SELVDEKLARERING for IKT-relaterte satsingsforslag Versjon 6 25.08.2014 Som ansvarlig for regjeringens IKT- og fornyingspolitikk, skal Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD) vurdere departementenes satsingsforslag om utvikling av IKTløsninger og deretter sende en uttalelse til Finansdepartementet (FIN) for bruk i det videre budsjettarbeidet. KMDs uttalelse vil inneholde en prioritering av satsingsforslagene samt en anbefaling om eventuelle tilleggsavklaringer. Sammen med satsingsforslaget skal fagdepartementet også legge ved dette selvdeklarasjonsskjemaet i utfylt stand. Når fagdepartementet sender satsingsforslaget til Finansdepartementet, skal kopi av satsningsforslaget og selvdeklareringsskjema samtidig sendes til KMD. Ved utfylling av skjemaet nedenfor må beskrivelsen tilpasses tiltakets størrelse, kompleksitet og prosjektfase (jf. kap. 2.3). 1. Virksomheten Virksomhetens navn Kontaktperson 2. Tiltaket 2.1 Navn på satsingsforslaget 2.2 Overordnet beskrivelse Gi en kort overordnet beskrivelse av forslaget Side 1 av 5
2.3 Prosjektfase Angi hvilken prosjektfase det søkes midler til (evt. kryss av i flere rubrikker): Konseptfase Planleggingsfase Gjennomføringsfase(r) Prosjektavslutning Realisering Eventuelle kommentarer: 3. Fornying og effektivisering av offentlig sektor Regjeringen vil fornye, forenkle og forbedre offentlige tjenester og effektivisere offentlig sektor gjennom digitalisering. Digitalisering av offentlig sektor er også et sentralt tema i Meld. St. 23 (2012-2013) Digital agenda for Norge IKT for vekst og verdiskaping. Vurderingskriterier for faglig vurdering av satsningsforslaget går fram av avsnitt 3.1 3.3 nedenfor. 3.1 Etablering av nettbasert kommunikasjon med innbyggere og næringsliv Digitalisering av offentlige tjenester er viktig for å fornye, forenkle og forbedre forvaltningen. Vi ber forslagsstillerne å beskrive hvordan satsingsforslaget bidrar til etablering av nettbasert kommunikasjon med innbyggere og næringsliv. Tallfest effektiviseringsgevinstene for innbyggere og næringsliv så langt det er mulig. 3.2 Bedre oppgaveløsing og ressursbruk i forvaltningen Regjeringen ønsker at offentlige virksomheter skal utnytte teknologiske muligheter for økt effektivitet. Virksomhetene skal arbeide for at samordningen av IKT - løsninger skal bli bedre. Dette gjelder både internt i hver virksomhet, mellom statlige virksomheter, og mellom stat og kommune. Vi ber forslagsstillerne å beskrive hvordan forslaget bidrar til effektivisering av interne arbeidsprosesser og elektronisk samhandling med andre virksomheter. Tallfest effektiviseringsgevinstene for offentlig forvaltningen så langt det er mulig: Side 2 av 5
3.3 Bruk og utvikling av fellesløsninger Fellesløsninger og felleskomponenter er avgjørende for at forvaltningen skal kunne tilby helhetlige og brukervennlige tjenester, og for effektiv IKT- utvikling i offentlig sektor. Digitaliseringsrundskrivet (rundskriv H-7/14) omtaler de viktigste fellesløsninger i dag, herunder krav og anbefalinger knyttet til bruken av: - ID-porten, for felles innlogging og autentisering - Altinns infrastruktur og tjenesteplattform for produksjon av relevante tjenester - Digital postkasse til innbyggere - Felles offentlige registre som folkeregisteret, register for digital kontaktinformasjon og reservasjon, enhetsregisteret og matrikkelen. Vi ber derfor om at forslagsstillerne: a. Beskriver om satsingsforslaget vil benytte seg av en eller flere av de eksisterende fellesløsninger i listen over: b. Beskriver hvordan satsingsforslaget eventuelt vil bidra til etablering og utvikling av fellesløsninger: Side 3 av 5
