ENHET FOR PLAN OG BYGGESAK

RISØR KOMMUNE Virksomhetsplan 2016 ENHET FOR PLAN OG BYGGESAK Versjon 29.12.15 Vi skal vokse - gjennom Kunnskap, Regional utvikling og Attraktivitet

Virksomhetsplan - Plan og byggesak 2016 side 2 1) HOVEDMÅL, SATSINGSOMRÅDER OG DELMÅL... 3 2) RISØR KOMMUNES VERDIER... 4 2.1 TILTAK FOR Å FREMME VERDIENE... 4 3) ANSVARSOMRÅDE OG ORGANISERING... 5 3.1 ANSVARSOMRÅDE... 5 3.2 ORGANISERING... 5 4) ENHETENS ARBEID MED TILTAK I 2016... 6 4.1 KUNNSKAP... 6 4.2 REGIONAL UTVIKLING... 6 4.2.1 Vi skal styrke det interkommunale samarbeidet... 6 4.2.2 Vi skal bidra aktivt i utvikling av regionen... 6 4.3 ATTRAKTIVITET... 6 4.3.1 Vi skal være en kommune der flere flytter inn enn ut... 6 4.3.2 Vi skal ha mer besøk... 8 4.4 ORGANISASJONS- OG TJENESTEUTVIKLING... 8 4.5 FOLKEHELSE OG LEVEKÅR... 8 4.6 KLIMA OG MILJØ... 8 5) ENHETENS ANSVAR I BUDSJETTVEDTAKET... 10 5.1 VEDTATT BUDSJETT 2016... 10 6) TJENESTEPRODUKSJON... 11 6.1 ANTALL OG UTVIKLING I ANTALL BRUKERE... 11 6.2 OPPLEVD TJENESTEKVALITET... 11 6.2.1 Resultat av siste brukerundersøkelse... 11 6.2.2 Tiltak iverksatt som følge av forrige undersøkelse... 11 6.3 MÅLT TJENESTEKVALITET... 11 6.3.1 Status og mål for indikatorer i kommuneplanen... 11 6.3.2 Status på utvalgte kvalitetsindikatorer i KOSTRA... 13 6.4 INTERNKONTROLL: TJENESTEKVALITET... 13 6.4.1 Kommunens mål for kvalitetsstyringsarbeidet... 13 6.4.2 Vurdering av avviksrapportering siste år... 13 6.4.3 Tiltak for å redusere avvik... 13 7) ORGANISASJONSUTVIKLING: ENHETENS UTVIKLINGSARBEID... 14 7.1 KOMPETANSEUTVIKLING OG REKRUTTERING DE NESTE 4 ÅR... 14 7.1.1 Satse på ledere... 14 7.1.2 Utvikle en lærende organisasjon... 14 7.1.3 Lære å arbeide i nettverksorganisasjoner... 14 7.1.4 Likestillingstiltak... 14 7.2 SAMARBEID MED ANDRE... 14 7.2.1 Internt i Risør kommune... 14 7.2.2 Eksternt med andre kommuner eller nettverk... 14 7.2.3 Samarbeid med frivillig sektor... 14 7.3 MEDARBEIDERUNDERSØKELSE... 15 7.3.1 Siste medarbeiderundersøkelser... 15 7.3.2 Enhetsleders kommentar... 15 7.3.3 Tiltak som følge av siste undersøkelse... 15 7.4 INTERNKONTROLL: HMS... 15 7.4.1 Kommunens mål for HMS-arbeidet... 15 7.4.2 Vurdering av avviksrapportering... 15 7.4.3 Tiltak for å redusere avvik... 15 7.4.4 Forebygge og håndtere uønskede hendelser... 16 8) ØKONOMISKE RAMMER OG FORUTSETNINGER... 17 9) SAMLET VURDERING AV ENHETENS UTFORDRINGER... 18

Virksomhetsplan - Plan og byggesak 2016 side 3 1) Hovedmål, satsingsområder og delmål Hovedmålet Vi skal vokse er kommunens overordnede mål som alle andre mål skal peke mot. Satsingsområdene kunnskap, regional utvikling og attraktivitet er områder hvor kommunen ønsker å ha spesiell fokus i kommuneplanperioden for å nå hovedmålet om å vokse. Innenfor hvert satsingsområde er det satt to mål. Folkehelse og levekår, klima og miljø er gjennomgripende tema i hele kommuneplanen, og skal være det for all vår virksomhet.

Virksomhetsplan - Plan og byggesak 2016 side 4 2) Risør kommunes verdier Risør kommune har besluttet at følgende verdier skal være fremtredende i vår organisasjon: Løsningsorientert Være fleksibel, kreativ og søke etter gode løsninger Benytte ansattes ressurser og bidra til tverrfaglig samarbeid Ta initiativ, vise engasjement og ta ansvar Gi konstruktiv tilbakemelding Være en miljøbevisst kommune Trygghet Utvikle ansattes kompetanse Arbeidsoppgavene skal harmonisere med egen kompetanse Arbeidsplassen skal være fri for mobbing og baksnakking Holde avtaler Åpenhet Det er riktig å si fra om feil og mangler Sikre god informasjonsflyt Størst mulig grad av medvirkning Gjensidig åpenhet mellom enhetene, ledelse og ansatte være en vi-kommune Likeverd Behandle hverandre med respekt Bli hørt og sett Være inkluderende Ulikhet er en styrke 2.1 TILTAK FOR Å FREMME VERDIENE Enheten ønsker generelt å fokusere på verdiene i internmøtene og ta dem opp som temaer i løpet av året.

