Referat fra møte OPTIMA Bibliotek - Optimal service og ressursutnyttelse Tid: 23.04.2008 Sted: Møterom, 3.etg. TØH Til stede: Morten Thoresen, Grete Espeland, Anja v.d. Wiel Turid Holtermann, Astrid Kilvik, Gøril Aas Jordahl Til stede under sak 3 og 4 : Fra Ernst & Young: Astrid Bjørgum og Mari Bjørnsgård Forfall: Margareth Elin Nupen vit. ansatt ikke meldt forfall Kenth Hårsaker, stud.repr. (AMMT) ikke meldt forfall Sekretær/Referent: Gøril Aas Jordahl Saksliste: 1. Kommentarer til innkalling 2. Referat fra møte 01.04.08 3. Ernst&Young: Fortsette gjennomføringa av Swot: Flere Styrker, Muligheter, Svakheter? Nye momenter under Trusler 4. Ernst&Young: Oppsummering og videre arbeid 5. Øya bemanning. Notat fra Arbeidsgruppen Øya bemanning legges fram på møtet. 6. Ny modell for ledelse av HiST-biblioteket 7. Eventuelt Saks. Nr Tekst Ansvar Frist 1. Kommentarer til innkalling Ingen. 2. Referat fra møtet 01.04.2008 Referatet godkjent
3. Ernst&Young: Fortsette gjennomføringa av Swot: - Flere Styrker, Muligheter, Svakheter? - Nye momenter under Trusler Astrid Bjørgum fra Ernst & Young ledet møtet under sak 3 og 4. SE EGNE VEDLEGG FRA E&Y 4. Ernst&Young: Oppsummering og videre arbeid OPPSUMMERING/ FRAMDRIFT: - E&Y bearbeider sine forslag etter møtet - Ingen flere møter planlagt for E&Y og delprosjektgruppa OPTIMA Bibliotek? - Gå gjennom rapporten fra E&Y 5. Øya bemanning. VEDTAK: Notat fra Arbeidsgruppen Øya bemanning lagt fram på møtet, med forslag til Minimumsløsning samt et alternativ til denne løsningen. Alternativet ble trukket på møtet, slik at notatet som går videre til styringsgruppen kun inneholder ett forslag. Bemanning Biblioteket i Øya Helsehus I henhold til tidligere vedtak i Styringsgruppa i Optima og fra Høgskoledirektøren ligger noen forutsetninger fast ved valg av bemanningsløsning på Biblioteket i Øya Helsehus: I påvente av konklusjonene fra Optimaprosjektet er bemanningsløsningene
som velges nå å betrakte som en MIDLERTIDIG løsning. Midlertidigheten er satt til ut året 2008 (jfr styringsgruppas vedtak?) Nettopp med basis i midlertidigheten involveres kun bibliotekpersonell fra Ranheimsveien nå i første runde og noen av disse vil utgjøre bemanningen på Øya. Etableringen av Biblioteket i Øya Helsehus skal skje innenfor eksisterende rammer mht HiSTs bibliotekressurser I tillegg vil Optima bibliotek foreslå at følgende punkter legges til grunn for bemanningsløsningen på dette stadiet: Begge stillingskategoriene (sekretær, bibliotekar) skal dekkes i biblioteket ved Øya Heleshus Én av de ansatte må ha hovedansvar for daglig drift Det må gjennomføres samtaler med alle ansatte i Ranheimsveien for å avdekke interessen for Øya Helsehus som arbeidssted Når det gjelder antallet personer som skal overflyttes til Øya Helsehus i denne midlertidige perioden, foreslår Optima bibliotek å flytte tre personer fra biblioteket i Ranheimsveien til Øya. Forslaget om å velge en minimumsløsning nå er i hovedsak basert på en helhetsvurdering av bemanningssituasjonen både i Ranheimsveien og på Øya. Ingen økning i ressursrammen mht personell, betyr i realiteten redusert/endret servicenivå i Ranheimsveien og at løsningen i Øya Helsehus heller ikke vil være optimal. Resultatene av Optima og anbefalingene fra prosjektgruppen vil i det videre si noe om dette er ønsket servicenivå. Andre momenter: Tre personer er litt over forholdstallet ASP/AHS opererer med fra tidligere tider (2,36). Årsaken til økningen til 3 er at BIO og RAD studentene også skal betjenes fra Øya. Tre personer er en bra løsning rent arbeidsmessig mht fravær mm. Tre personer er også sammenlignbart med noen av de andre bibliotekene ved HiST
med noenlunde samme potensielle studenttall 6. Ny modell for ledelse av HiST-biblioteket Siri viste til gjennomgang med E&Y nå i dag. Optima Bibliotek foreslått en leder. 1) Hvordan stiller dere i delprosjektgruppa dere til forslag om en leder? 2) Og når skal eventuelt dette skje? Diskusjon rundt dette. FRAMDRIFT: Siri og Morten legger fram et notat til møtet i delprosjektgruppa 14.05.2008. NB: NESTE MØTE I OPTIMA BIBLIOTEK: Mandag 5.mai fra 1330 1530 på TØH