Program SSHF digital samhandling

1 / 11 Sørlandet sykehus HF GODKJENT AV: Navn Rolle Stilling Dato Styringsgruppen

2 / 11 INNHOLDSFORTEGNELSE 4 PROGRAMMETS NAVN... 4 5 PROGRAMMEIER... 4 6 INNLEDNING... 4 1.1 BAKGRUNN... 4 1.1 KORT BESKRIVELSE AV PROGRAMMET... 4 2 STYRING OG ORGANISERING... 5 2.1 ANSVARSFORDELING... 5 Programorganisering... 5 Programstyret... 5 Programledelse... 5 1.2 STATUS VED SØRLANDET SYKEHUS HF... 7 3 MÅL OG RESULTATKRAV... 7 DET ENKELTE HELSEFORETAKS ROLLE... 8 REGIONALT HELSEFORETAKS ROLLE... 9 SYKEHUSPARTNERS ROLLE... 9 3.2 KRITISKE SUKSESSFAKTORER... 9 TIDSRAMME FOR PROGRAMMETS PROSJEKTER... 10 4 ØKONOMI... 11 BUDSJETT FOR PERIODEN 2013-2016... 11

3 / 11 DISTRIBUSJON Prosjektet kan distribueres til oppdragsansvarlig, styringsgruppen, prosjektgruppen, referansegruppen, tillitsvalgte, vernetjeneste, Porteføljeadministrasjon i Helse Sør-Øst, andre... Navn Rolle Stilling Enhet Mail / telefon ENDRINGSLOGG Versjon Dato Kapittel Endring Produsent Godkjent av 1.0 12.11.2010 1.1 13.11.2012 Utkast nytt PROSJEKTNIVÅ (RAPPORTERINGSNIVÅ) Prosjektets øverste nivå beskrives her (RHF, HF, klinikk, avdeling). Om prosjektets natur er av en slik art at det gjennomføres flere delprosjekter, så må rapporteringsnivåene gjenspeile det. TERMINOLOGI Ord Forklaring REFERANSER TIL ANDRE DOKUMENTER Her kan det settes inn referanser til andre dokumenter som for eksempel prosjektplan, risikoanalyse, strategidokument, handlingsplan eller liknende. Nr. Dokumentnavn Dok.id. Versjon Arkiv Dato

4 / 11 4 PROGRAMMETS NAVN. 5 PROGRAMMEIER Direktør kvalitet SSHF, Per Engstrand. 6 INNLEDNING 1.1 Bakgrunn Meldingsløftet ved SSHF har inntil siste kvartal 2012 vært administrert som et prosjekt, med ulike realiseringer i regi av delprosjekter, eksempelvis basismeldinger (epikrise og henvisninger) og pleie- og omsorgsmeldinger. De lokale prosjektene pr HF har hatt som hovedoppgave å svare opp Meldingsløftets målsettinger på HF nivå. Det har parallelt pågått et regionalt meldingsløfteprosjekt, og det lokale prosjektet har vært en del av det regionale prosjektet. Det regionale prosjektet er nå gjort om til et program som styrer en prosjektportefølje, og det er således ikke hensiktsmessig med en prosjektmodell i SSHF som ikke samsvarer med hvordan arbeidet er organisert regionalt. Videre er det ønskelig å ha en organiseringsmodell som gir ledelsen ved SSHF mer kontroll på kvaliteten på prosjektleveransene, sikre gevinstuthenting fra prosjektleveransene samt mer effektiv styring av prosjektene. 1.1 Kort beskrivelse av programmet Programmet ledes av programleder (samhandlingssjef), som rapporterer til programstyret (SSHF ledergruppe samt IKT-sjef og tillitsvalgt). Programleder styrer en portefølje med prosjekter som opprettes med hensikt å innføre leveranser i tråd med hva som ligger innenfor rammen av samhandling ved SSHF. Prosjektene opprettes med egen bemanning og prosjektleder, og hvert prosjekt har egen styringsgruppe. Styringsgruppen vil typisk være sammensatt av ressurser fra klinikkene som er interessenter i prosjektet, men med en viss ledelsesforankring i de kliniske miljøene. Styringsgruppene til prosjektene vil typisk ha rundt 4 5 deltakere. Prosjektledere for prosjektene rapporterer til prosjektets styringsgruppe, og møter på styringsgruppenivå skal kunne holdes med den hyppighet styringsgruppen eller prosjektleder ser behov for. Programleder rapporterer fremdrift på prosjektene overfor programstyret, herunder eventuelle behov for avklaringer. Før et prosjekt iverksettes, skal prosjekt (inkludert fremdriftsplan, ressurser i styringsgruppen og prosjektet samt økonomiske rammer) godkjennes av programstyret. Programstyret (dvs ledergruppen ved SSHF) har på denne måten kontroll over prosjektets rammer følger kun opp prosjektet på overordnet nivå, mens styringsgruppene til prosjektene følger opp prosjektet på mer operativt nivå. Deltakelse fra klinikkene vil også sikre at prosjektets leveranser er i tråd med klinikkenes interesser. Hvis hensiktsmessig, kan prosjektets styringsgruppe også ha deltakere fra eksterne parter, for eksempel kommuner. Dette i det omfanget SSHF finner dette naturlig. Relasjonen til OSS vil ikke bli endret av reorganiseringen fra meldingsløftet-prosjekt til program SSHF Digital samhandling.

