Handlingsplan for Kvarteret HØSTSEMESTERET 2015
OM HANDLINGSPLANEN Generalforsamlingen vedtok høsten 2014 en langsiktig strategi for perioden 2015 2017. Denne ligger til grunn for alt arbeidet som foregår på Kvarteret og danner grunnlaget for denne handlingsplanen. Strategien ligger på kvarteret.no under offentlige filer. Denne handlingsplanen angir hvilke overordnede mål Kvarteret skal jobbe mot vårsemesteret 2016. Arbeidsgruppene skal utarbeide egne handlingsplaner som samsvarer med denne. 1. ØKONOMI, SPONSOR OG INVESTERINGER Kvarteret har hatt en solid økonomi, noe som er vesentlig for at organisasjonen skal fortsette å vokse slik den gjør. Det mest vesentlige for Kvarteret sin økonomi i dag er å opprettholde en kostnadskontroll som legger til rette for at kontantbeholdningen øker. Kvarteret skal arbeide med å opprette en sponsorplan der man på sikt jobber mot å inngå sponsoravtaler med forskjellige aktører som kommer Kvarteret til gode. Det er viktig at det foreligger en balanse som ikke gjør sponoravtalene for kommersielle hvorvidt det er mulig. Kvarteret skal fortsette å arbeide mot strategien om å forbedre kontantbeholdningen. Kvarteret skal videreføre arbeidet om å bli mer miljøvennelig, det er viktig at tiltakene som redusert bruk av plastglass, kopimaskinen og tørkepapir blir fuglt. Kvarteret må jobbe mot å integrere Produksjonavdelingen som en avdeling i økonomien slik at det kan rapporteres fra og om avedelingen uavehnegig av andre. En del av arrangementskostnadene burde falle under PA sitt ansvar. 2. GJESTEHÅNDTERING, BAR OG RESTAURANTDRIFT Kvarteret har i dag tre faste og fungerende skjenkepunkter. Halvtimen må fortsatt utvikles med tanke på å trekke folk til lokalet. Ellers vil fokuset være på oppussingen av Grøndahls som skal fullføres i løpet av semesteret. Det skal også jobbes med å finne et godt gjestehåndteringskurs, og kursinformasjon skal gjøres bedre tilgjengelig. Kvarteret skal sørge for at oppussingen av Grøndahls er fullført innen slutten av semesteret. Kvarteret må sørge for god oppfølging av Produksjonsavdelingen (PA), og at PA får flere arbeidsoppgaver og mer ansvar, spesielt i forhold til samarbeidshelhus.
Kvarteret skal aktivt finne og avholde gode og relevante gjestehåndteringskurs. Muligheten for å arrangere et slikt kurs internt skal også undersøkes. Alle nåværende krav til kursing skal samles og kursstrukturen evalueres. Et felles system for registrering av kursdeltakere skal tas i bruk og være enkelt tilgjengelig. DORGene skal inviteres til et møte om samkjøring av kursopplegg for liknende oppgaver. Det skal opprettes enkle reaksjonsplaner for eventuelle krisesituasjoner. Disse skal være lett tilgjengelige for de frivillige. 3. REKRUTTERING OG MEDLEMSPLEIE Fokuset kommende semester skal være balansert mellom rekrutering og medlemspleie. Det er stadig behov for nye frivillige, samtidig som det er behov for kompetansedyktige og erfarne frivillige. Det sosiale aspekt skal få et større fokus, og økte midler til medlemspleie skal sørge for et løft i det generelle tilbudet. Medarbeidersamtaler vil være et viktig verktøy for forbedring. Kvarteret skal utarbeide en ny rekrutteringsstrategi på bakgrunn av erfaringer gjort de siste semesterene. Medlemspleie skal være en prioritet. Jobbmatordningen skal forbedres, og det sosiale arrangementstilbudet for interne skal styrkes. Pågående samarbeidsavtaler skal videreføres, og muligheter for å inngå flere skal undersøkes. Det skal arrangeres medarbeidersamtaler for alle de frivillige i organisasjonen for å forbedre det interne miljøet. I arbeidsgruppene skal medlemmene av arbeidsgruppestyrene ha medarbeidersamtaler med sine frivillige, og eventuelle forbedringsområder som dukker opp skal videreformidles til Kvarterstyret. 4. KULTUR OG ARRANGØRER Ettersom at metningspunktet på Kvarteret på mange måter er nådd på ukedager, vil hovedfokus være å forbedre Helhusene og kommende klubbkonsept. Det skal bli avholdt felles Helshusmøter for å styrke samarbeid mellom dorgene på alle helhus. Ellers skal det jobbes for bedre kommunikasjon mellom driftsorganisasjonene og arbeidsgruppene, slik at alle vet hvem de skal kontakte, og at alle oppgaver blir gjennomført innenfor riktig tidsfrist. Kvarteret skal jobbe for å gjennomføre et kontinuerlig klubbkonsept hver lørdag. I tillegg skal det også satses på flere samarbeidshelhus. Produksjonsavdelingen skal inkluderes mer på begge disse satsningspunktene.
