Møteprotokoll Partssammensatt utvalg Larvik - Lardal Møtested: Herredshuset i Lardal Møtedato: 16.08.2016 Tidspunkt: Kl 13:00-15:30 Til behandling: Saksliste nr. 6/16 Medlemmer: Erik Andreas Sørensen Liv Grinde Rune Høiseth. Bjørge Riksfjord Lene-Britt Johannesen Linn Engelstad Trine Lise Kiste Per Manvik Birgitte Gulla Løken Bjarne Steen Lars Johan Røsholt Knut Olav Omholt Olav Nordheim Seierstad, Bente Hallstein Bast Magdalena F. Lindtvedt Parti LTL A A ANR ANR ANR ANR FRP H H H SP SP UP V V Totalt møtte: 16 Fra administrasjonen møtte: Rådmann Inger Anne Speilberg, Larvik Kommunalsjef Britt Helen Lie tiltrådte som rådmannsrepresentant for Lardal Lise Dybdahl, protokollfører Helle Natland møtte som observatør fra YS/Delta. Underskrifter: Knut Olav Omholt Utvalgsleder, ordfører Lardal Rune Høiseth Nestleder, ordfører Larvik
Sakliste: Sak nr. Sakstittel 015/16 Krav om observatørstatus for YS i partsammensatt utvalg 016/16 Kommunereform Lardal - Larvik, delprosjekt geodata, matrikkel, kart og veinavn. 017/16 Oppfølging av kommunikasjonsstrategi for kommunesammenslåingsprosessen 018/16 Kommunereform Lardal - Larvik, delprosjekt arkiv. 019/16 Eventuelt
015/16: Krav om observatørstatus for YS i partsammensatt utvalg RÅDMANNENS FORSLAG TIL VEDTAK: 1. Delta gis observatørstatus på vegne av Hovedorganisasjonen YS i Partssammensatt utvalg for Lardal og Larvik. På spørsmål ble det oppklart at sakens forslag til vedtak ikke innebærer å gi representanten for YS stemmerett, men kun møte- og talerett. Rådmannens forslag ble enstemmig anbefalt vedtatt. PAR- 015/16Vedtak: 1. Delta gis observatørstatus på vegne av Hovedorganisasjonen YS i Partssammensatt utvalg for Lardal og Larvik. 016/16: Kommunereform Lardal - Larvik, delprosjekt geodata, matrikkel, kart og veinavn. 1. RÅDMANNENS FORSLAG TIL VEDTAK: Fellesnemnda slutter seg til prosess for saksbehandling av like- og nesten like veinavn i de to kommunene slik det er beskrevet i avsnittet «vurderinger og konsekvenser» i saken. 2. Fellesnemnda får myndighet i tiden fram til 01.01.2018 til å fastsette veinavn i den nye kommunen 3. Kostnader knyttet til delprosjekt geodata, matrikkel, kart og veinavn innarbeides i i budsjettet for sammenslåingsprosessen og dekkes av mottatte statlige midler til kommunereformen. Hallstein Bast, V, foreslo følgende; Fellesnemnda ber om foreløpig budsjett, fremdriftsplan, milepæler og prosjektorganisasjon. Forslagsstiller valgte å trekke forslaget fra denne saken, for å ta det opp igjen under Eventuelt i fellesnemndas møte.
