Dokumentasjonsforvaltning Status for tjenesten 4. November 2015 Leif Kristiansen, UNINETT AS
Overgang fra prosjekt til forvaltning UNINETT har i løpet av 2015 organisert aktiviteten annerledes: NSA utrulling er blitt til dokumentasjonsforvaltning Prosjektorganisasjon er rigget om til en forvaltningsorganisasjon 39 av 42 virksomheter er nå i produksjon Konverteringen er i sluttfasen Ny kunde: NOKUT er på vei inn som kunde nummer 43 2
Dokumentasjonsforvaltning Nytt navn på tjenesten! Fra sak/arkiv til informasjonsforvaltning til dokumentasjonsforvaltning Nytt navn på siden på Agora Informasjonsforvaltning -> dokumentasjonsforvaltning Nye e-postadresser: Prioriteringsrådet for dokumentasjonsforvaltning: dokumentasjonsforvaltningprioriteringsråd@uninett.no Public 360 Arbeidsutvalg: Public360-arbeidsutvalg@uninett.no Deltakerliste: dokumentasjonsforvaltning-deltakere@uninett.no 3
Etablering av nye råd og utvalg Nytt prioriteringsråd er etablert Erstatter Sak/arkiv prioriteringsråd (opphørte ved årsskiftet) og NSA utrulling styringsgruppe Har hatt 3 møter siden juni Public 360 arbeidsutvalg etablert Erstatter Nytt sak/arkiv arbeidsgruppe Har hatt 4 møter, samt et 5. møte denne uka Prioriteringsrådet har mulighet til å danne egne utvalg for bestemte aktiviteter Eksempel for å jobbe med ROS 4
Informasjonsforvaltning prioriteringsråd André Neergaard (HIOA) Gro Wisting Haugland (HBV) Ann Kristin Sand Johansen (HIOF) Irene Hellebø (FHI) Merete Ludvigsen (HI Molde) Marit Hellum (HIHM, Leder P360 arbeidsutvalg) Leif Kristiansen UNINETT (sekretær) Olav Isak Sjøflot (UNINETT, tjenesteeier) 5
Public 360 arbeidsutvalg Marit Hellum (HIHM) Laila Risdal Flyvholm (UIA) Atle Johansen (HIT) Geir-Kåre Jørgensen (UIN) Laila Ebbesen Smed (AHO) Leif Kristiansen (UNINETT, Sekretær) 6
Hvem jobber med tjenesten? Leif Kristiansen Tjenesteansvarlig Armaz Teknisk ansvarlig Jon Strømme Konvertering og ROS Jørgen Berg Lauvsnes Økonomioppfølging Elin Olsen Faggruppeleder Olav Isak Sjøflot Tjenesteier 7
Endring i forvaltningsmodellen Dere kan bestille rådgiving, bistand, workshops og kurs direkte fra SI Vil bestilles direkte fra kundeansvarlig i SI Helhetlig forvaltningsmodell ligger på agora 8
Økonomi i tjenesten Drift av Public 360 har medført ny form for økonomistyring: Alle endringer i Public 360 har knyttet en pris til seg Betyr ikke nødvendigvis at summen av tjenesten blir dyrere; men man vet hva man har betalt for. Vil bli sendt ut en ekstrafaktura før jul for å ta inn ekstra kostnader for dette. Informasjon om dette ligger på Agora Pr dags dato utgjør totalsummen på dette 1.7 millioner. Inkluderer SP 7 Inkluderer utviklingen av SIF-rammeverket 9
Etterfakturering - oversikt kr 1 647 051 kr 1 493 812 kr 1 785 299TOTAL Estimat Fakturert Endelig kr 150 000 kr 63 360 kr 65 677 EO 149 Risiko- og sårbarhetsvurdering + timer fra UNINETT+ Møtekost kr 33 750 kr 98 750 EO54 - Endringer i FS integrasjon kr 124 164 kr 163 533 kr 187 499 EO99 - Endringer i tjenestelag for arkivering av saker og dokumenter fra FS kr 29 097 kr 29 097 kr 29 097 EO179 - Økt lagringskapasitet på løsningen (+ 1 TB) (kostnad ut 2015) kr 63 644 kr 64 365 kr 53 578 EO148 - Personnummer skal kun vises for medlemmer i gitt tilgangsgruppe kr 400 000 kr 348 858 kr 346 608 EO 157 - Jobb Norge Integrasjon (estimat er SI+UNINETT. UNINETT ikke tatt inn i fakturert) kr 92 218 kr 42 607 kr 43 326 EO137 - Endringer i P360 konfigurasjon kr 39 012 kr 37 617 kr 73 772 EO100 - Nytt token for møtesekretær rettigheter kr 28 946 kr 51 175 kr 40 388 EO168 - Endringer i offentlig journal kr 29 132 kr 24 705 kr 27 632 EO183 - Ny tilgangsgruppe for visning av personnr. (tillegg til EO148) kr 52 750 kr 52 718 kr 54 216 EO 202 - Endringer i Feide kr 52 814 kr 68 934 kr 104 239 EO 203 - Fordeling til kopimottakere for dokument i status J kr 551 524 kr 525 087 kr 610 002 EO 180 -SP 7 kr 14 380 kr 43 140 EO 121 -Øke filstørrelsen til 100mb kr 7 376 kr 7 376 EO 161 Feide - overføring tittel 10
