Bergen, 2. februar 2005 Saknr: MN/KBA-KBR Til Administrative ledere ved institutter og fakultetssekretariatet Styringsgruppen for det administrative utviklingsarbeidet PROGRAM FOR SEMINARET PÅ BJØRNEFJORDEN 9-10. FEBRUAR 2005 Fakultetsdirektøren ønsker med dette velkommen til seminar! Gruppen som samles på dette seminaret er kontorsjefer på instituttene og seksjonsledere på fakultetet ( Bekkjarvik-gjengen ). Med oss har vi også denne gangen Styringsgruppens medlemmer. Seminaret blir dermed en kombinasjon av møtepunkt for styringsgruppen og utviklingsseminar for administrative ledere ved fakultetet, og er en del av fakultets administrative utviklingsarbeid. Det administrative utviklingsarbeidet ved fakultetet har følgende mål: Tilpasse den samlede administrasjonen til ny ledelsesmodell (tilsatte ledere) Legge grunnlag for et utviklingsarbeid som skal sikre en dynamisk og hensiktsmessig arbeidsdeling mellom institutt- og fakultetsnivået. Øke lederkompetansen og lederbevisstheten hos de administrative lederne Seminaret på Bjørnefjorden har tre hovedmål/tema: Fokus på lederfunksjonen/bevisstheten hos de administrative lederne (bidra til at alle sider ved ledelsesansvaret blir ivaretatt, og gjenstand for utvikling) Kartlegging av behov for rolleavklaring mellom kontorsjef/instituttleder Orientering om administrativt utviklingsarbeid - Rapporter fra fase 1 Møte i Styringsgruppen (dag 2 etter lunsj) Programmet for seminaret er utarbeidet i samarbeid med Kontor for personal- og organisasjonsutvikling ved PØA, som også vil være aktive bidragsytere under seminaret som innledere og gruppestyrere. For at alle skal få best mulig utbytte av seminaret anbefales å besøke hjemmesiden for utviklingsarbeidet, hvor det nå foreligger rapporter fra alle undergrupper: (http://www.uib.no/mnfa/strategi_omstilling/organisasjon/adm/index.htm) I forbindelse med temaet rolleavklaring oppfordres dessuten kontorsjefene til å gjennomføre rollesamtaler på eget institutt i forkant av seminaret. Mal for slike samtaler finnes vedlagt.
Vi forsøker å koordinere transport i privatbiler. De som vet at de skal kjøre, eller som vet at de har anledning til å kjøre, bes ta kontakt med Kristin Bakken. Utgifter blir selvsagt refundert etter statens satser for dette. Med vennlig hilsen Kjell A. Sælen fakultetsdirektør ----- Kristine Breivik leder av Styringsgruppen Seminar for styringsgruppen og administrative ledere 9-10. februar 2005 på Bjørnefjorden gjestetun PROGRAM Gruppen vi samler på dette seminaret er kontorsjefer på instituttene og seksjonsledere på fakultetet. Med oss har vi også denne gangen Styringsgruppens medlemmer (se liste). Seminaret avsluttes for til lunsj torsdag, hvoretter det avholdes møte i styringsgruppen. Avreise fra sentrum kl. 08.15 Oppstart Bjørnefjorden ca 09.15 med en kaffekopp Mål for seminaret Vi ønsker at seminaret (dag 1 og første halvdel av dag 2) skal ha tre hovedmål/tema: Fokus på lederfunksjonen/bevisstheten hos de administrative lederne (bidra til at alle sider ved ledelsesansvaret blir ivaretatt, og gjenstand for utvikling) Kartlegging av behov for rolleavklaring mellom kontorsjef/instituttleder Orientering om administrativt utviklingsarbeid - Rapporter fra fase 1. Kjøreplan 9. februar
- hovedtema for dagen er ledelse og kompetanseutvikling 09.20-09.30 Åpning v/fakultetsledelsen 09.30-10.30 Skråblikk på ledelse v/hilde M B Withammer, PØA Jeg en leder ; lederrolle, lederoppgaver, leders handlingsrom, leder og medarbeidere, lederdilemmaer, flere ord på l? Innspill og samspill med deltagerne Kaffepause 15 min 10.45-12.00 3 blikk på oppgave- og rolledeling mellom instituttleder og kontorsjef Sett i en instituttleders perspektiv. Innledning ved Jarl Giske, BIO Sett i en fakultetsdirektørs perspektiv. Innledning ved Kjell A. Sælen Sett i en kontorsjefs perspektiv. Innledning ved Bjørn Åge Tømmerås, BIO Klargjøring til gruppearbeid omkring dette temaet. Lunsj 1 time (kl. 12.00-13.00). 13.00-14.00 Gruppearbeid inkl. kaffe. Gruppene ledes av Britt-Karin Muri, Line Rye og Hilde M B Withammer, PØA 14.00-14.30 Oppsummering av gruppearbeid v/hilde M B W Pause 15 min 14.45-16.00 Kompetanseutvikling Systematisk utviklingsarbeid, innledning v/hilde M B Withammer Kompetansestrategien ved UiB 2003-2005 v/line Rye Kompetansehevingsprogram for studieveiledere v/uib, presentasjon av case med systematisk kompetanseutvikling v/ Britt-Karin Muri Pause 15 min 16.15-17.00 Kompetanseutvikling forts.
