KONKURRANSE- GRUNNLAG ÅPEN ANBUDSKONKURRANSE FOR KJØP AV Enkeltanskaffelse Registreringsrapport tilgjengelighet til publikumsrettet virksomhet og verneverdi i bygningene i Karl Johans gate
INNHOLDSFORTEGNELSE 1 OPPDRAGET...3 1.1 Oppdragsgiver...3 1.2 Anskaffelsens formål og omfang...4 1.3 Fremdriftplan for anskaffelsesprosessen...5 1.4 Kontrakt...5 1.4.1 Kontraktsperiode...5 1.4.2 Kontraktsbestemmelser...5 1.4.3 Forbud mot sosial dumping (gjelder for tjenester og bygge- og anleggsarbeider over 1,6 mill kroner ekskl. mva.)...5 1.4.4 FNs barnekonvensjon artikkel 32 og ILO-konvensjon nr. 138 (gjelder for vareanskaffelser)...5 1.4.5 Returordning (gjelder for vareanskaffelser)...6 1.5 Kunngjøring...6 1.6 Anskaffelsesportalen i Oslo kommune...6 1.7 Tilleggsopplysninger...6 1.8 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget...6 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN...6 2.1 Prosedyre...6 2.2 Tilbudsfrist...6 2.3 Innlevering av tilbud...7 2.4 Ønsket presentasjonsform...7 2.5 Vedståelsesfrist...7 2.6 Deltilbud...7 2.7 Alternative tilbud og minstekrav...7 2.8 Tilbudsbefaring/tilbudskonferanse...8 2.9 Opplysningsplikt...8 2.10 Taushetsplikt...8 2.11 Offentlighet...8 2.12 Leverandørens tidligere oppdrag for oppdragsgiver...8 2.13 Internbud...8 2.14 Forbehold...8 3 KRAV TIL LEVERANDØRENE...9 3.1 Generelt om kvalifikasjonskrav...9 3.2 Obligatoriske og ufravikelige krav...9 3.3 Andre kvalifikasjonskrav...9 3.3.1 Krav knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling...9 3.3.2 Krav knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle stilling...9 3.3.3 Krav knyttet til leverandørens tekniske/faglige kvalifikasjoner...10 4 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE...10 4.1 Registrering og åpning av tilbud...10 4.2 Tildelingskriteriene...10 4.3 Tildeling av kontrakt, begrunnelse og klageadgang...11 VEDLEGG...12
1 OPPDRAGET 1.1 Oppdragsgiver Oslo kommune, Eiendoms- og byfornyelsesetaten v/ Sekretariatet for Levende Oslo, heretter kalt oppdragsgiver, innbyr til åpen anbudskonkurranse i forbindelse med anskaffelse av «Registreringsrapport - tilgjengelighet til publikumsrettet virksomhet i Karl Johans gate og verneverdi i bygningene virksomheten ligger i. Etatens kjerneoppgaver er forvaltning av eiendommer, utvikling og salg av kommunal grunn og bistand til utvikling av privat grunn gjennom utbyggingsavtaler. Etaten ivaretar eierrollen og forvalter for den delen av kommunes eiendomsmasse som ikke er lagt til eiendomsforetakene. Vi arbeider for en variert og bærekraftig vekst i hovedstaden ved å: Utvikle arealer for bygging av boliger, næring og andre offentlige formål Inngå utbyggingsavtaler og koordinere byutviklingsprosjekter Rydde opp i forurenset grunn og gjennomføre miljøtiltak Kjøpe og selge eiendom Forvalte og leie ut eiendommer, torg og gågater Arbeide for universell utforming Bidra til et attraktivt bysentrum Etaten er vertskap for Sekretariatet for Levende Oslo. Levende Oslo er et offentlig privat nettverksamarbeid for utvikling av Oslo sentrum til et attraktivt, levende, vakkert og trygt byområde. Det arbeides bl.a. med god kollektivtilgjengelighet, god parkeringsløsning og attraktive møteplasser som er tilgjengelig for alle. Arbeidsformen i Levende Oslo er tematiske diskusjoner i utvalg, innspill og kommentar til konkrete prosjekter, samt egne utredninger. Levende Oslo er organisert med en offentlig-privat samarbeidsgruppe som leder og koordinerer arbeidet og et bredt sammensatt funksjonsutvalg. Arbeidet koordineres i et sekretariat. Byrådsavdeling for byutvikling har bedt sekretariatet undersøke i hvilken grad publikumsrettede virksomheter i Karl Johans gate er tilrettelagt for alle, og i hvilken grad hensynet til verneverdi er til hinder for universell utforming og tilgjengelighet. For å undersøke dette ønsker oppdragsgiver å utføre en registrering av tilgjengeligheten til publikumsrettede virksomheter i Karl Johans gate, samt bygningenes vernestatus og verneverdi. Oppdragsgivers kontaktperson: Navn : Lars E. Gautvik E-postadresse : postmottak@eby.oslo.kommune.no Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen per e-post eller telefaks. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver enn nevnte kontaktperson.
