KONKURRANSEGRUNNLAG Transportordning for bibliotek i Akershus, Buskerud, Telemark, Vestfold og Østfold Konkurransegrunnlag Revidert 17.6.2016 1 av 9
INNHOLDSFORTEGNELSE 1 OM ANSKAFFELSEN... 3 1.1 Oppdragsgiver... 3 1.2 Oppdragsgivers kontaktperson... 3 1.3 Anskaffelsens omfang... 3 1.4 Varighet... 3 1.5 Kontrakt... 3 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN... 4 2.1 Generelle regler og prosedyre... 4 2.2 Tilbudsfrist... 4 2.3 Fremdrift i konkurransen... 4 2.4 Levering av tilbud... 4 2.5 Krav til tilbud... 4 2.6 Vedståelsesfrist... 5 2.7 Deltilbud... 5 2.8 Behandling av tilbud... 5 2.9 Forbehold i tilbudet... 5 2.10 Tilleggsopplysninger... 5 3 KVALIFIKASJONSKRAV... 6 3.1 Obligatoriske dokumentasjonskrav... 6 3.1.1 Norske leverandører... 6 3.1.2 Utenlandske leverandører... 6 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling... 6 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling... 6 3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner... 7 3.5 Erklæring og dokumentasjon fra underleverandører / samarbeidspartnere... 7 4 TILDELINGSKRITERIER... 8 4.1 Pris... 8 Tilbyder skal beskrive prismodell, og bakgrunnen for prissettingen for det enkelte fylket.... 8 4.2 Miljø... 8 4.3 Oppdragsforståelse... 8 5 AVSLUTNING AV KONKURRANSEN... 9 6 VEDLEGG... 9 Konkurransegrunnlag Revidert 17.6.2016 2 av 9
1 OM ANSKAFFELSEN Oppdragsgiver skal inngå avtale med én (1) leverandør som kan levere transporttjenester for bibliotek i henhold til kravspesifikasjonen (se vedlegg 1). Oppdraget skal omfatte transport av bibliotekmateriale til og fra bibliotekene i BØVAT-området (fylkene Akershus, Buskerud, Telemark, Vestfold og Østfold), og til alle bibliotek med nasjonale lånenumre i Norge og utlandet. Se for øvrig kravspesifikasjon. 1.1 Oppdragsgiver Akershus fylkeskommune gjennomfører anskaffelsen på vegne av de fem fylkeskommunene i BØVAT-samarbeidet, herunder alle kommuner i disse fylkene, samt Høgskolen i Østfold og Høgskolen i Sørøst-Norge med avdelinger i de fem fylkene. Se for øvrig kravspesifikasjon. 1.2 Oppdragsgivers kontaktperson Navn : Andrea Elise Larsen E-postadresse : andrea.elise.larsen@afk.no Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver enn nevnte kontaktperson. 1.3 Anskaffelsens omfang Vedlegg 6 viser antall materiale sendt og mottatt ut fra konkrete bestillinger mellom bibliotek. I tillegg har alle bibliotekbrukere anledning til å levere materiale de har lånt på alle bibliotek i Norge. Se anslagvis eksempel for volum i en uke i vedlegg 8. 1.4 Varighet Avtalen skal gjelde fra 1.1.2017 for fylkene Buskerud, Telemark, Vestfold og Østfold. Akershus tiltrer avtalen 1.4.2017. Avtalen skal vare frem til 31.3.2020. I tillegg skal oppdragsgiver ha opsjon på forlengelse av avtalen i ytterligere 2 år, ett år av gangen. 1.5 Kontrakt Avtaleforholdet vil bli regulert av vedlagte kontraktsbestemmelser. Konkurransegrunnlag Revidert 17.6.2016 3 av 9
