1. ROLLER, ANSVAR OG KONTAKTINFORMASJON Kunde (fylles ut av kunde) Rolle Ansvar Navn Tlf. e-post Systemeier John Løvmoen

Transkript

1 PROSJEKT: OPPGRADERING VISMA ENTERPRISE VERSJON Gule felter er aktiviteter som kunden er ansvarlig for eller deltar på 1. ROLLER, ANSVAR OG KONTAKTINFORMASJON Kunde (fylles ut av kunde) Rolle Ansvar Navn Tlf. e-post Systemeier John Løvmoen Prosjektleder - Ansvar for ledelsen og den daglige drift av prosjektet - Organisere og etablere prosjektet - Klargjøre ressurser (kursrom, utstyr) slik at opplæring kan finne sted - Informasjon til prosjektansvarlig i VU - Rapporterer til styringsgruppen Terje Lindalen Mobil Astrid Tømmerhoel Mobil terje.lindalen@sondre-land.kommune.no Astrid.tommerhoel@ostretoten.kommune.no superbrukere Økonomistyring (regnskap/budsjett) Stein Tore Hagen Thor Erik Haldsrud Randi Paulsberg Steffen Rudsengen Jan Ove Rustestuen SteinTore.Hagen@ostretoten.kommune.no tor.e.haldsrud@nordre-land.kommune.no randi.paulsberg@gjovik.kommune.no steffen.rudsengen@sondre-land.kommune.no jan-ove.rustestuen@vestre-toten.kommune.no 1

2 superbrukere Fakturering superbrukere Fakturabehandling superbrukere ehandel Kari Tørmoen Anita M. Pedersen Øystein Edvardsen Roar Martinsen Solveig Bredesen Bente L. Olsen Sissel R. Olsen Borgny Øye Lars-Erik Hveem Nora Helene Ulven Svein Byrøygard Mette Engebakken Frøydis Bergum Else K.S.Henriksrud

3 superbrukere HRM LØNN: Sigrid Schjetne Kari M.R. Hanssen Ulf Erik Brustuen I.M.K.Sollien Kjersti Kaxrud PERSONAL: Anny Stenseth Elin Limoseth Guri Westby Haugen Inger Berit Heimdal Tove Gjestvang Ragnhild Stensrud Bente Englund Guri Westby Haugen Inger Berit Heimdal IT-ansvarlig Hans Petter Olsby Hoff 3

4 Visma Unique Rolle Ansvar Navn Tlf. e-post Prosjektleder - Initiering/planlegging Arne Christian Eggen ace@vismaunique.no - Utarbeide plan dokumenter - Koordinere ressurser og oppgaver internt i Visma - Kontaktledd inn mot Visma for kunde - Lede etableringsmøte og statusmøter - Generell prosjekt- oppfølging inkl.administrative oppgaver - Avslutte prosjektet Økonomi - Gjennomføring av opplæring - Brukeradministrasjon/DvPro - Ebilag Bjørnar Berg Anita Kristiansen Liv Narvestad Bjornar.berg@visma.no Anita.kristiansen@visma.no liv.narvestad@visma.no Fakturabehandling/ ehandel - Gjennomføring av opplæring Anna Margrete Vaag Bakke Steinar Nordvik HRM - Gjennomføring av opplæring - E40 rapport Thor Arne Bakkelund Karen Helen Eriksen Anna.margrete.vaag.bakke@visma.no Steinar.nordvik@visma.no Thor.arne.bakkelund@visma.no Karen.helene.eriksen@visma.no Teknisk konsulent - Ansvarlig for forberedende aktiviteter/installasjon/ oppgradering Jon-Terje Buer Truls Andersen Stian Berg Lystad Jon-terje.buer@visma.no Truls.andersen@visma.no Stian.berg.lystad@visma.no Support - Kontaktledd etter avsluttet prosjekt ma.no/en/ 4

