Tvedestrand kommune Møteinnkalling Utvalg: Livsløpskomite Møtested: Kommunehuset, møterom Byssa Dato: 18.10.2016 Tid: 18:00 Forfall meldes på telefon 37 19 95 23 til Service- og dokumentsenteret som sørger for innkalling av varamedlemmer. Varamedlemmer møter kun ved spesiell innkalling. 1
Saksliste Saksnr PS 37/16 Innhold Utredning knyttet til plassering av basishall PS 38/16 Videreføring av felles satsning på ehelse og velferdsteknologi i Østre Agder - Omgjøring av stilling som koordinator for ehelse og velferdsteknologi fra midlertidig til fast PS 39/16 Referat- og drøftingssaker Informasjon om velferdsteknologi ved prosjektleder Tore Gryting Andersen Informasjon om arbeidet ved Frivilligsentralen ved leder Lars Molleklev Sluttrapport «Jordmor tidlig hjem» 2
Tvedestrand kommune Saksframlegg Arkivsak: 2016/2246-2 Arkiv: 614 Saksbeh: Martin Due-Tønnessen Dato: 20.09.2016 Utv.saksnr Utvalg Møtedato 37/16 Livsløpskomite 18.10.2016 Kommunestyre Utredning knyttet til plassering av basishall Rådmannens forslag til vedtak Kommunestyret viser til utredning for tre alternative plasseringer av en ny basishall. Kommunestyret vedtar å plassere en eventuell basishall som en integrert del av barneskolen, da det alternativet etter kommunestyrets vurdering gir den beste løsningen både ut fra økonomiske hensyn og forventet bruk. Basishall tas derfor ut av den pågående plan- og designkonkurransen for ny videregående skole ved Mjåvann. Basishallen legges inn som en del av rom- og funksjonsprogrammet for den nye barneskolen for sentrum. Bakgrunn for saken I handlingsplan for anlegg for fysisk aktivitet ligger det inne en basishall. En basishall brukes hovedsakelig til turn og rytmisk sportsgymnastikk, men kan brukes til basistrening for alle idretter. For skoler og barnehager vil en basishall gi et godt grunnlag for variert og god trening. I mange kommuner er det også mange eldre som bruker en slik hall. I Danmark er det vanlig å integrere basishaller i nye skoler. Basishall ligger inne i planene for en ny videregående skole, men i forbindelse med at det skal planlegges ny barneskole har man sett at det er fordeler med å legge en basishall inn i barneskolen. Det er derfor vedtatt å utrede fordeler og ulemper ved tre alternativer, der to av dem innebærer at basishallen blir tilknyttet barneskolen. Problemstilling Kommunen vurderer å bygge en basishall dersom det kan løses innenfor den økonomiske investeringsrammen som ligger i sist vedtatte økonomiplan. Det er sett på økonomi og bruk av hallen ved å bygge denne på 3 forskjellige steder: I tilknytning til ny videregående skole på Mjåvann I tilknytning til Lyngmyrhallen 3
Som en integrert del av en ny barneskole Faglige merknader/historikk Det er laget en utredning som viser fordeler og ulemper med en plassering på de tre forskjellige lokalitetene. Utredningen ligger vedlagt. Hovedargumentasjonen for de forskjellige lokalitetene er som følger: Med bakgrunn i «Kommunedelplan for idrett og friluftsliv» er basishall en del av idrettsanleggene som nå planlegges på Mjåvann. Basishall ligger ikke inne som et av fylkeskommunens ønsker, noe som innebærer at kommunen må ta hele, eller det meste av kostnadene med å bygge og drifte anlegget. Det er ikke avsatt midler til hallen i økonomiplanen. Hallen vil ligge så langt unna kommunens skoler at ingen vil kunne bruke denne på dagtid. Dette innebærer at bruksfrekvensen sannsynligvis blir lav. Å bygge en basishall i tilknytning til Lyngmyrhallen vil innebære at vi får en optimal løsning i forhold til eksisterende garderober. En slik løsning er imidlertid krevende i forhold til en god tilpasning til den nye barneskolen. Grunnforholdene er slik at hvis man skal integrere skolen og basishallen med Lyngmyr, så må veldig mye bygges på dårlige grunnforhold. Dette blir så dyrt at en løsning med Lyngmyr innebærer at basishallen ikke kan bygges sammen med skolen. Bruksfrekvensen vil sannsynligvis bli klart høyere ved denne løsningen enn hvis skolen blir liggende på Mjåvann, siden det blir nærhet både til barneskole og ungdomsskole. Å bygge en basishall som en integrert del av barneskolen vil sannsynligvis være den billigste løsningen for kommunen, siden man kan redusere behovet for andre fellesarealer. Dette innebærer blant annet at auditorium for store grupper kan sløyfes. Integrering av skole, SFO og spesialpedagogisk avdeling, gjør at man kan få en svært høy bruk av arealene. Ved en slik løsning kan man ha ettersyn med barn som er i hallen for eksempel fra basen til SFO, noe som gjør at man kan bruke minimalt med ressurser ved en høy utnyttelse av arealene. Ulempen med at man må bygge egne garderober oppveies av at man reduserer andre fellesarealer. I utredningen går det frem at man kan redusere nettokostnaden etter tilskudd fra ca 8 millioner til ca 4 millioner hvis man bygger hallen integrert. Hvis man ønsker garderober vil det komme på ca 1 million ekstra. Innsparingen på ca 4 millioner skjer fordi man kan redusere på andre fellesarealer. Hvis kommunestyret ønsker å gå videre med løsningen med en basishall, vil rådmannen se om vi kan redusere andre fellesarealer ytterligere, for å få en best mulig skole til en fornuftig pris. Saken har vært drøftet i idrettsrådet som ikke har merknader til plassering av basishall. Saken er også drøftet med turngruppa som heller ikke har merknader til plassering av en basishall. Turngruppa er en meget vital gruppe med 151 medlemmer. Tidligere vedtak I kommunestyresak 106/2016 ble følgende vedtatt «Basishall ligger inne som et av anleggene som skal planlegges på ny videregående skole ved Mjåvann. Gruppa som planlegger ny barneskole har sett at en basishall også kan integreres i ny barneskole. Basishall, som en mulighet, bør også utredes i tilknytning til Lyngmyr-hallen 4
