Til tilbydere Dato: 16.09.2015 Anskaffelse av tidsskrifter til biblioteket i Konkurransegrunnlag Åpen anbudskonkurranse (FOA del I og II) Sak 13/3302
Konkurransegrunnlag Anskaffelse av tidsskrifter til biblioteket i Innholdsfortegnelse Anskaffelse av tidsskrifter til biblioteket i... 1 Konkurransegrunnlag... 3 1 Innledning... 3 1.1 Om oppdragsgiver... 3 1.2 Generelt om avtalen... 3 1.3 Konkurransegrunnlagets oppbygning... 3 2 Beskrivelse av leveransen / kravspesifikasjon... 4 2.1 Om leveransen... 4 2.2 Omfang... 4 2.3 Bruk av underleverandører... 4 3 Administrative vilkår og bestemmelser... 4 3.1 Oppdragsgiverens adresse og kontaktinformasjon... 4 3.2 Språk... 5 3.3 Tidsfrister... 5 3.4 Fremdriftsplan... 5 3.5 Kostnader... 5 3.6 Retur av tilbud... 5 3.7 Oppdatering av konkurransegrunnlag... 5 3.8 Feil i konkurransegrunnlaget... 5 3.9 Aksept av vilkår... 5 3.10 Forbehold og avvik... 6 3.11 Vedståelsesfrist... 6 3.12 Tilbudets utforming... 6 3.13 Innlevering av tilbud... 6 4 Kvalifikasjonskrav... 7 4.1 Obligatoriske kvalifikasjonskrav... 7 4.2 Juridisk stilling... 7 4.3 Økonomisk og finansiell kapasitet... 7 4.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner... 8 5 Tildelingskriterier... 8 6 Vedleggsoversikt... 9 2 av 9
Konkurransegrunnlag Anskaffelse av tidsskrifter til biblioteket i Konkurransegrunnlag 1 Innledning 1.1 Om oppdragsgiver har hovedansvaret for å ivareta helheten i regjeringens klimaog miljøpolitikk. Departementet skal utvikle og gjennomføre egne tiltak og være pådriver overfor ulike sektormyndigheter. Departementet har ansvar for å samordne regjeringens klima-og miljøpolitiske mål og sørge for resultatoppfølging av klima- og miljøpolitikken. Internasjonalt klima- og miljøsamarbeid er en forutsetning for å kunne møte de regionale og globale miljøutfordringene. 1.2 Generelt om avtalen Klima- og miljøverndepartementet ønsker å velge agent for håndtering av alle tidsskriftsabonnement, elektroniske og i papir, og i tillegg tilby en e-tidsskriftsportal som alle ansatte har tilgang til. Anskaffelsen gjøres i henhold til gjeldende lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser fastsatt ved kgl.res. 7. april 2006 nr. 402 (FOA), Del II 5-1. Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren åpen anbudskonkurranse. Alle tilbydere som oppfyller kvalifikasjonskravene vil få sine tilbud evaluert. Etter evaluering av tilbudene vil kontrakt bli tildelt. Det gjøres oppmerksom på at forhandlinger ikke er tillatt i denne prosedyren. Alle referanser til leverandør i dette konkurransegrunnlag skal i det følgende forstås som referanse til leverandør i henhold til denne konkurransen og til den senere avtale som konkurransen resulterer i. 1.3 Konkurransegrunnlagets oppbygning Konkurransegrunnlaget omfatter følgende dokumenter: Konkurransegrunnlaget (dette dokumentet) med kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier Utkast til kontrakt m/bilag. Kontraktsgrunnlaget er Den lille kjøpsavtalen med følgende bilag: o Bilag 1: Kundens kravspesifikasjon o Bilag 2: Leverandørens løsningsspesifikasjon o Bilag 3: Kundens tekniske plattform o Bilag 4: Prosjekt- og fremdriftsplan o Bilag 5: Testing og godkjenning o Bilag 6: Administrative bestemmelser o Bilag 7: Samlet pris og prisbestemmelser o Bilag 8: Endringer i den generelle avtaleteksten o Bilag 9: Endringer av leveransen etter avtaleinngåelsen Tilbyder bes fylle ut bilag nr. 2, 6 og 7. 3 av 9
