1 SORTLAND KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEPROTOKOLL Møtested: Rådhuset, møterom 2 Møtedato 7.9.2016 Tidspunkt: kl. 13.30 15.25 Til stede faste medlemmer: Geir Halvorsen, Turid Abelsen, Bård Ovik, Arnfinn Paus Ikke møtt: Kjærsti Ellingsen (meldt forfall) Til stede varamedlemmer: Ove Eirik Jensen Dessuten møtte: Rådgiver Tage Karlsen, K-Sekretariatet IKS Revisor Bengt Bjørgan, KomRev NORD IKS Innkallingen: Sakslisten: Ingen merknader Ingen merknader SAKSLISTE: 42/16 Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgets møte 25.5.2016 43/16 44/16 45/16 46/16 47/16 48/16 49/16 50/16 51/16 52/16 Orienteringer Revisjonsberetning beboerregnskap ved Håløygtunet sykehjem - 2015 Revisjonsberetning beboerregnskap ved Lamarktunet bo- og rehabiliteringssenter - 2014 Overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon i Sortland kommune 2016-2019 Plan for selskapskontroll overordnet analyse - utvelgelse Rapportering til kommunestyret ikke mottatt svar fra rådmannen på kontrollutvalgets anmodning om dokumentasjon og redegjørelse kontrollutvalgets sak 25/16: Henvendelse fra rødt sortland vedrørende ny vei til Lamarktunet Brev fra Rødt Sortland - Fagerlundveien Budsjett for kontroll og tilsyn 2017 Sortland kommune Budsjett for kontroll og tilsyn 2017 Sortland Havn KF Budsjett for kontroll og tilsyn 2017 Kulturfabrikke Sortland KF
2 53/16 Eventuelt Sak 42/16 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 25.5.2016 Protokollen fra kontrollutvalgets møte 25.5.2016 godkjennes. Det ble fattet enstemmig vedtak i henhold til innstillingen. Protokollen fra kontrollutvalgets møte 25.5.2016 godkjennes. (møteprotokoll oversendt til ordføreren, med kopi til rådmannen, 8.9.2016 ) Sak 43/16 ORIENTERINGER Saken gjelder: 1. Møtebok - representantskapsmøte - KomRev NORD IKS 2. Notat status forvaltningsrevisjonsprosjekt «Forvaltning drift og vedlikehold av kommunale bygg» 3. Status undersøkelsessak Kulturfabrikken Sortland KF lnnstilling: Saken tas til orientering. Det ble fattet enstemmig vedtak i henhold til innstillingen Saken tas til orientering.
3 Sak 44/16 REVISJONSBERETNING BEBOERREGNSKAP VED HÅLØYGTUNET SYKEHJEM 2015 Kontrollutvalget tar revisjonsberetning for pasientregnskap ved Håløygtunet sykehjem til orientering. Kontrollutvalget tar revisjonsberetning for pasientregnskap ved Håløygtunet sykehjem til orientering. Sak 45/16 REVISJONSBERETNING BEBOERREGNSKAP VED LAMARKTUNET BO- OG REHABILITERINGSSENTER 2014 Kontrollutvalget tar revisjonsberetning for pasientregnskap ved Lamarktunet bo- og rehabiliteringssenter til orientering. Kontrollutvalget tar revisjonsberetning for pasientregnskap ved Lamarktunet bo- og rehabiliteringssenter til orientering. Sak 46/16 OVERORDNET ANALYSE OG PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON I SORTLAND KOMMUNE 2016 2019 (saken fremmet uten innstilling til vedtak) Det ble fremsatt følgende felles forslag til vedtak: Kontrollutvalget anbefaler kommunestyret å fatte følgende vedtak: 1. Kommunestyret vedtar plan for forvaltningsrevisjon med følgende prosjekter i prioritert rekkefølge: 1. Spesialundervisning og tilpasset opplæring i grunnskolen 2. Implementering av samhandlingsreformen 3. Regeletterlevelse og/eller kvalitet i flyktningetjenesten 4. Investerings- /utbyggingssaker 5. Kvalitet i rus- og psykiatritjenestene
4 6. Byggesaksbehandling 7. Personalforvaltning i pleie og omsorg 8. Offentlige anskaffelser 9. Oppfølging av politiske vedtak 10. Kommunal vei 2. Kommunestyret delegerer til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Forslaget ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget anbefaler kommunestyret å fatte følgende vedtak: 1. Kommunestyret vedtar plan for forvaltningsrevisjon med følgende prosjekter i prioritert rekkefølge: 1. Spesialundervisning og tilpasset opplæring i grunnskolen 2. Implementering av samhandlingsreformen 3. Regeletterlevelse og/eller kvalitet i flyktningetjenesten 4. Investerings- /utbyggingssaker 5. Kvalitet i rus- og psykiatritjenestene 6. Byggesaksbehandling 7. Personalforvaltning i pleie og omsorg 8. Offentlige anskaffelser 9. Oppfølging av politiske vedtak 10. Kommunal vei 2. Kommunestyret delegerer til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. (utskrift av møteprotokollen oversendt til ordføreren, med kopi til rådmannen, 8.9.2016) Sak 47/16 PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL OVERORDNET ANALYSE - UTVELGELSE (saken fremmet uten innstilling til vedtak) Det ble fremsatt følgende felles forslag til vedtak: «Kontrollutvalget ber sekretariatet utarbeide forslag til plan for selskapskontroll med utgangspunkt i de fire selskapene som er trukket fram under pkt. 4 i saksframlegget.» Forslaget ble enstemmig vedtatt.