Integrasjoner FS Har fått på plass overføring av studenter Jobber med å få på plass dokumentoverføring av innpassingssaker. Dette arbeidet er i sluttfasen Testing av dette kan skje fra uke 46 Ulik bruk av systemet (FS) gjør integrasjonsarbeidet utfordrende «Fusjonister» i arbeidsgruppa har preget arbeidet. Dette er noe UNINETT må løse sammen med FSAT. Ny workshop er planlagt i november. 11
Integrasjoner: fortsettelse Jobbnorge Ferdigstilles i disse dager Det legges opp til en automatisk overføring basert på forhåndsbestemte statuser For at integrasjonen skal fungere må man: Ha SIF-rammeverket Ha opprettet «Tilsettingssaker Jobbnorge» (gjelder ikke når tilgangsgruppe er opprettet fra før av 12
SIF rammeverket SIF- rammeverket er Software Innovations integrasjonsrammeverk Forutsetning for at integrasjoner kan gjennomføres Alle Integrasjoner skal gå gjennom SIF rammeverket 5 virksomheter har gjort avrop pr i dag. Høgskolen i Østfold Høgskolen i Lillehammer Universitetet i Stavanger SIU NOKUT 13
Felles avrop på SIF-rammeverket For de øvrige virksomheter er det ønskelig med et felles avrop på alle Software Innovation har gått med på dette Software Innovation har gått med på å gi 10% på totalprisen for de. Rabatten utgjør 138 500 kroner Hvordan og når faktureringen på dette vil skje er noe vi vil måtte komme tilbake til 14
Fremtidige integrasjoner Flere integrasjoner mot rekrutteringssystemer Webcruiter er ønsket. Kan bli flere. Amesto Denne er i en utredningsfase. Det pågår et arbeid for å lage løsningsforslag inne KGV-tjenesten. 15
Risiko og Sårbarhetsanalyse (ROS) Det er gjennomført en ROS for Public 360 som helhet i våres Det skal etableres en arbeidsgruppe for det videre arbeidet med ROS Formålet med denne arbeidsgruppen er å jobbe med sektorvide retningslinjer for Public 360 Arbeidet er forankret i prioriteringsrådet Den enkelte virksomhet skal følge de anbefalinger som er gitt i eksisterende ROS 16
ROS for Sikker digital Post Det skal lages en egen ROS for sikker digital post (SDP) Invitasjon på til å delta på denne ligger på Agora Mindre omfang kan være mulig å gjennomføre denne via samling på video Kontaktperson er Jon Strømme Frist for å melde seg er fredag 13. november 17
Konvertering til historisk database De aller fleste har fått konvertert sine databaser: 2 virksomheter skal konvertere fra Acos (forsinkelser) 3 virksomheter er i prosess 1 virksomhet leverer forsøker å levere til konvertering inneværende uke 18
Uttrekk fra Ephorte 1 virksomhet har fått endelig godkjent sitt uttrekk Ytterligere uttrekk har blitt gjort Alle ble avvist på 1. forsøk Felles for alle uttrekkene var at det var en tellefeil i ephorte, slik at det ble duplikater i uttrekket Dette er rettet opp, og det er gjort nye uttrekk som er til behandling nå. Det vil bli arrangert et telefonmøte med alle involverte etter hvert enkelt uttrekk der det gås gjennom uttrekksrapporten fra Riksarkivet Formålet vil være å få klarhet i hva som må rettes opp fortløpende. Riksarkivet har sagt seg villige til å delta på dette møtet 19
Nye kunder og kunder på vei ut NOKUT er på vei inn, og vil bli kunde nr. 43. Men på grunn av fusjoner vil vi få en reduksjon i kundemassen 43 virksomheter vil da bli til 31. Færre, men større virksomheter 20
2016 Fortsatt høyt trykk på integrasjoner FS KGV? Andre? Høyt trykk på videreutvikling av Public 360 gjennom tilpasninger og nye versjoner. SP 9 sommeren 2016? ephorte fases ut som følge av at uttrekkene blir gjort ferdige 21
Takk for meg! Leif.kristiansen@uninett.no 22