Møteinnkalling Utvalg: Gausel menighetsråd Møtested: Gausel kirke Møtedato/ -tid: 31. august 2016 kl 19.30 Medlemmer i MR: Fredrik Sønstabø, Karen Faa, Arne Sindre Gilje, Malin Tveterås, Beth Bakkane Erfjord, Lilian Stokkeland, Thomas Hetland, Ann Eilin Skretting og Øyvind Tjelle Varamedlemmer i MR: Tor Eriksen, Egil Dankel, Harald Figved, Linn Katrine Høie, Inge Magnar Halsne Andre: Saker til behandling: 38/ 16 45/ 16 INNKALLING TIL MØTE I GAUSEL MENIGHETSRÅD Dato Deres ref Sid Journal Arkiv Saksbehandler 24.08.2016 Olaug Mestad Slettbakk, 51 81 06 33 Saksliste: 38/16 Godkjenning av innkalling og saksliste 39/16 Godkjenning av protokoll fra møte den 16. juni 2016 40/16 Evaluering og refleksjoner av MR sitt arbeid så langt i 2016 41/16 Menighetsfest 2017 42/16 Personalsak 43/16 Vigsling av diakon 3. oktober 2016 44/16 Orienteringssaker 45/16 Eventuelt 1.varamedlem møter. De andre varamedlemmene møter etter nærmere avtale. Forfall meldes Olaug på 51 81 06 33/ 936 59 296 eller på mail: olaug.mestad.slettbakk@stavanger.kommune.no Møtevert: Ann Eilin Skretting FREDRIK SØNSTADBØ LEDER OLAUG MESTAD SLETTBAK DAGLIG LEDER Adresse Heddeveien 141 Postboks 201 4001 Stavanger Telefon 51 84 04 00 Telefax 51 81 06 31 Org.nr NO 976 993 330 Bankkonto 3201.32.71673 E-post kirken@stavanger.kommune.no Web www.kirken.stavanger.no
Sak nr 38/ 16 Godkjenning av innkalling og saksliste Innkalling og saksliste godkjennes. Saken gjelder: Godkjenning av møtet. Bakgrunn for saken: Innkalling og saksliste skal godkjennes i møtet. Her skal også saker til eventuelt meldes. Sak nr 39/ 16 Godkjenning av protokoll fra 16.06.2016 Møteprotokoll fra møte i menighetsrådet 16.06.2016 godkjennes. Saken gjelder: Godkjenning av møtebok fra forrige møte. Bakgrunn for saken: Menighetsrådsprotokoll skal godkjennes i møtet. Vedlegg: Møteprotokoll fra møte i menighetsrådet 16.06.2016 2
Den norske kirke Gausel menighet Møteprotokoll Gausel menighetsråd Dato Sid Journal Arkiv Saksbehandler 21.04.2016 16/202-7 664/16 012.1 Eli Thorset Våge, 51 81 06 33 Møtested: Gausel bydelshus Møtedato: 16.06.2016 Tid: Kl 20.00 Møtevert: Malin Tveterås Tilstede på møte: Varamedlemmer: Forfall: Andre: Fra adm.(evt. andre): Eli Thorset Våge Innkalling: Sendt på mail 10.06 Merknader: Behandlede saker: 27-37 / 2016 Saksliste Fredrik Sønstabø, Lilian Stokkeland, Thomas Hetland, Malin Tveterås, Beth Bakkane Erfjord, Ann Eilin Skretting, Øyvind Tjelle, Karen Faa kom til sak 30. Tor Eriksen Arne Sindre Gilje og Egil Dankel Kantor Ernst Th. Monsen og kirketjener/vaktmester Torbjørn Johannessen sak 27 29 / 2016 Saksnr. Tittel 27/16 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKSLISTE 28/16 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA 20.04.2016 29/16 BESØK AV KANTOR OG VAKTMESTER/KIRKETJENER 30/16 MØTEDAGER HØSTEN 2016 31/16 GODKJENNING AV MENIGHETENS REGNSKAP 2015 OG DISPONERING AV ÅRETS RESULTAT 32/16 UTVALGSSTRUKT 33/16 STRATEGI GAUSEL MENIGHET 2015-2018 34/16 SØKNAD OM STØTTE TIL ASYLSØKER 35/16 REFERATSAKER 36/16 ORIENTERINGSSAKER 37/16 EVENTUELT Vi bekrefter med våre underskrifter at møtebokens blad er ført i samsvar med det som ble bestemt på møtet. Fredrik Sønstabø Leder Eli Thorset Våge Daglig leder 3