5 2. FORBEREDENDE AKTIVITETER Dato/frist Aktivitet Ansvar VU Ansvar KUNDE Status Dato: Innledende telefonmøte Prosjektleder Prosjektleder Utført - Presentasjon prosjektleder - Avtale dato for etableringsmøter - MRK: Kunde avklarer med intern IT om antall Security brukere - - Sende aktuelle prosjektdokumenter til kunde - Fremdriftsplan - Informasjonshefte Visma Enterprise - Om menyen, menystruktur og hjelp - *Sjekk at kunde har mottatt Teknisk kartleggings skjema fra Prosjektkontoret - HRM endringer før overgang - Kursheftet Brukeradministrasjon - Sjekkliste Anlegg Dato: kl hos kunde Omfang: 1-2 timer Etableringsmøte 1: (Etableringsmøte 1 og 2 kan også slås sammen) Agenda: - Presentasjon fremdriftsplan med forslag til datoer - Avklare deltakere i prosjektet ref. 1. Roller/ansvar og kontaktinformasjon i fremdriftsplan - Spesialer/integrasjoner - Regelmessige jobber på Programserver/avklare behov for bistand for eventuell oppsett av jobber etter oppstart drift, ref. kartleggingsskjema Prosjektleder Prosjektleder/Systemansv arlige/ ( eventuelt IT ansvarlig) 5

6 Dato: Via webex Omfang: 0,5 dag - Sjekk om kunde benytter Web Lederportal og/eller Timelønn - Avklare behov for ytterligere opplæring (opsjoner) Forberedende arbeider ifbm ny funksjonalitet i Security - Kjøre rapport i Ansatt E40 HRM superbrukere HRM MRK: Arbeidet må være ferdigstilt innen oppstart konvertering Security Egenaktivitet kunde - Kontroll på duplikate personer i databasen, eksempel: 1 person har registrert seg som søker 2 ganger. - Kontroll på om det ligger e-postadresse i jobb e- post og ikke privat e-post - Koble security-brukere sammen med persontabellen i ansatt (manuell jobb). Ref. tilsendt dokument: HRM endringer før overgang.docx superbrukere HRM 3. GJENNOMFØRING - TEKNISKE AKTIVITETER Dato/frist Aktivitet Ansvar VU Ansvar KUNDE Status Dato: Teknisk kartlegging Teknisk konsulent IT ansvarlig/ Agenda: kl via Tlf./Webex - Gjennomgang teknisk prosjektleder kartleggingsskjema Aktuelt tlf.nummer/link sendes i - Rekkefølge og gjennomføring av de tekniske aktivitetene avklares 6

7 forkant på mail Omfang: 1-2 timer Mrk: Alle tekniske avklaringer som gjøres med kunden skal referatføres og sendes kunde på mail for bekreftelse. Kopi sendes prosjektleder Visma Dato: Via linje/webex Omfang: 10 dager Kjøres sammenfallende for med aktiviteten forberedende aktiviteter/oppgradering Forberedende aktiviteter - Nedlasting av programvare - Konfigurasjon og kjøring av kontrollrapport for ny Brukeradministrasjon - Ny Concept inkl tilpasning/opprydding av konfigurasjon (uqconfig) - Tilpasning av ny filstruktur - Oppsett av klienttilpasninger - Dokumentasjon av regelmessige jobber på Programserver som Visma Unique skal sette opp for kunde i etterkant av oppgraderingen ihht, egen avtale Teknisk konsulent Dato: MRK: Samme dag som start Forberedende aktiviteter, se over Egenaktivitet kunde - Kunde foretar opprydding iht. tilsendt feilliste fra teknisk konsulent etter kjøring av kontrollrapport for ny brukeradministrasjon Systemansvarlig HRM Security administrator Dato: Via linje/webex Omfang: 10 dager Kjøres sammenfallende for med aktiviteten forberedende aktiviteter Forberedende aktiviteter / Oppgradering - Ny Security database (Merk: Forutsetter at alle eventuelle avvikskorrigeringer i Security er utført) - Ny Programserver database - Installasjon av nye webløsninger - Installasjon av ny Programserver Teknisk konsulent 7