4. Utredningsprosess, tiltakets organisering og avklaring med berørte aktører I dette avsnittet ber vi forslagstillerne å beskrive gjennomført og planlagt utredningsprosess bak satsingsforslaget, planlagt organisering og styring av tiltaket, og kontakt med berørte parter/interessenter. Dersom virksomheten ikke har etablert egen prosjektmodell for gjennomføring av IKT-relaterte tiltak, bør Prosjektveiviseren benyttes i planlegging, styring og gevinstrealisering av IKT-relaterte prosjekter. 4.1 Samfunnsøkonomisk lønnsomhet Statlige virksomheter er pålagt å utrede antatte vesentlige konsekvenser av et tiltak, før man starter et nytt prosjekt. Dette følger av Utredningsinstruksen med veileder 1 og Regelverket for økonomistyring i staten (økonomiregelverket) 2. Vi ber forslagsstillerne om kort å gjøre rede for: a. Forslagets økonomiske konsekvenser. Angi hvilke grupper som berøres av tiltaket, for eksempel virksomheten selv, andre offentlige virksomheter, innbyggerne og næringslivet b. Resultatet av eventuell netto nåverdiberegning av forslaget, inklusive antall år som nåverdiberegningen er foretatt over (analyseperioden). Hvis det er vesentlig usikkerhet i beregningene, bør det også redegjøres kort for hvordan dette kan påvirke resultatene 4.2 Tiltakets organisering og styring Vi ber forslagsstillerne om kort å gjøre rede for tiltakets organisering, styring og eventuelt risikoreduserende tiltak: 4.3 Utredningsprosess Vi ber forslagsstillerne om kort å gjøre rede for utredningsprosessen bak forslaget, herunder gjennomfør pilot, innhentet erfaringer fra tilsvarende prosjekter eller ekstern kvalitetssikring: 1 http://www.regjeringen.no/upload/fad/vedlegg/statsforvaltning/utredningsveileder_rev2007.pdf 2 http://www.dfo.no/forvaltning/okonomiregelverket/ Side 4 av 5
4.4 Avklaring og koordinering med berørte parter Vi ber forslagstillerne å beskrive hvilke avklaringer og koordineringer som er gjort med berørte departementer, virksomheter og andre aktører: I henhold til Digitaliseringsrundskrivet H-7/14 punkt 1.8 skal departementer og statsetater som forbereder IT-relaterte tiltak som i vesentlig grad berører kommunesektoren, i en tidlig fase drøfte saken med KS. Vennligst oppgi hvorvidt satsingsforslaget berører kommunesektoren, og om det allerede er etablert eller planlagt etablert kontant med KS: 4.5 Gevinstrealisering For at de lovede gevinstene av IKT-prosjekter faktisk skal realiseres, kreves det et systematisk arbeid med gevinstrealisering. I Prosjektveiviseren.no ligger det veiledning knyttet til gevinstrealisering. Vi ber forslagsstillerne om kort å gjøre rede for planer for hvordan tiltakets forventede gevinster skal realiseres: 4. Kontrollspørsmål Nedenfor følger noen spørsmål som kan være aktuelle for vurdering av forslaget Er forslaget i samsvar med Digitaliseringsrundskrivets krav til: a. digitalisering av virksomhetens 1.1 tjenester? b. bruk av felleskomponentene? 1.2 c. utforming av digitale løsninger 1.3 (universell utforming, arkitektur og forvaltningsstandarder)? a. tilgjengeliggjøring av offentlig 1.4 informasjon? b. veiledningsplikten? 1.5 c. bruk av elektronisk faktura? 1.6 d. informasjonssikkerhet? 1.7 Jf. rundskrivets kapittel Ja/Nei (begrunnes)/ikke relevant Eventuell kommentar Side 5 av 5