Fylkesmannen i Oslo og Akershus RAPPORT FRA TILSYN MED FAMILIEVERNKONTORET ASKER OG BÆRUM Dato for tilsynsbesøk: 8.4.2013. Tilsynet ble utført av Mary Jonassen og Gro Bakkerud. Tilsynet ble gjennomført ved at Fylkesmannens representanter intervjuet et utvalg av kontorets ansatte: Wenche Blaauw, Grete Strand Rolfsen, Inni Troye Rein og Connie Iversen. Virksomheten ved familievernkontorene er regulert av følgende regelverk: Lov av 19. juni 1997 nr 62 om familievernkontorer Forskrift om journalføring ved familievernkontorene fastsatt av Barne-, likestillings- og inkluderingsdepartementet 20. desember 2007 Forskrift av 18. desember 2006 nr. 1478 om mekling etter ekteskapsloven og barneloven Fylkesmannens tilsynsansvar er hjemlet i lov om familievernkontorer 3 første ledd. Formålet med tilsynet er å påse at lover og regelverk blir fulgt ved familievernkontoret, jf. retningslinjer for Fylkesmannens tilsyn med familievernkontorene av 22. januar 2008 (utarbeidet av Barne-, likestillings- og inkluderingsdepartementet). Tilsynsmyndigheten har sin oppmerksomhet rettet mot alle forhold som har betydning for familievernkontorenes virksomhet.
Beskrivelse av Familievernkontor Asker og Bærum beliggenhet, tilgjengelighet og bemanning. Familievernkontoret har sentral beliggenhet i Sandvika og dekker kommunene Asker og Bærum. Kontoret har åpent alle hverdager fra kl. 08.00 15.30. Telefonen betjenes fra kl. 08.00 15.00. Det er stor pågang på telefonen, og det kan være vanskelig å legge igjen beskjed på telefonsvareren. Det er lovet forbedringer av telefonsystemet. Kontoret kan også kontaktes via e-post. I januar 2011 ble Familievernkontoret Christiania Torv i Oslo og Kirkens familievernkontor i Asker slått sammen, og en filial i Asker holder åpent et par dager pr. uke. Filialen dekker noe av behovet for familievern i kommunene Asker og Bærum. Bemanning: Daglig leder: Wenche Blaauw Antall ansatte: 11 Personalgruppens faglige sammensetning: 2 konsulenter 1 psykolog 2 psykologspesialister 1 familieterapeut 4 sosionomer Innledning: Familievernkontoret ble innledningsvis informert om tilsynsmyndighetens oppgave, formålet med, og plan for gjennomføring av tilsynet. Fylkesmannen skal i henhold til retningslinjer fra Barne-, likestillings- og inkluderingsdepartementet føre tilsyn ved hvert av familievernkontorene innenfor sitt tilsynsområde så ofte det vurderes nødvendig, og minimum ett besøk hvert tredje år. Departementet kan i tillegg pålegge tilsynsbesøk. Etter hvert tilsynsbesøk skal Fylkesmannen sende skriftlig rapport til familievernkontorets leder, med kopi til den statlige regionale familievernmyndigheten. Fylkesmannen skal påpeke forhold som bør rettes. Det ble ført tilsyn med følgende områder: Ressurssituasjonen Lovpålagte oppgaver Taushetsplikt Opplysningsplikt Barns rett til å bli hørt Journalføring og føring av meklingsprotokoll Ressurssituasjonen: Kontoret har i dag elleve ansatte med leder. Det ble opplyst at kontoret ligger noe under bemanningsnormen på én ansatt pr. 16 000 innbyggere. Familievernkontorene får tilført stadig flere oppgaver. Ressurssituasjonen oppleves som lav, og kontoret står trolig for tur til å få tildelt en stilling til. Ved permisjoner blir det ikke alltid satt inn
vikar. Kontoret har nå to ansatte som er eller skal i barselspermisjon, og hvor det ikke vil bli satt inn vikarer. Kontoret har kun en mannlig ansatt, og det legges vekt på å få ansatt flere menn. Kontoret trenger større plass, og utvidelse av lokalene er under drøfting. Det er også ønskelig med ekstra bevilgning til lydisolering av kontorene, da enkelte konsultasjoner kan bli høylydte. Samarbeidet med Bufetat oppleves for øvrig som godt. Lovpålagte oppgaver: Det følger av familievernkontorloven (fvkl.) 1 første ledd at familievernkontorene skal gi tilbud om behandling og rådgivning der det foreligger