Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune

Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune Arkivsak: 12/36 Møtedato/tid: 13.03.2012, kl. 11:00 Møtested: Fylkeshuset, Serpentinitt (Kongens gt. 9, ved KonSeks kontor) Deltagere: Siri Holm Lønseth (leder) Eivind Stende Hans Bøe Gunnar Hynne Sigrid Angen Forfall: Fylkesordfører Fylkesrådmann Revisjon Midt-Norge Kopi: Sakliste 013/12 014/12 015/12 016/12 017/12 018/12 019/12 020/12 021/12 Godkjenning av protokoll fra møte 7.2.2012 Referatsaker Orientering fra direktør for kultur og kommunikasjon Oppfølging av fylkesmannens tilsyn med elevenes psykososiale læringsmiljø Orientering om oppfølging av enhetsbesøk Forvaltningsrevisjon - tidsplan for prosjekter 2012-2013 Forvaltningsrevisjon saksbehandling - henvendelse fra Fylkesrådmannen Forslag til avtaler om revisjon 2012 Eventuelt Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Sverre B. Midthjell på telefon 908 30 248, eller e-post: sverre.midthjell@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, 7.3.2012 Siri Holm Lønseth (sign.) Leder av kontrollutvalget Side 1 av1 Sverre B. Midthjell Rådgiver, KonSek

Godkjenning av protokoll fra møte 7.2.2012 Saken behandles i Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 13.03.2012 Saksnr 013/12 Sverre B. Midthjell 033 12/36-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Protokollen godkjennes. Vedlegg Møteprotokoll 07.02.2012 Saksutredning Godkjenning av møteprotokoll. Protokollen er tidligere utsendt til utvalget.

Møteprotokoll - Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune Møtedato/tid: 07.02.2012 kl. 11:00 14:55 Møtested: Fylkeshuset, Kantstein Møtende medlemmer: Siri Holm Lønseth (leder) Eivind Stende Hans Bøe Gunnar Hynne Sigrid Angen Forfall: Møtende varamedlemmer: Andre møtende: Sverre B. Midthjell, KonSek (møtesekretær) Jan-Åge Sneve Gundersen, KonSek Ann Katharine Gardner, Revisjon Midt-Norge Hanne Bakken Tangen, Revisjon Midt-Norge Saker til behandling: 006/12-012/12 Arkivsak: 12/27 NB! Møteprotokollen godkjennes i kontrollutvalgets neste møte Saksliste 006/12 007/12 008/12 009/12 010/12 011/12 012/12 Godkjenning av protokoll fra møte 26.1.2012 Referatsaker Rapport fra enhetsbesøk 2011 Årsrapport for elev- og lærlingombudet 2010-2011 Forarbeid til plan for selskapskontroll Plan for forvaltningsrevisjon 2012-2013 Eventuelt

Sak 006/12 - Godkjenning av protokoll fra møte 26.1.2012 Saken behandlet i Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune Møtedato 07.02.2012 Saknr Møtedato 07.02.2012 Saknr Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Protokollen godkjennes. Protokoll Innstillinga ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Protokollen godkjennes. Sak 007/12 - Referatsaker Saken behandlet i Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Referatsakene tas til orientering Protokoll Ingen saker ble presentert. Vedtak: Referatsakene tas til orientering Sak 008/12 - Rapport fra enhetsbesøk 2011 Saken behandlet i Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune Møtedato 07.02.2012 Saknr Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar rapporten til orientering. Protokoll Ann Katharine Gardner og Hanne Bakken Tangen fra Revisjon Midt-Norge orienterte. Følgende omforente forslag til vedtak ble fremmet: Fylkesrådmannen bes gi en redegjørelse om oppfølging av følgende punkter i neste møte: 1. Forvaltningsrevisjon om salg av elevarbeid.

2. Oppfølging av praktisering av lov om offentlige anskaffelser ved enhetene. 3. Oppfølging av praksis for reisergninger ved enhetene. 4. Informasjon om innføring av bokføringsloven. Innstilling med omforent forslag til tillegg ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Kontrollutvalget tar rapporten til orientering. Fylkesrådmannen bes gi en redegjørelse om oppfølging av følgende punkter i neste møte: 1. 2. 3. 4. Forvaltningsrevisjon om salg av elevarbeid. Oppfølging av praktisering av lov om offentlige anskaffelser ved enhetene. Oppfølging av praksis for reisergninger ved enhetene. Informasjon om innføring av bokføringsloven. Sak 009/12 - Årsrapport for elev- og lærlingombudet 2010-2011 Saken behandlet i Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune Møtedato 07.02.2012 Saknr Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar rapporten til orientering Protokoll Elevombudet var forhindret fra å møte. Vedtak: Kontrollutvalget tar rapporten til orientering Sak 010/12 - Forarbeid til plan for selskapskontroll Saken behandlet i Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune Møtedato 07.02.2012 Saknr Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar de fremlagte vurderingene til orientering, og ber sekretariatet merke seg de innspill gitt i møtet. Kontrollutvalget ber sekretariatet legge frem forslag til plan for selskapskontroll 2012-2013. Protokoll Innstilinga ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Kontrollutvalget tar de fremlagte vurderingene til orientering, og ber sekretariatet merke seg de innspill gitt i møtet.

Kontrollutvalget ber sekretariatet legge frem forslag til plan for selskapskontroll 2012-2013. Sak 011/12 - Plan for forvaltningsrevisjon 2012-2013 Saken behandlet i Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune Møtedato 07.02.2012 Saknr Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget legger saken frem for fylkestinget med følgende innstilling: Plan for forvaltningsrevisjon 2012-2013 vedtas, med følgende prioriterte prosjekter: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Grunnskoleopplæring i barnevern- og helseinstitusjoner. Oppfølging av klima- og energiplan Arbeidet med trafikksikkerhet Virkemidler i regional utvikling Kulturminnevern Vedlikehold av fylkesveger Lærlingeordningen Arbeidsvilkår og arbeidsmiljøloven Kontrollutvalget gis myndighet til å gjøre omprioriteringer i planen dersom det finner det nødvendig, samt å prioritere ressurser mellom gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Protokoll Det ble fremmet omforent forslag om at Skolebruksplan 3 Forvaltings- drift og vedlikeholdskostnader prioriteres opp på bekostning av innstillingens forslag nr. 8. I tillegg ble følgende omforente forslag fremmet: Regionale satsinger innen regional utvikling anses som en del av punkt 4, og tas ut av planen som selvstendig prosjekt. Innstilling med omforente endringer ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Kontrollutvalget legger saken frem for fylkestinget med følgende innstilling: Plan for forvaltningsrevisjon 2012-2013 vedtas, med følgende prioriterte prosjekter: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Grunnskoleopplæring i barnevern- og helseinstitusjoner. Oppfølging av klima- og energiplan Arbeidet med trafikksikkerhet Virkemidler i regional utvikling Kulturminnevern Vedlikehold av fylkesveger Lærlingeordningen Skolebruksplan 3 Forvaltnings-, drifts- og vedlikeholdskostnader