Tvedestrand kommunestyre ber om at det utredes nærmere hvilken plassering av basishall som vil gi den beste løsningen både i forhold til økonomi og bruk. Denne utredningen forelegges kommunestyret i løpet av oktober/november 2016.» Alternativ løsning Kommunen velger å ikke videreføre ideen med å legge en basishall inn i den nye barneskolen. Dette innebærer at vi ikke får en ny basishall i kommunen. Folkehelse En basishall vil kunne gi svært mye folkehelse både gjennom aktiviteter på dagtid og på kveldstid. Konklusjon Rådmannen tilrår at basishall tas ut av FORK-en knyttet til ny videregående skole ved Mjåvann, og at basishall tas inn i rom- og funksjonsprogrammet i den nye barneskolen for sentrum. Tvedestrand, 20.09.2016 Rådmannen Vedlegg 1 Basishall - utredning 5
Basishall utredning Plan, miljø og næring Oktober 2017 6
1. Innledning Kommunestyret har fattet følgende vedtak angående basishall «Basishall ligger inne som et av anleggene som skal planlegges på ny videregående skole ved Mjåvann. Gruppa som planlegger ny barneskole har sett at en basishall også kan integreres i ny barneskole. Basishall, som en mulighet, bør også utredes i tilknytning til Lyngmyr-hallen Tvedestrand kommunestyre ber om at det utredes nærmere hvilken plassering av basishall som vil gi den beste løsningen både i forhold til økonomi og bruk. Denne utredningen forelegges kommunestyret i løpet av oktober/november 2016.» Vedtaket innebærer at vi utreder tre forskjellige alternativ 1. Basishall bygges som en del av idrettsanlegget på Mjåvann 2. Basishall bygges som en del av Lyngmyrhallen 3. Basishall bygges som en integrert del av barneskolen En normal kostnad for en basishall er ca 10 millioner for hallen og ca 2 millioner for utstyret. Det gis 4 millioner i tippemidler. I tillegg kommer eventuelt en nettokostnad på 1 million kr til garderobeanlegg. Dette vil bare være aktuelt hvis den legges som en integrert del av skolen, siden det finnes garderobeløsninger knyttet til de to andre lokalitetene. Det forutsettes i alle alternativene at turngruppa og andre interessenter fyller hallen på kveldstid. Utredningen vil derfor være knyttet til økonomi og bruk av hallene på dagtid. Tall som er brukt baserer seg på erfaringpriser fra norsk prisbok, erfaringstall på arealer fra andre tilsvarende skoler og tall hentet fra rom og funksjonsprogrammet. Tallene må anses som grove estimater, men gir allikevel en viss oversikt over kostnadene. Kartet viser de tre forskjellige lokalitetene på Mjåvann, Lyngmyrhallen og ny barneskole. 7
2. Sammendrag Det er utredet tre forskjellige plasseringer av en basishall i Tvedestrand. En plassering ved Mjåvann innebærer en lav bruksfrekvens av kommunale brukere, siden dette ligger langt vekk fra kommunale skoler, som er den mest aktuelle brukergruppen på dagtid. Hvis man hadde fått en betydelig medfinansiering fra Fylkeskommunen, som får sin videregående skole her, ville dette vært en aktuell plassering. Alt tyder imidlertid på at fylkeskommunen ikke ønsker å bidra vesentlig til en basishall, og dette vurderes derfor til å være den dårligste løsningen. Å kombinere basishallen med Lyngmyrhallen innebærer at man kan få høy aktivitet i anlegget på dagtid. En lokalisering her vil også innebære at man kan bruke eksisterende garderober i Lyngmyrhallen. Ulempen med plasseringen er at det er vanskelig å sambygge den med barneskolen. Det skyldes at grunnforholdene gjør dette kostbart. Det innebærer at man mister en del muligheter. Blant annet vil det være krevende å få hallen til å fungere som skolens storstue gjennom hele skoledagen. Dette gjør at man i liten grad kan redusere på kostnadene til fellesarealer i skolen. Ved å integrere basishallen i den nye barneskolen vil man oppnå mange positive effekter. I forhold til økonomi kan man redusere kostnader til et minimum, siden basishallen vil erstatte fellesarealer. En basishall vil bli en viktig positiv bidragsyter for hele skolen, inklusive SFO og avdelingen med spesielle behov. En basishall er stipulert til å koste 12 millioner inklusive utstyr. Av dette dekkes 4 millioner av tippemidler, slik at nettokostnaden blir 8 millioner. Ved Mjåvann og Lyngmyr-alternativene vil man ikke kunne redusere på fellesarealene i skolen. Med den integrerte løsningen vil man kunne redusere kostnadene til andre arealer med ca 4 millioner, men man må påregne kostnader på rundt en million til garderober. Dette gjør at kostnaden med denne løsningen blir ca 5 millioner. Den integrerte løsningen blir dermed ca 3 millioner billigere enn de to andre alternativene. En samlet konklusjon er derfor at man ut fra økonomiske hensyn og brukshensyn bør legge hallen som en integrert del av barneskolen. 8
