I AURE KOMMUNE Aure, 4. februar 2008 Til medlemmene i kontrollutvalget MØTE NR.: 1/08 TID: 20.02.08 Kl. 09.30 STED: Kommunehuset MØTEINNKALLING SAKSLISTE : UTV. SAKSNR. TITTEL 01/08 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 13.11.07 02/08 REFERAT OG ORIENTERINGER 03/08. ÅRSMELDING FOR 2007 04/08 MØTEPLAN 2008 05/08 OPPFØLGINGSLISTE 06/08 PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL 2008-2012 07/08 EVENTUELT Eventuelle forfall meldes på tlf. 71 57 40 76, evt. mob 99 44 12 28 E-post: oskar.boe@kristiansund.kommune.no Innkallingen går som melding til varamedlemmer som innkalles etter behov. Hans Kiplesund (s) leder sekretær Kopi: Ordfører Rådmann Økonomisjef Distriktsrevisjon Nordmøre IKS
033 01/08 Kontrollutvalget 20.02.08 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 13.11.07 ens innstilling Protokollen fra møtet 13. november 2007 godkjennes. Saksopplysninger Det vises til protokoll fra møte i Aure kontrollutvalg datert 13.11.07
033 02/08 Kontrollutvalget 20.02.08 REFERAT OG ORIENTERINGER ens innstilling: Orienteringssaken tas til orientering. Orienteringssak: Nav-kontoret: Prosedyrer vedrørende anbud, kostnad med videre. Distriktsrevisor evt stedfortreder innkalles for å orientere. Invitasjon FKT-konferansen. Rådmannen innkalles for orientering om kontrollutvalgets saker.
033 &14 03/08 Kontrollutvalget 20.02.08. ÅRSMELDING FOR 2007 ens innstilling: Kontrollutvalgets innstilling: Kontrollutvalgets årsmelding for 2007 tas til etterretning. Saksopplysninger: I henhold til 77 punkt 6 skal kontrollutvalget rapportere resultatene av sitt arbeid til kommunestyret. Det er derfor naturlig at kontrollutvalget avgir årsmelding som gir en samlet informasjon om utvalgets aktivitet i løpet av kalenderåret.
033 04/08 Kontrollutvalget 20.02.08 MØTEPLAN 2008. ens innstilling: Møteplanen for 2008 vedtas som foreslått. Saksopplysninger: I henhold til endringsprotokoll fra ordførermøtet 12. jan 2006 vedr ressursfordeling av tjenester fra kontrollutvalgets sekretariat er Aure kommunes kontrollutvalg tilgodesett med ressurser tilsvarende 5 møter i 2008. Sekretariatet har satt opp et forslag til møteplan for kontrollutvalget med utgangspunkt i disse forutsetningene, men hvor det er datert 4 møter. I forhold til årshjulet som ble behandlet i 30/07 er det mest naturlig å tidfeste 4 møter, og hvor et eventuelt 5. møte avvikles i forhold til nye saker som kan oppstå i løpet av året. Møtetidspunktene er koordinert med øvrige kontrollutvalg for å unngå møtekollisjoner. Iflg. forslaget er det satt opp slik møteplan for kontrollutvalget i Aure: 20. februar 27.mai (bl.a behandling av årsregnskapet) 9. september 4. november (bl. behandling av budsjett) Med henhold til møtet den 27.mai tas det forbehold om møtedatoen dersom det skulle vise seg nødvendig å endre pga årsregnskapssaken.
033 05/08 Kontrollutvalget 20.02.08 OPPFØLGINGSLISTE ens innstilling Saksopplysninger Vedlagt følger oppdatert oppfølgingsliste fra møtet 13.11.07 Kontrollutvalgets behandling i forrige møte: Utbygging Solbakken: rådmannen vil etterlyse regnskap, og revisor vil følge opp saken. Rutiner byggeregnskap: Rådmannen opplyste at saken er satt på arbeidslisten. Nye saker: Forvaltningsrevisjonsprosjekt. Kommunestyret (sak 16/07) ber kontrollutvalget vurdere igangsettelse av forvaltningsrevisjonsprosjekt innenfor området kommunalteknikk når det gjelder spørsmålet om å leie maskiner, utstyr og tjenester, kontra å eie og utføre arbeidet selv. Nav-kontoret: Det bes om tilbakemelding etter at revisjonen har gjennomgått prosedyrer for anbudsinnhenting, kostnad etc.