Kontrollutvalget gis myndighet til å gjøre omprioriteringer i planen dersom det finner det nødvendig, samt å prioritere ressurser mellom gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Sak 012/12 - Eventuelt Saken behandlet i Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges fram uten innstilling. Protokoll Ingen saker tatt opp. Vedtak: Ingen vedtak fattet. Møtedato 07.02.2012 Saknr

Referatsaker Saken behandles i Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 13.03.2012 Saksnr 014/12 Sverre B. Midthjell 033 12/36-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Referatsakene tas til orientering Saksutredning Følgende referatsaker vil bli presentert i møtet: 1. Fylkestingets behandling av plan for forvaltningsrevisjon 2012-2013 2. Fylkestingets behandling av forvaltningsrevisjon om digital kompetanse. 3. Samling for kontrollutvalgene i STFK, NTFK, MRFK og Trondheim kommune - 4.-6. september på Vårsøg Hotell i Surnadal

Orientering fra direktør for kultur og kommunikasjon Saken behandles i Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 13.03.2012 Saksnr 015/12 Sverre B. Midthjell 033 12/28-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar informasjonen til orientering Saksutredning I forbindelse med arbeidet med overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon ble det gitt orienteringer fra Fylkesrådmannen om de ulike områdene innenfor fylkeskommunens virksomhet. I den sammenheng var det også intensjonen at det skulle gis en orientering fra direktør for kultur og kommunikasjon om dennes arbeidsområde. Av ulike årsaker utgikk denne orienteringen, men etter som det har vært ytret ønske om det fra utvalget, og det kan være nyttig som en del av generell opplæring om fylkeskommunens virksomhet vil orienteringen bli gitt i dette møtet. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet oppfordrer utvalget til å ta informasjonen til orientering og delta aktivt gjennom å stille spørsmål.

Oppfølging av fylkesmannens tilsyn med elevenes psykososiale læringsmiljø Saken behandles i Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 13.03.2012 Saksnr 016/12 Sverre B. Midthjell 216 11/171-4 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Rådmannens redegjørelse tas til orientering. Saksutredning Kontrollutvalget fattet i sak 72/11 følgende vedtak: Rapporter fra fylkesmannens tilsyn med elevenes psykososiale miljø ved Røros og Fosen videregående skoler, samt informasjon om fylkesmannens tilsynsvirksomhet tas til orientering. Kontrollutvalget ber fylkesrådmannen om å redegjøre for arbeidet med elevenes psykososiale arbeidsmiljø og oppfølging av fylkesmannens tilsynsrapporter i kontrollutvalgets møte 7. februar 2012. Denne orienteringen har senere blitt utsatt, men vil bli gitt i møtet. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet oppfordrer til å ta redegjørelsen til orientering, og vurdere om eventuell videre oppfølging er nødvendig basert på den informasjonen som blir gitt.

Orientering om oppfølging av enhetsbesøk Saken behandles i Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 13.03.2012 Saksnr 017/12 Sverre B. Midthjell 216 11/183-7 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar fylkesrådmannens redegjørelse til orientering. Saksutredning I sak 8/2012 Rapport fra enhetsbesøk 2011 fattet kontrollutvalget følgende vedtak: Kontrollutvalget tar rapporten til orientering. Fylkesrådmannen bes gi en redegjørelse om oppfølging av følgende punkter i neste møte: 1. Forvaltningsrevisjon om salg av elevarbeid. 2. Oppfølging av praktisering av lov om offentlige anskaffelser ved enhetene. 3. Oppfølging av praksis for reiseregninger ved enhetene. 4. Informasjon om innføring av bokføringsloven. Slik orientering vil bli gitt i møtet. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet oppfordrer kontrollutvalget til å følge med på orienteringen fra fylkesrådmannen og eventuelt vedta videre oppfølging dersom utvalget finner det nødvendig.

Forvaltningsrevisjon - tidsplan for prosjekter 2012-2013 Saken behandles i Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 13.03.2012 Saksnr 018/12 Sverre B. Midthjell 216, &30 12/13-7 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget slutter seg til skissert tidsplan for forvaltningsrevisjon 2012-2013, og ber sekretariatet fremme saker om bestilling i tråd med denne. Saksutredning Fylkestinget vedtok i sak 10/12 å prioritere følgende prosjekter til forvaltningsrevisjon i perioden 2012-2013: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Grunnskoleopplæring i barnevern- og helseinstitusjoner Oppfølging av klima- og energiplan Arbeidet med trafikksikkerhet Virkemidler i regional utvikling Kulturminnevern Vedlikehold av fylkesveger Lærlingeordningen Skolebruksplan 3 forvaltnings, drifts og vedlikeholdskostnader Planen inneholder ingen vurdering av når de forskjellige prosjektene eventuelt skal igangsettes. Dette må vurderes av kontrollutvalget. Det er også etablert at nummereringen av prosjektene ikke utgjør en innbyrdes prioritering mellom dem. I vurderingen av når det enkelte prosjekt skal igangsettes må kontrollutvalget både ta hensyn til aspekter ved de enkelte prosjektene, de tilgjengelige revisjonsressursene og at belastningen på de enkelte enheter i fylkeskommunen fordeles så jevnt som mulig utover. Erfaringer fra tidligere år har vist at for stort trykk med forvaltningsrevisjon på samme enhet over kort tid oppleves som en utilbørlig belastning, og svekker klimaet for gjennomføring av revisjon. Grunnskoleopplæring i barnevern- og helseinstitusjoner I planen skisseres følgende: Fylkeskommunen har helhetlig ansvar for grunnskoleopplæring i barnevern- og helseinstitusjoner. Det kan være relevant å gå igjennom både hvorvidt fylkeskommunen har tilstrekkelig oversikt, oppfølging, avtaler med tilbyderne og kontroll med kvaliteten. Enhet: Fagenhet for videregående opplæring