Virksomhetsplan - Plan og byggesak 2016 side 5 3) Ansvarsområde og organisering 3.1 ANSVARSOMRÅDE Enheten har, som hovedansvarsområde, forvaltningsmessige oppgaver og utfører saksbehandling. Fagområdene er reguleringsplan, byggesak, deling, seksjonering, tomte- og eiendomssaker, avløp knyttet til enkeltutslipp, ulike tilsynsoppgaver, herunder forurensning, kart, geodata, ajourhold av Matrikkelen og kommunens kartverk, oppmåling, konsesjonssaker (inkludert boplikt), forvaltning av landbrukspolitiske virkemidler (økonomiske og juridiske), veterinærvaktordningen, skogbruksfaglige oppgaver, veiledning/informasjon til publikum, eiendomsinformasjon til meglere, fakturering og ekspedering av bygge- og oppmålingssaker, interndrift m.m. Nytt to-årig prosjekt, med mulighet for forlengelse, er organisatorisk lagt til enheten; Risør utvikling og vekst (RUV). Prosjektleder har som hovedoppgave å jobbe for å fremme økt boligbygging i kommunen. Enheten har også et annet, to-årig prosjekt som omfatter opprydding i gamle eiendomssaker (GES). Arbeidet utføres av fast ansatt i kommunen, mens ordinære arbeidsoppgaver innen eiendomsforvaltning, utføres av vikar. 3.2 ORGANISERING Plan- og byggesak Enhetsleder Heidi Rødven Jord- og skogbruk Liv Kirsten Eide Frode Lindland Risør utvikling og vekst (RUV) Camilla Trondsen Saksbehandler (vikar) Eiendomsforhold Ann-Iren Trommestad Saksbehandler Plan og byggesak Martin Krogstad Kart, oppmåling, GIS - geodata Stig Sevenius Postregistrering Fakturering Ekspedering Elise Nilsen Saksbehandler (vikar) Plan og byggesak Ahmed Imad Joseph Prosjekt Gamle eiendomssaker Thorvald Garthe

Virksomhetsplan - Plan og byggesak 2016 side 6 4) Enhetens arbeid med tiltak i 2016 4.1 KUNNSKAP Enheten har ingen tiltak i HP/ØP under satsingsområde Kunnskap. Det er heller ingen andre av enhetens arbeidsoppgaver som naturlig kommer inn under tiltakene for dette satsingsområdet. 4.2 REGIONAL UTVIKLING 4.2.1 Vi skal styrke det interkommunale samarbeidet Enheten har et faglig samarbeid med kommunene øst i Agder for kart- og oppmåling og for byggesak. Det er i tillegg ønskelig å få et tilsvarende fagforum for plan og delingssaker. 10 kommuner samarbeider om felles veterinærvakt. Det er et fagforum for bopliktsaker med 8 kommuner. Jordbrukssjefene i Aust-Agder har et felles fagforum. Kommunen har ingen ansatt miljøvernrådgiver som kan håndtere natur- og miljøvernsaker. Det er uheldig fordi forvaltning av mange av lovene hvor kommunen er myndighet forutsetter naturfaglig kompetanse. Kommunen benytter fagkompetanse hos bl.a. Fylkesmannen etter behov og har i tillegg noe kompetanse selv. Nabokommunene har heller ingen miljøvernrådgiver, bortsett fra Tvedestrand. Generelt bør økt faglig samarbeid være et tema på rådmanns- og ordfører nivå i tillegg til at de ulike fagmiljøene jobber for dette. Interkommunalt samarbeid om kart- og oppmålingstjenester (U) punkt 6.3.5 i HP/ØP 2016-2019 Ansvaret er flyttet fra enheten til Rådmannen etter at det i 2014 ble tatt kontakt med de ansatte i kart- og oppmålingstjenesten i de øvrige kommunene øst i Agder uten at det har ført frem. 4.2.2 Vi skal bidra aktivt i utvikling av regionen Gjennom detaljplanlegging vil enheten ha fokus på energi- og klimaspørsmål, bl.a. ved å bidra til at planleggingen følger nasjonale mål om bl.a. fortetting langs kollektivakser, mulighet for gåing og sykling, bevaring av nærfriluftsområder m.m. Dette er også viktige aspekter for folkehelse som skal ivaretas gjennom plan. 4.3 ATTRAKTIVITET 4.3.1 Vi skal være en kommune der flere flytter inn enn ut Enheten bidrar mye når det gjelder planlegging av gode boligområder. Som en følge av nylig vedtatt kommuneplan var det tro på en større aktivitet i 2015 enn i 2014. Dette slo dessverre ikke til, men det kan se ut til at aktiviteten forskyver seg ut i 2016. Enheten skal bl.a. bidra med å sikre et variert boligtilbud, sjønære boligtomter, boliger langs kollektivaksen, høyere grad av tilgjengelighet og universell utforming, god atkomst til sjø- og friluftsområder, gang- og sykkelmuligheter og bevaring av trehusbyen. Enheten har ansvar for å påse at det utarbeides gode risiko- og sårbarhetsanalyser ved planarbeid.