3. Basishall som en del av utbyggingen på Mjåvann I den pågående utbyggingen av Mjåvann ligger basishall inne som et ønsket tiltak fra Tvedestrand kommune. Bakgrunnen for at det er kommet inn som et ønske fra kommunen sin side, er at basishall står som et tiltak i handlingsplanen for idrett og friluftsliv. Det er imidlertid ikke lagt inn penger i økonomiplanen til tiltaket. Basishallen er en del av grunnlaget for den pågående plan- og designkonkurransen for den videregående skolen. Hallen bør tas ut fra dette arbeidet hvis vi ønsker en annen lokalitet. I forhold til prosessen med den videregående skolen har kommunen gitt beskjed om at dette anlegget må vurderes tatt ut på grunn av at vi vurderer forskjellige alternativer. Ved en utbygging på Mjåvann kunne man ønske en medfinansiering fra Fylkeskommunen sin side. Foreløpig er det ikke forhandlet ferdig hvordan man skal fordele kostnadene mellom fylkeskommunen og kommunen. Det som er sagt flere ganger fra fylkeskommunen sin side er at de ikke har behov for basishall, og det er derfor liten grunn til å tro at de vil bidra med midler til investering og drift av basishall. I praksis innebærer det at en basishall på Mjåvann vil få liten bruk på dagtid. Konklusjon En plassering av basishall ved Mjåvann vil være en forholdsvis dyr løsning som i liten grad vil bli brukt på dagtid. Hallen vil derfor få en lav utnyttelse, noe som gir en høy driftskostnad for hver brukstime. Dette vurderes å være den dårligste løsningen for kommunen. 9
4. Basishall ved Lyngmyrhallen Lyngmyrhallen ligger sentralt til i forhold til ungdomsskolen og den planlagte barneskolen. Plassering av en basishall i tilknytning til Lyngmyrhallen gir derfor både ungdomsskolen og barneskolen god tilgang. En må derfor forvente en høy bruksfrekvens av skolene knyttet til en slik løsning. En fordel med en plassering sammen med Lyngmyrhallen er at man kan utnytte felles garderobeanlegg. En ulempe med å plassere basishallen sammen med Lyngmyr er at grunnforholdene rundt Lyngmyrhallen er krevende. Hvis Lyngmyrhallen og basishallen skal integreres med barneskolen vil barneskolen bli liggende i et område hvor grunnen er svært krevende å bygge på. Å bygge store deler av den nye barneskolen i områder hvor det kreves dyp peling, vil gi betydelige kostnader langt utover de fordelene en får ved å lokalisere det sammen med Lyngmyrhallen. Lyngmyrhallen Tennisbane Et alternativ er at basishallen kan bygges i fortsettelsen av Lyngmyrhallen, mens barneskolen blir liggende for seg selv. Basishallen kan da bygges der tennisbanene ligger i dag. Grunnforholdene her må da undersøkes nærmere siden dette er en gammel fylling. En kan også bygge hallen mellom Lyngmyrhallen og fotballbanen, men det vil være tungvint i forhold til plassering av garderobene som er på den andre siden av bygget. Her må det også sprenges ut ganske mye masser. I forhold til SFO og brukere med spesielle behov vil denne plasseringen gi et tilbud, men når hallen ikke er integrert i skolen vil det sannsynligvis være større behov for personalressurser når hallen skal brukes. Disse forholdene gjør at bruken av en basishall blir mindre smidig. 10
Konklusjon Plassering av basishall ved Lyngmyrhallen vil gi en høy bruk av hallen på dagtid. Ungdomsskolen og barneskolen vil være viktige brukere. I tillegg vil SFO og barn med spesielle behov få et tilbud. Løsningen innebærer imidlertid at det blir vanskelig å bygge hallen sammen med barneskolen, noe som innebærer at man mister mange synergieffekter. Hvis basishallen skal være skolens samlingspunkt vil en løsning der basishallen ligger som en satellitt i forhold til skolen fungere dårlig. I tillegg vil grunnforhold og kostnader med å tilpasse et nytt bygg til et gammelt bygg innebære at man samlet sannsynligvis får en høyere kostnad med en slik løsning enn ved å legge hallen integrert i barneskolen. 11
5. Basishall integrert i barneskolen En basishall integrert i barneskolen vil gi et anlegg sentralt plassert i sentrum av andre kommunale investeringer, på lik linje med å plassere hallen ved Lyngmyrhallen. Det er flere fordeler med å plassere basishallen sentralt i den nye barneskolen. Disse fordelene innebærer at denne plasseringen legger grunnlaget for en svært høy bruksfrekvens på arealene. 1. Hallen erstatter andre fellesarealer I en barneskole vil man normalt ha et stort samlingsrom hvor man kan samle en stor del av elevene til felles informasjon og undervisning. Dette arealet vil gjerne ha tilgang på lyd og lys, mulighet for å vise ting på skjerm, nærhet til musikkrom, SFO med mer. I nye barneskoler bygger man normalt samlingsrom hvor elever fra flere klasser kan samles samtidig. I tilsvarende skoler som er bygd andre steder varierer disse tallene mye. Noen skoler ønsker å kunne samle alle elevene, og har da bygd fellesrom på inntil 400 m 2. Det normale er at man ikke tar høyde for å samle alle elevene, og at man bygger amfier på ca 120-150 m 2, hvor man kan ta inn noen klassetrinn om gangen. Normale byggekostnader for en amfiløsning utgjør en kostnad på 3-4 millioner kr. Ved å bygge en basishall kan man erstatte disse arealene, og samtidig få en storstue for hele skolen, noe som vurderes å være en bedre løsning for skolen enn å ha en amfiløsning for