Dette er et lite tidskritisk prosjekt som i utgangspunktet kan settes i gang når som helst. Bør ses i sammenheng med andre prosjekter innenfor opplæringsområdet. Det bør også koordineres med fylkesmannen i forhold til eventuelle planer om tilsyn. Oppfølging av klima og energiplan I planen skisseres følgende: Fylkeskommunen har vedtatt en ambisiøs klima- og energiplan. Det kan undersøkes hvorvidt det jobbes målrettet med denne planen og hvorvidt det er iverksatt tiltak som kan gjøre det mulig å oppnå målene. Enhet: Regut - Næring Fylkestinget behandlet nytt handlingsprogram for 2012-2013 i møtet 29.2.2012. Det kan være en fordel å gi handlingsrom til å implementere dette før undersøkelser iverksettes Arbeid med trafikksikkerhet I planen skisseres følgende: Det brukes betydelige midler til trafikksikkerhetsarbeid, og fylkeskommunen har et styrket ansvar på området. Det kan for eksempel undersøkes hvorvidt de planer og vedtak som gjøres blir fulgt opp, hvorvidt det er tilstrekkelig samspill med andre aktører. Enhet: Regut - samferdsel Dette er også et lite tidskritisk prosjekt av mer langsiktig karakter som kan settes i gang når som helst. Virkemidler i regional utvikling I planen skisseres følgende: Fylkeskommunen har et bredt spekter av engasjement innenfor regional utvikling, med ulikt omfang og i ulike organisasjonsformer. Det kan undersøkes hvorvidt fylkeskommunen har tilstrekkelig styring og kontroll med bruken av midler til regional utvikling, og hvorvidt bruken er tilstrekkelig målrettet og forankret. Videre kan det være mulig å se på hvorvidt fylkeskommunens engasjement er tilstrekkelig samordnet og utnytter synergier med andre offentlige virkemidler. Enhet: Regut - næring Dette er også et lite tidskritisk prosjekt av mer langsiktig karakter som kan settes i gang når som helst. Det var imidlertid gjennomført forvaltningsrevisjon på området i 2006-2007. Det kan være en fordel å vente noe lenger, og bruke litt mer tid på spissing av prosjektet før eventuell bestilling. Kulturminnevern I planen skisseres følgende: Fylkeskommunen har et omfattende ansvar for registrering og bevaring av kulturminner. Det har blitt påpekt at det særlig er en utfordring med ivaretakelse av bevaringsverdige bygninger. Det kan undersøkes hvorvidt fylkeskommunen i tilstrekkelig grad registrerer de kulturminner som finnes og hvorvidt fylkeskommunen oppfyller sitt ansvar for bevaring. Enhet: Regut - areal

Dette er også et lite tidskritisk prosjekt av mer langsiktig karakter som kan settes i gang når som helst. Vedlikehold av fylkesveger I planen skisseres følgende: Det har vært en vesentlig økning i kostnadene til kontrakter for vedlikehold av fylkesveger. Fylkeskommunen er ansvarlig for disse, men det er private som utfører og Statens Vegvesen som står for anbud. Det kan være aktuelt å se på hvorvidt anbudsprosesser og kontrakter er gode nok, eventuelt vurdere årsaker til kostnadsutviklingen og hvordan fylkeskommunen kan påvirke denne. Enhet: Regut - samferdsel Det har kommet blandede signaler rundt oppstart av dette prosjektet. Enkelte tar til orde for at det jobbes med å få på plass ordninger og det derfor bør utsettes. Andre tar til orde for at det allerede er avdekket vesentlige utfordringer, og at en forvaltningsrevisjonsprosjekt kan bidra til prosessen med å finne gode løsninger i samarbeid med Statens vegvesen. Etter som det er gjennomført et prosjekt om forholdet til Statens vegvesen forholdsvis nylig kan det være hensiktsmessig å vente noe med dette prosjektet. Lærlingeordningen I planen skisseres følgende: Fylkeskommunen har ansvar for fagopplæring i bedrift, men det er andre arbeidsgivere som står for utøvelse av opplæringen. Det kan være aktuelt å gjøre en undersøkelse av fylkeskommunens oppfølging av kvaliteten på opplæringen, vurdering av lærlingene, oppfølging av fravær og frafall, godkjenningsordning for lærebedrifter og andre forhold knyttet til opplæringen. Det kan også være aktuelt å se på om arbeidet er hensiktsmessig organisert. Enhet: Fagenhet for videregående opplæring Prosjektet kan i utgangspunktet igangsettes når som helst. Bør ses i sammenheng med andre prosjekter innenfor opplæringsområdet. Skolebruksplan 3 forvaltnings-, drifts- og vedlikeholdskostnader I planen skisseres følgende: Skolebruksplan 3 forutsetter en egenfinansiering gjennom reduksjon i FDV-kostnader for skolene. Dersom dette ikke oppnås kan det gå ut over tilgjengelige ressurser til andre formål. En forvaltningsrevisjon kan vurdere i hvor stor grad slike reduksjoner oppnås, eller kan forventes å oppnås i de skolebygg som er oppført og rehabilitert. Enhet: Bygge- og eiendomstjenesten Av de større byggeprosjektene basert på nybygg i Skolebruksplan 3 er Gauldal Skole- og Kultursenter og Charlottenlund videregående skole ferdigstilt. Nybygg ved Orkdal videregående skole er også i en avslutningsfase. Det kan være hensiktsmessig å gi byggene en liten innkjøringsfase før det reelle nivået på FDV-kostnader kan vurderes. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Med bakgrunn i vurderingene over foreslår sekretariatet følgende tentative tidsplan for bestillinger av forvaltningsrevisjonsprosjekter:

Prosjekt Kulturminnevern Grunnskoleopplæring i barnevern- og helseinstitusjoner Skolebruksplan 3 forvaltnings, drifts og vedlikeholdskostnader Oppfølging av klima- og energiplan Virkemidler i regional utvikling Vedlikehold av fylkesveger Arbeidet med trafikksikkerhet Lærlingeordningen Oppstart Vår 2012 Vår 2012 Høst 2012 Høst 2012 Vår 2013 Vår 2013 Høst 2013 Høst 2013