5 / 11 2 STYRING OG ORGANISERING 2.1 Ansvarsfordeling Programorganisering Det lokale programmet ved Sørlandet sykehus blir organisert som følger: Programstyre Referansegruppe Programleder Prosjektportefølje Programstyret Programstyret ved SSHF vil være Ledergruppen utvidet med tillitsvalgt (overlege Eva Albert) og IT-sjef (Even Krogstad). I styringsgruppemøter inviteres representant fra det regionale programmet (program Digital Samhandling). Programeier sammen med programleder avgjør hyppighet på programstyrets møter. Programleder har møte- og talerett i styringsgruppen. Programledelse Programleder er Samhandlingssjef ved SSHF. Programmets referansegruppe Programleder vil ha en referansegruppe bestående av forskjellig typer kompetanse, og referansegruppen vil være programleders verktøy for praktisk oppfølging av ulike aktiviteter. Referansegruppens oppgave er å bistå programledelse i ulike faglig relaterte spørsmål. Programleder kan delegere oppgaver til deltakere i referansegruppen. Referansegruppen skal være sammensatt av ressurser med IT-teknisk kompetanse og helsefaglig kompetanse. Referansegruppen skal være samhandlingssjefens støtte relatert til realisering av programmets leveranser. Deltakere i referansegruppen er: Anton Rodahl Praksis koordinator Geir Vareberg rådgiver IKT-avdelingen Gerd Sylvi Eriksen, IKT-avdelingen/EDS Deltaker fra medisinsk klinikk Deltaker fra kirurgisk klinikk

6 / 11 Deltaker fra klinikk for psykisk helse Deltaker fra Medisinsk Serviceklinikk Deltakelse i referansegruppen fra klinikkene kan endres dersom dette er hensiktsmessig i forhold til de oppgaver som skal løses. Programleder er ansvarlig for å styre programmet slik at det når sine strategiske mål innenfor godkjent program og -direktiv (økonomi, ressurser, tid). Dette skjer bl.a. gjennom milepælsoppfølging, risiko- og økonomistyring av de underliggende prosjektene. Som ansvarlig for den daglige ledelse av programmet skal programlederen sikre at de underliggende prosjektene er koordinerte, både innbyrdes og i forhold til de målene som eksisterer for prosjektene og programmet. Programlederen har ansvar for å utarbeide grunnlaget for programstyrets beslutninger, og rapporterer en samlet status for alle prosjekter innen programmet til programstyret. Programleder innkaller til møter i programstyret etter avtale med leder av programstyret. Programlederen vil: Etablere et planverk for å sikre realisering av det lokale programmets målsettinger. Sikre riktig sammensetning av prosjekter og styringsgruppe for prosjektene. Programleder vil sammen med øvrig styringsgruppe gi føringer for prosjektet og påse at prosjektets mål og leveranser oppfylles. Rapportering og annen kommunikasjon mot de ulike interessentene i prosjektet. Delta i styringsgrupper for prosjekter i programmets portefølje. Alle prosjektene i programmet rapporterer til programlederen og prosjektets styringsgruppe. Program og prosjekter skal følge Helse Sør-Østs standard PPM-modell og malverk. Programmet vil opprette prosjekter som inngår i en prosjektportefølje. Prosjektene vil ha egne er godkjent av Programstyret. Programmets leder rapporterer til Programstyret, og prosjektene som initieres vil ha egen styringsgruppesammensetning som sikrer god gevinstrealisering og kontroll med prosjektets leveranser. Deltakere i styringsgruppen for de ulike prosjektene avklares som en del av utarbeidelsen av prosjektene, og det legges opp til en styringsgruppesammensetning som sikrer at viktige interessenter er representert, og som gjør det mulig å etablere møter i den hyppighet som kreves i prosjektløpet. Dette vil også skape handlingskraftige styringsgrupper som også gir SSHF god kontroll med kvaliteten på prosjektenes leveranser, og som bidrar til å sikre forankring i klinikkene. Programmet vil videre ha som å legge til rette for en god forvaltning av elektroniske meldinger ved SSHF, herunder gjennomføre adekvate tiltak for å sikre at meldingsadministreringen ved SSHF foregår på en forsvarlig måte samt oppfølging av ulike forhold (feil, endringer etc) mot Sykehuspartner og andre leverandører. Prosjektenes styringsgrupper er Programstyrets verktøy for å sikre klinikkenes og SSHF sine interesser knyttet til prosjektenes leveranser. Prosjektenes styringsgruppe er ansvarlig for at prosjektet gis styring innenfor rammen av Programstyrets vedtatte prosjekt, og vil

