KONKURRANSEGRUNNLAG FOR KJØP AV KONSULENTTJENESTE/PROSJEKTLEDER 1 GENERELL BESKRIVELSE 1.1 Oppdragsgiver Oppland fylkeskommune har i alt nesten 2000 ansatte, og består av sentraladministrasjonen med 14 ulike fagenheter, samt tannklinikker og videregående skoler. Fylket har et areal på 25.192 km 2, og et innbyggertall på ca. 185.000. Oppland fylkeskommune (OFK) ønsker herved å invitere Dem til å gi tilbud på levering av PROSJEKTLEDER OMSTILLINGSPROSJEKT REISELIV, i henhold til dette dokumentet og kunngjøring i Doffin. Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: e-post: LIV BJERKE LIV.BJERKE@OPPLAND.ORG Eventuelle spørsmål kan rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver hva gjelder anbudskonkurransen enn nevnte kontaktperson. 1.2 Anskaffelsens formål, omfang og kontraktstype Regionalenheten ved Oppland fylkeskommune skal starte opp et forprosjekt med intensjon om videreføring i et hovedprosjekt. Formålet med hele prosjektet er å bidra til at fullservice overnattings bedrifter, i enkelte områder av Oppland, skal kaffe seg kompetanse til å kunne omstille bedriften til nye markeder og trender. Resultatet av forprosjektet er å komme med en anbefaling til hovedprosjektet. Det er ikke gitt at prosjektet går videre til hovedprosjekt. Forprosjektet skal starte opp så snart som mulig og levere en sluttrapport innen utgangen av august 2013. Omfanget forventes å være en 100 % stilling. Standard avtalevilkår for Oppland fylkeskommune (vedlagt) gjelder for denne anskaffelsen. Mer informasjon om anskaffelsens formål og omfang er tatt inn i vedlegg A, Kravspesifikasjon. 1.3 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen Se www.doffin.no 1
1.4 Tilbudsfrist Frist for å levere tilbud er 20.02.13 klokken 14.00 1.5 Tilbudsåpning Tilbudsåpning vil skje den 20.02.13 kl. 14.30. 1.6 Fremdriftsplan Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i DOFFIN / Utsendelse av invitasjon 29.01.13 Frist for å levere tilbud 20.02.13 KL. 14.00 Valg av leverandør og meddelelse til leverandører 01.03.13 Kontraktsinngåelse 11.03.13 Det tas forbehold om eventuelle endringer i fremdriftsplanen. 1.7 Opsjon Oppdragsgiver skal ha opsjon til å inngå avtale med leverandør om deltagelse i eventuelt neste fase av prosjektet 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD 2.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 07. april 2006 nr. 402. Anskaffelsen skal foretas gjennom en åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og del II, (under EØS-terskelverdi og uprioriterte tjenester). 2.2 Tilbudets utforming Tilbudet skal: være merket: OMSTILLINGSPROSJEKT REISELIV oversendes i lukket forsendelse være skriftlig og inneholde et tilbudsbrev som er datert og signert av person som har fullmakt til å forplikte leverandøren. være utformet på norsk. inneholde bekreftelse på tilbudets vedståelsesfrist inneholde leverandørens kontaktperson med telefonnummer og e-post adresse. leveres direkte til leveringsadressen eller sendes med post. Tilbudet skal ikke oversendes per e-mail. For sent innkomne tilbud og tilbud oversendt på e-mail vil bli avvist. 2
Tilbudet skal være mottatt hos oppdragsgiver ved tilbudsfristens utløp. Leveringsadresse: Oppland fylkeskommune v/liv Bjerke Kirkegt. 76 Postboks 988 2626 Lillehammer 2.3 Offentlighet For allmennhetens innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll gjelder lov av offentlighet i forvaltningen. Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd reguleres av Offentleglova av 19.mai 2006 og forskrift til offentleglova, 17.oktober 2008. Offentlegforskrifta 2.4 Forbehold og avvik Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget, skal dette klart fremgå av tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige. Forbehold og avvik skal referere til relevante punkt i konkurransegrunnlaget og tas inn i eget vedlegg. Vesentlige forbehold og avvik vil føre til at tilbudet avvises. 2.5 Alternative tilbud Alternative tilbud aksepteres ikke. 2.6 Tilbud på deler av oppdraget Det er ikke mulig å gi tilbud på deler av oppdraget. 4.2. Vedståelsesfrist Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud til 01.04.12 3