27/16 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKSLISTE Innkalling og saksliste godkjennes. Saksfremlegg fra administrasjonen. Innkalling og saksliste godkjennes. 28/16 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA 20.04.2016 Møteprotokoll fra møte i menighetsrådet 20.04.2016 godkjennes. Saksfremlegg fra administrasjonen. Møteprotokoll fra møte i menighetsrådet 20.04.2016 godkjennes. En kommentar til sak 21, dugnaden ble flyttet til 6. juni. 29/16 BESØK AV KANTOR OG VAKTMESTER/KIRKETJENER Drøftingssak. Ernst fortalte fra sitt arbeid som organist i 50 % stilling, som består av gudstjenestearbeid, kordirigering, konserter, skoleopplegg, stabsmøter. Forskjellige typer gudstjenester med musikere (Solidaritetsmessen og Jazzmesen) er ekstra inspirerende. Der søker vi midler fra Fellesrådet v/kirkekulturell myldring. Ny gudstjenesteordning med liturgiske ledd er også kjekt. Ernst er opptatt av at gudstjenesten er mer enn ord og tekst og ønsker å uttrykke det gjennom musikken. Han trives godt i Gausel og opplever at han får være seg selv og utfolde seg. Han får gode tilbakemelding. Torbjørn fortalte fra sitt arbeid som vaktmester/kirketjener i 50 % stilling. Han har ansvar for daglig drift, ettersyn, vedlikehold av kirken. Egenkontroll av kirken, inventar og teknisk anlegg. Han er brannvernleder og ansvarlig for gjennomføring av opplæring, brannøvelse, føring av brannbok. Vedlikehold av utearealet. Han er kirketjener hver 3. søndag og under begravelser. Torbjørn er engasjert og liker jobben sin god. Hvis noen har oppgaver som de vil han skal utføre, ønsker han at det skrive i vaktmesterboken som ligger i hans posthylle på møterommet. Til orientering. 4
30/16 MØTEDAGER HØSTEN 2016 Forslag til møtedager i menighetsrådet 7.9 5.10 9.11 7.12. Alle møtene begynner kl 19.30. Innspill på årsmøte. Møtedager for menighetsrådet ble bestemt til 31.8-5.10 2.11 7.12. Alle møtene begynner kl 19.30. Møteverter: 31.8 Ann Eilin, 5.10 Beth, 2.11 Tor, 7.12 Karen. 31/16 GODKJENNING AV MENIGHETENS REGNSKAP 2015 OG DISPONERING AV ÅRETS RESULTAT 1. De fremlagte årsregnskap godkjennes. 2. Det fremlagte forslag til disponering av underskuddet godkjennes. Saksfremlegg fra administrasjonen. Det fremlagte årsregnskap godkjennes. Det fremlagte forslag til disponering av underskuddet godkjennes. 32/16 UTVALGSSTRUKT Drøftingssak. Saksfremlegg fra administrasjonen. Vi hadde en gjennomgang av utvalgsstrukturen. Gudstjeneste, musikk og kultur nedsettes. Det jobbes med å spørre folk om å være med i utvalget. Neste utvalg som prioriteres er Diakoniutvalget. Drøftingssak. 33/16 STRATEGI GAUSEL MENIGHET 2015-2018 Fremlagte strategidokument vedtas. 5
Saksfremlegg fra administrasjonen. Strategidokumentet vedtas i nåværende utgave med en tilleggssak under Råd og utvalg, 6.7 Gudstjenesteutvalg. 34/16 SØKNAD OM STØTTE TIL ASYLSØKER Menighetsrådet vedtar å støtte asylsøker med månedskort/reisepenger kr 700 ut året 2016. Saksfremlegg fra administrasjonen. Menighetsrådet vedtar å støtte asylsøker med månedskort/reisepenger kr 700 ut året 2016. 35/16 REFERATSAKER De fremlagte referatsakene tas til orientering. Referat fra misjonsutvalgets møte 10.05.2016 Det fremlagte referat tas til orientering. 36/16 ORIENTERINGSSAKER De fremlagte sakene tas til orientering. 36.1 Regnskapsrapport, tertial (30.4), se vedlegg 1 36.2 Gudstjenestemandat, se vedlegg 2 36.3 Aktivitetsdagen på Hinna stadion lørdag 10.9 forslag: Beth, Malin og Arne Sindre 36.4 Frivillighetstorget i byen lørdag 27.8 forslag: Lilian og Fredrik 36.5 Årshjul høst 2016, se eget vedlegg 36.6 Bless, orientering på møte 36.7 Nytt fra virksomheten, orientering på møte. 36.1 Regnskapsrapport tas til orientering. 36.2 Gudstjenestemandatet tas til orientering. 36.3 Aktivitetsdagen på Hinna stadion lørdag 10.9 Beth og Malin bekrefter at de kan være med. 36.4 Frivillighetstorget i byen lørdag 27.8 Lilian bekrefter at hun kan være med. 36.5 Årshjul høst 2016 tas til orientering. 36.6 Bless oppløses fra 01.09.16. Ole må takkes av. Fredrik tar ansvar. 36.7 Ny daglig leder er tilsatt, Olaug Mestad Slettbakk, hun begynner 8.august. Menighetspedagog Rut Terese K. Fjeld er tilsatt i fast stilling fra 3. august. 6