Kvarteret skal starte planleggingsprosessen for fadderuken tidlig, og delta på Fadderforum med alle fakultetene. Det skal også planlegges to samarbeidshelhus med driftsorganisasjonene kommende fadderuke, noe som vil gi et bedre kulturtilbud til nye studenter. Kvarteret skal gjennom jevnlige møter med Helhus arrangørene sørge for at alle Helhusene er innholdsrike og gjennomføringsmessig gode. Målet er at det skal være minst to delarrangører per Helhus, og at omsetningen alltid overstiger 100 000 kr disse lørdagene. Det vil bli avholdt faste helhusmøter fra januar. Kvarteret skal sørge for å ha gode rutiner for rider, håndtering av artister og andre utøvere. 5. PROMOTERING OG IDENTITET Vårt hovedfokus for neste semester vil være å fortsette arbeidet med mer promotering i digitale medier. Vil vil fokusere på sosiale medier som Facebook, Instagram og Snapchat. Vi vil fortsette arbeidet med den nye nettsiden og utarbeide en grafisk profil for en felles Helhus promotering. Vi vil også fortsette arbeidet med å nå ut til flere mediekanaler, som for eksempel film og radio, for å se etter flere promoteringsmuligheter. Kvarteret skal sørge for at arbeidet med ny nettside fortsetter, og at en konkret skisse er ferdig i løpet av semesteret. Kvarteret skal sørge for at arrangementene er godt representert i digitale kalendere. Kvarteret skal jobbe for å nå ut til flere mediekanaler enn tidligere, med fokus på digitale medier og film. Kvarteret skal utarbeide en grafisk profil for en felles Helhus promotering. Kvarteret skal sørge for sterk tilstedeværelse på alle studieinstitusjoner og fakulteter. Utover normalt promomateriell, skal Kvarteret ha påbegynt arbeidet om egne infoskjermer som viser aktuelt og framtidig program på alle studieinstitusjoner og fakulteter. Kvarteret skal (hvis det vedtas på investeringsbudsjettet) bestille inn nye infoskjermer til huset og arbeidet kontinuerlig med at disse er oppdaterte og promoterer våre arrangementer. 6. LEDELSE OG ORGANISASJON Fokus på opplæring og kompetanseheving vil alltid være essensielt i en organisasjon med så mye utskiftning som Kvarteret. Derfor vil vi vårsemesteret 2016 sikte mot å videreføre og forbedre det eksisterende kurstilbudet, i tillegg til å starte tettere samarbeid med eksterne aktører som kan bidra med kursing og kompetanseheving, både på gruppenivå og styrenivå, og for organisasjonen som helhet.
I tillegg skal arbeidet med å knytte tettere bånd med studentpolitikste organer og utdanningsinstitusjonene fortsette og styrkes, og det gode samarbeidsklimaet med driftsorganisasjonene skal opprettholdes og sementeres. Styreseminaret skal fortsatt avholdes, og skal forbedres for å øke oppslutning og faglig innhold. Seminaret skal også være åpent for påmelding for styremedlemmer i driftsorganisasjonene. Kvarteret skal fokusere på kurs og kompetanseheving for de frivillige, og arrangere en kursdag i samarbeid med f.eks. NKA, Kulturstyret og Brak for de frivillige og driftsorganisasjonene, med relevante kurs for de ulike arbeidsgruppene. Kvarteret skal videreføre og utvide velkomstdagen for nye frivillige, for å sørge for bedre oppmøte og større faglig utbytte. Kvarteret skal sende skriftlige orienteringer til Velferdstinget og tilstrebe deltagelse på alle VT møter, samt undersøke muligheter for samarbeid med Studentparlamentet og fakultetsspesifikke organer (studentutvalg, linjeforeninger, studentkroer etc). Kvarteret skal videreføre ordningen med fellesmøter mellom Kvarterstyret og styrene i driftsorganisasjonene og sørge for at disse møtene er relevante og konstruktive for de deltakende parter.