Forvaltningsrevisjon saksbehandling - henvendelse fra Fylkesrådmannen Saken behandles i Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 13.03.2012 Saksnr 019/12 Sverre B. Midthjell 216 11/260-7 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar brevet fra Fylkesrådmannen til orientering. Kontrollutvalget vil vurdere en eventuell oppfølgingsundersøkelse etter at prosjektet er gjennomført. Vedlegg Brev fra fylkesrådmannen ang. forvaltningsrevisjonsprosjekt om saksbehandling Prosjektplan STFK Saksbehandling.pdf Saksutredning Kontrollutvalget fattet 1.9.2011 i sak 49/11 vedtak om å bestille et forvaltningsrevisjonsprosjekt innenfor temaet saksbehandling i STFK, med bakgrunn i plan for forvaltningsrevisjon 2010-2011. Det opprinnelige forslaget hadde fokus på saksbehandlingssystemet i seg selv, men dette har med bakgrunn i flere forhold blitt justert til å rette seg mer mot saksbehandlingsrutiner generelt, der den tekniske tilretteleggingen er en av flere sentrale rammebetingelser. Forslag til innretning har blitt presentert for kontrollutvalget i sak 3/12, der kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget tar revisors redegjørelse om innretning til orientering og ber om at prosjektet gjennomføres innenfor en ramme på 400 timer, med levering innen 10. mai 2012 Revisjon Midt-Norge har senere utarbeidet en prosjektplan, som har blitt oversendt KonSek og ligger vedlagt denne saken. KonSek mottok 28.2.2012 et brev fra Fylkesrådmannen, stilte til Revisjon Midt-Norge, men det er brakt på det rene at dette er ment å skulle gå til kontrollutvalget. Her redegjør Fylkesrådmannen for en omfattende oppgradering av det elektroniske saksbehandlingssystemet og andre elektroniske verktøy som er satt i gang, og mener på denne bakgrunn at en et forvaltningsrevisjonsprosjekt nå ikke vil kunne gi et godt nok bilde på hvordan saksbehandlingen håndteres i organisasjonen. Fylkesrådmannen anbefaler derfor at prosjektet utsettes til tidligst høsten 2012. Kontrollutvalgssekretariatets vurdering Å gjennomføre et forvaltningsrevisjonsprosjekt om saksbehandling var et prioritert prosjekt i plan for forvaltningsrevisjon 2010-2011, som ble vedtatt av fylkestinget på bakgrunn av de risiko- og vesentlighetsvurderinger som ble gjort på det tidspunktet. Gjennom planperioden

har dette temaet gjentatte ganger dukket opp i forbindelse med andre revisjoner, noe som har styrket sekretariatets inntrykk av at dette er et område med vesentlig risiko. Da bestillingen første gang ble vedtatt, 1.9.2011, var sekretariatet ikke kjent med at oppgradering av saksbehandlingssystemet var så nært forestående. Dette ble det imidlertid muntlig gjort oppmerksom på fra Fylkesrådmannen i det nye kontrollutvalgets første møte 3.11.2011. Slik prosjektet har utviklet seg, og slik sekretariatet oppfatter situasjonen på området er dette imidlertid ikke tilstrekkelig grunnlag for å foreslå at prosjektet utsettes. Sekretariatet er kjent med tekniske svakheter i den versjonen av Elark som nå utfases, men dette er bare en av flere faktorer som ligger til grunn for god praksis på saksbehandling, og etter sekretariatets vurdering ikke nødvendigvis den viktigste. Sekretariatet mener heller ikke at den gamle versjonen av systemet var så uegnet at dette burde være til hinder for god forvaltningspraksis på området. Et prosjekt som fokuserer på eventuelle andre faktorer som måtte føre til mangler i saksbehandlingen er etter sekretariatets mening fortsatt nyttig. Vi har forståelse for fylkesrådmannens innvending om at en slik revisjon som dette ikke vil kunne gi svar på hvorvidt tekniske forbedringer i saksbehandlingssystemene har hatt en effekt på saksbehandlingspraksis. Dette er derfor ikke lagt opp som et hovedfokus i prosjektet. Dersom prosjektet avdekker at tekniske kvaliteter ved systemet i seg selv er en hovedutfordring kan imidlertid prosjektet avdekke om planene for innføring av nytt system har tatt inn over seg disse utfordringene. Dersom vi skulle spore hvorvidt disse faktisk har blitt forbedret vil det slik sekretariatet ser det ikke være tilstrekkelig å vente til høsten 2012, etter som organisasjonen da fortsatt vil ha for lite erfaring med den nye versjonen, og innkjøringsproblemer fortsatt må påregnes. Vi ville i så fall tidligst anbefale å igangsette en slik evaluering høsten 2013. Dersom kontrollutvalget velger å stå fast ved nåværende bestilling er det imidlertid mulig å bestille eventuelle oppfølgingsundersøkelser senere. Det har nå gått over et halvt år siden prosjektet ble bestilt, og revisjonen har allerede gjennomført innledende undersøkelser. Å utsette prosjektet nå, vil medføre at deler av denne arbeidsinnsatsen går tapt. Sekretariatet ser heller ikke dette som hensiktsmessig. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Med bakgrunn i argumentasjonen ovenfor anbefaler sekretariatet at kontrollutvalget står fast ved sin bestilling av forvaltningsrevisjonsprosjekt om saksbehandling, og at dette gjennomføres i tråd med den vedlagte prosjektplanen. Sekretariatet anbefaler videre at utvalget eventuelt vurderer å bestille en oppfølgingsundersøkelse dersom funnene i prosjektet skulle tilsi at det er behov for dette.