Konkurransegrunnlag Anskaffelse av tidsskrifter til biblioteket i 2 Beskrivelse av leveransen / kravspesifikasjon 2.1 Om leveransen Klima- og miljøverndepartementet ønsker å velge agent for håndtering av alle tidsskriftsabonnement, elektroniske og i papir, og i tillegg tilby en e-tidsskriftsportal som alle ansatte har tilgang til. For en nærmere beskrivelse av oppdraget, se bilag 1 til kontrakt kundens kravspesifikasjon. 2.2 Omfang Avtalen har en varighet på 2 år fra 01.01.2016. I tillegg er det opsjon for forlengelse av kontrakten i ytterligere 1 år. Dersom kontraktene ikke er undertegnet innen 01.01.2016, så gjelder kontrakten fra kontraktssignering. Antatt økonomisk ramme er estimert til NOK 900.000 eks mva for hele avtaleperioden på 3 år. Detter er et uforpliktende estimat, gjort etter oppdragsgivers beste skjønn. 2.3 Bruk av underleverandører Det er tillatt å benytte underleverandører. Ved bruk av underleverandør(er) ber oppdragsgiver om at følgende dokumentasjon legges ved: Navn, adresse og organisasjonsnummer for underleverandør. Beskrivelse av hvilke deler av oppdraget som skal ivaretas av underleverandør. 3 Administrative vilkår og bestemmelser 3.1 Oppdragsgiverens adresse og kontaktinformasjon Oppdragsgiver og adresse for denne anskaffelsen Navn:, Seksjon for internforvaltning Adresse: Kongens gate 18, Postboks 8013 Dep, 0030 Oslo Telefonnr. 22 24 57 87 E-postadresse: postmottak@kld.dep.no Kontaktperson Navn: Øyvind Sæther E-postadresse: oyvind.sather@kld.dep.no All kommunikasjon vedrørende anskaffelsen, skal rettes skriftlig pr. e-post til oppdragsgiver ved angitt kontaktperson innen de angitte tidsfrister. 4 av 9
Konkurransegrunnlag Anskaffelse av tidsskrifter til biblioteket i 3.2 Språk Alle dokumenter/kommunikasjon som omhandler denne anskaffelsen, skal være/foregå på norsk. Det gis likevel adgang til å benytte vedlegg på engelsk hvor norsk dokumentasjon ikke finnes. 3.3 Tidsfrister Spørsmål vedrørende denne saken må rettes skriftlig pr e-post til oppdragsgiver innen 07.10.2015 kl. 12.00. Tilbudsfrist er 14.10.2015 kl 12.00. Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende innen denne tidsfristen. Oppdragsgiver vil avvise for sent mottatte tilbud. 3.4 Fremdriftsplan Dato Milepæl Kunngjøring 16.09.2015 Tilbudsfrist 14.10.2015 kl 12.00 Evaluering Uke 42/43 Innstilling 21.10.2015 Meddelelse om tildeling 21.10.2015 Karensperiode 02.11.2015 Kontraktssignering Etter karensperiode Tidspunkter etter tilbudsfristen er tentative. 3.5 Kostnader Kostnader som leverandøren pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering og oppfølging av tilbudet vil ikke bli refundert av oppdragsgiver. 3.6 Retur av tilbud Oppdragsgiver vil ikke returnere mottatte tilbud. 3.7 Oppdatering av konkurransegrunnlag Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget vil bli formidlet til til alle leverandører registrert på kunngjøringen i Doffin. 3.8 Feil i konkurransegrunnlaget Dersom en tilbyder oppdager feil, mangler, utelatelser eller uklarheter i konkurransegrunnlaget plikter tilbyder umiddelbart å varsle oppdragsgiver om dette. Leverandør plikter å gjennomgå konkurransegrunnlaget med vedlegg på en forsvarlig måte, og er ansvarlig for å gjøre seg kjent med alle forhold som kan påvirke leveransen. 3.9 Aksept av vilkår Leverandøren må erklære at samtlige vilkår som oppstilles i dette konkurransegrunnlaget er akseptert. 5 av 9
