat storbandsommerkurs og støtte, 15.9. Avklarer muligheter for støtte via Dextra musicas talentsatsing. 7. Hamar kulturhus Måledata, akustikkmålinger Multisal, 26.9. Målt i opprinnelig stand, uten amfi/scene 8. Kapitol forsikringsmegling Fullmaktsskjema, endring av pensjonsavtaler, 10.10. Jfr O-sak 5, fullmakt slik at endring til ITP kan gjøres av Kapitol. 9. Medlemsorganisasjoner Tilbakemelding, tilskuddsordninger kultur i Oppland, 17.10. Vi har bedt om innspill på frister/relevans og innretning. De svarene vi har fått til nå er ganske entydige: Få synes de er relevante, siden barn & unge er så prioritert. Noen lokale søkere synes fristene er for lange ift deres egen planleggingshorisont.. 10. Kursdeltakerne Konsertopptak, storbandkurs, 21.10. 11. Ringsaker kommune Følgebrev akustikkmålinger Tingnes kulturhus, 24.10. Konklusjon: Stort behov for akustiske tiltak og støydemping av kjøleskap. Fra administrasjonen: 12. Protokoll AU-møte Vedtak i Prio/TRT-tildeling, 15.9. Eget vedlegg, sendt ut tidligere. 13. Info fra møte Folkeakademiet Oppland-Hedmark, 16.9. Oppdatert info om aktivitet og tilskuddsordninger, og om evt samarbeidsmuligheter. 14. Ressursdokument Lenkesamling med ressurser, til lokale lag, 26.9. For å lette arbeidet med å finne fram i tilskuddsjungelen, et oppdatert dokument med lenker til aktuelle ordninger. Se eget vedlegg. 15. Akustikkrapporter Tingnes kulturhus, to saler, 5.10. Målinger i Spiseriet og i Herredsstyresalen. 16. Info fra seminar Seminar om styrearbeid, Hamar, 20.10. Kåre og daglig leder var på seminaret, og informerer om innholdet. Nyttig gjennomgang av ulike organisasjonsformer, og om roller i styrearbeidet. 17. Regnskapsrapport 1-3. kv Gjennomgang tre første kvartaler, 24.10. Resultat til nå: + 267.924,26, nær en dobling ift 2015 18. Rom for spilleglede Notat om ressurser til veiledning og tredjepartskontroll, 24.10. Kvalitetssikring av akustikkrapporter ved at de får en gjennomgående kontroll av samme person for hele landet. 19. Egenvakt-kurs Utsettes, 31.10. Videre arbeid er avhengig av lokale forhold, initiativet ovenfor Hamar bispedømme legges på is inntil videre. Invitasjoner/innkallinger Hvem? 20. Norsk musikkråd HMS/kommunikasjonskurs, Oslo, 21.11. Trond 21. NMR/MSF 40-årsjubileum, Oslo, 6.12. Kåre/Solveig/Trond 22. NMR/MSF Landsmøtehelg, 2017, Molde, 19.-21. mai Kåre Orienteringssakene tas til etterretning https://akershusmusikkrad.sharepoint.com/hedmark Dokumenter/STYRE_HOMR/2016/Møtereferat 20161031.docxSide 5 av 5