2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 2.1 Generelle regler og prosedyre Konkurransen gjennomføres i henhold til lov av 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402 del I og III, samt de bestemmelser som framgår av dette konkurransegrunnlaget. Konkurransen gjennomføres som åpen anbudskonkurranse. Ved denne prosedyreformen kan alle interesserte leverandører levere tilbud. Forhandlinger er ikke tillatt. 2.2 Tilbudsfrist Tilbudet skal leveres innen kl. 12.00, torsdag 27. oktober 2016. Tilbud som ikke er kommet oppdragsgiver i hende innen tilbudsfristen, vil bli avvist. Tilbyder har risikoen for forsinkelser i postgangen og lignende. 2.3 Fremdrift i konkurransen Det er planlagt følgende fremdriftsplan for konkurransen: Uke 43: Tilbudsfrist Uke 45: Melding om valg av leverandør Uke 47: Signering av avtalen 2.4 Levering av tilbud Tilbudet skal leveres i ett eksemplar på papir og ett på minnepinne. Ved motstrid mellom papir- og elektronisk versjon, har papirversjonen forrang. Tilbudet skal leveres innpakket i lukket og nøytral forsendelse merket: Tilbud - Bibliotektransport BØVAT" Leveringsadresse: Schweigaardsgate 4, hovedresepsjonen plan 2, 0185 Oslo. 2.5 Krav til tilbud Tilbudet og dets tilhørende dokumenter skal være skrevet på norsk. Tilbudet skal ikke stiftes, limes eller bindes inn på en måte som vanskeliggjør kopiering. Tilbudet skal leveres i ringperm (A4 format), og ha følgende kronologisk rekkefølge: Dokumentasjon Skilleark Tilbudsbrev, herunder informasjon om tilbyders kontaktperson og postadresse 0 Signert tilbudsskjema (se vedlegg 3) (skal signeres av person med fullmakt.) 1 Attest for skatt og merverdiavgift jf. punkt 3.1 2 Dokumentasjon på leverandørens organisatoriske og juridiske stilling jf. punkt 3.2 3 Dokumentasjon på leverandørens finansielle og økonomiske stilling jf. punkt 3.3 4 Dokumentasjon på leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner jf. punkt 3.4 5 Besvarelse av kravspesifikasjonen (se vedlegg 1) 6 Besvarelse av tildelingskriterier 7 Eventuelle forbehold 8 Eventuell annen dokumentasjon 9 Konkurransegrunnlag Revidert 17.6.2016 4 av 9
Den elektroniske versjonen av tilbudet skal, i tillegg til det ovenfor nevnte, inneholde en sladdet utgave av tilbudet. For hjelp til sladdearbeidet, se vedlegg 8 "Veiledning sladding". Sladdet tilbud skal inneholde sladdet utgave av alle dokumenter inngitt i tilbudet, eksempelvis tilbudsbrev og attester. 2.6 Vedståelsesfrist Tilbyderen skal vedstå seg sitt tilbud til 1. februar 2017. 2.7 Deltilbud Det er ikke adgang til å gi deltilbud. 2.8 Behandling av tilbud Tilbud vil ikke bli returnert til tilbyderne. 2.9 Forbehold i tilbudet Forbehold som ikke medfører avvisning, vil bli skjønnsmessig priset av oppdragsgiver. 2.10 Tilleggsopplysninger Henvendelse om tilleggsopplysninger sendes konkurransens kontaktperson på e-post, merket «anskaffelsens navn» i e-postens emnefelt. Vi ber om at eventuelle henvendelser sendes før klokken 10.00, 21. oktober 2016. Spørsmål og svar vil bli formidlet til konkurransedeltakerne i anonymisert form. Konkurransegrunnlag Revidert 17.6.2016 5 av 9