Sør Trøndelag fylkeskommune Fylkesrådmannen www.stfk.no Vår saksbehandler: Karen Espelund Tlf. 73 86 62 74 E-post: karen.espelund@stfk.no Postmottak: postmottak@stfk.no Revisjon Midt-Norge IKS Att. Frode Singstad Deres ref.: Vår ref.: 201206320-1 Oppgis ved alle henvendelser Vår dato: 17.2.2012 Postboks 216 7302 ORKANGER Forvaltningsrevisjon - saksbehandling i STFK Fylkesrådmannen viser til mottatt brev fra revisjon Midt-Norge av 1.2.12 Oppstart av forvaltningsrevisjon saksbehandling i STFK, samt avholdt møte den 10.02.12. Fylkesrådmannen understreker innledningsvis at en forvaltningsrevisjon knyttet til saksbehandlingsprosedyrer og rutiner, anses som nyttig grunnlag for forbedringer. Når Fylkesrådmannen likevel tillater seg å be Kontrollkomite og revisjon om å vurdere tidspunktet for selve gjennomføringen av denne forvaltningsrevisjonen, henger det sammen med innføringen av helt ny arbeidsplattform for de ansatte våren 2012, herunder betydelig forbedret versjon av saks- og arkivsystem (ny versjon av Elark) som skjer pr. 27.02.12. STFK er i ferd med en større omlegging av flere IKT-verktøy som berører den enkelte ansattes arbeidshverdag gjennom innføring av en såkalt helhetlig digital arbeidsflate der en ny og kraftig forbedret versjon av arkiv- og saksbehandlingssystemet, inngår som ett vesentlig element. Det såkalte Digsam prosjektet består av innføring av ny versjon av office til office 2010 (innført høsten 2011), nytt saks- og arkivsystem, nytt intranett (lanseres 1. mai 2012) samt prosjektet Rett i mappa. Formål med løsningen er å sikre at arkivverdige dokumenter som produseres i skole/fagsystemer i fylkeskommunen blir registrert og elektronisk arkivert i det sentrale saks- og arkiv-systemet. Navnet Rett-i-Mappa indikerer at et elev-dokument produsert i fagsystem automatisk blir fanget opp og overført/journalført i elevens mappe (sak) i saks- og arkivsystem. Eksempler på slike dokumenter er bekreftelse på mottatt søknad om skoleplass, tilbud om skoleplass, elevens terminmelding, klage på karakter, varsel om nedsatt karakter, vitnemål, etc. Totalt utgjør dette et betydelig antall dokumenter (minimum 50.000 pr. år). Besøksadresse: Erling Skakkes gate 14 Postadresse: Postboks 2350 Sluppen 7004 Trondheim Telefon: +47 73 86 60 00 Telefaks: +47 73 86 64 60 Bank: 8601.27.27277 Org.nr: 938 634 556

Sør-Trøndelag fylkeskommune Fylkesrådmannen I løpet av elevens skolegang på videregående blir dokumentene samlet opp på en og samme sak i saks- og arkivsystemet. Rett i mappa lanseres samtidig med ny versjon av saks- og arkivsystemet, 27.2.2012. I tillegg innebærer ny løsning felles søk i fagsystemene, slik at en saksbehandler skal kunne se om det foreligger dokumenter, epost eller andre dokumenter relatert til samme sak uansett om det ligger i epost, på fellesområder, på privat område, i elark, intranett eller kvalitetssystem for å nevne noen. En av de overordnede målsettingene for Digsam er å forbedre lagring, gjenfinning og deling av informasjon. Prosjektet vil dermed ha åpenbare effekter for arbeidsprosessene internt ved at man integrerer de ulike verktøyene for slik å redusere brukerterskelen betydelig. Parallelt jobbes det med å utvikle den interne koordineringen og samordningen internt i administrasjonen der fylkesrådmannen fortsatt ser klare forbedringsmuligheter. Ikke overraskende vil graden av mulighet for realisering av disse målsettingene fordre både ny kunnskap og endrede holdninger. Innledningsvis tillater vi oss å beskrive dagens situasjon: Fullelektronisk arkiv for alle arkivdeler siden 1.12.2007 Elark: Public 360 versjon 3.1 Sikret sone for arkivering av sensitive personopplysninger Opplæring Elark: Dagskurs for saksbehandlere, omhandler praktisk bruk av systemet Ytre enheter (skolene) har egne arkivarer som skanner, journalfører og kontrollerer. Gjeldene prosedyrer og rutiner er samlet i ESK (Elektronisk Støtte til Kvalitetsprosessen). Sentralt post- og fakturamottak Arkivplan er moden for revisjon Etter oppgradering til Elark 360 (27.2.2012): Ny versjon som er bygd på helt ny plattform som gir nye muligheter for integrasjoner og deling av informasjon. Nytt grensesnitt er mer intuitivt. Ny funksjonalitet gjør arkivering av e-post enklere. «Rett i mappa» settes i drift ved oppgradering, og er en integrasjon mellom fagsystemer for skolene og Elark 360. Dette danner modell for hvordan integrasjoner skal fungere mellom fagsystemer og arkiv. Mulighet for nye arbeidsrutiner med ny versjon. Sikret sone omorganiseres for å sikre tilgang til informasjon for den som til en hver tid har tjenstlig behov for informasjonene. Vi oppfatter at Kontrollkomiteens ønske er å gi en vurdering av kvaliteten på selve saksbehandlingen. Slik rådmannen ser det forutsetter dette at saksbehandlere har eller er i stand til å skaffe relevant kunnskap om selve saken, kan saksbehandlingsprosedyrene og de generelle krav til saksbehandling i Dato: 17.02.12 Side 2 av 3

Sør-Trøndelag fylkeskommune Fylkesrådmannen offentlig sektor, samt behersker verktøyene. Vi tror at ved å igangsette en slik undersøkelse midt i den største endringen av ansattes digitale arbeidsflate som noen gang er gjennomført, vil man primært kunne si noe om hvorvidt selve planleggingen av Digsam-prosjektet var vellykket, men ikke få inntrykk av om målsettingene er oppnådd herunder heller ikke et godt nok bilde på hvordan selve saksbehandlingen håndteres i organisasjonen. Fylkesrådmannen anbefaler derfor at selve hovedprosjektet som revisjonen praktisk skal gjennomføre, utstår til tidligst høsten 2012, men har forståelse for at prosjeketet starter nå for slik å skaffe et sammenligningsgrunnlag. Vi imøteser det nærmere samarbeidet. Med hilsen Odd Inge Mjøen Fylkesrådmann Dato: 17.02.12 Karen Espelund Direktør kultur og kommunikasjon Side 3 av 3