1.2 Anskaffelsens formål og omfang Formålet med registreringen er å få oversikt over omfanget av- og typer mangler i tilgjengelighet til publikumsrettede virksomheter i Karl Johans gate, samt oversikt over verneverdier i bygningene i Karl Johans gate hvor de publikumsrettede virksomhetene ligger. Alle publikumsrettede virksomheter i første etasje i Karl Johans gate skal registres. Med publikumsrettet virksomhet menes offentlig og privat virksomhet rettet mot allmenheten og som beskrevet i Diskriminerings- og tilgjengelighetslovens 9. Kun virksomheter i første etasje tas med i registreringen. Med verneverdig bebyggelse menes alle bygninger i Karl Johans gate som er oppført som bevaringsverdige på Byantikvarens gule liste. Registreringsområdet er Karl Johans gate fra Fred. Olsens gate til Universitetsgata. Vi antar det er i størrelsesorden ca.50 bygninger og ca.100 ulike virksomheter som inngår i undersøkelsesområdet. Registreringen er todelt. 1) Tilgjengelighet til virksomhetens alminnelige funksjon registreres i henhold til grad av universell utforming. Med universell utforming menes en utforming eller tilrettelegging av hovedløsningen i de fysiske forholdene, herunder informasjons- og kommunikasjonsteknologi, slik at virksomhetens alminnelige funksjon kan benyttes av flest mulig (Diskriminerings- og tilgjengelighetslovens 9). Norsk Standard 11001-1:2009 Universell utforming av byggverk Del 1: Arbeids og publikumsbygninger, benyttes som minste standard for registreringen. Konsulenten skal selv foreslå metode for undersøkelsen og i sitt pristilbud legge ved eksempel på sjekkliste som dekker krav til universell utforming i NS 11001-1:2009, og krav fra de handikappedes organisasjoner. 2) For hver virksomhet skal konsulenten registrere bygningens vernestatus og verneverdi, iht. Byantikvarens gule liste og Byantikvarens «veileder for tilgjengelighet til verneverdig bebyggelse i Oslo» 2011. Med verneverdig bebyggelse menes alle bygninger i Karl Johans gate som er oppført som bevaringsverdige på Byantikvarens gule liste. Konsulenten skal selv foreslå et system for sammenstilling av informasjon om bygningenes vernestatus og verneverdi, med en skriftlig vurdering av mulige begrensninger vernehensynet kan ha for utforming av tiltak for tilgjengelighet og universell utforming av virksomhetene. Konsulenten skal i sitt pristilbud vedlegge eksempel på sjekkliste for registrering av bygningenes vernestatus og forslag til vurderingskriterier for bygningens bevaringsverdi (hvilke elementer i bygningen som antas å være bevaringsverdige, så som originale eller typiske bygningselementer mv.). Registreringene samles og presenteres i en egnet rapport. Konsulenten skal selv foreslå utforming og redigering av rapporten i sitt pristilbud og vedlegge eksempel på tilsvarende rapport, eller forslag til redigering av innholdet i- og utforming av en slik rapport. Se også konkurransegrunnlagets vedlegg 1: Kravspesifikasjon. Samarbeid med oppdragsgiver.