3 Kvalifikasjonskrav Oppdragsgiver stiller nedenfor nevnte kvalifikasjonskrav til tilbyder. Dokumentasjon innleveres som en del av tilbudet. Vurdering av om kravene er oppfylt, vil bli vurdert på grunnlag av de dokumenter som fremlegges. Tilbyder som ikke oppfyller konkurransens kvalifikasjonskrav vil bli avvist. 3.1 Obligatoriske dokumentasjonskrav 3.1.1 Norske leverandører Norske leverandører skal fremlegge følgende dokumenter: Dokument: Dokumentets dato: Attest for skatt og merverdiavgift Ikke eldre enn seks måneder i forhold til tilbudsfrist. 3.1.2 Utenlandske leverandører Utenlandske leverandører må fremlegge tilsvarende attester fra sine land som dokumenterer at bedriften har ordnede skatte- og avgiftsforhold. Dersom myndighetene i det aktuelle landet ikke utsteder slike attester, må leverandør fremlegge en erklæring som bekrefter at alle skatter/avgifter er betalt. Erklæringen må være signert av økonomiansvarlig. 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon: Leverandøren skal være registrert i Dokumentasjon som viser at leverandøren er faglige register, handelsregister eller registrert i faglige register, handelsregister eller foretaksregister, for eksempel annet foretaksregister som foreskrevet i Foretaksregisteret i Brønnøysund. lovgivningen i den stat hvor leverandøren er etablert, for eksempel Foretaksregisteret i Brønnøysund. 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon: Leverandøren skal ha den finansielle og økonomiske kapasitet som oppdraget krever. Utdrag fra foretakets årsregnskap for 2015 og revisors revisjonsberetning. Foretak som ikke kan oppfylle kravet til utdrag av årsregnskap, kan alternativt fremlegge forretningsplan med overordnet plan for finansiering. Ved vurderingen av leverandørens finansielle og økonomiske stilling innhenter oppdragsgiver selv kredittvurdering fra Dun & Bradstreet Norge AS. Konkurransegrunnlag Revidert 17.6.2016 6 av 9
3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon: Leverandøren skal disponere over ressurser som har kompetanse og gjennomføringsevne innen de fagområder som oppdraget krever. Leverandøren skal gi en beskrivelse av sin organisasjon, samt hvordan organisasjonen vil bli brukt til gjennomføring av avtalen. Leverandøren skal ha erfaring fra minimum ett tilsvarende oppdrag. Med tilsvarende menes transportoppdrag av samme kompleksitet. Leverandøren skal vedlegge en liste over de viktigste relevante oppdragene de siste tre år, herunder opplysninger om verdi, tidspunkt og oppdragsgiver. Det skal oppgis kontaktperson for oppdragene. Referanser vil kunne bli kontaktet ved behov. 3.5 Erklæring og dokumentasjon fra underleverandører / samarbeidspartnere Leverandøren kan om nødvendig støtte seg på andre foretaks kapasitet for å oppfylle de krav til økonomisk og finansiell kapasitet eller teknisk og faglige kvalifikasjoner, som er gjengitt i tabellen ovenfor. Teknisk og faglige kvalifikasjoner Dersom leverandøren ønsker å støtte seg på underleverandører for å oppfylle kravene til teknisk og faglige kvalifikasjoner må: a) Underleverandørens kvalifikasjoner dokumenteres i tråd med dokumentasjonskravene angitt i tabellen ovenfor. b) Tilbudet vedlegges en underskrevet erklæring (se vedlegg 4) fra hver av de aktuelle underleverandører. Økonomiske og finansielle stilling Dersom leverandøren ønsker å støtte seg på underleverandører for å oppfylle kravene til økonomisk og finansiell stilling må: a) Underleverandørens kvalifikasjoner dokumenteres i tråd med dokumentasjonskravene angitt i tabellen ovenfor. b) Tilbudet vedlegges en underskrevet erklæring (se vedlegg 5) fra hver av de aktuelle underleverandører. Konkurransegrunnlag Revidert 17.6.2016 7 av 9
