IT Kontraktsdag 10. september 2013 Smidig modell for moderniseringen av NAV Arne Basso, NAV Odd Gunnar Alterhaug, Promis AS
Innhold NAV skal moderniseres Forretningsstyrt utvikling Kontraktsstrategi for systemutvikling i NAV IKT Samarbeid mellom program og linje for smidige kontrakter
NAV finner løsninger på utfordringene UTFORDRINGER Henvendelser fra brukere om informasjon de burde sjekke selv Papirbasert dialog med brukere og samhandlere Brukerinformasjon hentes fra mange ulike fagsystemer Utdaterte IKT-løsninger (liten endringsevne) Mye manuelt arbeid LØSNINGER Lett tilgjengelig og enkle selvbetjeningsløsninger Elektronisk dialog både søknader og henvendelser Arbeidsflate for medarbeidere med all informasjon på ett sted Gjenbrukbare og fleksible komponenter Automatisering av oppgaver Moderniseringsprogrammet NAV, 11.09.2013 Side 3
Moderniseringsprogrammet Et av Europas største, offentlige IKTprosjekter Kostnadsramme på 3,3 milliarder kroner Varer i seks år, fordelt på tre prosjekter Leveranse hvert halvår, med første leveranse i oktober 2013 Frigjort tid på NAV-kontoret til oppfølging av brukere Effektiv saksbehandling Flere brukere på selvbetjening Robust og enhetlig forvaltning NAV, 11.09.2013 Side 4
Innhold NAV skal moderniseres Forretningsstyrt utvikling Kontraktsstrategi for systemutvikling i NAV IKT Samarbeid mellom program og linje for smidige kontrakter NAV, 11.09.2013 Side 5
Erfaringer og utfordringer NAV, 11.09.2013 Side 6
Moderniseringen støtter under NAVs virksomhetsstrategi Arbeid først Pålitelig forvaltning Aktive brukere Kunnskapsrik samfunnsaktør Løsningsdyktig organisasjon Færre oppgaver og mer tid til oppfølging på NAVkontorene Realisere regelverksendringer som støtter opp under arbeid først Etterlevelse av krav godkjenning av NAVs regnskap Lik behandling og saks-behandlingstid uavhengig av hvor man bor Færre feil avdekkes gjennom internkontroll Selvbetjeningsløsninger for henvendelser og krav NAV møter brukerne i flere kanaler Etterlevelse av krav godkjenning av NAVs regnskap Lik behandling og saks-behandlingstid uavhengig av hvor man bor Færre feil avdekkes gjennom internkontroll IKT løsningene legger ikke unødige begrensninger på gjennomføring av pålagte endringer (reformer og regelverksendringer) Gjennomsnittlig tidsbruk per vedtak reduseres og transaksjonskostnader bli lavere Frigjøre årsverk NAV, 11.09.2013 Side 7
Prioritet Produktkøen er gullet som må forvaltes godt Struktur og nedbrytning Funksjon og innhold Konsepter og arbeidspakker fra Sentralt Styringsdokument delt inn i leveranser Løsningsområde Leveransebolk Leveransebolk EPOS EPOS EPOS Historie Historie Historie Inneholder funksjonelle byggeklosser som skal realisere mål og strategier Komplett oversikt over omfang/prioritert kø av arbeid Beskriver og imøtekommer brukernes behov Behovene uttrykkes som epos og brukerhistorier Kontinuerlig prioritering i forhold til politiske prioriteringer og nytteverdi Produkteier har en sentral rolle Høy Lav Epos 1 Epos 2 Epos 3 Epos 4 Epos 5 Epos n NAV, 11.09.2013 Side 8
Hva kjennetegner smidig gjennomføringsmodell? Forretningsverdi som viktigste kvalitetsmål Korte iterasjoner Kontinuerlig prioritering av funksjonalitet ut fra kost/nytte Hyppige leveranser til produksjon Tett dialog mellom fagpersoner og utviklere Beslutninger tas så sent som mulig ( Rolling Wave Planning ) Autonomi: Selvorganiserte tverrfaglige team Evaluering, læring og forbedring underveis NAV, 11.09.2013 Side 9