Oppdragsgiver har nedsatt en tverrfaglig arbeidsgruppe for tilgjengelighet til publikumsrettet virksomhet i Karl Johans gate. Oppdragsgiver ønsker at arbeidsgruppen orienteres om gjennomføringen av prosjektet i møte med konsulenten. Oppdragsgiver foreslår følgende orienteringer for arbeidsgruppen: orientering om registrering av tilgjengelighet og vernestatus/ bevaringsverdig, før registreringer settes i gang presentasjon av forslag til rapport med registreringsresultatet før rapporten er endelig ferdigstilt presentasjon av ferdig rapport, orientering om resultat av undersøkelsen og forslag til pilotprosjekt for tiltak for universell utforming 1.3 Tentativ fremdriftsplan for anskaffelsesprosessen Planlagt uke Aktivitet 7.3.2012 Kunngjøring av konkurranse 9.4.2012 kl 12.00 Tilbudsfrist 9.4.2012 kl 13.00 Tilbudsåpning Uke 15 Evaluering av kvalifikasjoner Uke 15+16 Tilbudsevaluering og valg av tilbud 23.4.2012 Utsendelse av tildelingsbrev 7.5.2012 Klagefrist 7.5.2012 Kontraktsinngåelse Etter avtale Oppstart av kontrakt 1.4 Kontrakt 1.4.1 Kontraktsperiode Oppstart umiddelbart etter kontraktsinngåelse. Kontraktsperioden avtales ved kontraktsignering, men det anslås en gjennomføringstid på ca 2 måneder. 1.4.2 Kontraktsbestemmelser Avtaleforholdet vil bli regulert av NS 8402 bearbeidet til fast pris kontrakt med tilhørende standard kontraktsvilkår for Oslo Kommune, se vedlegg 4. 1.4.3 Forbud mot sosial dumping (gjelder for tjenester og bygge- og anleggsarbeider over 1,6 mill kroner ekskl. mva.) Det stilles i kontrakten krav til lønns- og arbeidsvilkår, jf. reglene i forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter av 08.02.2008. 1.4.4 FNs barnekonvensjon artikkel 32 og ILO-konvensjon nr. 138 (gjelder for vareanskaffelser) Leverandøren har gjort seg kjent med tilvirkningsprosessen av de varer/produkter kontrakten omfatter, og garanterer at de er produsert med arbeidskraft i overensstemmelse med FNs barnekonvensjon artikkel 32 og ILO-konvensjon nr.138. Hvis det i løpet av kontraktsperioden kommer frem at det, til tross for denne forsikring, har vært benyttet ulovlig barnearbeid, vil dette bli vurdert som vesentlig mislighold av kontrakten.
1.4.5 Returordning (gjelder for vareanskaffelser) Hvis norsk leverandør (produsent eller importør) benytter emballasje, skal det senest ved kontraktsinngåelse fremlegges dokumentasjon for at leverandøren er medlem i en returordning eller oppfyller forpliktelsen gjennom egen returordning med egen ordning for sluttbehandling hvor emballasjen blir tatt hånd om på en miljømessig forsvarlig måte (Grønt Punkt Norge AS eller tilsvarende returordning). 1.5 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN, se www.doffin.no. 1.6 Anskaffelsesportalen i Oslo kommune Konkurransen er også kunngjort på Oslo kommunes anskaffelsesportal. All kommunikasjon vedrørende konkurransen skal foregå via portalen. Unntak er innsendelse av leverandørenes spørsmål til konkurransegrunnlaget og innlevering av tilbud. 1.7 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes Tilleggsopplysning i konkurranse registreringsrapport tilgjengelighet for publikumsrelatert virksomhet og verneverdi Karl Johans gate, og sendes til oppdragsgivers kontaktperson. 1.8 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Innen innleveringsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Opplysninger om rettelser, suppleringer og endringer kunngjøres på www.doffin.no 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 2.1 Prosedyre Konkurransen gjennomføres i henhold til lov av 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402, samt de bestemmelser som framgår av dette konkurransegrunnlaget. Konkurransen gjennomføres som åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og II. Ved denne prosedyreformen kan alle interesserte leverandører levere tilbud. Forhandlinger er ikke tillatt. 2.2 Tilbudsfrist Siste frist for innlevering av tilbud er: se punkt 1.2. Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløpet av tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist.