Konkurransegrunnlag Anskaffelse av tidsskrifter til biblioteket i 3.10 Forbehold og avvik Forbehold og avvik skal være presise og entydige og tas inn i tilbudsbrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med leverandøren, jfr. FOA 11-3. Tilbud som inneholder forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter mv som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenliknet med de øvrige tilbudene, skal avvises etter forskrift om offentlige anskaffelser 11-11 (1). Vi oppfordrer derfor på det sterkeste til å levere tilbud basert på de anvisninger og føringer som fremgår av dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter i konkurransegrunnlaget. 3.11 Vedståelsesfrist Tilbudet skal være gyldig frem til 01.12.2015 kl 14. 3.12 Tilbudets utforming Tilbudet skal utformes i henhold til den disposisjon som følger av dette konkurransegrunnlag med et underskrevet brev foran. Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i tilbudet. Tilbudet utformes med denne disposisjonen: 1. Aksept av vilkår i konkurransegrunnlaget og utkast til kontrakt og spesielle kontraktsvilkår. Eventuelle forbehold plasseres under dette punkt. Forbehold må begrunnes, og alternativ formulering skal fremgå. 2. Utfylt kontrakt 3. Skatteattest for skatt og mva 4. Firmaattest. 5. Kredittvurdering med nøkkeltall fra anerkjent kredittvurderingsselskap. 6. Referanseliste over leverandørens leveranser de siste årene med relevans for dette oppdraget / leveransen. 7. Beskrivelse av leverandørens faglige kompetanse og kapasitet, og den faglige kompetanse og kapasitet til eventuelle underleverandører. 8. Utfylt eventuelt andre vedlagte dokumenter for utfylling. 9. Annen dokumentasjon i henhold til konkurransegrunnlagets krav. 3.13 Innlevering av tilbud Tilbudet skal leveres til: Varemottak, Akersgata 59 Inngang Munchs gt. 0180 Oslo Åpningstid kl 08.00-15.45 Eller pr. post til: 6 av 9
Konkurransegrunnlag Anskaffelse av tidsskrifter til biblioteket i Seksjon for internforvaltning v/øyvind Sæther P.B. 8013 Dep 0030 Oslo Tilbudet skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør, og merkes med: "Tilbud, saksnr. 13/3302 v/ Øyvind Sæther Åpnes kun av adressat Tilbudet skal leveres i to eksemplarer i plastlomme eller lignende, uten noen form for innbinding eller stifting. I tillegg skal tilbudet leveres på minnepinne el.l. Ved motstrid går papirversjonen foran. Leverandør har risikoen for at tilbudet er oppdragsgiver i hende innen fristen. 4 Kvalifikasjonskrav 4.1 Obligatoriske kvalifikasjonskrav Kvalifikasjonskrav: Betalt skatter og avgifter. Dokumentasjonskrav: Attest, ikke eldre enn 6 måneder, som bekrefter at tilbyder har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter, trygdeavgifter og MVA. Attesten bestilles og hentes ut i Altinn ved å bruke egen lenke på skatteetaten.no. Hvis dette ikke er mulig så kan den bestilles hos skatteoppkrever eller skatteetaten. Attesten er elektronisk godkjent og er derfor ikke signert. For ytterligere opplysninger, se skatteetaten.no. Attesten vedlegges tilbudet iht disposisjonen i konkurransegrunnlaget. Leverandører med restanser knyttet til skatteattestene vil kunne bli avvist. Det vil kunne gjøres unntak fra denne regelen i tilfelle leverandør er i en tvistesak med skattemyndighetene. I så fall må det legges frem dokumentasjon rundt saken som en del av tilbudet. 4.2 Juridisk stilling Kvalifikasjonskrav: Lovlig etablert foretak. Dokumentasjonskrav: Firmaattest. 4.3 Økonomisk og finansiell kapasitet Kvalifikasjonskrav: Tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å gjennomføre leveransen hvor bla. 7 av 9
