FORSIKRINGSPOLICY - STRATEGI OG RETNINGSLINJER GENERELT OM HELSE MIDT-NORGE Helse Midt-Norge RHF er ett av fire regionale helseforetak i landet og har ansvaret for spesialisthelsetjenestene i fylkene Møre og Romsdal, Sør-Trøndelag og Nord-Trøndelag. Helseforetaksgruppen Helse-Midt-Norge består av: Helse Midt-Norge RHF o Helsebygg Midt-Norge o Helse Midt-Norge IT (HEMIT) Helse Nordmøre og Romsdal HF Helse Sunnmøre HF St. Olavs Hospital HF Helse Nord-Trøndelag HF Sykehusapotekene i Midt-Norge HF Rusbehandling Midt-Norge HF Hovedoppgavene i helseforetakene er pasientbehandling, utdanning av helsepersonell, forskning og opplæring av pasienter og pårørende. Hvert av helseforetakene er selvstendige virksomheter med arbeidsgiveransvar for sine medarbeidere. Helseforetakene skal sørge for best mulig drift i tråd med de helsepolitiske mål og økonomiske rammer som eierne og Stortinget har satt. Helse Midt Norge har rundt 16 000 medarbeidere og et årlig budsjett på ca. 14 milliarder kroner. 1
MÅLSET ÅLSETTING Helse Midt-Norge ønsker gjennom dette dokumentet å forankre et felles grunnsyn for risikohåndtering og forsikringsdekning innen helseforetaksgruppen. Forsikringspolicyen skal være førende for organisering av arbeidet med risikostyring som i Helse Midt-Norge betyr skadeforebyggende arbeid, eliminering av risikoområder og risikoavlastning gjennom forsikring eller andre avtaler. I denne sammenhengen skal kjøp av forsikringer bidra til å begrense konsekvensene av tapsbringende hendelser, redusere tapseksponeringen til et akseptabelt nivå og gi en fornuftig tapsutjevning. ANSVAR OG ORGANSERING Dette dokumentet er grunnlaget for å utvikle forskjellige styringsverktøy til bruk i den løpende og fremtidige planlegging og organisering av risikostyringen. Styret i Helse Midt-Norge RHF har vedtatt at forsikringsløsningene skal håndteres i samarbeid med forsikringsmegler. Willis AS er valgt som megler. Helse Midt-Norge RHF har utnevnt en forsikringsansvarlig som skal ha det koordinerende ansvaret i forhold til utvikling, gjennomføring og kontroll av virksomhetene innen helseforetaksgruppens forsikringsstrategi. Ved de enkelte helseforetak opprettes det forsikringskontakter med ansvar for områdene personalforsikringer og tingsskade-, ansvars-, og autoforsikringer hvor vedkommende har ansvar for daglig oppfølging innen det området. Forsikringskontaktenes oppgaver: Kjenne virksomhetens risikoeksponering og øvrig grunnlag for håndtering av oppgaven. Opprette og opprettholde oversiktlig og pålitelig dokumentasjons- og arkivsystem over skader så vel som erfaringer. Bistå lokalt med forsikringskompetanse etter behov. Forestå kontakten med forsikringsmegler. Helse Midt-Norge sin risikoeksponering identifiseres blant annet ved gjennomføring av risikoanalyser. Ved vesentlige organisasjonsendringer, større ombyggingsprosjekter, anskaffelser, etablering eller avvikling av nye oppgaver eller prosjekter etc skal mulige konsekvenser for risikoeksponeringen vurderes. 2
OMF MFANG Forsikringsdekningen skal omfatte alle lovpålagte og tariff-/avtalefestede forsikringer: Bilansvarsforsikring Yrkesskadeforsikring etter loven Yrkesskadeforsikring etter overenskomsten ( NAVO tillegget ) Gruppelivsforsikring Tjenestereiseforsikring I tillegg skal forsikringsdekningen omfatte: Fullrisikoforsikring ("All Risk") for bygninger fullverdi Fullrisikoforsikring ("All Risk") for inventar og løsøre gjenanskaffelsesverdi Maskinskade inklusive komponentsvikt for medisinskteknisk utstyr samt datautstyr gjenanskaffelsesverdi Fullrisikoforsikring ("All Risk") ved avbrudd for dekning av inntektstap, ekstrautgifter, lønn til nøkkelpersoner samt tap av data og rekonstruksjon av arkiv og registre etter skade 1. risiko Ansvarsforsikring for dekning av rettslig erstatningsansvar for skade på ting eller person, herunder kliniske forsøk uten legemidler, samt pasientskader utover pasientskadeerstatningen Byggherreansvar for ombygning innenfor eksisterende byggevolum begrenset oppad for byggeprosjekter med kontraktsverdi inntil NOK 100 Mill. Alle kontrakter i byggeprosjekter bør sikres forsikringsmessig gjennom å bruke norsk standard sin modell for distribusjon av forsikringsansvaret. Forskningsprosjekter/forskningsmateriell dagsverdi Kriminalitetsforsikring inkl. datakriminalitet og datavirus 1. risiko Transportforsikring 1. risiko for spesielle enkelttransporter Behandlingsreiser forsikring av Helse Midt-Norge sitt ansvar som reisearrangør. For byggeprosjekter med kontraktsverdi over NOK 100 Mill må det tegnes egen byggherreansvarsforsikring. Dersom byggeprosjektet berører eksisterende bygningsmasse, direkte eller indirekte, og dette medfører en økt risiko for dagens forsikringsgiver på eiendommen, skal forsikringsgiveren informeres skriftlig. For større og kompliserte byggeprosjekter med tilsvarende kontraktsstrukturer bør forsikringsdelen kvalitetssikres via forsikringsansvarlig for Helse Midt-Norge. 3