2.3 Innlevering av tilbud Tilbudet skal være skriftlig og undertegnet av person(er) som har fullmakt til å forplikte leverandøren. Tilbudet skal avgis i lukket forsendelse og være merket Tilbud på registrering av tilgjengelighet og verneverdi bygningene på Karl Johans gate. Tilbudet skal være på norsk og leveres i 2 eksemplarer. I tillegg bes levert en utgave av tilbudet hvor det som leverandøren mener er forretningshemmeligheter er sladdet. Tilbudet inklusiv den sladdede versjonen skal også leveres elektronisk på Cd-rom. Ved motstrid, rangerer papirversjonen foran den elektroniske versjonen. Tilbudet skal leveres til: Navn: Eiendoms- og byfornyelsesetaten Adresse: Chr. Krohgs gate 16 0186 Oslo Merk: dette er besøksadresse. 2.4 Ønsket presentasjonsform Tilbudet skal leveres i A4-format, innsatt i ringperm med inndeling som beskrevet nedenfor. Dokumentasjon Skilleark Signert tilbudsbrev. 1 Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet framkommer (sidetall og punktnummer) Skatteattest, jf. punkt 3.2 2 Merverdiavgiftsattest, jf. punkt 3.2 3 HMS-egenerklæring (se vedlegg), jf. punkt 3.2 4 Dokumentasjon på leverandørens organisatoriske og juridiske stilling, jf. 5 punkt 3.3.1 Dokumentasjon på leverandørens finansiell og økonomisk stilling, jf. punkt 6 3.3.2 Dokumentasjon på leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner, jf. 7 punkt 3.3.3 Dokumentasjon ift. tildelingskriteriene, jf. punkt 4.2 8 Fullstendig utfylt prisskjema i henhold til vedlegg 3 9 Sladdet utgave av tilbudet 10 Manglende innlevering av dokumentasjon kan medføre avvisning. 2.5 Vedståelsesfrist Leverandøren er bundet av tilbudet til i 3 måneder fra mottak av tilbud. 2.6 Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 2.7 Alternative tilbud og minstekrav Det er ikke adgang til å gi alternative tilbud.
2.8 Tilbudskonferanse Det vil ikke i denne konkurransen bli avholdt tilbudskonferanse. 2.9 Opplysningsplikt Oppdragsgiver vil gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom leverandør eller tilbud avvises, samtlige tilbud forkastes eller konkurransen avlyses. Leverandøren kan skriftlig anmode om en nærmere begrunnelse for avvisningen, forkastelsen eller avlysningen. Oppdragsgiveren plikter å svare på denne henvendelsen senest 15 dager etter at anmodningen er mottatt. 2.10 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. forvaltningsloven 13. Det forutsettes at leverandør som inngir forespørsel i konkurransen ved dette også samtykker i at medlemmer av bydelsutvalget kan gis innsyn i eventuelle avtaler leverandøren inngår med den respektive bydel. Eventuelt innsyn i taushetsbelagte opplysninger vil bli avgitt i lukket møte, der de som gis innsyn har underskrevet taushetserklæring i forhold til forvaltingslovens bestemmelser om taushetsbelagte opplysninger. 2.11 Offentlighet Leverandørene bes levere en utgave av tilbudet hvor det som leverandøren mener er forretningshemmeligheter er sladdet. Ved begjæring om innsyn skal oppdragsgiver uavhengig av dette å vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet. 2.12 Leverandørens tidligere oppdrag for oppdragsgiver Dersom leverandøren har gitt råd ved utarbeidelsen av spesifikasjonene i denne konkurransen, vil han kunne være utelukket fra å delta. 2.13 Internbud I denne konkurransen åpnes det for at Oslo kommunes øvrige virksomheter kan forespørre om å delta i konkurransen. 2.14 Forbehold Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold mot konkurransegrunnlaget (forbehold mot grunnleggende elementer). Tilbud som inneholder slike vesentlige forbehold vil bli avvist. Andre forbehold skal være presise og entydige, slik at oppdragsgiver kan vurdere og prise disse uten kontakt med leverandøren. Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet framkommer (sidetall og punktnummer). Tilbud som inneholder forbehold som medfører at tilbudet ikke lar seg sammenligne med øvrige tilbud, vil bli avvist. Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser.