AURE KOMMUNE SAKSOPPFØLGING (ajour pr 04.09.07) Sakstittel: Ansvar: Merknad: Status: 1. Utbygging av Solbakken 17.03.04 Adm Utgangspunkt i vedtatt kostnadsramme for prosjektet, finansiering, entrepriser og inngåtte avtaler/kontrakter. I tillegg ønskes orientering om hvilke rapporteringsrutiner som er etablert i forbindelse med bygge-prosjektet både når det gjelder bygningstekniske og økonomiske forhold. 14.06.04: Orientering gitt fra byggeleder, det vises til sak 10/04. Prosjektet følges opp med ny orientering på kontr. utvalgets møte i sept./okt. 10.11.04: Orientering gitt, saken følges opp fram til ferdigstillelse. 04.10.05: KU forventer at byggeregnskap forelegges KU til behandling innen kort tid. 09.11.05:KU ber revisjonen avklare når byggeregnskap kan fremlegges. 22.02.06: Kontrollutvalget ber distriktsrevisjonen påse at byggeregnskap framlegges. 28.03.06: Kontrollutvalget ber distriktsrevisjonen etterlyse byggeregnskap. 12.06.06: Distriktsrevisjonen har fått melding fra byggekomiteen om at regnskap vil bli framlagt i aug./sept. 05.09.06: Det sendes skriv til kommunestyret ved ordføreren om at kontrollutvalget, på tross av gjentatte etterlysninger, ikke har fått framlagt byggeregnskap. Dessuten påpekes nødvendigheten av retningslinjer for behandling av byggeregnskap i økonomireglementet. 31.10.06: Iflg. kommunalsjef Fossland forventes byggeregnskap i løpet av året. 06.03.07: Revisjonen og administrasjonen arbeider med saken for videre framdriftsplan på byggeregnskapet og øvrige byggeregnskaper. Det orienteres i neste møte. 12.06.07: Sluttregnskap er oversendt revisjonen, og forventes behandlet i neste møte. 04.09.07: Revisjonen fikk ikke ferdig behandlet regnskap og rapport fra byggekomiteen (jfr sak 20/07). I følge byggeleder vil sluttregnskap framlegges i løpet av høsten 2007. 13.11.07: Orientering ble gitt i møtet av konst. rådmann Olav Eines. Rådmann vil etterlyse byggeregnskap og revisor vil følge opp saken.
2. Servicekontoret 12.06.06 KU Arkiveringsrutiner 12.06.06:Kontrollutvalget ønsker til neste møte en redegjørelse om arkiveringsrutiner innenfor kommuneutviklingssektoren (tekniske saker). 05.09.06: Rutiner for arkivering ved kommuneutviklingssektoren tas til orientering. Kontrollutvalget ønsker orientering når den nye elektroniske arkivplanen tas i bruk.( Jmfr. sak 33/06) 12.06.07: Saken bes orientert på neste møte. 04.09.07: Ny orientering ønskes høsten 2008, jfr. sak 20/07. 3. Byggeregnskap/ sluttregnskap 12.06.07 Adm Kontrollutvalget etterlyser rutiner for avleggelse av sluttregnskap for investeringsprosjekt 4. FR prosjekt 13.11.07 KU Med bakgrunn i K sak 16/07 ber kommunestyret KU vurdere bestilling av FR prosjekt innen området Kommunalteknikk når det gjelder spm om å leie maskiner, utstyr og tjenester kontra å eie og utføre arbeidet selv. 5. NAV kontor 13.11.07 KU Kontrollutvalget ønsker tilbakemelding etter at revisjonen har gjennomgått prosedyrer for anbudsinnhenting, kostnad etc. 12.06.07: Etterlyst rutiner på byggeregnskap, jmfr k.u.sak 18/07 04.09.07: Retningslinjer vil bli utarbeidet av rådmannen, jfr. sak 20/07. 13.11.07: orientering ble gitt i møtet av konst. rådmann Olav Eines. Retningslinjer er under utarbeidelse.
216 06/08 Kontrollutvalget 20.02.08 PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL 2008 2012. ens innstilling 1. Kommunestyret godkjenner Plan for selskapskontroll 2008 2012 for Aure kommune. 2. Kommunestyret godkjenner kontrollutvalgets forslag til retningslinjer for selskapskontroll. 3. Kommunestyret gir kontrollutvalget fullmakt til å foreta endringer i planperioden. Saksopplysninger Kontrollutvalget vedtok 13.11.07 i sak 32/07 Plan for selskapskontroll 2008 2012. Bestilling følgende: 1. Kontrollutvalget ber sekretariatet utarbeide plan for selskapskontroll for perioden 2008 2012. 2. Gjeldende retningslinjer for selskapskontroll legges frem til revidering. HJEMMEL Det følger av lov 25.september 1992 nr 107 om kommuner og fylkeskommuner (koml) 77 nr 5: Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalgets oppgaver i forbindelse med selskapskontroll er videre definert i Forskrift 15.juni 2004 nr 905 om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner (kontrollutvalgsforskriften) kapittel 6. Det følger av forskriftens 13 annet ledd: Kontrollutvalget skal minst en gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden.
VURDERING Planen og spesielt retningslinjer for selskapskontroll, vil være utgangspunktet for fremtidig eierskapskontroll samt evt selskapskontroll med valgfri forvaltningsrevisjon. Kommunestyret vedtok i sak 55/07 Selskapskontroll Retningslinjer for forvaltning av kommunens eierinteresser i selskaper. I retningslinjene for plan for selskapskontroll foreslås at selskapskontroll med evt forvaltningsrevisjon kan prioriteres i selskap hvor bokført verdi er over kr 100.000 eller hvor kommunens eierandel er over 5%. AVSLUTNING Saken legges frem for kontrollutvalget til behandling. Kjell Tore Wirum
033 20.02.08 07/08 Kontrollutvalget 20.02.08 EVENTUELT Saksopplysninger Dersom det er saker kontrollutvalget ønsker å kommentere, stille spørsmål ved eller ta opp i dette møtet eller i senere møte, kan dette gjøres her.