Virksomhetsplan - Plan og byggesak 2016 side 7 Gjennom øvrig planarbeid som enheten vil være en naturlig deltaker i, skal det arbeides for å sikre gode og tilgjengelige møteplasser, offentlige badeplasser og sjønære friområder. Enheten har som mål å bidra med effektiv saksbehandling hvor saker som omhandler bolig og næring prioriteres. Det må også påses at gebyrene for saksbehandling ikke blir urimelige. Enheten må jobbe for å ha en god kommunikasjon utad for å tiltrekke seg nye innbyggere, herunder informasjon på hjemmesida som kan øke graden av selvbetjening. Risør Utvikling og Vekst (T) punkt 6.5.1 i HP/ØP 2016-2019 Prosjektet RUV har vært i drift siden våren 2015 og skal fortsette i til sammen to år, med mulighet for forlengelse. Arbeidet omfatter i første omgang regulering av Randheia og tanken er at området skal selges ferdig regulert og dermed finansiere videre arbeid med boligutvikling, evt. næringsutvikling i kommunen. Prosjektet skal omfatte gjennomføring av prosjekter, kjøp og salg av eiendommer samt utvikling av eiendommer gjennom regulering. Det kan også samarbeides med private grunneiere. Prosjektet skal finansieres gjennom salg av ferdig regulerte områder og distriktene skal prioriteres høyt. Til hjelp i arbeidet skal det opprettes en intern, tverrsektoriell arbeidsgruppe og en referansegruppe med personer som har praktisk erfaring fra arbeids- og næringsliv. Prosjektet skal evalueres etter 1 og 2 år. Reguleringsplan Hasalen (T) punkt 6.5.11 i HP/ØP 2016-2019 Detaljreguleringsplan for Hasalen med hensikt å regulere for leiligheter startes i 2015 og er utvidet til også å omfatte småbåthavn. Planarbeidet gjøres i kommunal regi og Risør bystyre må i neste omgang til stilling til om området skal selges ferdig regulert eller bygges ut av kommunen selv. Planarbeidet finansieres over driftsbudsjettet. Gamle kommunale eiendomssaker (T) punkt 6.5.13 i HP/ØP 2016-2019 Det eksisterer mange gamle eiendommer i kommunen hvor eiendomsforholdet ikke er avklart. For å rydde opp i og avslutte disse sakene er det ansatt vikar som behandler ordinære eiendomssaker, mens fast ansatt gjennomfører prosjektet. Lønnsmidler til vikar dekkes gjennom disposisjonsfond. Oppgradering av kartgrunnlag (T) punkt 6.5.14 i HP/ØP 2016-2019 Kommunen har plikt til å holde sitt kartgrunnlag oppdatert og det er avsatt nødvendige investeringsmidler til dette. Arbeidet utføres som en del av felles Geovekstprosjekt for flere kommuner øst i Agder og omfatter nye, høyoppløselige ortofoto (satelittbilder), nytt høydegrunnlag, nye skråfoto, historiske bilder og nye kartbaser. Statens kartverk leder arbeidet. Kommunedelplan strandsone (T) punkt 6.5.15 i HP/ØP 2016-2019 Arbeid med kommunedelplan for fortetting av boliger i strandsonen er startet opp i 2015. Miljø og teknisk komité er styringsgruppe. Rådmannen har organisert ei arbeidsgruppe. Arbeidet vil pågå hovedsakelig i 2016 og vil omfatte fortetting i klynger av bestående bebyggelse i distrikene. Landbruk i fokus (T) punkt 6.5.16 i HP/ØP 2016-2019 Det skal arbeides med kartlegging av ressurser, beitemark og maskinjord. Målet er å bedre bøndenes bunnlinje gjennom mer effektiv drift eller økt produksjon.