vansker, konflikter eller kriser i familien. Videre skal familievernkontoret foreta meklinger etter ekteskapsloven og barneloven. Utadrettet virksomhet er i annet ledd i samme bestemmelse beskrevet som en oppgave kontorene bør gjennomføre. Det fremgår av forskrift om mekling etter ekteskapsloven og barneloven, (meklingsforskriften), 3, at meklingsapparatet skal dimensjoneres ut i fra dekningsbehovet etter ekteskapsloven 26 og barneloven 51, slik at meklingen er geografisk tilgjengelig og uten vesentlig ventetid. Departementet har i kommentarene til bestemmelsen uttalt at foreldrene skal kunne møte til mekling uten vesentlig ventetid, og har anslått at inntil tre uker må anses som en akseptabel ventetid fra begjæring om mekling til tilbud om første meklingstime. Det fremkom under tilsynet at mekling prioriteres, og den anbefalte fristen på tre uker for mekling holdes stort sett. Kontoret avviser nesten ingen, men prioriterer familier med små barn. Ventetiden i kliniske saker er i dag fem til seks uker, og dette vurderes å være lenge. Ventetiden på oppfølgingstimer kan også bli lang. Det drives utadrettet virksomhet med kurset Fortsatt foreldre. Det skal iverksettes samtalegruppe for fedre fra høsten. Konsulentene fordeler nye saker ut fra ledig kapasitet hos terapeutene. Konsulentene har oversikt over terapeutens kalender slik at det kan settes opp nye saker ved avbestillinger. Lederen kan gå inn i saker ved sykdom hos meklere eller terapeuter. Fylkesmannen vurderer at kontoret har et godt inntakssystem for nye saker. Taushetsplikt: Enhver som utfører arbeid eller tjeneste for familievernkontor, enten det er privat eller offentlig, har taushetsplikt etter fvkl. 5. Fylkesmannens tilsyn var rettet mot hvordan kontoret sikrer at de ansatte er kjent med sin taushetsplikt, og hvorvidt de ansatte faktisk er kjent med innholdet i regelverket om taushetsplikt. Fylkesmannen vurderer at de ansatte er kjent med at de har taushetsplikt og hvilket regelverk taushetsplikten reguleres av. De ansatte undertegner taushetserklæring og mottar informasjon om de ulike reglene som omhandler taushetsplikt ved ansettelse. Vi ber kontoret fortløpende ha regelverk om taushetsplikt som tema. Opplysningsplikt til barneverntjenesten: Fylkesmannen førte tilsyn med at kontoret er kjent med reglene om opplysningsplikt til barneverntjenesten og sosialtjenesten, jf. fvkl. 9 og 10.
De ansatte er kjent med reglene om opplysningsplikt til barneverntjenesten og sosialtjenesten, og at enhver har et selvstendig ansvar for å melde saker. Saker kan drøftes med leder og kollegaer. Barneverntjenesten kontaktes også for å drøfte saker. Meldinger til barneverntjenesten registreres i datasystemet slik at kontoret til en hver tid har oversikt over meldte saker til barneverntjenesten. Det ble meldt ni saker til barneverntjenesten i fjor. Hittil i år er det meldt en sak. Det er ikke meldt saker til sosialtjenesten. Fylkesmannen vurderer at en oversikt over meldte saker er en forutsetning for at kontoret selv skal kunne føre kontroll med hvorvidt opplysningsplikten til barneverntjenesten og sosialtjenesten blir fulgt. Vi vurderer at kontoret har god oversikt over meldte saker til barneverntjenesten. Barns rett til å bli hørt før mekling: Mekler skal i følge meklingsforskriften 2 ha fokus på barnets beste og gjøre foreldrene oppmerksomme på barnets rett til å bli hørt. Barn har rett til å uttale seg i alle saker som berører dem. Dette følger av barneloven 31 og Barnekonvensjonen artikkel 12. Det er først og fremst foreldrene som skal snakke med barnet. Fylkesmannens tilsyn var rettet mot hvordan familievernkontoret sikret at barn faktisk er hørt før foreldrene møter til mekling. I 2004 utviklet Familievernkontoret i Asker og Bærum en strukturell modell for høring av barn i mekling og samværssaker. Modellen innebærer