REVISJON MIDT-NORGE IKS Prosjektplan Kommune: STFK Oppdrag (prosjekt): Saksbehandling 2012 Oppdragsansvarlig (prosjektleder): Frode Singstad Arkiv-/dokumentnummer: 2477 Behandlet i styringsmøte med sekretariat, dato: gruppe,dato: 16.02.2012 Saksbehandling i STFK Bakgrunn Bestilling Forvaltningsrevisjonen er bestilt i brev fra kontrollutvalget ved deres sekretariat den 5.9.2011, etter vedtak i kontrollutvalget i STFK i sak 49/11. I KonSeks innstilling til saken står det: En undersøkelse rettet mot saksbehandlingssystemet bør fokusere på bruk av systemet hvordan er det tilrettelagt for at medarbeidere skal kunne anvende saksbehandlingssystemet effektivt og på en korrekt måte. Ansattes kunnskap om bruk av systemet blir vesentlig å kartlegge. For å ha god kunnskap er opplæring nødvendig, og det er derfor interessant å få informasjon om hvordan opplæring skjer. Mulige innfallsvinkler til en forvaltningsrevisjon innen dette området kan være: - Er det etablert hensiktsmessige rutiner/systemer for å ivareta opplæringsbehov for bruk av gjeldende saksbehandlingssystem? - Er systemet i bruk i hele organisasjonen? - Har ansatte den nødvendige kunnskapen om systemet? Tilstrekkelig til å utnytte det fullt ut? - Hvordan ivaretas løpende behov for opplæring til eksisterende og nye brukere? Eks hvordan e brukerstøtte organisert? - Har brukere av systemet tilstrekkelig kunnskap om lovbestemmelser knyttet til forvaltningslov, arkivlov, offentleglova og andre relevante lover? Ivaretas lovbestemmelsene? Revisjon Midt-Norge presenterte et forslag til innretting for kontrollutvalget i sak 3/12. KU ga sin tilslutning til forslaget, og ga samtidig noen ytterligere signaler om hva slags fokus de ønsket for revisjonens videre arbeid. KU fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget tar revisors redegjørelse om innretning til orientering og ber om at prosjektet gjennomføres innenfor en ramme på 400 timer, med levering innen 10. mai 2012 De signalene vi oppfattet fra KU, var: - Hvis det viser seg at bruken av saksbehandlingssystem er mangelfull, bør revisor søke etter årsaker til at bruken er mangelfull - Undersøkelsen bør, i den grad det lar seg gjøre innenfor fristen, se på om eventuelle svakheter ved gammelt saksbehandlingssystem er forbedret til nytt system, - Undersøkelsen bør søke å hente inn erfaringer fra et bredt snitt av organisasjonen, både i administrasjonen og ute i enhetene Denne prosjektplanen er basert på forslaget som KU har gitt sin tilslutning til. Problemstillingene under er de samme som ble presentert for KU. side 1 av 5

REVISJON MIDT-NORGE IKS Prosjektplan Kommune: STFK Oppdrag (prosjekt): Saksbehandling 2012 Oppdragsansvarlig (prosjektleder): Frode Singstad Arkiv-/dokumentnummer: 2477 Behandlet i styringsmøte med sekretariat, dato: gruppe,dato: 16.02.2012 Bakgrunn Tidligere forvaltningsrevisjoner i STFK har vist at bruken av saks- og arkivsystemet Elark har vært varierende. Blant annet viste forvaltningsrevisjon om anskaffelser i bygge- og eiendomstjenesten i 2010 at de ansatte ved tjenesten hadde praksis for å bruke systemet i svært liten grad. Det var opprettet en del alternative systemer, i fysiske permer eller i mappesystemer på servere, som gjorde at enkelte ikke lagret dokumenter i Elark i det hele tatt. De aktuelle brukerne av systemet skyldte den gang på at systemet var vanskelig å bruke, tungvint og lite oversiktlig. Vi har gjennomført oppstartsmøte med fylkesrådmannen i forbindelse med denne forvaltningsrevisjonen. I oppstartsmøte ga fylkesrådmannen uttrykk for at ledere og saksbehandlere fremdeles har lignende utfordringer med bruk av Elark. Fylkesrådmannen sier at systemet har flere mangler, som gjør dokumenthåndteringen tungvint og vanskelig. I STFKs strategiplan for 2011-2014 står det om saksbehandling blant annet at: [STFK vil] heve kompetansen på saksbehandlernivå mht. saksbehandlingssystemer slik at ansatte behersker og benytter systemene. Dette er et ansvar som påhviler både den enkelte ansatte i forhold til å søke kompetanse, men også ledelsen i forhold til å klarlegge behov, tydeliggjøre forventninger samt legge til rette for kompetansetiltak. STFK er nå i ferd med å oppdatere saks- og arkivsystemet til en ny versjon av Elark. Innføringen skal etter planen skje 22. 27. februar 2012. Arkivtjenesten administrerer innføringen av systemet, og har ansvar for opplæring av ansatte og brukerstøtte underveis. Arkivtjenesten har en sentral rolle i flere sider av saksbehandling og dokumenthåndtering i STFK. Deres hovedoppgaver er sentralarkiv, fakturamottak og postmottak. Dette innebærer at de behandler innsynsbegjæringer og lager offentlige journaler(postjournaler), og utfører kontroll- og kvalitetssikringsoppgaver av offentlighet og saksbehandling ovenfor resten av fylkesadministrasjonen.1 I strategiplanen står det følgende om arkivtjenesten: Hovedutfordringen [for arkivtjenesten] er kapasitet og kompetanse til å håndtere økningen i alle typer dokumenter, herunder fakturamottak- og håndtering. Enheten er til dels betydelig på etterskudd i forhold til kontroll av saker og dokumenter. Fylkesrådmannen uttrykte i oppstartsmøtet at de var kritisk til at revisjonen skulle gjennomføre en forvaltningsrevisjon om saksbehandlingssystem akkurat når STFK er i ferd med å innføre et nytt system. Fylkesrådmannen hadde sett det som mer nyttig og relevant om en slik forvaltningsrevisjon hadde kommet på et senere tidspunkt, når administrasjonen hadde kommet i gang med bruken av det nye systemet. 1 Forskrift om arkiv og stfk.no side 2 av 5