bare deler av skolen. Ved å prioritere en basishall vil man sannsynligvis også kunne redusere noe på andre typer arealer. Det kan være arealer til SFO, felles arealer til inngangsparti siden man har en annen stor fellesløsning. Samlet sett antas det derfor at en basishall kan redusere andre kostnader med ca 4 millioner. En basishall vil få spillemidler som dekker 4 millioner, noe som medfører en nettokostnad på 8 millioner etter tilskudd. I og med at hallen erstatter behov for andre arealer til en verdi av 4 millioner utgjør nettokostnaden etter tilskudd og reduksjon i andre byggekostnader 4 millioner. En hall som ligger integrert i barneskolen vil i utgangspunktet ikke ha direkte tilgang til garderober. Det er garderober i Lyngmyrhallen, men dette kan ikke anses å være en ideell løsning. Spesielt vinterstid vil det være en ulempe å ikke ha egne garderober i tilknytning til en basishall. Det anbefales derfor at man i tillegg bygger ett sett med garderober. Netto kostnad for dette er stipulert til 1 million etter tilskudd. Ved å bygge basishallen ved Lyngmyrhallen vil man ikke kunne få den samme funksjonen som fellesarena. Innsparingen på ca 4 millionene som man reduserer kostnaden til fellesarealer vil oppveie kostnader med ekstra garderober. Samlet sett vil en basishall med garderober integrert i barneskolen medføre en antatt ekstra kostnad på ca 5 millioner utover en skole uten basishall og med et lite felles samlingsrom. 12
2. SFO Hvis man plasserer basishallen midt i skolen vil SFO være en naturlig bruker av hallen i den perioden der det er aktivitet på SFO. Med en forholdsvis åpen løsning mot SFO vil man slippe å ha ekstra personell som må være med når basishallen skal brukes, slik en eventuelt må hvis basishallen bygges som en satellitt. Basishallen vil gi en stor aktivitetsflate som kan brukes hele året, og hallen innbyr til variert lek med differensierte utfordringer. Dette vil gi SFO store muligheter til å skape en god ramme rundt sine aktiviteter. 3. Spesialpedagogisk avdeling En basishall vil være et spennende tilbud til barn med spesielle behov. Eksempelvis vil skumgroper, trampoliner nedfelt i gulvet og en stor myk frittstående-matte gi disse barna store muligheter til å bevege seg i miljøer de ikke har tilbud om i dag. Elevene i denne gruppen har store individuelle forskjeller, og en basishall vil gi muligheter for stor variasjon som kan tilpasses den enkelte. For denne gruppen vil det være et godt alternativ med en tilsvarende hall ved Lyngmyr, men for mange av elevene vil det være en fordel å ha basishallen som en integrert løsning siden flytting av elevene krever ekstra ressursbruk. 4. Pedagogiske føringer I de pedagogiske føringene for den nye skolen ligger det inne at man har et sterkt ønske om en ny basishall integrert i skolen. Skolen har i lang tid samarbeidet med fysioterapeutene i kommunen om å lage opplegg som gir god motorisk utvikling. Dette innebærer at man har brukt mye trening på matter, ribbevegger, tauer med mer, mens man i mindre grad har brukt ballspill. Dette gjelder spesielt på de tidlige klassetrinnene. Det er en målsetning at alle skal få en god motorisk utvikling de første årene, og en basishall er skapt for basistrening som gir muligheter for en variert trening med mange spennende elementer. Hva kreves for at en basishall kan fungere som samlingsplass Definisjonen på en basishall er at man har fast oppmonterte apparater. Noen apparater må ha tilsyn ved bruk. Dette innebærer at det må være løsninger som gjør at man kan heve og senke vegger, slik at apparater som krever tilsyn bare er tilgjengelig når man har godkjent personell tilstede. Det forutsettes at lærere og SFO-personell får nødvendig opplæring. Dette gjør imidlertid at man ikke kan legge til grunn at hele hallen kan brukes ved skolesamlinger etc. Vi har god dialog med Norges Gymnastikk og Turnforbund, og hvis vi skal jobbe videre med basishall i skolen må vi se på hvor store arealer som bindes opp i fastmonterte apparater, og hvor stor del som skal være tilgjengelig gjennom hele skoledagen uten tilsyn. Siden dette blir en del av skolearealet vil det være naturlig å tilpasse hallen til skolens behov, slik at man får store åpne områder for samlinger med mer. 13
Konklusjon En basishall inkludert i barneskolen gir en svært høy bruk av arealene. I forhold til økonomi vil en basishall plassert i en ny barneskole være den klart beste løsningen. Barneskolen har et sterkt ønske om å få basishallen inn som en integrert løsning, siden dette vil gi grunnlag for spennende og varierte gymtimer, SFO-tilbud og ikke minst som tilbud til avdelingen med spesielle behov. Det er derfor denne løsningen som gir grunnlag for den høyeste bruken og laveste investeringen. 14