Per Manvik, Frp, foreslo at prosjektet blir sendt på høring. Han trakk senere sitt forslag. Liv Grinde, Ap, foreslo at det nedsettes en arbeidsgruppe som jobber med spørsmålet om veinavn. Hun trakk i etterkant forslag et. Bjarne Steen, H, fremmet forslag om følgende tillegg til pkt. 2; Innkomne klager og endringsforslag på eksisterende veinavn vil samtidig vurderes i begge kommuner. Steen trakk sitt forslag, og vil vurdere dette på et senere tidspunkt. Bente Seierstad, UP, fremmet endringsforslag til pkt. 2 som følger; Fellesnemnda ber kommunestyrene om å få myndighet til å fastsette veinavn i den nye kommunen. Seierstad fremmet likeledes følgende endringsforslag til pkt. 3; Kostnadsoversikt knyttet til delprosjektet legges inn i budsjettet. Hun trakk sitt forslag i etterkant. Det ble votert punktvis; Pkt. 1; Rådmannenss forslag ble enstemmig anbefalt vedtatt Pkt. 2; Rådmannens forslag ble satt opp mot forslaget fra Seierstad, og Seierstads forslag ble enstemmig anbefalt vedtatt. Pkt. 3; Rådmannens forslag ble enstemmig anbefalt vedtatt. PAR- 016/16Vedtak: 1. Fellesnemnda slutter seg til prosess for saksbehandling av like- og nesten like veinavn i de to kommunene slik det er beskrevet i avsnittet «vurderinger og konsekvenser» i saken. 2. Fellesnemnda ber kommunestyrene om å få myndighet til å fastsette veinavn i den nye kommunen. 3. Kostnader knyttet til delprosjekt geodata, matrikkel, kart og veinavn innarbeides i i budsjettet for sammenslåingsprosessen og dekkes av mottatte statlige midler til kommunereformen. 017/16: Oppfølging av kommunikasjonsstrategi for kommunesammenslåingsprosessen RÅDMANNENS FORSLAG TIL VEDTAK: 1. Det engasjeres en kommunikasjonsrådgiver i inntil 100 % prosjektstilling knyttet til
sammenslåingsprosessen Larvik-Lardal. 2. Rådgiveren skal følge opp den vedtatte kommunikasjonsstrategien og iverksette tilhørende tiltak. 3. Lønns- og øvrige driftsmidler dekkes av mottatte statlige midler til kommunereformen. Birgitte Gulla Løken, H, fremmet utsettelsesforslag til saken. Det ble votert over utsettelsesforslaget, som falt i det 5 stemte for. 5=H 2, V 2, Up Per Manvik, Frp, fremmet endringsforslag til pkt.1: i inntil 70 % Magdalene Lindtvedt, V, fremmet følgende tilleggsforslag til pkt. 1; frem til 1.1.2018. Hun fremmet likeledes forslag til tilleggspunkt 4 som følger; Fellesnemnden er oppdragsgiver og Larvik kommune administrerer ansettelsen med prosjektleder som nærmeste leder. Løken fremmet deretter følgende alternative forslag til pkt. 1; Arbeidet knyttet til kommunikasjonsarbeidet i forbindelse med kommunesammenslåingen mellom Larvik og Lardal kjøpes eksternt. Kostnader knyttet til dette viktige arbeidet innarbeides i budsjettet. Det ble foretatt en punktvis votering; Pkt. 1 Rådmannens forslag ble satt opp mot alternativt forslag fra Løken. Rådmannens forslag ble anbefalt vedtatt, da kun 4 stemte for Løkens alternative forslag. 4=H 2, Frp 1, V 1 Manviks endringsforslag til pkt. 1 falt ved votering, da det kun fikk 1 stemme fra Frp. Lindtvedts tilleggsforslag til pkt. 1 ble votert over og anbefalt vedtatt mot 5 stemmer. 5=4 tillitsvalgte, Sp 1 Pkt. 2 Rådmannens forslag ble enstemmig anbefalt vedtatt. Pkt. 3 Rådmannens forslag ble enstemmig anbefalt vedtatt. Pkt. 4 Lindtvedts forslag til tilleggspunkt 4 ble votert over og vedtatt mot 1 stemme fra Sp. PAR- 017/16Vedtak: 1. Det engasjeres en kommunikasjonsrådgiver i inntil 100 % prosjektstilling knyttet til sammenslåingsprosessen Larvik-Lardal frem til 1.1.2018. 2. Rådgiveren skal følge opp den vedtatte kommunikasjonsstrategien og iverksette tilhørende tiltak. 3. Lønns- og øvrige driftsmidler dekkes av mottatte statlige midler til