Virksomhetens strategiske ledelse Programprosesser Styringsprosessene utgjør programmets prosesser og metodikk som gjør at programmet kan oppnå sine effekt- og resultatmål. Smidig gjennomføringsmodell påvirker programprosesser langt ut over systemutviklingen. Styringsprosesser Strategiske prosesser Interne Interne brukere Ledelsesprosesser Leveranseprosesser Innføringsprosesser Gevinstprosesser Støtteprosesser Strategisk ledelse Eksterne Eksterne brukere Samhandlere NAV, 11.09.2013 Side 10
Leveranseprosesser Hyppige leveranser forutsetter prosesser i parallell Behov Løsning Behov Løsning Konstruksjon Godkjenne Prod Leveranse 1 Behov Løsning Behov Løsning Konstruksjon Godkjenne Leveranse 2 Behov Løsning Behov Løsning Konstruksjon Leveranse 3 NAV, 11.09.2013 Side 11
Forholdet mellom Moderniseringsprogrammet og linja Linja som eier Linja som premissgiver Moderniseringsprogrammet Linja som samhandler Linja som leverandør NAV, 11.09.2013 Side 12 Moderniseringsprogrammet // 11.09.2013 12
Innhold NAV skal moderniseres Forretningsstyrt utvikling Kontraktsstrategi for systemutvikling i NAV IKT Samarbeid mellom program og linje for smidige kontrakter NAV, 11.09.2013 Side 13
Anskaffelsesområder NAV IKT strategisk plassering Strategisk 1 Strategisk ledelsesstøtte (strategi, OU, QA, linjeledelse, programledelse) 2 Systemintegrasjon (Premissgivende roller innen arkitektur, produkteierskap, prosjektledelse, teamledelse, testledelse) Standardisert 6 Standard programvare som tjeneste 5 Standard programvare/ maskinvare «Infrastruktur» 4 Standard programvare «Plattform» og «Applikasjon» 3 System forvaltning (Nyutvikling, videreutvikling og vedlikehold av egenutviklet programvare og standard programvare med høy grad av konfigurering) Kundespesifikk 7 Driftstjenester Operativ NAV, 11.09.2013 Side 14
Strategi for systemforvaltning i NAV Systemene er underlagt en helhetlig forvaltningsstrategi Systemforvaltning er i hovedsak basert på tjenestekjøp fremfor timebaserte konsulenttjenester Kvalitetskrav er definert for tjenestenes ulike deler, og leverandørene følges opp i hht. måloppnåelse og kvalitet Kontrakter og avtaler skal gjenspeile ønsket og faktisk samhandling mellom kunde og leverandør og i henhold til NAV IKT sin metode for systemleveranser (SLEM2) NAV, 11.09.2013 Side 15
Strategi for systemforvaltning i NAV forts. Systemforvaltning baseres på tjenestekjøp med definerte kvalitetskrav til tjenestene. Leverandørene følges opp i henhold til måloppnåelse og kvalitet Tjenester innenfor systemforvaltning deles inn i vedlikeholdstjenester og tjenester innenfor videreutvikling Vedlikehold basistjenester for å opprettholde stabil drift basert på definerte kvalitetskrav; i hovedsak fast pris Videreutvikling endringer for å forbedre og/eller utvide systemets funksjoner reguleres i oppdragsavtaler i forhold til leveranser målpris vil være hovedmodellen mht pris, men fastpris og løpende timer kan avtales Avtalene vil regulere ansvar, roller i Kunde- og leverandørorganisasjonen, rapportering, møter og øvrige administrative bestemmelser NAV, 11.09.2013 Side 16