REVISJON MIDT-NORGE IKS Prosjektplan Kommune: STFK Oppdrag (prosjekt): Saksbehandling 2012 Oppdragsansvarlig (prosjektleder): Frode Singstad Arkiv-/dokumentnummer: 2477 Behandlet i styringsmøte med sekretariat, dato: gruppe,dato: 16.02.2012 Avgrensing og problemstilling Den nærmere innretningen på forvaltningsrevisjonen følger av disse avsnittene. Sak- og arkivsystemet Elark har stor betydning for saksbehandlingen og dokumenthåndteringen i STFK. For å svare på bestillingen må vi derfor søke å kartlegge hvordan systemet fungerer i daglig bruk, og hvordan det er tilrettelagt for at de ansatte kan utnytte systemet. Dette innebærer at vi bør vurdere de ansattes kompetanse i bruk av systemet, samt hvordan de kan utvikle og opprettholde sin kompetanse gjennom opplæring, brukerstøtte osv. Som det fremgår av forrige delkapittel, har arkivtjenesten en sentral rolle i denne sammenheng. Det er derfor naturlig at arkivtjenestens rolle og ansvar blir en fremtredende del av undersøkelsen. Samtidig er altså STFK nå i ferd med å oppgradere systemet til en nyere versjon. KU ønsker derfor at vi søker å innhente erfaringer med bruk av det nye systemet. På dette tidspunktet er det vanskelig å si om vi vil klare det. Det nye systemet vil først være i bruk i slutten av februar, og vi må regne med at de ansatte trenger en innkjøringsperiode før de virkelig kan svare på hvordan systemet fungerer i daglig bruk. Sett opp mot tidsplanen for gjennomføringen av denne forvaltningsrevisjonen (se under), ser vi det som en utfordring å få gode data om bruken av det nye systemet innen disse rammene. Det vi derimot kan gjøre, er å søke å gi et bilde av hvordan STFK jobber for at det nye systemet skal integreres i organisasjonen på en effektiv måte. Ifølge bestillingen ønsker KU også å se på de ansattes kjennskap til aktuelle saksbehandlingsregler, og om disse reglene følges. Gjennom dialog med KonSek har vi fastslått at det først og fremst er regler om det vi kan omtale som dokumenthåndtering, som er det interessante i denne sammenhengen. Det vil si regler om journalføring og arkivering, opprettelse av postjournaler, behandling av innsynsbegjæringer osv. Dette er regler som STFK må følge uavhengig av hva slags saks- og arkivsystem de har, og som dermed i utgangspunktet ikke skal være avhengig av systemets funksjonaliteter. Likevel vet vi fra tidligere forvaltningsrevisjon er at for eksempel journalføring av e-poster har vært tungvint i Elark. En målsetning med denne forvaltningsrevisjonen bør derfor være å finne svar på noe mer enn bare om reglene følges, men kanskje også hvorfor de eventuelt ikke følges. Hvis svaret på det sistnevnte skulle bli at saksbehandlingsverktøyet har vært vanskelig, bør vi i tråd med KUs innspill søke å finne svar på om noe kunne ha vært gjort annerledes for å sikre at reglene likevel ble fulgt. Det kan handle om opplæring, ledelse eller holdninger blant saksbehandlerne. Avgrensning Undersøkelsen vil rette seg mot den saksbehandlingen som skjer i STFKs administrasjon, ikke på politisk nivå. Vi vil antagelig undersøke både saksbehandling som skjer som forberedelse til politisk behandling, og saksbehandling som skjer rent administrativt. Med saksbehandling mener vi først og fremst det som kan omtales som dokumenthåndtering, i betydningen journalføring og arkivering, samt regler om offentlighet og innsyn, herunder postjournaler og behandling av innsynsbegjæringer. Dette innebærer for eksempel at forvaltningslovens saksbehandlingsregler om habilitet faller utenfor undersøkelsen, og det samme gjør kommunelovens regler om saksbehandling i folkevalgte organ. De delene av undersøkelsen som retter seg mot arkivtjenestens ansvar, vil i hovedsak ha som formål å vurdere arkivtjenestens ansvar som støttespiller for saksbehandlingen i den øvrige fylkeskommunen. side 3 av 5

REVISJON MIDT-NORGE IKS Prosjektplan Kommune: STFK Oppdrag (prosjekt): Saksbehandling 2012 Oppdragsansvarlig (prosjektleder): Frode Singstad Arkiv-/dokumentnummer: 2477 Behandlet i styringsmøte med sekretariat, dato: gruppe,dato: 16.02.2012 Med dette mener vi at mer arkivfaglige områder, som oppstilling av arkivet etter arkivnøkkel, depotordninger mv. ikke er tema for undersøkelsen. Vi nevner for ordens skyld at Riksarkivaren kan føre tilsyn med den fylkeskommunale arkivordningen. 2 Det er ikke utført tilsyn med STFKs arkiv siden 2004. Problemstillinger Ut fra bestillingen, innspill fra KU og de forholdene vi nevner i bakgrunnskapittelet, vil vi formulere undersøkelsens problemstillinger slik: Delproblemstilling 1: Problemstilling: er det lagt til rette for enkel og effektiv saksbehandling i STFK? Delproblemstilling 2: Kjenner ansatte aktuelle regler for saksbehandlingen? Delproblemstilling 3: Følges disse reglene? Under problemstilling 1 vil vi undersøke om STFK har et brukervennlig system, om de ansatte har kompetanse til å utnytte systemet, og om STFK har etablert systemer for å sikre denne kompetansen gjennomopplæring og brukerstøtte. Hvilke regler vi skal undersøke under problemstillingene 2 og 3 følger av neste avsnitt. Revisjonskriterier Kriteriene for problemstilling 1 er i hovedsak hentet overordnede lovkrav. Kommunelovens formål er blant annet å sikre en rasjonell og effektiv forvaltning av de kommunale og fylkeskommunale fellesinteresse. Forvaltningsloven stiller på sin side krav om at all saksbehandling skal skje uten ugrunnet opphold. Dette innebærer at STFK må ha enkle og effektive systemer for sin saksbehandling, og at brukerne av systemet må ha forutsetninger for å utnytte systemene effektivt. De reglene vi skal undersøke ansattes kjennskap til og etterlevelse av, er: Regler om journalføring i arkivforskriften Regler om arkivering i arkivforskriften Regler om innsyn i offentleglova Regler om offentlig journal (postjournal) i offentleglova 2 Rundskriv om Riksarkivarens tilsyn med kommunale arkivordninger, 2010 side 4 av 5