3 KRAV TIL LEVERANDØRENE 3.1 Generelt om kvalifikasjonskrav Oppdragsgiver stiller krav til leverandørene. Det stilles krav til leverandørens tekniske kvalifikasjoner og finansielle og økonomiske stilling. Leverandørens kvalifikasjoner vil bli vurdert ut fra innlevert dokumentasjon. Det er kun leverandører som er funnet kvalifisert som vil få sine tilbud evaluert. 3.2 Obligatoriske og ufravikelige krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til skatteog merverdiavgiftsinnbetaling Dokumentasjonskrav Skatteattest for henholdsvis skatt og merverdiavgift som ikke er eldre enn 6 måneder gamle. Attestene fås ved henvendelse til det lokale skatteoppkreverkontor eller til skattekontoret. Leverandøren skal levere HMSegenerklæring (Se vedlegg) Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Dersom en eller flere leverandører ikke har levert HMS-egenerklæring og/eller skatte- /merverdiavgiftsattest eller offentlig tilgjengelig dokumentasjon innen fristens utløp, kan oppdragsgiver fastsette en kort tilleggsfrist for ettersendelse. Det samme gjelder dersom leverandøren har sendt inn skatte-/merverdiavgiftsattest som er eldre enn 6 måneder regnet fra utløp av frist for forespørsel om deltakelse. Leverandøren har ikke krav på at oppdragsgiver benytter denne retten. 3.3 Andre kvalifikasjonskrav Oppfyllelse av de obligatoriske kravene ovenfor og kvalifikasjonskravene nedenfor er en forutsetning for videre deltakelse i konkurransen. 3.3.1 Krav knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal være et Norske selskaper: Firmaattest. lovlig etablert foretak Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. 3.3.2 Krav knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal ha Foretakets siste årsregnskap inklusive noter, styrets, økonomisk kapasitet til å årsberetninger og revisjonsberetninger, samt nyere gjennomføre opplysninger som har relevans for foretakets oppdraget/kontrakten regnskapstall. og og
Krav God soliditet Dokumentasjonskrav Kredittvurdering/rating, ikke eldre enn 1 år, og som baserer seg på siste kjente regnskapstall. Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjonen oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. 3.3.3 Krav knyttet til leverandørens tekniske/faglige kvalifikasjoner Krav Dokumentasjonskrav Tilbyder må ha god kompetanse om universell CV for nøkkelpersoner/medarbeidere utforming, og krav til tilgjengelighet slik dette er som skal utføre oppdraget formulert bl.a. i: Diskriminerings og likestillingslova Norsk Standard 11001-1:2009, Universell utforming av byggverk Krav til tilgjengelighet og universell utforming fra de handikappedes organisasjoner Konsulenten må ha god og relevant byggteknisk kompetanse. Konsulenten må ha god kompetanse om bygningsvern og ha god kjennskap til vernekategoriene slik de er nedfelt i aktuelt lovverk/liste bygninger som er fredet etter Kulturminneloven bygninger som er regulert til bevaring etter Plan- og bygningsloven bygninger som står oppført på Byantikvarens Gule liste 4 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE 4.1 Registrering og åpning av tilbud Innleveringstidspunkt skal påføres tilbudene etter hvert som de kommer inn. Leverandøren har krav på skriftlig bekreftelse på at tilbudet er innlevert. Tilbudsåpning vil finne sted: se punkt 1.2. Leverandør får ikke være tilstede ved åpningen. 4.2 Tildelingskriteriene
Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Pris 40 % Ferdig utfylt prisskjema (vedlagt). Kvalitet/oppdragsforståelse 60 % For å dokumentere dette tildelingskriteriet skal følgende innleveres: o Beskrivelse av hvordan oppdraget tenkes gjennomført (maks en A4- side), herunder framdriftsplan o Forslag til sjekkliste for registrering av tilgjengelighet og universell tilgjengelighet til relevante publikumsrettede virksomheter. o Forslag til system for sammenstilling av informasjon om bygningers vernestatus og bevaringsverdi (hvilke elementer i bygningen som antas å være bevaringsverdige, så som originale og typiske bygningselementer mv.) o Forslag til utforming av rapport med registrering av tilgjengelighet til publikumsrettet virksomhet i Karl Johans gate og vernestatus/bevaringsverdi av bygningene virksomhetene ligger i. 4.3 Tildeling av kontrakt, begrunnelse og klageadgang Leverandører som har deltatt i konkurransen vil få en skriftlig tilbakemelding om hvem oppdragsgiver vil inngå kontrakt med og begrunnelse for valget, samt en frist for å påklage beslutningen.
* * * Dato: 5.3.2012 VEDLEGG Vedlegg 1: Kravspesifikasjon Vedlegg 2: Eksempel på sjekkliste Vedlegg 3: Prisskjema/-matrise Vedlegg 4: Kontraktbestemmelser Vedlegg 5: HMS-egenerklæring