Virksomhetsplan - Plan og byggesak 2016 side 8 Det er innvilget midler fra Fylkesmannen. Arbeidet er igangsatt avsluttes i 2016. Verneplan, rullering (T) punkt 6.5.17 i HP/ØP 2016-2019 Det er behov for å rullere verneplanen for Risør sentrum. Arbeidet vil pågå i 2016-2017 og utføres i samarbeid med Byantikvaren. Landbruksplan (U) punkt 6.5.18 i HP/ØP 2016-2019 Gammel landbruksplan skal rulleres. Arbeidet utføres i regi av jord- og skogbrukssjefen, men også med bidragsytere fra andre deler av administrasjonen og frivillige lag og organisasjoner. Kulturminneplan (T) punkt 6.5.19 i HP/ØP 2016-2019 Kommunen har ingen samlet plan for kulturminner. Sammen med Kragerø kommune har Risør ansatt en Byantikvar i to år og et av hovedarbeidsområdene vil bli å lage en kulturminneplan. Arbeidet igangsettes i 2015 og vil pågå i 2016-2017. Det benyttes i hovedsak interne ressurser og søkes midler fra Fylkeskommunen i tillegg. 4.3.2 Vi skal ha mer besøk Enheten har ingen tiltak i HP/ØP som kommer inn under dette satsningsområdet. 4.4 ORGANISASJONS- OG TJENESTEUTVIKLING Enheten har kontinuerlig fokus på og ønske om, å være oppdatert på lovverk og å beholde motiverte ansatte. Disse tingene henger sammen med levering av gode tjenester og det oppleves som frustrerende at midler til kompetanseheving er svært små. De ansatte deltar på relevante kurs og seminarer i regi av Fylkesmannen/Fylkeskommunen da disse ofte er gratis og på noen fagkurs, men det er behov for å kunne tilby mer etterog videreutdanning for å holde kompetansen på et høyt nok nivå. 4.5 FOLKEHELSE OG LEVEKÅR Enheten har ansvar for å bidra til gode planer som bl.a. sikrer mulighet for fysisk aktivitet og trygg og sikker skolevei. Det er også viktig å planlegge slik at det blir enkelt å drive ulike aktiviteter. Krav til universell utforming er nødvendig for at alle skal få like muligheter. Satsning på folkehelse og levekår gjennom planlegging vil i praksis si å drive god planlegging som ivaretar disse hensynene. Det vil variere fra plan til plan hvordan dette ivaretas og i hvor stor grad. Levekår er ikke alltid direkte relevant i plansammenheng, men det er viktig å planlegge for varierte boligområder med boenheter av ulik type for å sikre at et område kan passe for flest mulig, uavhengig av f.eks. inntekt. RUV jobber helt konkret med kyststi mellom Randvik og Flisvika, et tiltak som vil styrke folkehelsa på mange måter, i tillegg til at den vil kunne benyttes av alle. 4.6 KLIMA OG MILJØ Enheten arbeider for at det planlegges muligheter for gåing og sykling i enda større grad enn i dag. Kommuneplanen omhandler behov for og ønske om en felles miljøvernrådgivningstjeneste. Enheten støtter at det jobbes for å få til dette da kommunen forvalter mange lovverk som krever slik fagkompetanse.

Virksomhetsplan - Plan og byggesak 2016 side 9 Enheten skal følge opp kommuneplanen når det gjelder utvikling av nye boligområder. Disse er i hovedsak lagt langs kollektivakser og i tilknytning til lokalsentra og tettsteder. Viktige nærområder og uberørt natur skal beholdes gjennom god planlegging. Naturbiotoper på land og i sjø bidrar til å sikre det biologiske mangfoldet. Et samarbeid med skogeierne og ny kartlegging av områder med høyt biologisk mangfold er også svært viktig og vil fortsette å være en del av kommunens vurderingsgrunnlag i enkeltsaker. Enheten forvalter miljøordninger både på for jord- og skogbruket der formålet er å fremme og hensynet de biologiske verdiene samt redusere forurensingen fra landbruket. Enheten vil framover fokusere på god planlegging sett opp i mot framtidig ekstremvær og nasjonale føringer. Enheten er involvert i arbeid med Energi- og klimaplan og er representert i internt Forum for klima og miljø.

Virksomhetsplan - Plan og byggesak 2016 side 10 5) Enhetens ansvar i budsjettvedtaket Det ble ikke foretatt noen endringer i enhetens budsjett for 2016 og budsjettet ser dermed slik ut: 5.1 VEDTATT BUDSJETT 2016 Netto lønnsutgifter 5 285 664 Andre utgifter 790 900 Overføringer (utg.) 141 000 Finanstransaksjoner (utg.) 0 Sum utgifter 6 217 564 Salgs- og leieinntekter -4 273 000 Refusjoner -151 000 Overføringsinntekter 0 Finanstransaksjoner (innt.) -586 000 Sum inntekter -5 010 000 Netto ramme 2016 1 207 564 Det ble heller ikke vedtatt noen tekstforslag i budsjettbehandlingen som påvirker enheten i 2016. Det vil bli endringer i enheten i løpet av 2016 ved at en ansatt går av med pensjon og stillingen må lyses ut. Dette gir trolig noen endringer i lønnsutgiftene. Inntektene er samtidig justert noe ned for å tilpasses aktivitetsnivået bedre.