5 Kontrollutvalget ber sekretariatet utarbeide forslag til plan for selskapskontroll med utgangspunkt i de fire selskapene som er trukket fram under pkt. 4 i saksframlegget. Sak 48/16 RAPPORTERING TIL KOMMUNESTYRET IKKE MOTTATT SVAR FRA RÅDMANNEN PÅ KONTROLLUTVALGETS ANMODNING OM DOKUMENTASJON OG REDEGJØRELSE KONTROLLUTVALGETS SAK 25/16: HENVENDELSE FRA RØDT SORTLAND VEDRØRENDE NY VEI IL LAMARKTUNET Kontrollutvalget viser til kommunelovens 77 nr. 6 hvoretter kontrollutvalget kan «kreve enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokument og foreta de undersøkelser som det finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene» av kommunen. Kontrollutvalget orienterer kommunestyret om at utvalget ikke har fått svar fra rådmannen på henvendelse i sak 25/16 vedrørende dokumentasjon og redegjørelse tilknyttet ny vei til Lamarktunet. Kontrollutvalget viser til kommunelovens 77 nr. 6 hvoretter kontrollutvalget kan «kreve enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokument og foreta de undersøkelser som det finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene» av kommunen. Kontrollutvalget orienterer kommunestyret om at utvalget ikke har fått svar fra rådmannen på henvendelse i sak 25/16 vedrørende dokumentasjon og redegjørelse tilknyttet ny vei til Lamarktunet. (utskrift av møteprotokollen oversendt til rådmannen i henhold til komml. 77 nr. 2016) Sak 49/16 BREV FRA RØDT SORTLAND FAGERLUNDVEIEN 1. Brev av 22.5.2016 behandles i forbindelse med endelig behandling av pågående undersøkelsessak, når rådmannens svar foreligger, jfr. kontrollutvalgets sak 48/16. 2. Rødt Sortland v/christoffer Ellingsen orienteres ved utskrift av møteprotokollen og kopi av saksframlegget til kontrollutvalget. 1. Brev av 22.5.2016 behandles i forbindelse med endelig behandling av pågående undersøkelsessak, når rådmannens svar foreligger, jfr. kontrollutvalgets sak 48/16. 2. Rødt Sortland v/christoffer Ellingsen orienteres ved utskrift av møteprotokollen og kopi av saksframlegget til kontrollutvalget. (utskrift av møteprotokollen oversendt til Rødt Sortland v/christoffer Ellingsen.9.2016)
6 Sak 50/16 BUDSJETT FOR KONTROLL OG TILSYN 2017 SORTLAND KOMMUNE 1. Budsjettramme for kontroll og tilsyn for 2017 vedtas med netto driftsutgifter på til sammen kr 1.622.000,- før lønns- og prisjusteringer for kontrollutvalgets egen virksomhet og eventuelle andre politiske vedtak. 2. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll og tilsyn bes innarbeidet i formannskapets samlede budsjettinnstilling til kommunestyret. Sekretariatet orienterte kontrollutvalget om at kontroll av godtgjørelsesreglementet medførte reduksjon av post 1 fast godtgjørelse leder med kr. 1 000,- til kr, 60 000,-. Pkt. 1 i vedtaket ble justert tilsvarende. Innstillingen ble enstemmig vedtatt med denne justeringen. 1. Budsjettramme for kontroll og tilsyn for 2017 vedtas med netto driftsutgifter på til sammen kr 1.621.000,- før lønns- og prisjusteringer for kontrollutvalgets egen virksomhet og eventuelle andre politiske vedtak. 2. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll og tilsyn bes innarbeidet i formannskapets samlede budsjettinnstilling til kommunestyret. (utskrift av møteprotokollen oversendt til rådmannen 8.9.2016) Sak 51/16 BUDSJETT FOR KONTROLL OG TILSYN 2017 SORTLAND HAVN KF 1. Kontrollutvalget foreslår at budsjett for kontroll- og tilsynsfunksjonene for Sortland Havn KF for 2017 vedtas med en budsjettramme på kr 55 000. 2. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge styrets innstilling til kommunestyret.
7 1. Kontrollutvalget foreslår at budsjett for kontroll- og tilsynsfunksjonene for Sortland Havn KF for 2017 vedtas med en budsjettramme på kr 55 000. 2. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge styrets innstilling til kommunestyret. (utskrift av møteprotokollen oversendt til Sortland Havn KF 8.9.2016) Sak 52/16 BUDSJETT FOR KONTROLL OG TILSYN 2017 KULTURFABRIKKEN SORTLAND KF 1. Kontrollutvalget foreslår at budsjett for kontroll- og tilsynsfunksjonene for Kulturfabrikken Sortland KF for 2017 vedtas med en budsjettramme på kr 50 000. 2. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge styrets innstilling til kommunestyret. 1. Kontrollutvalget foreslår at budsjett for kontroll- og tilsynsfunksjonene for Kulturfabrikken Sortland KF for 2017 vedtas med en budsjettramme på kr 50 000. 2. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge styrets innstilling til kommunestyret. (utskrift av møteprotokollen oversendt til Kulturfabrikken Sortland KF 8.9.2016)
8 Sak 53/16 EVENTUELT Kontrollutvalget ber rådmannen om en skriftlig redegjørelse for kommunens system for rapportering av avvik og oppfølgingen av avviksmeldinger innenfor alle kommunale enheter. (utskrift av møteprotokollen oversendt til rådmannen 8.9.2016)