ØKONOMISTYRING NORDHORDLAND BALLKLUBB NBK s ØKONOMISKE PRINSIPPER Klubben skal ha en god økonomistyring som skal gi trygghet for våre medlemmer og våre tillitsvalgte. Klubbens aktiviteter og sportslige ambisjoner skal utvikles i takt med klubbens økonomiske stilling og være basert på langsiktighet og et trygt økonomisk fundament. Klubbens økonomiske drift skal være basert på nøkternhet og liten grad av usikkerhet i årlige budsjetter. Budsjett Budsjett skal fremlegges for styret første gang pr november for kommende år. Styret skal ha ferdigbehandlet budsjett innen utgangen av januar for fremleggelse til årsmøtet. Merk følgende: Note Inntekter/kontonavn Kommentarer 1 2 3 Medlemskontingent Kultur/breddemidler Åpen hall Fastsettes av årsmøtet Benytt forrige års antall Bruk tall fra Alvidra/Seim/Knarvik på 13 årsklassen Benytt medlemstall og fjorårets medlemstall Benytt fjorårets tall eventuelt vedtak fra kommunen vedr tildeling Benytte erfaringstall Grasrotandel Reklame/sponsor inntekter Benytte erfaringstall Nye og bortfall av gamle sponsorinntekter rapporteres fortløpende fra utvalg og justeres i budsjett. ENK Under inntekter føres bidraget fra Eikanger og Kvernbit.
Kiosk Brukskonto alle lag Salg av spillere Andre inntekter Egne Arrangement Strilen/Nh cup Akademier Fotballskoler Vinterserie Bøter Bruk erfaringstall. Vurdere kiosktall fra hallvert ordning Lages separat prosjektnummer på hvert lag. Budsjett for hvert lag knyttes opp mot brukskonto på utgift siden Inngåtte avtaler skal inn, ingen spekulasjon på salg/utdanningskompensasjon Basert på fjorårets tall Vesentlige inntekter skal føres opp og budsjetteres mot egen konto. Maks 15.000 under andre inntekter Benytt erfaringstall Eget prosjektregnskap Benytte erfaringstall Sponsorer for Vinterserien føres inn under vinterserie og ikke under sponsorer Erfaringstall Holde dialog mot dommerkomite Kostnader/kontonavn Kommentarer Seriepåmelding/cuper Trenerutgifter Utdanning/kurs Beregne ut ifra antall lag Vinterserier/cuper før og etter serie skal inn her. Vedtak for økonomisk ramme til trenerhonorar behandles årlig i styret Kostnader ENK føres i sin helhet her Dommerkurs Kompetanse trenere Daglig leder Styre/lederkurs Breddemidler moderlag Erfaringstall/antall medlemmer Lønnsutgifter + sosiale kostnader Personalkostnader Kjøring m.m føres under
Brukskonto alle lag Kiosk Klubbhus reisegodtgjørelse Laget separate budsjetter hvert lag Eget prosjektnummer pr lag slik at disse kan presenteres som egne prosjektregnskap Benytt erfaringstall Budsjetter kiosk ifb med halvertordning Benytt årlig rapport fra klubbhusutvalget. Rapport ferdig levert september. Kontorrekvisita Erfaringstall Data/tlf Erfaringstall. Økte linjer data Forsikringer/lisenser Erfaringstall/lister fra lagledere Avskrivninger Fast årlig avskrivning på klubbhus Utstyr Dialog med alle trenere/lagledere Erfaringstall Økonomiplan Økonomiplanen skal være innen for samme tidsrammer som strategiplanen for klubben: - Kortsiktig 1-2 år - Langsiktig 3-5 år Økonomiplanen skal gjennomgås/evalueres på årlig strategisamling. Fullmaktsoversikt. TBA
Behandling av bilag Nordhordland Ballklubb Alle bilag skal godkjennes av daglig leder, samt minst en person til oppnevnt av styret. Pr. dags dato er dette styreleder. Alle bilag skal konteres oppimot kontoplan/prosjektnr. Alle bilag scannes til regnskapskontoret månedlig. Nærmere beskrivelser angående godtgjørelser/utbetalinger under. Bilgodtgjørelse. (Vedlegg1) PS, sjekk regelverk for kjøring trening/kamp For kjøring til obligatoriske seriekamper, samt samlinger i regi av krets vil en normalt ikke refundere kjørekostnader. Bilgodtgjørelse skal godtgjøres i form av innlevert liste «reiseregningsskjema» liggende på klubbens hjemmeside. Dette gjelder kjøring til og fra aktiviteter relatert til forhold til NBK. Dette kan være treninger, kamper eventuelt andre aktiviteter relatert til funksjonen som spiller/trener/andre. Listen skal fylles ut med: - Navn og rolle - Kontonummer - Fra til samt eventuell retur med antall kilometer - Formål med reisen - Navn på eventuelle passasjerer - Eventuell passasje av bompenger merkes og betales med kr 25 pr vei. Eventuelle utbetalinger vil skje den 20. påfølgende måned. Lister sendes til daglig leder (post@nbksport.no ) som godkjenner/konterer lister for utbetaling. Er det personer som har/kan få kjøring over kr 10.000.