Kontraktsmodell basert på «PS2000 familien» Behovsfase Forespørsel Løsningsbeskrivelse KPn Detaljplanlegging / Detaljert design KP2 KP1 Oppdragsavtale - Iterativ konstruksjonsfase Testing Utvikling Leveranse klar til godkjenning Godkjennings- og avslutningsfase Godkjent leveranse Garanti (kun Grunnutvikling) Kontrakter for systemutvikling og vedlikehold etableres med samme leverandør Når pris for oppdragsavtalen er avtalt, er fast pris for godkjenning, garanti og vedlikehold også etablert. Oppdragsavtale 1 Normalt målpris, men løpende timer og fast pris er mulig Oppdragsavtale 2 Oppdragsavtale n En oppdragsavtale for hver leveranse Utviklingstjenester (grunnutvikling / videreutvikling) Utvikling, endringer, konsulentbistand knyttet til Programvaren Vedlikeholdskontrakt Vedlikeholdstjenester knyttet til programvare som er satt i produksjon Vedlikeholdstjenester i all hovedsak på fast pris Resultatet av oppdragsavtaler går inn i leverandørens vedlikeholdsforpliktelse NAV, 11.09.2013 Side 17
Kontraktsstrategi som premiss for smidig modell Kontrakter som gir god støtte for ulike grader av smidig gjennomføringsmodell Ulike systemporteføljer og forskjeller i modenhet hos kunden forutsetter variasjoner innen gjennomføringsmodellen Kontraktstrategi som skaper flyt - en forutsetning for smidig modell Kontrakter innenfor systemintegrasjon som skal sikre en helhetlig systemintegratorfunksjon for NAV IKT Kontrakter med samme leverandør for systemutvikling og vedlikehold av en systemportefølje forenkler «mottaksprosjekter» i linjen og muliggjør relativt hyppige leveranser Multisourcing fungerer ingen tenker på dette som en spesiell utfordring kontraktene har incentiver som fremmer samarbeid og flyt NAV, 11.09.2013 Side 18
Innhold NAV skal moderniseres Forretningsstyrt utvikling Kontraktsstrategi for systemutvikling i NAV IKT Samarbeid mellom program og linje for smidige kontrakter NAV, 11.09.2013 Side 19
Samarbeid mellom program og linje Kontrakter for iterativ systemutvikling i Aetat basert på Dataforeningens maler siden 2003 (Arena) Kontrakter for videreutvikling og vedlikehold basert på Dataforeningens maler innført for nær alle systemporteføljer i NAV i perioden 2007 2011 Erfaringer fra videreutvikling tatt inn i utarbeidelse av kontrakter for smidig grunnutvikling for Moderniseringsprogrammet. Kontraktene etablert i 2012 og med utgangspunkt i PS2000 smidig. Kontraktene for videreutvikling av systemporteføljene revidert i 2013 for å gi bedre støtte til smidig gjennomføringsmodell. Utgangspunkt i kontraktene fra Moderniseringsprogrammet og Dataforeningens arbeid med kontraktsmal for oppdragsbasert smidig utvikling. NAV, 11.09.2013 Side 20
Noen erfaringer fra linja og Modernisering Kontraktene for Moderniseringsprogrammet har fungert godt i kritiske situasjoner og ved vesentlige endringer i rammebetingelser Viktig med godt forarbeid og gode prosesser for arkitekturstyring og styring av produktkø som grunnlag for smidig gjennomføring av store prosjekter Smidige kontrakter forutsetter god fokus på kapasitetsplanlegging og estimering Innføring av felles estimeringsmodell i NAV IKT God gjenbruk av kontraktsmaler, prosesser for kontraktshåndtering og «opplæringsmateriell» mellom program og linje NAV, 11.09.2013 Side 21
Kontraktsstrategi som verktøy for OU Arbeidet med å etablere kontrakter for forvaltning av systemporteføljer bidrar til konsolidering Ikke konsoliderte systemporteføljer er kostbare å konkurranseutsette Organisering av systemforvaltningen og kontraktstruktur Samlet prosess for etablering og endring Team og roller i henhold til kontraktskrav Kontraktene er en praktisk beskrivelse av arbeidsprosesser og av arbeidsdeling mellom partene Kompletterer etatens kvalitetssystem Sikrer god etablering og godkjenning av prosjekter kritiske faser for å ha kontroll NAV, 11.09.2013 Side 22
Spørsmål