Konkurransegrunnlag Anskaffelse av tidsskrifter til biblioteket i kredittverdig uten krav til sikkerhetsstillelse vil være tilstrekkelig. Dokumentasjonskrav: Kredittvurdering med nøkkeltall fra anerkjent kredittvurderingsselskap eller annen dokumentasjon på at kravet ovenfor er oppfylt. 4.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav: Minst tre leveranser siste tre år med relevans for dette oppdraget. Med relevant leveranse menes tidsskriftsleveranser som beskrevet i pkt. 2.1 i dette dokumentet og bilag 1 til kontrakt. Faglig kompetanse og kapasitet. Dokumentasjonskrav: Referanseliste over leverandørens leveranser de siste tre år med relevans for dette oppdraget med oppdragsgivers navn, verdi på oppdraget og referanse. Det må fremkomme hva som er levert og hvilken rolle leverandøren har hatt i leveransen. Beskrivelse av leverandørens faglige kompetanse og kapasitet, herunder beskrivelse av leverandørens organisasjon og bemanning. 5 Tildelingskriterier Bare tilbud som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget herunder kontraktsforslaget og kravspesifikasjonen vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: TILDELINGSKRITERIUM VEKT TILBUDETS SCORE TK1 Pris 50 % (score 0-10) TK2 Løsningsforslag 15% (score 0-10) administrasjon av tidsskrfter TK3 Løsningsforslag 15% (score 0-10) etidsskriftsportal TK4 Kvalitet 20% (score 0-10) TOTALSUM 100 (sum vektede scoringer) Økonomisk mest fordelaktig er tilbudet som oppnår størst total scoringssum (summen av tilbudets vektede scoringer). Scoringsskalaen går fra 0 (minst gunstig / lavest verdi) til 10 (mest gunstig / høyeste verdi). Manglende egenskap scorer 0. Summen av vekttall er 100. Nærmere om tildelingskriteriene: TK 1 Pris 8 av 9
Konkurransegrunnlag Anskaffelse av tidsskrifter til biblioteket i Evalueringen baserer seg på prisene i prisskjemaet. Det er totalprisen som er gjenstand for evaluering. Lavest totalpris vil score høyest. TK 2 Løsningsforslag administrasjon av abonnementer Her gis det poeng etter sammenlikning av tilbudene med hensyn til leverandørens beskrivelse av brukervennlighet i administrasjonsgrensesnittet. Herunder spesielt SK08 og BK03. TK3 Løsningsforslag etidsskriftsportal Her gis det poeng etter sammenlikning av tilbudene med hensyn til leverandørens beskrivelse av administrasjonsverktøyet for vedlikehold av portalen. Herunder spesielt SK 13 og SK14. TK 4 Kvalitet Her gis poeng etter sammenligning av tilbudene med hensyn til leverandørens beskrivelse av servicenivå. I vurderingen vil oppdragsgiver spesielt legge vekt på følgende: Leverandørens håndtering av relevant informasjon for kunden. Vi viser til SK03, SK04, SK10. Leverandørens tilbakemeldinger til kunden etter henvendelse. Vi viser til SK 05 og SK 06. Språk, kommunikasjon og opplæring. Vi viser til SK16 og SK17, og BK05. 6 Vedleggsoversikt Disse vedleggene følger med konkurransegrunnlaget: 1. Vedlegg 1 - Utkast til kontrakt med bilag 9 av 9