Virksomhetsplan - Plan og byggesak 2016 side 11 6) Tjenesteproduksjon 6.1 ANTALL OG UTVIKLING I ANTALL BRUKERE Enheten behandler normalt mellom 350 og 500 saker i året, fordelt på politiske saker og delegerte vedtak (administrative). Byggeaktiviteten og aktiviteten innenfor privat planlegging styrer i hovedsak enhetens arbeidsmengde på dette feltet. I løpet av året behandles det rundt 150-200 landbrukssaker. Enheten behandler ca. 300 egenerklæringer i løpet av et år. Enheten bistår flere av de interne enhetene i kommunen etter behov, spesielt innen karttjenester. 6.2 OPPLEVD TJENESTEKVALITET Det bør gjennomføres brukerundersøkelser i 2016. 6.2.1 Resultat av siste brukerundersøkelse Ingen undersøkelse gjennomført. 6.2.2 Tiltak iverksatt som følge av forrige undersøkelse Ikke relevant. 6.3 MÅLT TJENESTEKVALITET 6.3.1 Status og mål for indikatorer i kommuneplanen 2014 var et aktivt år med hensyn til boligbygging. Det store antallet tatt i bruk for boliger, hytter og næring skyldes dels et oppryddingsarbeid hvor eiere har blitt bedt om å anmode om ferdigattest. Noen av disse byggene kan m.a.o. ha blitt tatt i bruk tidligere år, men er først meldt ferdig etter purring fra kommunen. For 2015 vil tall bli lagt inn i planen i januar 2016. Vi vil da se om måltall for perioden er oppnådd. Nye bygg (boenheter, næringsbygg og hytter) Status siste periode 2011 2012 2013 2014 2015 Boenheter tillatelse 8 31 21 28 Tall kommer i januar Boenheter tatt i bruk 13 14 26 33 Hytter tillatelse 25 15 10 16 Hytter tatt i bruk 31 17 22 14 Næringsbygg tillatelse 1 5 2 3 Næringsbygg tatt i bruk 3 5 0 10 Kilde: Risør kommune Nye måltall for boenheter er tatt inn i samsvar med at kommunen planlegger for høy vekst i nåværende kommuneplanperiode. For å oppnå det antallet boenheter det legges

Virksomhetsplan - Plan og byggesak 2016 side 12 opp til, mellom 7- og 800 nye før 2025, må det godkjennes i gjennomsnitt 50 nye boenheter hvert år. Tabellens måltall er derfor endret i samsvar med dette. Mål for perioden 2016 2017 2018 2019 2020 Boenheter tatt i bruk Næringsbygg tatt i bruk 50 50 50 50 50 6 6 6 7 7 Hytter tatt i bruk 20 20 20 20 20 Saksbehandlingstid byggesak Status siste periode 2010 2011 2012 2013 2014 Snitt saksbehandlingstid, vedtatte reguleringsplaner (kalenderdager) 618 (../../321) 290 (../32/214) 405 (../170/250) 178 (../215/280) 351 (../297/290) Snitt saksbehandlingstid for byggesaker med 3 ukers frist (kalenderdager) 49 (20/21/20) 45 (19/21/12) 50 (18/../16) 23 (18/17/19) Snitt saksbehandlingstid for byggesaker med 12 ukers frist (kalenderdager) 120 (36/43/60) 86 (38/62/29) 98 (36/39/45) 59 (../../37) 40 (../45/5) Snitt saksbehandlingstid, oppmålingsforretning (kalenderdager) 12 (67/30/60) 70 (85/25/90) 65 (72/60/90) 55 (../25/30) 40 (../24/30) Kilde: KOSTRA tabell 04908. KOSTRA gruppe 11/Kragerø/Tvedestrand kommune i parentes. Maksimal saksbehandlingstid er satt til 365 dager for vedtatte reguleringsplaner, 21 dager for de enkleste byggesakene, 84 dager for byggesaker med 12-ukersfrist og 112 dager for oppmålingsforretning. Nye KOSTRA-tall kommer ikke før i mars 2016 og tall for 2015 vises derfor ikke. Tallene viser at Risør periodevis har slitt med å holde lovpålagt saksbehandlingstid. For 2015 viser tallene at planarbeid har vært tidkrevende. Det skal bemerkes at det kan skyldes utenforliggende årsaker, f.eks. at privat part har brukt lang tid på å sende inn planforslaget. Dette er ikke uvanlig og gir et galt bilde av faktisk saksbehandlingstid. Gjennomsnittlig behandlingstid for byggesaker med treukersfrist er sterkt forbedret i forhold til tidligere år. Det jobbes for ytterligere å forbedre denne. De øvrige fristene overholdes med god margin. Kilometer etablert gang-/sykkelvei 2011 2012 2013 2014 2015 3 3 3 3 Tall kommer i mars 2016 Kilde: SSB tabell 06492 Antall kilometer etablert kyststi Friluftsrådet Sør har utredet muligheter og utfordringer med etablering av kyststi og foreslått en trase. Så langt er det ikke etablert sammenhengende kyststi i Risør kommune, men forslag til trasé er vist i ny kommuneplan. I 2016 vil enheten lede