Diskusjon/arbeid i grupper/plenum Oppsummering av dagen v/fakultetsledelsen 19.00 Middag & samvær ----
10. februar - hovedtema for dagen er administrativt utviklingsarbeid ved MN-fakultetet 09.00-10.30 Gjennomgang av innleverte rapporter fra undergruppene Kort innledning ved Kristine 09:10 Presentasjon av hovedpunktene i rapport fra undergruppe for studieadministrasjon 09:30 Presentasjon av hovedpunktene i rapport fra undergruppe for personal 09:50 Presentasjon av hovedpunktene i rapport fra undergruppe for økonomi 10:10 Presentasjon av hodepunktene i rapport fra undergruppe for forskningsadministrasjon Lederne for undergruppene står for presentasjonene, som skal fokusere på hovedpunktene i rapportene. Innleggene bør være på maks 15 minutter, og deretter åpne for kort oppklarende spørsmålsrunde fra salen. De innleverte rapporter finnes på http://www.uib.no/mnfa/strategi_omstilling/organisasjon/adm/index.htm Pause 15 min 10.45-11.15 Kommentarer fra plenum Styringsgruppen skal i møte senere på dagen oppsummere og fastlegge videre tiltak i prosessen. Innspill og reaksjoner på de fremlagte rapporter vil være nyttig i dette arbeidet. 11.15 Oppsummering ved Kjell og Kristine Lunsj 1 time (11.30-12.30) Avreise for deltakere som ikke er medlem av styringsgruppen
12:30 Møte i styringsgruppen Diskusjon om konklusjonene som kom frem i kartleggingsfasen (fase 1) Hvor går veien videre? Definere nødvendige tiltak Utforme bestilling til undergruppene for arbeidet i fase 2 Mandat for styringsgruppen finnes på http://www.uib.no/mnfa/fakstyret/sakslister/2004/09_15/085.htm 15:00 Avslutning/avreise --- Deltakerliste: Styringsgruppen (12 personer): Thordis T Davidsen Gerd Johannessen Kjell Trengereid Andrea Grimnes Heidi Espedal Kjell Arnstein Sælen Astrid Breivik Line Rye Kristine Breivik (leder) Elisabeth Muller Lysebo Tore Berget (observatør pga lederansvar undergruppe for forskningsadministrasjon) Kristin Bakken (sekretær) Administrative ledere ved fakultetet som ikke inngår i styringsgruppen (6 personer) Bjørn Åge Tømmerås Audny Berge Signe Knappskog Helga Thomassen Marie S. Nilsen Sidsel Kjølleberg (meldt avbud pga reise)
Til kontorsjefgruppen: Oppgave: Gjennomføre øvelse rolleanalyse i eget arbeidsmiljø ROLLESAMTALE Hvilke krav og forventninger har andre til deg? Hvordan oppfatter du selv jobben og de andres forventninger? Gjennomfør samtaler med instituttleder og fortrinnsvis også en eller to underordende. Hensikten med samtalene er forberedelse til utviklingsseminar med rolleavklaring som tema, og de bør gjennomføres i løpet av 30 minutter Tenk også igjennom sider av spørsmålet på egenhånd. Følgende spørsmål anbefales: 1) Hva oppfatter du som det viktigste jeg som kontorsjef skal gjøre for instituttet? (Be om to til fire punkter). Utdypes med spørsmål om nødvendig 2) Jeg oppfatter det som at det er mitt ansvar å.. (List dine egne oppfatninger av oppgaver du har). Hvordan ser du/dere på dette? 3) Er det felter der oppgavefordelingen/gjensidige forventninger mellom oss ikke er klar(e) nok? 4) Råd og ønsker du/dere vil framføre? Styr inn på temaet be om eksempler og stikkord Unngå allmenn filosofi og generalisering. Temaene vil også være naturlige punkter å ta opp i en senere medarbeidersamtale, men i denne omgang er det kun ment som forberedelse til utviklingsseminaret.