Årsmelding 2013 for kontrollutvalget Drangedal kommune 1
Kontrollutvalget i Drangedal kommune Disse er medlemmer i kontrollutvalget: Trond Inge Haugen, leder Turid Anita Løite, nestleder Tor Langmyr, medlem Oppgave Kontrollutvalget er avgjørende for å oppnå en vel fungerende egenkontroll i den enkelte kommune eller fylkeskommune. En velfungerende egenkontroll styrker innbyggerne sin tillit til kommunen og er viktig for å sikre effektiv og rett bruk av ressursene. GRUNNPILARER I ARBEIDET: Kontrollutvalget opptrer som et kollegium. Kontrollutvalget er ikke en arena for partipolitikk. Kontrollutvalget er ikke en arena for politisk omkamp. Kontrollutvalget er ikke et klageorgan. Kontrollutvalget er åpent for alle innspill. Kommunene er samfunnet sin viktigste velferdsprodusent og forvalter store ressurser på vegne av innbyggerne. Omfanget av og bredden i den kommunale tjenesteproduksjonen gjør det nødvendig med utstrakt styring og kontroll. Kommunene skal sikre at innbyggerne får de tjenestene de har krav på, og at ressursene blir forvaltet på en effektiv måte i samsvar med kommunestyrenes føringer. Kommunal egenkontroll er den kontrollen kommunen selv gjennomfører i egen virksomhet. Egenkontroll er et viktig element i det lokale folkestyret, og skal bidra til at kommunen når de mål som er satt, innenfor rammene av gjeldende regelverk og tildelte ressurser. Egenkontrollen skal også bidra til å styrke folks tillit til forvaltningen, gjennom forebygging og avdekking av ulovlige og andre uheldige forhold. En kommunesektor med god egenkontroll kan også redusere statlige detaljstyring og kontroll. Dette er sentrale budskap i rapporten «85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunene» Kommunestyret Kontrollutvalget er kommunestyret sitt verktøy, og det er kommunestyret som har det overordnede kontrollansvaret for den kommunale virksomheten. Kommunestyret spiller derfor en avgjørende rolle for hvilken oppmerksomhet kontroll- og tilsynsarbeidet har i kommunen. For at kontrollutvalget skal være et godt verktøy for kommunestyret, må kommunestyret gi kontrollutvalget gode arbeidsmuligheter. Sammen om Porsgrunn 2
Økonomi For å gi kontrollutvalget gode arbeidsforhold må kommunestyret stille nødvendige ressurser til disposisjon. Kommunestyret skal vedta et samlet budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen, som utgifter til kontrollutvalget, sekretærbistand og revisjon. Kommunestyret ivaretar sitt kontrollansvar blant annet ved å skape gode rammevilkår for kontrollutvalgets arbeid. Saker som er behandlet i 2013 Kontrollutvalget hadde i 2013 seks møter og behandlet 33 saker. Sekretariat Kommunen er medeier i Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS. Fast sekretær for kontrollutvalget er Line Bosnes Hegna. Revisjon Kommunen har valgt Telemark kommunerevisjon IKS som sin revisor. Oppdragsrevisor er Jens Sandberg. Han har holdt utvalget orientert om fremdriften av revisjonsarbeidet underveis i året. Forvaltningsrevisjon er utført av en egen avdeling, der leder er fagansvarlig forvaltningsrevisor Kirsti Torbjørnson. Regnskapene. Kontrollutvalget har gitt uttalelse til Drangedal kommunes årsregnskap 2012. Kommunenes årsregnskap skal etter loven behandles i kontrollutvalget og legges frem for kommunestyret. Kontrollutvalget har utstrakt innsynsrett i den kommunale forvaltningen, og kan gjennomføre de undersøkelser som utvalget mener er nødvendig.. 3
Saker Årsmelding 2012 Orienteringer Gautefall Biathlon Kommunens og kommunale foretaks årsmelding og årsregnskap 2012 Skatteoppkrevers årsregnskap Kommunenes delegasjonsreglement Spørsmål rundt nemnda for utmark Orientering om skole Saklister og innsyn i dokumenter Oppstart forvaltningsrevisjon selskost og gebyr Forvaltningsrevisjons SMIL-midler Oppfølging av forvaltningsrevisjon om konsesjonsbehandling Kontrollutvalgets kontroll- og tilsynsansvar er ikke begrenset til administrasjonen, men omfatter også formannskapet, andre politiske utvalg og ordføreren. KU kan i prinsippet behandle ethvert forhold i kommunen så lenge det kan defineres som kontroll eller tilsyn. KU kan i tillegg kontrollere om saker i kommunestyret er tilstrekkelig utredet. Oppfølging av eierskapskontroll IATA Budsjett for kontrollutvalget 2014 Møte og arbeidsplan 2014 Revisors orienteringer Referatsaker Sekretariatet har en sentral rolle som bindeledd mellom kontrollutvalget og revisor. Det er sekretariatet som formidler kontrollutvalgets vedtak til revisjonen, gjennom for eksempel utskrifter av protokollen, og det er sekretariatet som mottar saker fra revisjonen som skal behandles i kontrollutvalgsmøtene. 4