Slik saken står i dag må det tilsettes en ungdomsarbeider (vikar) til høsten. 37/16 EVENTUELT Behandlet: - Karen oppfordrer MR til å drive PR for menighetsweekend og selv være med. - Kick off gudstjenesten 21.8 kjekt hvis hele MR blir med og stiller med kake? Ann Eilin baker. - Info fra fellesrådet Kirken i Stavanger mot 2020. - Menighetsfesten komiteen ber om økonomisk ryggrad, de legger fram et budsjett for MR. 7
Sak nr 40/ 16 Evaluering og refleksjoner av MR sitt arbeid så lang i 2016 Forslag til vedtak Menighetsrådet tar saken til etteretning. Saken gjelder Evaluere arbeidet i MR Bakgrunn for saken Se om det er grunnlag for å gjøre endringer i måten vi avholder menighetsrådsmøte. Vurdering Saker som er tatt opp i løpet av 2016: Undervisning i menigheten Årsrapport 2015 Givertjeneste Menighetsfesten 2017 Søknad om offer til fellestjenester ved bispedømmeråd Besøk av kirkevergen Handlings og økonomiplan 2017 2020 Utvalgsstruktur Trosopplæring Diakoni i menigheten Tilbakemelding fra årsmøte Vikarprest 18.9 og 25.9 Personalsituasjonen Rekruttering og frivillig lyst til å være med Besøk av organist og vaktmester/ kirketjener Møtedager høsten 2016 Godkjenning av menighetens regnskap 2015 og disponering av årets resultat Utvalgsstruktur Strategi Gausel menigeht 2015 2016 Søknad om støtte til asylsøker Spørsmål til samtale: Hvordan blir møtene brukt? Hvordan er gjennomføringen av møtene? Har vi de rette sakene på agendaen? 8
Har sakene blitt fulgt opp? Hva forventer MR av daglig leder, evt andre ansatte? Hva forventer daglig leder av MR? Vedlegg Ingen 9
Sak nr 41/16 Menighetsfest 2017 Forslag til vedtak Menighetssrådet gir komiteen en budsjettramme på kr 10 000 til å bruke på honorarer på menighetsfesten. Menighetsrådet går inn for at ungdommer t.o.m. 3. trinn på videregående skole skal få dekket egenandelen på festen. Saken gjelder Planlegging av menighetsfest som skal være 10. februar 2017. Bakgrunn for saken Komiteen for festen ønsker avklaringer i fht budsjett for festen. Komiteen ønsker at menigehtsrådet skal dekke egenandelen for ungdommene. Vurdering Komiteen ønsker å invitere en person til å ha et innlegg som kan være til inspirasjon for de som kommer på festen. En del av de som holder slike foredrag tar høye honorarer. Komiteen ønsker å få et budsjett for utgifter til honorar og at det gir de rom til å invitere den de ønsker på festen. Egenandelen for deltakerene på festen vil da dekke inn de andre utgiftene og ved mange påmeldte vil det også dekke inn utgifter til honorar. Ungdommer betaler ikke selv for å bli med på en menighetsfest. Dersom det er viktig for menigheten at ungdommene kommer på festen, så bør ungdommene slippe å betale egenandelen. Vedlegg Ingen 10
Sak nr 42/ 16 Personalsak Saken er unntatt offentlighet med grunnlag i Offentlighetsloven 6 Unntak pga dokumentets innhold Se eget dokument for sakspapirer. 11
Sak nr 43/ 16 Vigsling av diakon 2. oktober 2016 Forslag til vedtak Menighetsrådet tar saken til etterretning. Saken gjelder Vigsling av diakon Ingeling Nordbakken Bakgrunn for saken Menighetsrådet ønsker å legge til rette for at det blir en god ramme rundt vigslingen. Vurdering Sokneprest sjekker med bispedømmekontoret hva som forventes av menighetsrådet og legger dette fram på møtet. Vedlegg Ingen 12
Sak nr 44/ 16 Orienteringssaker Forslag til vedtak Sakene tas til orientering. Saken gjelder: Orientering om antall påmeldte på Menighetsweekenden og status fra komiteen. Orientering om status i fht strategiutvalg for gudstjeneste, musikk og kultur. Ny oppdatering av årshjulet for menighetsrådet for 2016 Vedlegg: Årshjul for menighetsrådet for 2016 Sak nr 45/ 16 Eventuelt 13