Tvedestrand kommune Saksframlegg Arkivsak: 2015/369-20 Arkiv: 668 Saksbeh: Øyvind Johannesen Dato: 09.10.2016 Utv.saksnr Utvalg Møtedato 38/16 Livsløpskomite 18.10.2016 Kommunestyre Videreføring av felles satsning på ehelse og velferdsteknologi i Østre Agder - Omgjøring av stilling som koordinator for ehelse og velferdsteknologi fra midlertidig til fast Rådmannens forslag til vedtak Tvedestrand kommunestyre godkjenner i tråd med anbefalinger i Strategisk rammeplan for ehelse og velferdsteknologi, vedtatt i styret for Østre Agder den 11.12.15, å videreføre satsningen innenfor ehelse og velferdsteknologi når prosjektperioden utløper den 30.09.17. Kommunestyret godkjenner at kommunen går sammen med de andre kommunene i Østre Agder om å finansiere en 100 % fast stilling som felles koordinator for ehelse og velferdsteknologi basert på bidrag etter innbyggertallet fra 01.10.17. Risør kommune er vertskommune for stillingen og har ansvaret for å utarbeide en vertskommuneavtale. Rådmannen får fullmakt til å skrive under avtalen på vegne av kommunen. Kommunestyret legger til grunn at Østre Agder skal ha et særlig ansvar for kompetansehevende tiltak vedrørende ehelse og velferdsteknologi overfor ledere og medarbeidere i de 8 deltakende kommunene. Bakgrunn for saken Styret for Østre Agder fikk i 2014 tilslutning fra medlemskommunene om etablere et utviklingsprosjekt for å sikre at alle kommunene i Østre Agder samordnet sin innsats, og styrket kompetansen for å videreutvikle satsingen på velferdsteknologiske og telemedisinske løsninger. I prosjektet ble det tilsatt en medarbeider i 100 % prosjektstilling i tre år. Stillingen er finansiert av fondsmidler. Styret i Østre Agder vedtok samtidig at Risør kommune skulle være vertskommune for utviklingsprosjektet. Problemstilling Oppfølging av Strategisk rammeplan for ehelse og velferdsteknologi for alle kommunene i Østre Agder. Skal stillingen som felles koordinator for ehelse og velferdsteknologi i Østre Agder videreføres som en fast stilling og utgiftene fordeles etter innbyggertallet fra 01.10.17? 15
Faglige merknader/historikk Utfordringsbildet Kommunene i Østre Agder står på terskelen til en stor utfordring med økende demografikostnader fra nåtid og fram mot 2030 2040. Flere eldre innbyggere vil etterspørre mer behandling, pleie og omsorg. Det vil medføre betydelig press på kommunale budsjetter og tjenester. Det er derfor avgjørende at kommunene i Østre Agder evner å ta i bruk det mulighetsrommet ehelse, velferdsteknologi og andre digitale løsninger gir i forhold til effektivisering og kvalitetsutvikling av tjenesteproduksjonen, samt administrasjon av tjenestene. Dette forutsetter god ledelse, evne til å iverksette tjenesteinnovasjon med bl.a. mer fokus på kvalitets- og kompetanseutvikling. Mulighetsrommet E-helse og velferdsteknologi er et bredt og omfattende satsningsområde på hele Agder, herunder kommunesamarbeidet i Østre Agder. Innføring av velferdsteknologi gir et stort mulighetsrom for kommunene ved å ta i bruk ulike typer trygghetsteknologi individuelt tilpasset. Velferdsteknologi i hele sin bredde vil bidra til en mer bærekraftig helse og omsorgstjeneste i kommunehelsetjenesten. Å ta denne teknologien i bruk på en systematisk måte med bredest mulig tilnærming byr også på store utfordringer knyttet til planlegging, innkjøp og innføring av ulike typer trygghetsteknologi. Hele satsingen på feltet krever samarbeid mellom mange kommuner for å løse utfordringer i forhold bygging av IKT arkitektur, robuste innkjøpsavtaler, utvikle standardiserte løsninger, økonomi, og organisering. Arbeidet med standardiseringer og såkalt ikt-arkitektur skjer gjennom statlig satsning hvor det nyetablerte Direktorat for e-helse vil påta seg en rolle som premissleverandør. Kommunene har imidlertid et selvstendig ansvar for å beskrive behov, realisere strategier, påvirke beslutningstakere, og sørge for gradvis innføring av ehelse og velferdsteknologiske løsninger i egen virksomhet. Felles satsing i Østre Agder fra 2013 Alle kommunene i Østre Agder vedtok i mars 2013 å igangsette en felles satsing på området. Høsten 2013 ble kommunesamarbeidet i Østre Agder medlem av et nasjonalt program for ehelse og velferdsteknologi, og tildelt ansvar for prosjektet «Nattilsyn med teknologistøtte». Fra 2013 og fram til i dag har kommunene i Østre Agder fått tildelt 5,9 millioner i statlige prosjektmidler hvor Arendal, Grimstad, Risør og Tvedestrand har vært utprøvingskommuner. Høsten 2014 ble Erlend K. Faanes ansatt i prosjektstilling som koordinator for ehelse og velferdsteknologi (begynte 06.10.2014). Engasjementet utløper 30.09.2017. Det er opprettet et eget fagutvalg for e-helse og velferdsteknologi i kommunesamarbeidet, og koordinator for ehelse og velferdsteknologi er saksutreder og sekretær for utvalget. Det foreligger en evaluering av stillingen utført av fagutvalget og helse og omsorgslederforum i Østre Agder. Et resultat av den innsatsen som er igangsatt fra 2013 er at kommunene i Østre Agder har en mer samordnet og helhetlig satsing på feltet, med økt fokus på tjenesteinnovasjon og etablering av flere utviklingsprosjekter. 16