Forvaltningsrevisjons prosjekter. Selvkostberegning og gebyr Gebyrene innenfor vann, avløp og renovasjon skal være kostnadsdekkende. Kostraanalysen viser at Drangedal i 2010 hadde høyere gebyr på vann og avløp enn gjennomsnittet av sammenlignbare kommuner, mens gebyr på renovasjon var lavere. Det kan her være risiko for at innbyggerne betaler for mye, eller at kommunen subsidierer uten at det er fattet vedtak om det. På bakgrunn av dette har kontrollutvalgt satt i gang et forvaltningsrevisjonsprosjekt som skal gi noen svar på hvorvidt kommunen håndterer dette på en riktig måte. Prosjektet leveres våren 2014. SMIL-midler Forvaltningsrevisjonen undersøkte om tildeling og forvaltning av SMIL-midler i Drangedal kommune vært i samsvar med regelverket? Rapporten konkluderte med at det ikke hadde vært ulovlig saksbehandling, men at samarbeid og dialog med aktuelle søkergrupper kan bli bedre. Kontrollutvalget anbefalte derfor kommunen om å utarbeide strategier og prioriteringer for bruk av SMIL-midler, og avklare roller og formalisere prosess for samarbeid med næringsorganisasjonene Gjennomføring av forvaltningsrevisjoner er et viktig redskap for å bidra til bedre måloppnåelse og økt kvalitet på tjenestene i kommunen. Kontrollutvalget bør bruke tid på bestillingsprosessen, slik at de får formidlet en tydelig bestilling til revisjonen. Dette vil sikre at det er enighet om hva forvaltningsrevisjonen skal svare på. Det er en fordel om kontrollutvalget utarbeider en plan for hvordan revisjonen skal rapportere underveis i en forvaltningsrevisjonsprosess, og avtaler hvem revisjonen skal kontakte dersom det oppstår uforutsette hendelser som bør adresseres før neste avtalte møte. Forvaltningsrevisjonsrapporten bør presenteres i kommunestyret, enten av leder i kontrollutvalget, den representanten i utvalget som har hatt ansvar for oppfølging av revisjonen, eller revisor. Kontrollutvalget skal følge opp at administrasjonen gjennomfører kommunestyrets vedtak. Eierskapskontroller Det ble gjennomført en selskapskontroll av IATA IKS i 2009. Kontrollutvalget i Drangedal gjennomførte en enkel selskapskontroll for å se på hvordan revisjonens anbefalinger fra forrige selskapskontroll av IATA IKS er fulgt opp. Konklusjonen er at både kommunene og selskapet ser ut til å ha tatt funnene i den forrige selskapskontrollen på alvor. 5
Kontrollutvalget bør følge med på kommunestyret sine saker knyttet til valg av organisasjonsformer, og vurdere om saksutredningene har belyst kontroll og tilsynskonsekvensene av de ulike valgene. I selskapene som kommunen eier, har kontrollutvalget rett til å ha en representant til stede på generalforsamlingen. Kontrollutvalget må få utarbeidet en prosjektplan eller bestilling som tydeliggjør hvordan kontrollen skal gjennomføres. Dersom det i det aktuelle selskapet er flere eierkommuner, kan kontrollen samordnes mellom eierne. Det er viktig at selskapskontrollen gjennomføres på en planmessig måte, og at den er basert på en risiko- og vesentlighetsvurdering. Resultatene av selskapskontroller skal rapporteres til kommunestyret. Det vil være hensiktsmessig å sende selskapskontrollrapporten til kommunestyret. Opplæring Enkelte av kontrollutvalgets medlemmer deltok på NKRF sin kontrollutvalgskonferanse på Gardermoen februar 2013. Konferansen gikk over 2 dager og det deltok ca 500 personer. Tema for konferansen var: Samhandlingsreformen. Kommunens ansvar hvordan løser vi det? Kommunal beredskap. 22. julikommisjonens rapport og læring Styring i offentlig sektor Antikorrupsjon i kommunene Kontrollen og tilsynets plass i demokratiet Kommunene sjekker ikke hvordan bestemor har det Kontrollutvalgets rolle og kompetanse rettslige utgangspunkter og utfordringer Tillit i tilsynets tid Kontrollutvalget har deltatt på Temark sin vår- og høstkonferanse i 2013. Det deltok ca 45 personer. Temaer for Temark sine konferanser har vært: Personvern og datasikkerhet fallgruver i elektronisk kommunikasjon, etikk, hvordan gjøre godt kontrollutvalgsarbeid, og sentrale styringer på lokalt kontrollutvalgsarbeid. Drangedal, 04.03.14 Trond Inge Haugen Leder Line Bosnes Hegna sekretær 6