8 Dato: kommuner Gjøvik, Norde og Søndre Land kommuner Vestre og Østre Toten Via linje/webex Omfang: 2 dager Dato: kommuner kommuner Via linje/webex Dato: kommuner kommuner Oppgradering - Oppgradering og bytte av uq-filområde - Konvertering Securitybase - Programserver oppsett - Legge inn oppgraderte spesialer/integrasjoner - Korrigere konfigurasjon av Integrasjoner - Brukeradministrasjon Etterarbeid - Tilpasning av Rekruttering mot internett - Teknisk test av regelmessige jobber og integrasjoner - Oppfølging/bistand til kvalsjekk - Opprydding - Dokumentasjon Kvalsjekk og klargjøring etter installasjon alle systemer Teknisk konsulent Teknisk konsulent Teknisk konsulent Gjennomføres parallelt samme dag som etterarbeid for teknisk konsulent, se ovenfor Via linje/webex Etterarbeid kunde IT ansvarlig - Oppsett av regelmessige jobber på Programserver (for eks. dags slutt jobb ehandel) 8

9 MRK: Bistand fra fagkonsulent Visma kan eventuelt avtales med prosjektleder Frist: Innen dato for kvalsjekk/ Konvertering Anlegg Foreberedelse for kunde i forkant av kvalsjekk/konvertering Anlegg Kunde MRK: Alle posteringer/oppdateringer må være utført før kvalsjekken se Sjekkliste Anlegg Dato: Via linje/webex Omfang: 0,5 dag pr. kommune Kvalsjekk/konvertering Anlegg Konvertering av gamle anleggsdata til nye tabeller i den nye anleggsmodulen gjennomføres som en del av denne kvalsjekken. Sjekklisten inneholder viktig informasjon Økonomi MRK: Det er et krav at kunden er tilgjengelig på telefonen under kvalsjekken Dato: 23 og Webex/linje Omfang 2 dager for alle kommuner Kvalsjekk E-handel E- handel MRK: Det er et krav at kunden er tilgjengelig på telefonen under kvalsjekken 4. GJENNOMFØRING - FAGLIGE AKTIVITETER Dato/frist Aktivitet Ansvar VU Ansvar KUNDE Status Klargjøring til kurs Prosjektleder/IT Frist: Innen første kursdag ansvarlig - Innkalling av deltakere - Klargjøring av kursrom - Pcer til kursdeltakere, alternativt video kanon og stort lerret - Instruktør pc med internettilgang - Høyttalende telefon ved bruk av Webex - MRK: Siste versjon av Enterprise må 9

10 være lagt inn Dato: Full dag, første halvdel, generell brukeradmin, andre halvdel mot økonomi. Alle aktuelle bør delta før lunsj også HRM Opplæring i ny brukeradministrasjon økonomi/faktura/fakturabehandling/ehandel Samt en generell gjennomgang av brukeradministrasjon Økonomi Systemansvarlige/ MRK: Det forutsetter at deltakerne kjenner til adgangskontroll, brukerparametre og Security. Dato: Kl Omfang: 0,5 dag Opplæring i ny brukeradministrasjon HRM Det er gitt generell opplæring i brukeradministrasjon den Opplæringen skal være rettet mot HRM HRM Systemansvarlige/ MRK: Det forutsetter at deltakerne kjenner til adgangskontroll, brukerparametre og Security. Dato: Opplæring - Økonomi/Fakturering Økonomi/ Fakturering Dato: Kl Opplæring - HRM - ny funksjonalitet Windows - HRM - ny funksjonalitet Web - HRM - nyheter på Rekruttering og HRM Personal 10

11 Kompetanse Enkelte av kundene bruker Timelønn Dato: Opplæring - Fakturabehandling fagnyheter Fakturabehandling Dato: Opplæring - DVPro - fagnyheter DVPro Dato: Opplæring - ehandel - fagnyheter ehandel Dato: Opplæring: ebilag Økonomi Hos kunde Dato: Opplæring - Nye Anleggsmodulen Økonomi 11

12 5. AVSLUTTENDE AKTIVITETER Dato/frist Aktivitet Ansvar VU Ansvar KUNDE Status Dato: Etter avtale Statusmøte Prosjektleder Prosjektleder Etter oppstart Telefonmøte Omfang: - Sluttrapport/evaluering Adm. avslutning av prosjektet Prosjektleder 12