- pr år skal dette godkjennes i styret. Utlegg for klubben. (Vedlegg 2) Har en person hatt private utlegg som klubben skal dekke skal det lages en reiseregning på dette. Kvittering skal limes på et A4 ark og det skal beskrives hva/hvorfor denne kostnaden er tatt. Daglig leder godkjenner/konterer for utbetaling (ref. utgående betaling). Utbetaling vil skje den 20. påfølgende måned. Dommeregningshåndtering. NBK skal betale alle dommerhonorar over bank, dette skal bemerkes i stillingsinstrukser trenere/lagledere. Dommeregning skal leveres i postkassen utenfor daglig leders kontor eller sendes pr epost post@nbksport.no dagen etter kamp. Alle dommerregninger vil bli betalt fredag eller mandag hver uke. Trener/lagleder signerer dommeregningen og er ansvarlig for at denne leveres som beskrevet ovenfor. Cupregistrering Alle innbetalinger fra enkeltspillere for cuper som Norway cup, Dana Cup, Gothia Cup, Lerum Cup etc. skal skje via lagskassene til hvert enkelt lag. Hver årgang fordelt på kjønn har egen bankkonto under NBK sitt org. nummer.
Hvert enkelt lag skal organiserer innbetalinger til gjeldende lagskonto for laget og overfører deretter samlet beløp til hovedkonto som fortar lagspåmelding. Alle innbetalinger skal via hovedkonto. Medlemskontingent Alle lagledere/trenere i klubben skal sørge for oppdaterte lister over sin egen gruppe. Listene skal være klubben i hende 1. mars, listene skal fylles ut som beskrevet i vedlegget (vedlegg 3). Listene skal oppdateres/korrigeres ved endringer, kontroll opprettholdes også av daglig leder ved eventuelle overganger i løpet av sesongen. Ubetalt kontingent/registrering i FIKS medfører også at spiller ikke er forsikret og kan derfor ikke delta i kamp. Klubben/daglig leder er ansvarlig for fakturering av kontingent som fastsatt av årsmøtet senest 1 uke etter årsmøtet. Medlemsregisteret skal føres lagvis, dette for lettere og holde kontroll oppimot hvert lag. Betaling skal være gjort innen sesongstart og forfall settes ca 3 uker før oppstart og kontrolleres før sesongstart på de enkelte lag. Ved manglende betalingsevne skal det søkes løsninger, daglig leder har i alle slike saker fullmakt til å finne løsninger med de involverte. Ingen skal tvinges til å slutte som grunn av manglende betalingsevne. Alle medlemmer skal registreres med følgende: a) Fullt navn b) Adresse c) Kjønn d) Fødselsdato e) E-postadresse f) Telefonnummer g) Medlemmets tillitsverv h) Dato for betaling av medlemskontingent, jf. NIFs lov 10-4 (3). i) Dato for innmelding og avslutning av medlemskap, jf. NIFs lov 10-4, 10-6 (1), 11-7 (1). j) Medlemmets aktive tilknytning til særidretter k) Dato for betaling av eventuelle aktivitetsrelaterte avgifter Sponsorer Det er daglig leder/markedsutvalg og styret som skal ha kontakt ut mot sponsorer og eventuelt nye sponsorer. Det er særs viktig at all kommunikasjon ut mot sponsorer går igjennom overnevnte kanaler. Det skal fra daglig leder/markedsutvalg utarbeides årlige strategiplaner på hvordan en søker økte inntekter mot dette markedet. Det er også viktig at det skrives evaluering etter kontakt mot selskap som nevnt i strategien. Dette for å gjøre arbeid bedre når nye medlemmer tiltrer disse utvalgene. Med bakgrunn i dette kan ikke enkelt-lag kontakte det samme markedet for egne sponsoravtaler for sitt lag. Alle eventuelle avtaler mot sponsorer skal godkjennes av daglig leder i forkant av etablering av kontakt mot firmaer.