kommunereformen. 4. Fellesnemnden er oppdragsgiver og Larvik kommune administrerer ansettelsen med prosjektleder som nærmeste leder 018/16: Kommunereform Lardal - Larvik, delprosjekt arkiv. RÅDMANNENS FORSLAG TIL VEDTAK: 1. Rådmennene gis fullmakt til å engasjere en prosjektleder i inntil hel stilling fram til og med 1. kvartal 2018 knyttet til avslutning og avlevering av eksisterende arkiv i de to kommunene. 2. Det avsettes lønnsmidler og midler til kjøp av konsulenttjenester i tråd med avsnittet «økonomiske konsekvenser» i denne saken. Rådmannens forslag til vedtak ble enstemmig anbefalt vedtatt. PAR- 018/16Vedtak: 1. Rådmennene gis fullmakt til å engasjere en prosjektleder i inntil hel stilling fram til og med 1. kvartal 2018 knyttet til avslutning og avlevering av eksisterende arkiv i de to kommunene. 2. Det avsettes lønnsmidler og midler til kjøp av konsulenttjenester i tråd med avsnittet «økonomiske konsekvenser» i denne saken. 019/16: Eventuelt Knut Olav Omholt, Sp, refererte fra det nylig gjennomførte møtet møtet i ansettelsesutvalget, og at informerte om at utvalget ønsker et forhandlingsmøte med 2 av 5 tilbydere, som
gjennomføres i neste uke. Bente Seierstad, UP, har sendt inn følgende sak til partssammensatt utvalg; I FEL møte 16. august ønsker jeg å løfte en sak om ansattes situasjon/forutsigbarhet på sakskartet. Det drøftes: 1. Hva kan FEL gjøre for å holde på, motivere, trygge og øke forutsigbarheten for ansatte i våre to kommuner, som i sterk grad berøres av sammenslåing? 2. Har vi i dag en "back up" om struktur og mulig en overlapping mellom de to kommuner, som sikrer at begge kommunene drifter og yter gode tjenester, selv ved større medarbeiderflukt fordi kommunene sammenslås? Begrunnelse: Kommunalsjef for oppvekst og kultur i Lardal kommune, har etter hva jeg har erfart, fått seg ny jobb og jeg antar at hun fratrer før offisiell kommunesammenslåing 1.1.18. Lardal kommune har ei heller lykkes med å ansette ny enhetsleder for familietjenesten. Jeg vil anta at ledende personell i kommunal sektor i spesielt Vestfold fylke, pga. svært mange kommunesammenslåinger, føler betydelig usikkerhet m.h.t. fremtidige arbeidsoppgaver. Mange vil muligens være først i køen, og søker nye utfordrende oppgaver sammen med forutsigbarhet. I tillegg har Rådmannen i Larvik har sagt opp og vi kan ikke utelukke at det vil komme flere oppsigelser på bordet i kjølvannet av denne oppsigelsen. Lars Johan Røsholt, H, ønsker at det skal utarbeides et skriv fra Fellesnemnda for å trygge de to kommunenes arbeidstakere. Han trakk i etterkant sitt forslag, og ønsker å støtte Lindtvedts forslag. Magdalena Lindtvedt, V, fremmet følgende forslag til vedtak; Leder, nestleder for fellesnemnden og tillitsvalgte utformer et informasjonsskriv i samarbeid med administrasjon til samtlige ansatte om plattformens innhold og status for prosessen for å skape trygghet i organisasjon. Erik A. Sørensen, LTL, fremmet forslag som følger; Ordførerne med tillitsvalgt og ØP møter teknisk/uteavd. og garanterer fremtid stilling oppsigelsesvern og hva som er nedfelt i politisk plattform. Sitatsjekk. Sørensen trakk i etterkant sitt forslag. Det ble votert over forslaget fra Lindtvedt, som ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Leder, nestleder for fellesnemnden og tillitsvalgte utformer et informasjonsskriv i samarbeid med administrasjon til samtlige ansatte om plattformens innhold og status for prosessen for å skape trygghet i organisasjon. Erik A. Sørensen, LTL, ønsket å fremme følgende; Bedre tjenester, aktivt lokaldemokrati med gode medvirkningsprosesser og bl.a. styrke næringsutvikling er noen av det som skal oppnåes iflg. politisk plattform Lardal Larvik. Fellesnemnda beslutter "politisk og administrativ organisering i den nye kommunen" (ref. politisk plattform.) Forslag: På neste møte i fellesnemd har vi sak om at det nedsettes en arbeidsgruppe fra fellesnemnda bestående av x personer (+ x person fra administrasjon/ansatte rep. i Lardal og Larvik) som skal påbegynne dette arbeidet. Arbeidsgruppen velges på neste møte. Forslag til politisk og administrativ organisering fremmes løpende i kommende fellesnemnd møter. Det var enighet om at det legges frem sak om dette i neste møte, hvor problemstillingen blir drøftet. Sørensen trakk således foreløpig sitt forslag.
Vedtak: Det legges frem sak i neste møte, hvor problemstillingen rundt politisk og administrativ organisering i den nye kommunen blir drøftet. Sørensen la i tillegg frem følgende spørsmål til fellesnemnda; I et svar til meg med kopi bl.a. alle i fellesnemnda 7.7.16, skriver Rune Høiseth bl.a.: "Vi skal bygge en ny kommune og en god kommune kjennetegnes av gode tjenester til våre innbyggere, være seg byggesak eller omsorgsoppgaver. Senest i dag (dvs. 7.7.16) har jeg i møte med rådmann og assisterende rådmann, der Vi skisserer en tanke for hvordan vi følger dette opp gjennom høsten og frem til ny kommune 1.1.2018. Kommer snarlig tilbake til dette. Meningen er å samtale med lederen av fellesnemda, før en inviterer fellesnemda inn inne prosess. Naturlig saksgang det." Har dog følgende oppfølgingsspørsmål: 1 Er Rune Høiseth, rådmannen og ass. rådmann VI? Eller er VI i denne sammenheng hele fellesnemnda/fellesnemnda partss.? Rune Høiseth skrev også den 7.7. at han skulle ha samtale med leder av fellesnemnda Knut Olav og invitere fellesnemnda inn i prosess. 2 Når tenker Rune Høiseth at øvrige medlemmer i fellesnemnda skal inkluderes og inviteres inn i prosess? Hvordan tenker han veien videre etter møte med rådmann og ass. rådmann, med bl.a. omdømme bygging og heving i opplevelsen av tjenestenivået og sist, men ikke minst inkludering av fellesnemnda i dette viktige arbeidet? Forslag til vedtak: Bygging av ny kommune består av begge kommuner Lardal og Larvik. Forhold som berører den nye kommunen skal diskuteres og behandles i fellesnemnda. For og før evt. saksforberedelse som dreier som om ny kommune, som ikke fanges av andre fora/grupper utgått fra fellesnemnda, skal i det minste ordfører i Lardal og rådmann i Lardal også delta. Ved denne fremgangsmåten øker vi sannsynligheten for at innbyggernes behov og ønsker i begge kommunen ivaretas på best mulig måte, også etter sammenslåing. Forslagsstiller valgte å trekke sitt forslag, for å fremme det i neste møte. PAR- 019/16Vedtak: 1. Leder, nestleder for fellesnemnden og tillitsvalgte utformer et informasjonsskriv i samarbeid med administrasjon til samtlige ansatte om plattformens innhold og status for prosessen for å skape trygghet i organisasjon. 2. Det legges frem sak i neste møte, hvor problemstillingen rundt politisk og administrativ organisering i den nye kommunen blir drøftet.