Strategisk rammeplan For å sikre felles virkelighetsforståelse om utfordringsbildet innenfor feltet, og sikre et felles målbilde, satsing og prioritering har utviklingsprosjektet utarbeidet et strategisk rammeplan for velferdsteknologi i Østre Agder, med en årlig rullering av en tiltaksplan. Planen ble vedtatt i styret for Østre Agder 11.12.2015. Formålet med rammeplanen er å sikre at kommunene i Østre Agder har en felles strategi og forståelse for hvordan kommunesamarbeidet samlet møter fremtidens utfordringer innenfor e- helse og velferdsteknologi. Den strategiske rammeplanen lanserer djerve mål: «Østre Agder skal være blant de fremste kommunesamarbeidene på innovativ tjenesteutvikling gjennom systematisk bruk av velferdsteknologi i helse- og omsorgstjenestene.» «Planen skal bidra til innovativ og effektiv utvikling av helse- og omsorgstjenestene i Østre Agder og stimulere til å opprettholde/bedre kvaliteten og begrense utgiftsveksten i sektoren.» «Kommunesamarbeidet Østre Agder skal styrke kunnskap om innovasjon og utvikle en innovasjonskultur. Det skal gi prosjektledere- og medarbeidere handlingsrom for å tenke innovativt, søke kunnskap i andres erfaringer og implementere kvalitativt gode og effektive velferdsteknologiske løsninger. Østre Agder skal følge opp nasjonale føringer på velferdsteknologiområdet. «Med utgangspunkt i strategisk rammeplan for Østre Agder har Tvedestrand kommune utviklet egen strategisk rammeplan for ehelse og velferdsteknologi, vedtatt av kommunestyret den 15.03.16, sak nr. 34/16. Østre Agder som nasjonal utviklingsaktør Som nevnt ble Østre Agder høsten 2013 med i det nasjonale program for ehelse og velferdsteknolog, med ansvar for utprøving av nattilsyn med teknologistøtte. Prosjektet pågår fortsatt. I 2015 ble Østre Agder med Grimstad som vertskommune tildelt prosjektet Agder Living Lab. Østre Agder deltar for tiden i følgende prosjekter: Felles anskaffelse av trygghetsteknologi på Agder Utredning og etablering av responssentertjenester Agder, herunder prosjektet M4ALMO, som utreder fremtidige løsninger knytte til alarmmottak TELMA/3P som utreder såkalt avstandsbehandling med bruk av telemedisin Agder Living Lab utprøving av ulike trygghetsteknologiske løsninger med høyt brukerfokus og følgeforskning. Organisering med en interkommunalt regional struktur Utvikling av ehelse og velferdsteknologi krever høy kompetanse, lederkraft og robuste enheter som bl.a. kan utvikle høy «bestillerkompetanse». Østre Agder har hatt en sentral rolle i planleggingen av etableringen av en interkommunal struktur og organisering hvor alle kommunene på Agder deltar. I januar 2016 ble derfor Regional koordineringsgruppe på Agder (RKG) etablert. RKG er et interkommunalt ledernettverk som består av alle kommunene i Agder. Aase Synnøve Hobbesland, kommunalsjef i Risør kommune, er leder av RKG. 17
Gjennom arbeidet i RKG samarbeider kommunene med å samordne satsingen på felles anskaffelse (innkjøpsprosesser) og utprøving av en felles responstjeneste gjennom et felles responssenter. Kristiansand kommune er vertskommune for oppdraget. Samarbeidet har fått tildelt midler fra nasjonale myndigheter, og i full utvikling gjennom igangsatt prosjektarbeid. Rådmennenes vurdering Rådmennene i Østre Agder legger til grunn for sin anbefaling at kommunene i Østre Agder gjennom felles satsing fra 2013 og fram tid i dag har igangsatt helt nødvendige felles innovasjonsprosjekter innenfor ehelse og velferdsteknologi. Samtidig med utprøving av ulike prosjekter har satsingen bidratt til at alle kommunene i Østre Agder (og på Agder) er i ferd med å bygge en felles satsing som gir økt innovasjonskraft, og som sikrer at kommunene selv blir premissleverandør i forhold til definere egne framtidige behov innenfor feltet. Gevinstrealisering i eksisterende prosjekter kan allerede dokumenteres. Helse og omsorgstjenestene i flere av kommunene har fått økonomiske- og personalmessige ressurser til å strekke lengre, og derved klart å redusere omfanget av bemanningsøkning. Arbeidet med å innføre velferdsteknologiske løsninger er komplekst og krevende både teknologisk og organisatorisk. Fagfeltet krever derfor dyktige medarbeidere og godt lederskap. Vår felles satsning gir grunnlag for anbefalinger i forhold til valg av løsninger og samordnede avtaleinngåelser. En felles koordinatorstillingen er en viktig forutsetning for denne videre felles satsingen på ehelse og velferdsteknologi. For å kunne muliggjøre Østre Agders ressurskrevende deltakelse og involvering i et hurtigvoksende fagfelt er det behov for å ha en felles koordinatorstilling med følgende hovedoppgaver: - faglig rådgiver og støtte overfor ledere og prosjektledere i alle kommunene - være rådgiver i prosjekter og prosesser i den enkelte kommune - koordinere samarbeidsprosjekter mellom kommunene i Østre Agder - representere Østre Agder i Agder-samarbeidet og på nasjonale arenaer. Rådmennene i Østre Agder anbefaler styret å videreføre satsningen på ehelse -og velferdsteknologi ved å omgjøre midlertidig stilling (engasjement) som koordinator til en fast stilling når prosjektperioden utløper 30.september 2017. Styret for Østre Agder skal behandle denne saken i møte den 21.oktober 2016. Omgjøringen av stillingen til fast må behandles politisk i alle kommunene. Rådmennene anbefaler at de beskrevne arbeidsoppgavene for stillingen som koordinator for ehelse - og velferdsteknologi legges til grunn for videreføringen. Nåværende innehaver av midlertidige stilling tilbys fast stilling når den omgjøres, begrunnet i opparbeidet kompetanse og spisset formalkompetanse som er tilpasset stillingen. Risør kommune er villig til å påta seg ansvaret som vertskommune også for den videre satsningen på feltet. Finansiering Ved omgjøring fra fondsfinansiert midlertidig stilling til fast stilling anbefales at finansieringen sikres gjennom faste bidrag fra medlemskommunene basert på utgiftsfordeling etter innbyggertall. I vedlegg redegjøres det for finansiering med fordeling for første fulle driftsår, men med forbehold om endringer i folketall fram til 1/1-2017. Effekten for kommunene i 2017 anslås til å bli ¼ av helårseffekt. 18