7 / 11 ansvarliggjøre prosjektleder i forhold til den løpende styringen av prosjektet. Programleder representerer prosjekteier i styringsgruppene, og rapporterer til Programstyret. Prosjektene avsluttes når prosjektets leveranser er godkjent av prosjektets styringsgruppe, og i henhold til hva som er gitt av krav i prosjektet. Prosjektstyringsverktøyet Clarity benyttes av prosjektleder. 1.2 Status ved Sørlandet sykehus HF Sørlandet sykehus HF har i dag satt i produksjon elektroniske epikriser og henvisninger. Videre går det labsvar og radiologisvar på (teknisk) eldre format, men nye formater er under uttesting, og delvis tatt i bruk overfor enkelte aktører. Det er også etablert meldinger som ivaretar behovet for meldingsutveksling med kommunene i tråd med forskrift om kommunal medfinansiering av spesialisthelsetjenesten og kommunal betaling for utskrivningsklare pasienter. P.t. pågår kun ett prosjekt i meldingsløfte-regi: Pleie- og omsorgsmeldingsprosjektet. Siden prosjektet nå rent teknisk er realisert og pilotering iverksettes, vil prosjektets fokus i større grad være på helsefaglig samspill mellom poster og kommune som er gjenstand for pilotering. Styringsgruppesammensetningen for PLO-prosjektet bør reflektere dette, og prosjektets bør således oppdateres og godkjennes. Det vil for øvrig opprettes nye prosjekter i tråd med innføringsplaner i regionalt meldingsløfteprogram. Legeoppgjør ble innført gjennom BKM prosjektet, mens innføring av elektronisk legeerklæring og elektronisk sykemelding ikke er påbegynt. Elektronisk fødselsmelding er innført, det går melding til Medisinsk fødselsregister og Skattedirektoratet. Skattedirektoratet har nå innført løsning som sender fødselsnummer tilbake til HF ene, og fødselsnummer sendes til Partus. Dette er nå i produksjon på SiVHF. Imidlertid gjenstår kommunikasjon mellom Partus og DIPS for automatisk etablering av nyfødtjournal i DIPS. Det regionale programmet legger til grunn at denne skal være på plass før de tilrår utbredelse av eksisterende løsning. 3 MÅL OG RESULTATKRAV Regionalt program er opprettet for å ivareta Helse Sør-Øst sine forpliktelser knyttet til digital samhandling. Dette innebærer elektronisk kommunikasjon mellom: - egne helseforetak - egne helseforetak og helseforetak i andre regioner - helseforetak og legekontorer - helseforetak og kommunal pleie- og omsorgstjeneste - helseforetak og borger/pasient - helseforetak og Folkeregister (SKD) - helseforetak og apotek (e-resept) - helseforetak og NAV (e-sykmelding) - helseforetak og helseregistre