Der enkelte medlemmer har særs gode kontakter innad i potensielle sponsorer/firmaer skal det diskuteres om dette kan løftes opp på klubbnivå for og eventuelt kunne få mer ut av en avtale. Det gjeldende lag vil da ta direkte del i deler av sponsoravtalen etter gitte avtaler vedr fordeling. Kontanthåndtering (kiosk, cuper, arrangement) TBA Lagskasse TBA Regnskapsfører NBK har ansvar for å tilrettelegge og overlevere regnskapsdokumentasjonen i tråd med regnskapsbyråets veiledning. Alle bilag fra NBK skal være kontert ihht til gjeldende kontoplan/prosjektnr, dette oversendes månedlig Når NBK har levert regnskapsdokumentasjonen rettidig, tilstreber regnskapsbyrået seg å ha utarbeidet det avtalte regnskap senest 15 virkedager etter utløpet av perioden. Årsregnskapet og ligningsoppgaver omfattes ikke av denne frist og avtales særskilt for det enkelte år. Regnskapsrapporter overleveres NBK elektronisk hver mnd, dersom ikke annet er avtalt. Lønnsgrunnlag (lønnsbilag) leveres 3 virkedager før lønningsdag. NBK s lønningsdag er 12. i hver måned. Ved forfall på helge- eller helligdager, skjer utlønning siste virkedag før forfallsdato. a) Bokføring Sett (X) Oppdrag, spesifisert: Frekvens 1 / hyppighet Kommentar: Skanning av bilag Månedlig Løpende Lovbestemte regnskapsspesifikasjoner Spesifikasjoner av regnskapet Bokføringsspesifikasjon ( dagbok ) Kontospesifikasjon ( hovedbok ) Kundespesifikasjon ( kundereskontro ) Leverandørspesifikasjon ( lev.reskontro ) Spesifikasjon av merverdiavgift Spesifikasjon av lønnsoppgavepliktige opplysninger Månedlig
Prosjektregnskap etter bokføringsforskriften 8-1 Etter behov Periodiske rapporter til kunden Regnskapsoversikt, resultat og balanse, eventuelt med budsjettsammenligning Aldersfordelt saldoliste eller åpen post-liste kunder og leverandører Avdelingsregnskap Prosjektregnskap Periodiseringer gjennomføres i den grad dette vurderes som vesentlig for regnskapsrapporten, og nødvendige opplysninger er kjent for regnskapsbyrået. Merverdiavgiftsoppgaver Omsetningsoppgave mva 3-mnd Oppgave merverdiavgiftskompensasjon Årlig Beregne kompensasjon 3. hver mnd Inngående faktura Inngående faktura kontrolleres av daglig leder, samt minst en person til oppnevnt av styret. Pr. dags dato er dette styreleder. Alle bilag skal konteres oppimot kontoplan/prosjektnr. Alle bilag scannes til regnskapskontoret månedlig. Ugående betalinger All form for betaling skal godkjennes av to personer, daglig leder og styreleder. Dette gjøres med at det opprettes krav om to godkjenninger i nettbank før utbetaling. Alle utbetalinger kontant skal også godkjennes av to personer med signatur på bilag. Regnskapsrapportering Gjennomgang av økonomi er fast post på hvert styremøte. I månedene 1, 3, 5 osv skal regnskapsrapport foreligge, men ikke med avviksrapport som beskrevet under. Det skal annenhver måned (2, 4, 6 osv.)fremlegges regnskapsrapport med prosjektregskap for styret. Regnskapet skal sendes ut sammen med alle saker i god tid før styremøtet. Det skal utarbeides noter/avviksrapport på alle vesentlige avvik ihht budsjett på til regnskapsrapport som presenteres styret. Kontrollrutiner Styret ref regnskapsrapportering har overordnet ansvar for all økonomisk kontroll i klubben. Et styremedlem med økonomisk bakgrunn/kompetanse vil være kontaktperson for daglig leder ved eventuelle spørsmål ila året. Denne personen skal brukes som en sparringspartner ovenfor daglig leder og påser at de økonomiske rutiner blir overholdt. Det skal kontinuerlig vurderes om det skal velges en egen kontrollkomite i klubben. Dette vurderes av styret/årsmøtet.