Til grunn for satsningen legges en budsjettramme for 2018 på kr.1.100.000 som skal dekke lønn og sosial utgifter, utgiftsdekning, samt midler til mindre fellesprosjekt og utredninger. I vedlegget følger også et overslag over kommunenes forpliktelser ved en videre satsing på feltet. For Tvedestrand kommune medfører en videreføring av satsningen en årlig utgift på om lag kr. 72.000,- fra 2018. I 2017 blir utgiften på kr. 18.000,-. Alternative løsninger og konsekvenser Kommunestyret kan velge å hoppe av den felles satsingen på ehelse og velferdsteknologi i regi av Østre Agder ved ikke å godkjenne en videreføring av felles, fast, koordinatorstilling fra 01.10.17. Konsekvensene vil kunne være at kommunen ikke får gjennomført de tiltakene som er vedtatt i egen strategisk rammeplan for ehelse og velferdsteknologi. Konklusjon Rådmannen anbefaler at kommunestyre vedtar videreføring av felles satsing på ehelse og velferdsteknologi i Østre Agder med deltagelse i finansering av en 100 % fast stilling som felles koordinator fra 01.10.17. Utgiftene fordeles etter innbyggertall mellom kommunene. Tvedestrand, 09.10.2016 Rådmannen Vedlegg 1 Evaluering av stillingen som ehelse og velferdsteknologi koordinator 19
Evaluering av stillingen «e-helse og velferdsteknologi koordinator» Dato: 26.05.16 e-helse og velferdsteknologi koordinator Østre Agder har siden høsten 2013 hatt velferdsteknologi som et felles prioritetsområde innen helseog omsorg og er aktivt med på satsningen, både nasjonalt og regionalt. Gjennom opprettelsen av fagutvalget for e-helse og velferdsteknologi og tilsetning av e-helse og velferdsteknologi koordinator, har Østre Agder lagt grunnsteinen for videre satsning innenfor området i årene som kommer. Østre Agders ambisjon er at: «Østre Agder skal være blant de fremste kommunesamarbeidene på innovativ tjenesteutvikling gjennom systematisk bruk av velferdsteknologi i helse- og omsorgstjenestene. Til grunn for satsningen ligger innbyggernes individuelle behov og potensialet for gevinster knyttet til kvalitet i tjenesten og god ressursutnyttelse». Stillingen som e-helse og velferdsteknologi koordinator og vertskommuneansvaret for stillingen ble tildelt Risør kommune i 2014. Opprettelsen av stillingen ble vedtatt i Bystyret i Risør 24.10.2013 med følgende vedtak: Risør kommune slutter seg til forslaget om å opprette en prosjektstilling innenfor e-helse og velferdsteknologi innenfor kommunesamarbeidet i Østre Agder. Prosjektperioden er fra 01.01.2014 og foreløpig ut 2015. Stillingen finansieres gjennom det ordinære budsjettet for kommunesamarbeidet i Østre Agder. Risør kommune stiller seg bak en søknad til Fylkesmannen om skjønnsmidler til delvis dekning av utgifter knyttet til felles innsats på feltet e-helse og velferdsteknologi i regi av Østre Agder. Slik er i tillegg Rådmannen i Risør sitt vedtak formulert (øverste del). Erlend Kydland fikk tilbud om stillingen i september 2014 og aksepterte ansettelsesvilkårene 01.10.2014 og formelt ansatt 06.10.2014. Arbeidet som e-helse og velferdsteknologi koordinator samsvarer med Østre Agders prioritetsområder i virksomhetsplanen; «e-helse og velferdsteknologi». Status siden 2014: Siden tilsetting av e-helse og velferdsteknologi koordinator høsten 2014 har arbeidet i stor grad bidratt til en modningsprosess innenfor satsningsområdet i regionen. Mye av arbeidet som ble gjort innenfor feltet ble i fasen før tilsetting av e-helse og velferdsteknologi koordinator igangsatt på eget initiativ og drevet av enkeltkommuner. I etterkant av tilsetting og etablering av fagutvalg for e-helse og velferdsteknologi har denne satsningen fått et mer helhetlig preg, økt fokus på felles tjenesteinnovasjon og en bedre dynamikk i Østre Agder. Fagutvalget for e-helse og velferdsteknologi i Østre Agder ble etablert i 2013 med et overordnet mål om at det skal bidra til at Østre Agders medlemskommuner i fellesskap utnytter de mulighetene som ligger i bruken av ny teknologi (velferdsteknologi) i helse- og omsorgssektoren med sikte på å bidra til 20
nyskaping, utvikling og gevinstrealisering i sektoren. Fagutvalget består av en fagmedarbeider fra hver av de åtte medlemskommunene, samt representanter fra ikt sammenslutningene i regionen og på sikt en representant fra brukerorganisasjonene. Fagutvalget er organisert som et underutvalg av Helse- og omsorgslederforum (HLF) i Østre Agder. For å ivareta gjennomgående representasjon i utvalgene, er HLF representert med samhandlingskoordinator på fagutvalgets møter og aktiviteter. Fagutvalget for e-helse og velferdsteknologi fikk sitt endelige mandat våren 2015. Siden etableringen av fagutvalget, som i startfasen opererte på interesse og engasjement, har medlemskommunene forstått betydningen av deres representasjon i fagutvalget for e-helse og velferdsteknologi. Utvalget har nå fått et tydelig mandat, gjennomgående representasjon fra HLF og en tungt forankret strategiplan å arbeide ut i