3 KVALIFIKASJONSKRAV 3.1. Obligatoriske og ufravikelige krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. Leverandøren skal ha et fungerende HMSsystem. Dokumentasjonskrav Skatteattest (Skatteattest for skatt utstedes av kemner/kommunekasserer (skjema RF-1244)) som ikke er mer enn 6 måneder gammel. Merverdiavgiftsattest (Attest for betalt merverdiavgift utstedes av skattefogden (skjema RF-1244)) som ikke er mer enn 6 måneder gammel. Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. HMS-egenerklæring (Se vedlegg C til konkurransegrunnlaget) (Valgfritt for varekjøp) 3.2. Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Dokumentasjonskrav Norske selskaper: Firmaattest Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stiling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. 4. AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN 4.1. Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen eller forkaste samtlige tilbud dersom det foreligger saklig grunn. 4
4.3. Kriterier for valg av tilbud Tildeling vil skje på bakgrunn av det økonomisk mest fordelaktige tilbud. Følgende kriterier vil legge til grunn for tildelingen: Pris. Vekt: 40 %. Følgende tabell skal fylles ut: Pris for oppdraget Månedlige møter inkludert reiseutgifter Deltagelse på eventuelle seminarer/konferanser * Eventuelt 3 dagers studietur i Europa * Totalpris: Pris inkludert mva *Dette kan utgå og vil i så fall ikke godtgjøres. Kompetanse Vekt: 40 % Tilbyder må oppgi hvem som skal arbeide med prosjektet og dokumentere den enkeltes kompetanse gjennom CV, beskrive tidligere oppdrag og/eller legge ved tidligere rapporter. Prosjektleder må inneha prosjektlederkompetanse og ha erfaring fra min. 3 tidligere relevante sammenlignbare prosjekter. (Legg ved referanseliste) Prosjektleder må ha erfaring med og kunne nyttiggjøre relevant forskning (Beskriv hvordan dette er gjort i referanseprosjektene) Forslag til oppgaveløsning/metode 20 % Må beskrives Vektingsmodell: Ved evalueringen vil det bli benyttet et evalueringsverktøy hvor de ulike tildelingskriteriene legges inn med oppgitt vekt. Kriteriene, med unntak av pris, gis en poengsum fra 1-5. Pris og oppnådd poengsum på de ulike kriteriene legges inn i modellen og det beste tilbudet identifiseres. Dere finner mer informasjon om modellen ved å gå inn på følgende lenke: Evalueringsverktøy Med hilsen Liv Bjerke Oppland fylkeskommune Vedlegg A: Vedlegg B: Vedlegg C: Kravspesifikasjon Standard avtalevilkår HMS-egenerklæringssjema 5
Vedlegg A: Kravspesifikasjon Oppland fylkeskommune har fått innvilget omstillingsmidler fra Kommunal- og Regional Departementet til bransjen reiseliv. Bakgrunn for tildelingen er en søknad av august 2012 der Oppland fylkeskommune beskriver spesielle utfordringer for fullservice overnattingsbedrifter i distriktet. Disse bedriftene har slitt med nedadgående markedskurver og manglende inntjening over flere år. En omfattende omstilling av driften og nye kunder må til dersom de skal kunne møte framtiden på en positiv måte. Oppland fylkeskommune er med dette i ferd med å sette opp et forprosjekt med intensjon om videreføring i et hovedprosjekt med aktuelle reiselivsaktører. Tittel på prosjektet er Omstilling i Reiseliv. En styringsgruppe er satt opp med følgende representanter: Liv Bjerke, rådgiver reiseliv Oppland fylkeskommune, Styringsgruppeleder Trond Carlson, teamleder næring og samfunn, regionalenheten, Oppland fylkeskommune Bjørn Johnsen, seniorrådgiver reiseliv Innovasjon Norge, Oppland Tore Haug, seniorrådgiver NHO innlandet Hans Holmengen, amanuensis, Høgskolen i Lillehammer Oppland fylkeskommune utlyser med dette konkurranse på kjøp av prosjektleder til forprosjektet med omfang forventet 100% stilling fra fram til 01.09.13. og intensjon om videreføring i hovedprosjektet. Oppdragsgiver står likevel fritt til å avgjøre eventuelt videreføring i hovedprosjekt og om samme leverandør skal benyttes. Alternativet er utlysning om ny konkurranse. Målet med forprosjekt er å utrede behovet og beskrive mulighetene et omstillingsprosjekt for fullservice overnattingsbedrifter i Oppland kan gi. Forprosjektet skal inneholde: Utrede situasjonen for noen aktuelle regioner/områder/destinasjoner i Oppland. Kartlegge om behovet hos enkelte av disse regionene/destinasjonene er mer aktuelle enn andre. Vurdere lignende type prosjekter nasjonalt og internasjonalt for å innhente kunnskap Innhente og kunne vurdere/anvende nasjonal og internasjonal forskning og litteratur omkring tema Komme med anbefaling til et eventuelt hovedprosjekt og forslag til plan for gjennomføring Levere en sluttrapport ved avslutning av forprosjektet og presentere den for styringsgruppen 6
Prosjektleder skal i tillegg Administrere informasjon til styringsgruppen gjennom månedlige møter i Oppland fylkeskommunen Holde styreleder og styret jevnlig oppdatert Ta stilling til behov for innhenting av kompetanse f. eks. gjennom studietur eller deltagelse på seminarer/konferanser for seg selv og styringsgruppa. 7