Virksomhetsplan - Plan og byggesak 2016 side 13 arbeidet med kommunedelplan for fortetting av boliger i strandsonen og det vil da bli vurdert å regulere inn kyststi i tråd med forslaget fra Friluftsrådet dersom det er aktuelt. Brukerundersøkelser for de interkommunale tjenestene Enheten er ikke involvert i interkommunale samarbeid. 6.3.2 Status på utvalgte kvalitetsindikatorer i KOSTRA Se ovenfor. 6.4 INTERNKONTROLL: TJENESTEKVALITET 6.4.1 Kommunens mål for kvalitetsstyringsarbeidet Risør kommunes overordnete kvalitetsmål er tilfredse innbyggere, medarbeidere og politikere. Brukertilfredshet skal måles hvert andre år for alle tjenester som leveres av virksomheten. Alle virksomheter skal bruke risikoanalyser og sjekklister for å redusere risiko for uønskede hendelser (driftsfeil). Om feil, mangler eller avvik likevel skulle oppstå skal feilene rettes og logges, slik at feilstatistikken kan avdekke hvor virksomhetene har systemfeil (forbedringspotensiale). Virksomhetens ulike enheter skal bruke QM+ for å logge avvik og forbedringsforslag for å kunne få fram sammenlignbare og målbare data for den kvalitet som leveres. Ledermøter skal ha som fast punkt på dagsorden: "Kvalitetsrapport", med grafiske avviksoversikter, minimum to ganger årlig. I personalmøter skal ledelsen informere om status i kvalitetsregnskapet: avviksoversikt, trender og tiltak. 6.4.2 Vurdering av avviksrapportering siste år Det meldes generelt få avvik på enheten, både innen tjenestekvalitet og innen HMS. Trolig er det noe underrapportering. Pr. november 2015 var det meldt inn avvik på matrikkelføring og webløsning for plan. Kommunen har plikt til å legge inn nye bygg i grunnkartet innen 5 dgr etter godkjenning og å legge inn nye reguleringsplaner innen 7 dgr etter godkjenning, men har ikke kapasitet til å følge dette opp raskt nok. 6.4.3 Tiltak for å redusere avvik For å forhindre avvik knyttet til saksbehandlingstid gjennomfører enheten regelmessige postmøter og bestreber oss på å sende foreløpige svar dersom vi ser at lovpålagt tid ikke kan overholdes. Søker vil da få en tilbakemelding og være mer innforstått med hvorfor saksbehandlings-tida er lang. Enheten har ikke økonomisk mulighet til å ansette flere personer. I løpet av 2016 vil det bli omorganisert på enheten for å sikre at kravet til matrikkelføring ivaretas og at grunnkartet holdes oppdatert. Når det gjelder planarkiv, jobbes det med å få dette på plass i 2015. Gode rutiner, prosedyrer, maler og kontinuerlig oppfølging, jmf. ovenfor, skal bidra til å redusere avvikene.

Virksomhetsplan - Plan og byggesak 2016 side 14 7) Organisasjonsutvikling: enhetens utviklingsarbeid 7.1 KOMPETANSEUTVIKLING OG REKRUTTERING DE NESTE 4 ÅR I 2016 fortsetter prosjektet med å rydde opp i gamle eiendomssaker. Det er ansatt vikar i 80% stilling for den personen som til vanlig jobber med eiendomssaker. I løpet av 2016 vil trolig ansatt innen kart- og oppmåling gå av med pensjon og det vil da bli aktuelt å omstrukturere noe internt med fordeling av arbeidsoppgaver og rekruttere ny ansatt med høy kompetanse innen geografiske informasjonssystemer (GIS). 7.1.1 Satse på ledere Enhetsleder har påbegynt en Master i ledelse, 90 studiepoeng. Studiet tas i privat regi, men arbeidsgiver støtter utdanningen gjennom å gi fri med lønn til samlinger og eksamen. 7.1.2 Utvikle en lærende organisasjon Vi må lære av våre feil og internkontrollsystemet må brukes mer aktivt til dette. Gode idéer må ivaretas og prøves ut. Vi må bli dyktigere til å holde hverandre faglig oppdatert og utnytte hverandres kompetanse bedre. Dette er et kontinuerlig arbeid. 7.1.3 Lære å arbeide i nettverksorganisasjoner Enheten har allerede faglige samarbeidsforum med nabokommunene, men dette bør forsterkes. Det bør opprettes et fagforum for plan- og delingssaker, og de eksisterende fagforaene bør forbedres. Samarbeid med nabokommunene er helt nødvendig i dagens kompliserte samfunn hvor det er et sterkt fokus på rettigheter og raske og korrekte svar. Uavhengig av en eventuell kommunesammenslåing bør det arbeides med dette. 7.1.4 Likestillingstiltak I enheten jobber det 50% av hvert kjønn. Dette er viktig å ivareta med tanke på et godt arbeidsmiljø. Framover bør det jobbes for at også innvandrere og mennesker med nedsatt funksjonsevne kan jobbe i enheten. En naturlig samarbeidspartner kan være NAV dersom det ikke er søkere til ordinære jobber. 7.2 SAMARBEID MED ANDRE 7.2.1 Internt i Risør kommune Enheten jobber mest sammen med Enhet for eiendom og tekniske tjenester, men mottar samtidig søknader fra denne enheten. Det er derfor viktig med et formelt skille på disse to enhetene når den ene er forvaltningsmyndighet og den andre er utførende. Enheten jobber også mye sammen med Enhet for kultur og Rådmannens stab. 7.2.2 Eksternt med andre kommuner eller nettverk Se tidligere kommentarer. 7.2.3 Samarbeid med frivillig sektor Jord- og skogbrukssjefen samarbeider med bondelaget og skogeierlaget.