KRAV TIL RISIKOFINANSIERING IERING/FORSIKRING Helse Midt-Norge sitt kjøp av risikoavlastning i forsikringsmarkedet begrenses til overføring av risiko for skade/tap som vil kunne kreve store omprioriteringer og forstyrre virksomhetens økonomiske stabilitet og handlefrihet i betydelig grad. Helse Midt-Norge sin hovedregel for risikooverføring er: Risiko med begrenset skadepotensiale som kan forutses med betydelig grad av sikkerhet (dvs høy sannsynlighet), skal dekkes av det enkelte helseforetak. Risiko med større skade/tapspotensial med lavere sannsynlighet/forutsigbarhet skal dekkes av helseforetakene, forutsatt at enkeltskadens mulige konsekvens for virksomhetens økonomiske stabilitet og handlefrihet er liten eller moderat. Stor skaderisiko og risiko for totaltap som kan true virksomhetens økonomiske stabilitet, skal håndteres ved kjøp av forsikring. Forsikringsbar risiko som involverer elementer som virksomheten ikke behersker, skal forsikres selv om risiko er lav. Spesielle retningslinjer: Overføring av risiko til forsikringsmarkedet skal være basert på risikoanalyser og vurdering av dekningsbehov. Langsiktig og stabilt samarbeid med forsikringsselskap skal tilstrebes. Kun forsikringsselskaper med beste security A eller bedre i Standard & Poor s List skal benyttes. Selskapenes security skal løpende følges opp og vurderes. Forsikringsleverandører som ikke innfrir Helse Midt-Norge sine krav til kompetanse, punktlighet, kapasitet, dekningsdokumentasjon og generell orden og oppfølging skal så sant mulig ikke benyttes. Kjøp av forsikringer skal skje i samsvar med gjeldende innkjøpsregler i virksomheten og forhandles samlet for Helse Midt Norge da dette forventes å gi de beste og mest kostnadseffektive løsningene totalt sett. BRUK AV MEGLER Helse Midt-Norge RHF har engasjert forsikringsmegler til etablering, plassering og løpende betjening av forsikringsporteføljen. Forsikringsmegler står for all betjening av forsikringene innen Helse Midt-Norge og er bindeleddet mellom Helse Midt-Norge RHF, de enkelte helseforetakene og forsikringsselskapene. Myndigheten til å beslutte omfanget av forsikringsløsningen og i hvilke selskaper forsikringen(e) skal plasseres tilligger Helse Midt-Norge RHF alene. 4
FULLMAKTER For å få til en hensiktsmessig kommunikasjonsflyt mellom virksomhetene og forsikringsmeglerselskap, skal forsikringskontaktene i helseforetakene håndtere løpende betjening av de etablerte avtalene gjennom megler, som videre har all kommunikasjon med selskapet(ene). Løpende endringer i forsikringsavtalene skal godkjennes av forsikringskontaktene. Endringer og utvidelser som får økonomiske konsekvenser skal godkjennes av den forsikringsansvarlige i Helse Midt-Norge RHF. KOMMUNIKASJON Informasjonsmateriell om forsikringsvilkår og rutiner knyttet til skade skal være tilgjengelig for alle ansatte. Avdelingsledere skal ha kunnskap om forsikringsavtalen(e) og bli informert om skader som har relevans i forhold til forsikringsavtalene. Forsikringskontakter skal ha kunnskap om forsikringsavtalene, ha tilgang til registre over innkjøp og kassasjon, samt registrere alt av skader og eventuelt i tillegg til å orientere relevante stabsavdelinger om dette. Hver enkelt medarbeider skal ha tilgjengelig informasjon om forsikringsavtalene, inkludert informasjon om personalforsikringene. HELSE ELSE, MILJØ OG SIKKERHET - SKADEFOREBYGGENDE ARBEID Risikostyring skal være det primære virkemidlet innen Helse Midt-Norge for å redusere muligheten for tap. Dette skal gjøres ved å påvirke både sannsynligheten for og konsekvensen av uønskede hendelser. Helseforetakene har egne HMS-planer, samt at krav om tiltak fra tilsynsmyndighetene følges opp. I tillegg har helseforetakene/sykehusene systemer for kvalitetssikring og avviksbehandling, samt at flere avdelinger etter hvert er ISO-sertifiserte. Det er dessuten etablert flere fora som har HMS og forsikringer på dagsorden, blant annet Teknisk lederforum, Personalsjefforum og Forsikringsforum. 5