at barna inviteres med til mekling og samværssaker. Hensikten med høringen er at barna skal få anledning til å gi uttrykk for hva som er viktig for dem når foreldrene skal inngå avtaler om hvor mye barna skal bo hos hver. Det ble opplyst at foreldrene alltid blir gjort oppmerksomme på barns rett til å bli hørt når de møter til mekling, og mekler snakker ofte med barn. Fylkesmannen vurderer at kontoret har stort fokus på barns rett til å bli hørt, og at de ansatte aktivt tar initiativ til å få foreldrene til å forstå betydningen av at barna skal få si sin mening. Journalføring og føring av meklingsprotokoll: Fylkesmannens tilsyn var rettet mot de ansattes tilgang til journal og meklingsarkiv, hvordan familievernkontoret håndterer krav om innsyn i journal og hvordan arkiv, terminaler og skriver er sikret mot at uvedkommende får adgang til konfidensielle opplysninger. I henhold til journalforskriften 7 og 14 skal bare de ansatte som har behov for opplysningene i sitt arbeid, ha tilgang til journal og meklingsprotokoll. Den enkelte ansatte skal ha tilgang til opplysninger om de klienter han eller hun kommer i kontakt med, eventuelt fellesklienter når det jobbes i team. Plikten til å føre klientjournal gjelder ikke ved mekling, jf. journalforskriften 12. Leder skal ha tilgang til samtlige journaler og hele meklingsarkivet. Arkivet, terminaler og skriver skal være plassert slik at utilsiktet innsyn ikke finner sted. Klientjournal og meklingsprotokoller skal oppbevares i tre år, jf. journalforskriften 15. Enhver har rett til innsyn i klientjournal for opplysninger som direkte gjelder ham eller henne, med mindre den andre parten samtykker. Dette følger av fvkl. 12.
Behandler/mekler plikter å opplyse om at journalopplysningene og opplysninger i meklingsprotokollen kan knyttes til utarbeidelse av statistikk, jf. journalforskriften 6 og 11. Det fremkom under tilsynet at familievernkontoret har både elektronisk og manuell journal og meklingsprotokoll, og hver av de ansatte har kun tilgang til egne saker. Leder har tilgang til alle sakene, og konsulentene administrerer arkivet. Saker arkiveres på en slik måte at det er enkelt for konsulentene å foreta kassasjon i rett tid. Det ble opplyst at kontoret har rutiner for klienter som ber om innsyn i journal. Vi vurderer at de ansatte er kjent med reglene rundt krav om innsyn i journal. Det fremkom imidlertid at de ansatte ikke alltid informerer klientene om at opplysningene i journal og meklingsprotokoll kan knyttes til utarbeidelse av statistikk. Fylkesmannen ber kontoret gjennomgå reglene på dette området. Avslutningsvis gikk tilsynet gjennom plassering av arkivet, skriver og terminaler. Manuelt arkiv er plassert i eget rom som holdes avstengt. I pågående saker er dokumentene oppbevart i låste skap. Skriver er plassert i eget rom, og det må tastes kode for å få skrevet ut dokumenter. Terminaler er plassert slik at de vender bort fra publikum. De ansatte opplyste at de alltid låser skjermen når de forlater denne, og kontorene holdes låst når de ansatte ikke er til stede. Tilsynet vurderer at plasseringen av terminaler, manuelt arkiv og skriver er hensiktsmessig og plassering, og rutiner sikrer at uvedkommende ikke får tilgang til taushetsbelagte opplysninger. Avsluttende merknader: Tilsynsmyndigheten har ingen bemerkninger til de prioriteringer kontoret foretar. Det fremkom at ressurssituasjonen ikke fullt ut tilfredsstiller normen. Etter Fylkesmannens vurdering må ressurssituasjonen fortløpende vurderes i samråd med Bufetat. Det vises til redegjørelse fra Fylkesmannen under punktene ressurssituasjonen og lovpålagte oppgaver ovenfor. Oslo, 16.4.13 Mary Jonassen Gro Bakkerud Rapporten er sendt til: Familievernkontoret Asker og Bærum v/leder Wenche Blaauw, Postboks 174, 1300 Sandvika og Bufetat, Region Øst, Postboks 2233, 3103 Tønsberg