Virksomhetsplan - Plan og byggesak 2016 side 15 7.3 MEDARBEIDERUNDERSØKELSE 7.3.1 Siste medarbeiderundersøkelser Medarbeiderundersøkelse 2012 Svarprosent Risør kommune: 57 (370 av 648 respondenter). Snitt Risør Snitt Norge* Høyest kommune Lavest kommune Snitt totalt 4,6 4,6 5,5 3,6 * 108 kommuner er med i snittet for Norge Medarbeiderundersøkelse 2010 Svarprosent Risør kommune: 71 (486 av 685 respondenter). Snitt Risør Snitt Norge** Høyest kommune Lavest kommune Snitt totalt 4,4 4,5 5,4 3,5 ** Antall kommuner med i snittet for Norge er ikke oppgitt 7.3.2 Enhetsleders kommentar Enhet for plan- og byggesak har så få ansatte at svarene er lagt sammen med Enhet for eiendom og tekniske tjenester. Undersøkelsen gir derfor ingen informasjon som kan benyttes for vår del. Det er ikke foretatt medarbeiderundersøkelse etter 2012, men det skal gjennomføres ny undersøkelse i 2016. 7.3.3 Tiltak som følge av siste undersøkelse Ikke relevant. 7.4 INTERNKONTROLL: HMS 7.4.1 Kommunens mål for HMS-arbeidet Alle virksomheter skal måle sin HMS-virksomhet: Oppslutning om de forebyggende aktivitetene og status for ulike HMS-forhold. HMS-arbeidet skal involvere alle berørte parter ved hjelp av sjekklister, spørreskjemaer og avviks- og forslagsmeldinger, jfr. 4 og 5.3 i HMS-forskrift (Internkontrollforskriften). Hensikten er å lære av hverandres erfaringer slik at feil, mangler og avvik ikke oppstår eller gjentar seg. Leder- og personalmøter skal ha grafiske avviks- og forslagsrapporter fremlagt, minimum hvert halvår. "Avviksrapport" skal være fast punkt på dagsordenen og vise utviklingen over tid og status for tiltak som er iverksatt. Det skal ikke oppstå fravær som skyldes dårlig tilrettelegging av jobben, eller som skyldes dårlige samarbeidsforhold. Medarbeidere og de som mottar våre tjenester er en del av løsningen, ikke en del av problemet. 7.4.2 Vurdering av avviksrapportering Det er ikke registrert avvik innen HMS pr. november 2015. 7.4.3 Tiltak for å redusere avvik Det er gjennomført vernerunde, men ikke innkommet meldinger om avvik eller andre ting som bør tas tak i.

Virksomhetsplan - Plan og byggesak 2016 side 16 7.4.4 Forebygge og håndtere uønskede hendelser Enheten benytter kommunens internkontrollsystem og melder avvik, men det er trolig fortsatt en viss grad av underrapportering. De ansatte på enheten har en del befaringer og møter mye kunder. Skader og ubehagelige hendelser kan oppstå. Det er viktig at disse forebygges i størst mulig grad og at avvik melder dersom de oppstår. Det gjennomføres årlige lønns- og medarbeidersamtaler. Arbeidsmiljøet er svært viktig for de ansatte og enheten legger stor vekt på å ha et godt, sosialt miljø sammen med Enhet for eiendom og tekniske tjenester. Enhetsleder er HMS-leder og har fått opplæring.

Virksomhetsplan - Plan og byggesak 2016 side 17 8) Økonomiske rammer og forutsetninger Enheten har tilsvarende problemstilling som tidligere år; lønns- og andre utgifter må balanseres med mest mulig realistiske inntekter. Det er imidlertid vanskelig å forutsi inntektene nøyaktig da de i svært stor grad er avhengig av privat aktivitet i kommunen. For 2015 var det forventet en høyere aktivitet som følge av ny kommuneplan og de innspillene som var vedtatt her. Dette har vist seg ikke å slå til i så stor grad som forventet og noe av aktiviteten vil trolig forskyves til 2016. For 2016 er det budsjettert med 350 000,- i inntekter for plan. Beløpet er justert noe ned fra 2015 (395 000,-), men holdes fortsatt høyt da det er sannsynlig at planvirksomheten blir relativt stor. For byggesak er det budsjettert med inntekter på 2 055 000,-, for kartog oppmåling med kr. 1 710 000,- og for landbruk med kr. 45 000,-. Anslagene er redusert fra 2015 og er optimistiske, men absolutt realistiske dersom aktiviteten blir god i 2016. Enhetens lønnsutgifter har vært sterkt stigende i mange år grunnet konkurranse i arbeidsmarkedet, spesielt for ingeniører. Lønnsutgiftene utgjør ca. 85% av enhetens samlede utgifter og gir liten mulighet for justeringer. Gebyrer for plan, byggesak og kart/oppmåling blei økt med rundt 12 % for de fleste områdene i 2014. I 2015 ble gebyrene justert med konsumprisindeksen og det ble foretatt en viss differensiering for å unngå urimelige gebyrer i tillegg til at gebyrene samkjøres i stor grad med nabokommunene. I 2016 vil gebyrene igjen bli foreslått endret, men vil fortsatt være i harmoni med gebyrene i nabokommunen. Det er viktig at gebyrene hele tiden tilpasses endringer i bl.a. lovverk og samfunnsutviklingen ellers. Budsjettposten for vedlikehold av de ulike programvarene og kommunens plikt til å holde grunnlagskartet og matrikkelinformasjon oppdatert er relativt sterkt stigende. Jo mer samfunnet digitaliseres, jo større utgifter får kommunen innenfor dette området. I budsjett for 2016 er det satt av nesten 350 000,- til denne typen lisenser. Enheten fikk i 2015 en endring i antall årsverk ved at 20% stilling er flyttet til Enhet for støttefunksjoner. Dette ble gjort for at innregistrering av post skal bli mindre sårbar. Halvparten av all posten skal nå registreres av flere enn en person, noe som er positivt. Kommunen ansatte i 2015 en Byantikvar i samarbeid med Kragerø kommune. Byantikvaren er organisert i rådmannens stab, men samarbeider tett med enhet for planog byggesak. Stillingshjemmelen utløper i 2017. I 2015 ble det også ansatt vikar som jobber med eiendomssaker mens ansatt som normalt utfører denne jobben, har prosjektet Opprydding i gamle eiendomssaker som hovedjobb. Vikariatet utløper i 2017.