fra. For å kunne styrke innovasjonsarbeidet i Østre Agder, vedtok Styret 13. mars 2015 arbeidet med å utarbeide en Strategisk rammeplan for velferdsteknologi. Formålet med rammeplanen er å sikre at kommunene i Østre Agder har en felles strategi og forståelse for hvordan sammenslutningen møter fremtidens utfordringer innenfor e-helse og velferdsteknologi og sikrer en felles satsning innenfor helse-, omsorg- og levekårsfeltet. Det ble i tillegg formulert en tiltaksplan(tiltaksplan velferdsteknologi 2016-2017) som viser hvilke tiltak regionen i fellesskap skal prioritere. Denne skal rulleres årlig og legges frem til behandling i Østre Agders Helse- og omsorgslederforum med sikte på at det skal kunne anbefale satsninger på velferdsteknologifeltet før rådmennenes budsjettseminar. Strategi- og tiltaksplanen ble vedtatt i Østre Agders styre 11. desember 2015. I tillegg til arbeidet med utarbeidelse av strategiplan og tiltaksplan, har en rekke prosesser og prosjekter blitt iverksatt i Østre Agder og på Agdernivå siden oppstart av prosjektet høst 2014: Felles anskaffelse av trygghetsteknologi og utredningen av responssentertjenester Agder IKT pluss/3p Agder LivingLAB SAMVEIS kommuner Nasjonal arbeidsgruppe responssenter Regional Koordineringsgruppe e-helse og velferdsteknologi + arbeidsutvalg (etablert 13.januar 2016) Etablering av et IKT nettverk mellom de ti IKT miljøene på Agder Østre Agder har siden vår 2015 vært aktivt med og involvert seg i samtlige av overnevnte prosesser og prosjekter. Dette er komplekst og tungt arbeid som er viktig for å kunne dra regionen i fellesskap inn i bedre og mer fremtidsrettede helsetjenester. Utfordringer Stillingen som e-helse og velferdsteknologi koordinator innebærer i stor grad et arbeid som strekker seg i hele Østre Agder, men det ligger også et ansvar i å arbeide i fellesskap med de andre kommuneregionene på Agder. Dette er omfattende arbeid og krever tillitt og tydelige kommunikasjonslinjer for å kunne fungere optimalt. I interkommunale samarbeid er kommunikasjon et sentralt element i hvordan arbeidet utføres. Mye av kommunikasjonen i Østre Agder har gått gjennom etablerte fagforum, som «fagutvalg for e-helse og velferdsteknologi. Fagutvalget for e-helse 21
og velferdsteknologi har i perioden fra ansettelse av koordinator fått et tydelig mandat og strategiplan med medfølgende tiltaksplan å forholde seg til og arbeide ut i fra. Utvalget har også brukt noe tid på å forstå sin rolle og funksjon i regionen. Dette var en nyopprettet stilling i 2014, noe som betyr at vedkommende som innehar stillingen og kommunene rundt ikke har hatt noen erfaring med denne type funksjon i et interkommunalt samarbeid, noe som vil si at bruk og nytte av stillingen ikke synliggjøres før Østre Agder modnes. Vurdering Endringer i demografi, mindre tilgang på helsepersonell og et økende press på kommunale budsjetter og tjenester krever nye tiltak og innovasjon. For å kunne muliggjøre dette kreves det god ledelse, tjenesteinnovasjon, kvalitets- og kompetanseutvikling og en innovasjonskultur for å sikre et godt og bærekraftig helse- og velferdstilbud for innbyggerne i fremtiden. E-helse og velferdsteknologi er et bredt og omfattende satsningsområde i Østre Agder og i Agder som helhet. Innføring av velferdsteknologi og tankesettet rundt kan gi kommunene utfordringer. Noen av utfordringene er blant annet knyttet til IKT, infrastruktur, standardisering, økonomi, organisering av tjenestetilbud med mer. Arbeid innenfor e-helse og velferdsteknologi er komplekst og krevende arbeid som krever dyktige medarbeidere og god ledelse. For å kunne muliggjøre Østre Agders tette deltakelse og involvering i et hurtigvoksende fagfelt, er det derfor behov for å ha en sentral stilling som arbeider både interkommunalt og interregionalt, og som i tillegg til dette deltar aktivt i ulike forum (bl.a. akademiske forum) og som er regionens representant utad. Stillingen «e-helse og velferdsteknologi koordinator» har også en sentral rolle i forhold til regionens arbeid med forankringsprosesser, strategiutredninger og skal operere som en ressursperson i Østre Agder. E-helse og velferdsteknologi koordinator er regionens representant i «regional koordineringsgruppe e-helse og velferdsteknologi (AU)» og «OSS fagutvalg for e-helse og velferdsteknologi». Koordinator er i tillegg plassert i prosjektgruppen for prosjektet «Nattilsyn med teknologistøtte» i Østre Agder og «Agder Living Lab» og «Responstjeneste og felles anskaffelse av trygghets- og varslingsteknologi» i Agder. Vertskommuneansvar: Risør kommune har per dags dato vertskommuneansvaret for e-helse og velferdsteknologi koordinator stillingen. Risør kommune har sagt seg villig til å fortsette som vertskommune og kan ta stillingen inn i ordinær drift. Forslag til innstilling fra fagutvalget 07.06.16 Fagutvalget for e-helse og velferdsteknologi i Østre Agder anbefales at stillingen «e-helse og velferdsteknologi koordinator» opprettholdes etter endt prosjektslutt datert oktober 2017. Bakgrunnen for dette ligger blant annet i Østre Agders modningsprosess, etablerte samarbeidsstrukturer og gevinstene en slik stilling gir til regionen innenfor feltet e-helse og velferdsteknologi. 22
PS 39/16 Referat- og drøftingssaker 23