REVISJON MIDT-NORGE IKS Prosjektplan Kommune: STFK Oppdrag (prosjekt): Saksbehandling 2012 Oppdragsansvarlig (prosjektleder): Frode Singstad Arkiv-/dokumentnummer: 2477 Behandlet i styringsmøte med sekretariat, dato: gruppe,dato: 16.02.2012 Metode For å besvare problemstillingene må vi hente data fra ulike kilder. For å danne et bilde av forholdene for dokumenthåndtering i STFK, vil vi gjennomføre intervju med nøkkelpersoner i fylkeskommunens administrasjon og i arkivtjenesten. Arkivtjenesten har åtte ansatte, og vi kan anta at flertallet av disse vil være aktuelle for intervju, noe avhengig av deres ansvar og oppgaver. Disse intervjuene vil særlig gi grunnlag for å vurdere problemstilling 1. Samtidig er det behov for å nå bredere ut i organisasjonen, både for å besvare problemstilling 1, og for å svare på problemstillingene om kjennskap til regelverk og etterlevelse av regler. Et fornuftig verktøy for å sikre tilstrekkelig bredde i datagrunnlaget kan være en spørreundersøkelse (Questback). Med en spørreundersøkelse kan vi nå ut med relevante spørsmål til mange ansatte, både i fylkesadministrasjonen og ute på enhetene. Vi legger derfor opp til å gjennomføre en spørreundersøkelse med nærmere bestemte enheter. Vi har foreløpig ikke bestemt hvilke enheter vi skal konsentrere oss om. I oppstartsmøtet kom det fram at fylkesrådmannen hadde noen innspill til enheter som ville være særlig interessante å se nærmere på, og vi venter nå på en ny henvendelse fra fykesrådmannen om dette. Også problemstilling tre vil belyses gjennom intervju og spørreundersøkelse, men datagrunnlaget blir ytterligere styrket om vi foretar noen kontroller i fylkeskommunens sak- og arkivsystem, samt i offentlige journaler på nett. De offentlige journalene på nett kan kontrolleres opp mot rapporter om mottatt post fra arkivtjenesten. Journalføringsplikten kan testes ved å identifisere noen områder der fylkeskommunen har plikt til å journalføre dokumentasjon. Eksempler på slike områder kan være anbudsrunder, søknader om regionale utviklingsmidler, søknader om skoleskyss osv. Foreløpig er vår innstilling av vi avventer slike kontroller til det øvrige datagrunnlaget er på plass, for så å avgjøre om kontrollene kan gi ytterlige bidrag til grunnlaget for våre vurderinger. ORGANISERING AV PROSJEKTET Oppdragsansvarlig er Frode Singstad, prosjektmedarbeider er Tor Arne Stubbe. Anna Ølnes og Inge Storås sitter i styringsgruppe. Forvaltningsrevisjonen skal utføres innen en ramme på 400 timer. Tidshorisont Styringsgruppe: Prosjektplan Bekreftelse fra KonSek Styringsgruppe: Rapport til behandling Rapport til høring Høringsfrist Korrektur Trykking Til KonSek: Ferdig rapport Uke 6 Uke 7 Uke 16 (17. april) Uke 16 (20. april) Uke 18 (3. mai) Uke 19 (7. mai) Uke 19 (8. mai) 10. mai side 5 av 5

Forslag til avtaler om revisjon 2012 Saken behandles i Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 13.03.2012 Saksnr 020/12 Sverre B. Midthjell 216 12/56-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget slutter seg til forslagene til avtaler om forvaltningsrevisjon og finansiell revisjon. Kontrollutvalgets leder gis fullmakt til å signere avtalene. Vedlegg Forslag til avtale om forvaltningsrevisjon 2012 Forslag til avtale om finansiell revisjon 2012 Saksutredning I 2011 ble det innført en ny praksis der kontrollutvalget inngår årlige avtaler om leveranse av revisjonstjenester med Revisjon Midt-Norge IKS. Avtalene er ment å skulle spesifisere hvilket omfang av revisjonstjenester kontrollutvalget kan forvente i inneværende år, og nærmere regulere samarbeidet mellom kontrollutvalget og revisjonen. Disse avtalene er et supplement til selskapsavtalen for Revisjon Midt-Norge IKS som setter rammene for selskapets virksomhet og styring, og deltakernes bidrag til dette. Avtalene er også en del av oppfølgingen av det ansvaret som ligger på kontrollutvalget for å påse at fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning, slik det fremgår av kapittel 4 og 5 i kontrollutvalgsforskriften Vedrørende regnskapsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at fylkeskommunens årsregnskap og fylkeskommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. Mer om dette finnes i kontrollutvalgsboken ss. 122. Vedrørende forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at fylkeskommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget skal utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av fylkestinget. Fylkestinget kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Kontrollutvalget initierer de enkelte prosjekt gjennom egne saker i kontrollutvalget. Den videre oppfølging skjer i stor grad via kontrollutvalgets sekretariat. Mer om dette finnes i kontrollutvalgsboken ss. 92.

Avtaler med Revisjon Midt-Norge IKS Fylkeskommunens kontrollutvalg er blant de utvalgene som har hatt fokus på dialogen mellom utvalg og revisjonsselskap, og i ulike sammenhenger tatt dette opp til drøfting. Spesielt har dette vært tilfelle i forbindelse med forvaltningsrevisjon, der spørsmål knyttet til planlegging og rapportering rundt prosjekter har vært i fokus. I forhold til regnskapsrevisjon har det vært mest oppmerksomhet rundt hvilke dokumenter kontrollutvalget skal få kjennskap til. Det har etter hvert i stor grad utviklet seg en felles forståelse mellom utvalget og Revisjon Midt-Norge IKS, og dermed et godt grunnlag for dialog og samarbeid. For kontrollutvalget har det vært viktig å forsikre seg om at de har tilstrekkelig informasjonsgrunnlag til å utføre sitt arbeid på en god måte, herunder å påse at fylkeskommunens revisjonsordning fungerer på en tilfredsstillende måte. Ressursbruken har også vært et diskusjonstema som kontrollutvalget har vært interessert i. For regnskapsrevisjon er det slik at revisor må bruke den tid som er nødvendig for å kunne bekrefte regnskapet. Tilgjengelige timer til forvaltningsrevisjon blir derfor justert på bakgrunn av forventet forbruk til regnskapsrevisjon og størrelsen på potten av totalt timetall som har blitt fordelt til fylkeskommunen. Rapportering på ressursbruken har vært diskutert, men revisjonen har gjort det klart at de ikke vil rapportere dette til kontrollutvalget på prosjektnivå, og at samlet forbruk for fylkeskommunen rapporteres årlig til selskapets representantskap. Timetall for 2012 For 2012 er anslått ramme til regnskapsrevisjon satt til 1 350 timer i 2012, mot 1 700 i 2011. Ramme til forvaltningsrevisjon for 2012 er satt til 2 178 timer, mot 1 812 i 2011. Det legges derfor opp til en vridning av budsjetterte ressurser over mot forvaltningsrevisjon i 2012, mens den samlede rammen er omtrentlig lik for de to årene. Dette styres som sagt av det anslåtte behovet til regnskapsrevisjonen. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Avtalene er i tråd med de som kontrollutvalget gav sin tilslutning til i 2011, og kontrollutvalget oppfordres dermed til å godkjenne dem.

Eventuelt Saken behandles i Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Sverre B. Midthjell 033 12/36-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges fram uten innstilling. Møtedato 13.03.2012 Saksnr 021/12