8 / 11 Lokalt program vil forholde seg til de innføringsplaner som det regionale programmet initierer. Det regionale programmet er ansvarlig for å levere de tekniske løsninger som skal benyttes for å realisere vedtatte gevinster, og lokalt program i SSHF vil være ansvarlig for å opprette et mottaksprosjekt med fokus å gjennomføre funksjonell testing, utarbeide rutiner og gjennomføre opplæring av personell i SSHF samt eventuell pilotering og lansering. De prosjekter som opprettes, må tilfredsstille de krav Helse Sør-Øst setter til prosjektdokumentasjon m.v. Det skal blant annet utarbeides prosjekt som gir rammer for prosjektet herunder fremdrifts- og leveranseplaner, og det må opprettes styringsgrupper som ivaretar interessentene på SSHF samt eventuelle eksterne parter. Effektmål for lokalt program: 1. Helhetlige pasientforløp støttet av effektive digitale løsninger 2. Bedre pasientsikkerhet gjennom tilgjengelig og oppdatert pasientinformasjon for alle aktører i samhandlingskjeden 3. Digitale løsninger er forankret i nasjonale standarder og felles komponenter. Der hvor nasjonale standarder ikke finnes, benyttes regionale standarder 4. SSHF fyller sin rolle i utviklingen av digital samhandling nasjonalt og regionalt i samarbeid med og etter føringer gitt av det regionale programmet og Helse Sør-Øst. Det enkelte Helseforetaks rolle Helseforetakene har ansvar for å planlegge og gjennomføre innføring av de regionale standardene i sin virksomhet. Foretakenes områdeplaner skal samkjøres med den regionale programporteføljens prioriteringer, rekkefølge og tidsplaner. Helseforetakene har ansvar for å etablere planer for, og gjennomføre realisering av nytteeffekter i kjernevirksometen som følger av muligheter som de regionale standardene gir. Helseforetakene har ansvar for den operative gjennomføring av opplæring og kompetanseheving. De enkelte helseforetakene har følgende forpliktelser ovenfor det regionale programmet: Ansvarlig for organisering og styring av delprosjekter og aktiviteter for realisering av programmets mål i de enkelte Helseforetak. Etablere en lokal styringsstruktur for utviklingsarbeidet lokalt som involverer samhandlings- fag- og IKT ledelse Styringsstruktur og ledelsesforankring lokalt bør være i samsvar med gjeldende styringsmodell for IKT i regionen. Prosesseier og resultatansvarlig for samhandlingen mellom sykehus/hf og legekontorer internt mellom sykehusets ulike enheter mellom ulike sykehus/hf Finansiering lokale prosjekter Kontaktpunkt med legekontorer og kommuner i spørsmål om innhold i meldingene Implementere endringene i egen organisasjon

9 / 11 De lokale prosjektenes er standardiseres og avstemmes mot resten av programorganisasjonen for å sikre programmets måloppnåelse. Regionalt Helseforetaks rolle Helse Sør-Øst RHF vil ha følgende forpliktelser ovenfor programmet: Programmets oppdragsgiver gjennom Moderniseringsstyret «Moderniseringsstyret»I har ansvaret for å sikre at programmet leverer i henhold til vedtatt strategi. Det beslutter finansiering programmet og sammensetning av underliggende programstyre, og har ansvar for prioritering av programmer/prosjekter/tiltak, risikostyring, samt å løse ressurs- og kapasitetskonflikter mellom programmer. Foreta overordnede beslutninger lede styringsgruppen Foreta prioriteringer og definere scope. Finansiering av tverrgående oppgaver Koordinering på tvers av Helseforetak Leveranse- og resultatansvarlig overfor HOD (ref. foretaksmøtet) Overordnet styring av Helseforetakene Overordnet styring Sykehuspartner Avtalepart for Spesialistlegekontorer Dette involverer enheter i RHF: Teknologi og e helse Samhandling Medisin og helsefag Teknologi og ehelse har ansvar for å sikre bruk og videreutvikling av strukturer/roller/ansvar, metodikk og verktøykasse for IKT-styringssystem, arkitekturstyring, informasjonssikkerhet, program- og prosjektporteføljestyring, samt gevinstrealisering. Sykehuspartners rolle Sykehuspartner vil ha følgende forpliktelser ovenfor programmet: Leveranseansvar teknologiløsninger (eks. IR-RESH, BizTalk) Forvaltnings- og driftsansvar for de berørte fagsystemene Forvaltnings- og driftsansvar for de digitale kommunikasjonsløsningene Kommunikasjon med Norsk Helsenett om utforming og leveranse av teknologiløsninger Eier av avtaler med leverandører av EPJ og fagsystemer Bidra med prosjektressurser til programmet Rådgivende ifm. tekniske arkitekturløsninger 3.2 Kritiske suksessfaktorer Suksessfaktorene (kriteriene) for et prosjekt vil alltid ha en nær tilknytning til prosjektets risiko. Derfor bør risikovurderingen avspeile dette. For øvrig skal det i prosjektet for hvert