Virksomhetsplan - Plan og byggesak 2016 side 18 9) Samlet vurdering av enhetens utfordringer Enheten opplever stadig høyere krav til fagkompetanse innen mange ulike lovverk med tilhørende forskrifter. Dette gjør at sårbarheten øker og kravet til å holde seg faglig oppdatert blir mer krevende. Enhetens midler til kurs er samtidig relativt lav. Den foreløpige løsningen på dette synes å være et godt faglig samarbeid på tvers av kommunene og innhenting av bistand fra Fylkesmannen og Fylkeskommunene samt en god strategi for interne rutiner på å holde seg faglig oppdatert bl.a. med fordypningsmøter. På lang sikt vil kanskje kommunestrukturen endre seg og også bidra til at fagmiljøene blir større, noe som vil reduseres sårbarheten og gi flere fagpersoner å spille på selv om kravet til kompetanse selvsagt ikke vil reduseres. Det er et stort press på kortest mulig saksbehandlingstid innen de fleste av enhetens fagområder. Saker som behandles av enheten har stor betydning for enkeltpersoner og firmaer og for arbeidsplasser og økonomi. Presset merkes derfor godt for saksbehandlerne og det er viktig å skjerme den enkelte noe for å sikre arbeidsro og kortere saksbehandlingstid. Det betyr at man ikke er like tilgjengelig på telefon hele tida, men til gjengjeld får man behandlet flere saker. Det er store krav til å holde kommunens grunnlagskart kontinuerlig oppdatert, også det digitale planarkivet. Per i dag klarer ikke enheten å tilfredsstille kravene fullt ut. Dette gir dårligere tjenester til kommunens innbyggere og medfører større pågang om hjelp. Dersom karttjenestene hadde vært bedre, ville innbyggerne kunne utført mer selv og saksbehandlerne ville blitt noe avlastet. Gjennom et Geovekstprosjekt jobber enheten for at det digitale planarkivet skal bli oppdatert. I løpet av 2016 vil intern omorganisering av oppgaver bli vurdert når det gjelder GIS-kompetanse og matrikkelføring. I 2016 vil kommunens kartgrunnlag fortsatt oppdateres med nytt høydegrunnlag, oppdatering av skråfoto, historiske flyfoto og oppdatering av andre grunnlagsdata. Arbeidet skjer i samarbeid med Kartverket og kostnadene fordeles over tre år som investering. Kostnadene tas som en investering. Det landbruksfaglige samarbeidet med Gjerstad kommune hvor skogbrukssjefen er ansatt i Gjerstad og jordbrukssjefen i Risør, fungerer godt. I 2016 skal det lages landbruksplan for Risør og skogbrukssjefen vil være sterkt delaktig i dette arbeidet. Det er en utfordring å prioritere lovpålagte oppgaver framfor selvpålagte oppgaver og oppgaver som de folkevalgte ønsker skal prioriteres. Enheten har ansvar for oppfølging av boplikt og det er viktig å utarbeide og effektuere gode rutiner for kontroll av boplikt. Kontrollen må være god nok og realistisk å gjennomføre og det jobbes for å endre rutinene noe på dette feltet. Målet er å sikre en

Virksomhetsplan - Plan og byggesak 2016 side 19 god nok kontroll samtidig som det ikke blir en unødvendig stor arbeidsbyrde. I årsskiftet 2015/2016 skal det fremmes en politisk sak angående arbeidet med boplikt. Rekruttering av dyktige fagfolk er en utfordring for teknisk sektor fordi arbeidskraften er konkurranseutsatt. Enheten må bestrebe seg på å kunne tilby interessante arbeidsoppgaver for å tiltrekke seg kompetente folk. I løpet av to år vil trolig to ansatte gå av med pensjon og denne problemstillingen er høyaktuell. Prosjektet RUV er organisert under enheten og tilfører enheten stor kompetanse innen planlegging. Prosjektleder samarbeider i stor grad med de andre på enheten i tillegg til andre enheter. Også dette prosjektet har en varighet på to år i første omgang, men kan evt. forlenges dersom det er politisk vilje til det.