4 Tildelingskriterier Tildeling av avtale vil skje på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige basert på følgende kriterier med tilhørende vekt: Tildelingskriterier Vekt Dokumentasjon Vurderingsmomenter Pris 60 % Utfylt tilbudsskjema, totalpris. Se pkt. Se pkt. 4.1 nedenfor. 4.1 under og vedlegg 3. Miljø 20 % Dedikert besvarelse, og besvarelse av kravspesifikasjonen. Se pkt. 4.2 under. Oppdragsforståelse 20 % Dedikert besvarelse, og besvarelse av kravspesifikasjonen. Se pkt. 4.3 under. Se pkt. 4.2 nedenfor. Se pkt. 4.3 nedenfor. 4.1 Pris Laveste totalpris vil gi maksimal poengsum (60 poeng). Øvrige tilbydere vil gis poeng i henhold til følgende formel: Laveste tilbudte totalpris Tilbudt totalpris x 60 = Poengsum pris Tilbyder skal beskrive prismodell, og bakgrunnen for prissettingen for det enkelte fylket. 4.2 Miljø Tildelingskriteriet miljø vurderes ut fra tilbyders besvarelse av det følgende. I krav nr. 17 i Vedlegg 1 Kravspesifikasjon, er det stilt krav om at alle biler tilbyder benytter skal ha minimum euroklasse 5. Dersom tilbyder kan tilby biler med høyere euroklasse, vil tilbyder uttelling få for dette. I tillegg vil oppdragsgiver vurdere tilbyders miljøtiltak. Tilbyder bes beskrive dette i sin besvarelse. Besvarelsen skal ikke overstige fire (4) sider tekst. Her kan tilbyder beskrive blant annet hvordan bedriften ivaretar miljøhensyn ved for eksempel kursing av arbeidstakere og/eller hvordan tilbyder legger opp kjøreruter og lignende. I tillegg vil oppdragsgiver vurdere tilbyders besvarelse av krav nr. 7 i kravspesifikasjonen. Det vil bli gitt inntil 20 poeng til den enkelte tilbyder for dette kriteriet. 4.3 Oppdragsforståelse Tilbyder skal gi en dedikert beskrivelse av risiko og utfordringer ved oppdraget. Beskrivelsen skal som minimum inneholde: - risikovurdering og tiltaksplan for områdene: Konkurransegrunnlag Revidert 17.6.2016 8 av 9
o arbeidsmiljø for egne ansatte, eksempelvis arbeidstid, HMS og håndtering av sykdom/fravær o opplæring o transportsikkerhet - tilbyderens vurdering av særlige utfordringer ved transport av bibliotekmateriale - forslag til implementeringsplan Beskrivelsen skal ikke overstige fire (4) sider tekst. Oppdragsgiver vil vurdere hvilken grad av oppdragsforståelse tilbyder utviser i den dedikerte besvarelsen. Det vil bli gitt inntil 20 poeng til den enkelte tilbyder for dette kriteriet. 5 Avslutning av konkurransen Tilbydere som har deltatt i konkurransen vil få en skriftlig tilbakemelding vedrørende hvilken leverandør oppdragsgiver vil inngå kontrakt med, begrunnelse for valget, samt lengden på karensperioden før kontraktsinngåelse. 6 Vedlegg 1 Kravspesifikasjon 2 Avtaledokument med kontraktsbestemmelser 3 Tilbudsskjema 4 Forpliktelseserklæring for bruk av underleverandører, når disse benyttes for oppfyllelse av teknisk og faglige kvalifikasjoner 5 Forpliktelseserklæring for bruk av underleverandører, når disse benyttes for oppfyllelse av økonomisk og finansielle stilling 6 Adresseliste 7 Åpningstider 8 Volum uke 35/36 2016 9 Veiledning sladding 15.9.2016 *** Thomas Ertsås innkjøpssjef Akershus fylkeskommune Dokumentet er elektronisk godkjent. Konkurransegrunnlag Revidert 17.6.2016 9 av 9