10 / 11 prosjekt som opprettes i regi av programmet utarbeides eget prosjekt herunder kritiske suksessfaktorer for prosjektet. Følgende faktorer er generelt de mest kritiske for at prosjektenes leveranser skal være vellykket: Programmets evne til å opprette styringsgrupper for prosjekter som iverksettes. Sammensetning av prosjektdeltaker og styringsgruppe, samt utpeking av prosjektleder, skal se i samråd med programmets styre. Programmets evne til å formidle de ulike prosjektenes aspekter overfor programstyret, og sørge for at programstyrets styringslinjer blir reflektert i pågående prosjekter. God kommunikasjon med regionalt program slik at planer og eventuelle endringer i disse raskt blir samkjørt. Datoer og tidsfrister som settes må være mest mulig realistiske sett i forhold til tilgjenglige ressurser og forventede utfordringer, både i lokalt og sentralt prosjekt. Godt samspill med tilliggende prosjekter i program Digital samhandling. Klinikkenes representanter har tid til å delta aktivt i prosjekter når dette er relevant (planlegging og gjennomføring) Tilstrekkelige budsjettmidler avsatt til prosjektene som skal realiseres. At det fattes nødvendige beslutninger og at disse følges slik at leveranser fra prosjektene kan gjennomføres Regionale prosjekter må følge opp konkrete behov mot lokalt prosjekt. Tidsramme for programmets prosjekter Programmets tidshorisont er fra januar 2013 til desember 2015. Meldingsløftet i SSHF i sin nåværende form avsluttes 31.12.2012. De prosjekter og aktiviteter som ikke er egnet for overlevering til forvalting på dette tidspunkt tas med over i nytt program for digital samhandling, og eventuelt medfører behov for endring i prosjekt samt sammensetning av styringsgruppe. I henhold til prosjektmodellen (Prosjekt- og porteføljestyring i Helse Sør-Øst) som vist under, befinner de ulike prosjektene i SSHF program for digital samhandling seg i forskjellige faser. B1 B2 B3 B4 B5 B6 B7 B8 Behovs-/ idéfase Foranalyse-/ konseptfase Planleggings-/ forprosjektfase Gjennomføringsfase Pilotfase Drifts / gevinstrealiseringsfase Ibruktakelsefase Tabellen under oppsummerer i mer detalj hvilke faser og beslutningspunkter som er relevante for hvert enkelt prosjekt i programmet. Prosjekt Fase Neste beslutningspunkt Planlagt startdato Planlagt ferdigdato Basismeldinger Drifts/gevinstrealisering <B8> Pågående Q4 2012 Adressering og Pilotfase (i regi av regionalt <B6> Pågående Q2 2013 samarbeidspartnere program) IHR Pilotfase (i regi av regionalt <B3> Q1 2013 Q2 2013 program) PLO Gjennomføringsfase/Pilot/ <B5> Pågående Q2 2013

11 / 11 Drift HF-HF Foranalyse <B3 i regi av regionalt program> HF apotek (eresept) Foranalyse <B3 i regi av regionalt program> HF-NAV Foranalyse <B3 i regi av regionalt program> Kjernejournal Behovs-/idefase <B1 i regi av regionalt program> Helsenorge.no Behovs-/idefase <B1 i regi av regionalt program> SSHF-lokalt program må forholde seg til de innføringsplaner som det regionale programmet legger til grunn, og det er i denne planen forhold som p.t. ikke er avklart. 4 ØKONOMI Budsjett for perioden 2013-2016 Programmets budsjett vil styres ut fra de kostnadene som påløper i regi av hvert enkelt prosjekt som gjennomføres i regi av programmet, og vil være sammensatt av SSHF-interne kostnader som følge av interne prosjektressurser og i form av opplæring av eventuelle ansatte ved SSHF. Hvert enkelt prosjekt vil ha eget prosjekt hvor budsjett fremkommer, og må godkjennes av programmets styringsgruppe før iverksettelse.