MANDAL KOMMUNE Økonomiavdelingen

MANDAL KOMMUNE Økonomiavdelingen DERES REF: VÅR REF: SAKSBEHANDLER: ARKIVKODE: DATO: 2012/1816-72 Torbjørn Willumsen, 38273012 150 18.03.2013 Til: Kommunalsjefer/Enhetsledere mfl. INNKJØPSREGLEMENT FOR MANDAL KOMMUNE Rådmannen har i ledermøte 18.3.2013 godkjent et nytt anskaffelsesreglement for Mandal kommune. Reglementet erstatter tidligere innkjøpsreglement og ligger vedlagt. Nytt reglement innebærer en videreføring av prinsippet om en desentralisert innkjøpsfunksjon der ansvaret for å foreta anskaffelser tillegges enhetslederne. Imidlertid vil rådmannen fremme en sak for bystyret der det forslås å ansette en innkjøpsrådgiver for å styrke kommunens sentrale innkjøpskompetanse. Denne stillingen vil i stor grad yte støtte til enhetslederne i anskaffelsesprosessen og bidra til en økt bruk av rammeavtaler. Stillingen skal også ivareta controller-funksjonen på innkjøpsområdet. Kommunerevisjonen Vest har gjennomført et forvaltningsrevisjonsprosjekt av offentlige anskaffelser i Mandal kommune. Revisjonen gikk gjennom 10 enkeltanskaffelser på stikkprøvebasis og fant at ingen av anskaffelsene var gjennomført fullt ut i tråd med regelverket på området. Rådmannen ser alvorlig på dette og vil understreke overfor kommunens enhetsledere at regelverket på området skal følges. For å gjøre rutinene på området klarere vil det bli opprettet en egen side på kommunens intranett (MIA) der innkjøpsreglementet vil bli lagt ut sammen med link til kommunens rammeavtaler og relevante regler og veiledere på området. Rådmannen vil også vise til nettstedet anskaffelser.no for tips og råd samt nettsidene til Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementet for link til veileder om regelverket. Videre vil det bli arrangert en egen temadag om innkjøp 29.5.2013 der enhetslederne og andre som utfører innkjøp er målgruppe. Det er sendt ut en egen mail om dette fra økonomikontoret og rådmannen legger til grunn at alle som foretar anskaffelser av et visst omfang deltar. I 2012 ble det innført en midlertidig innkjøpsstopp for anskaffelser over kr 50 000. Det understrekes at denne fortsatt er gjeldende. Samtidig er det i etterkant av forvaltningsrevisjonsrapporten innført et strakstiltak ved at alle anskaffelser over kr 100 000 skal godkjennes av rådmannens ledergruppe før kontrakt inngås. Dette tiltaket gjelder både anskaffelser i drift og investering og vil være gjeldende inntil videre. POSTADRESSE: BESØKSADRESSE: TELEFON : 38 27 30 00 INTERNETT: www.mandal.kommune.no Postboks 905 Store Elvegt. 1 TELEFAKS: 38 27 30 01 E-POST : fellespost@mandal.kommune.no 4509 MANDAL BANKKTO : 6335.05.22222 ORG.NR : 964 968 519

Ved behov for bistand ved større anskaffelser kan Økonomikontoret og Bygg og eiendom kontaktes. Med hilsen Knut Sæther Torbjørn Willumsen

REGLEMENT FOR INNKJØP I MANDAL KOMMUNE Gjeldende fra:18.3.2013 FORMÅL OG OMFANG Formålet med reglementet er å sikre at alle anskaffelser til Mandal kommune utføres i henhold til gjeldende lover, forskrifter og retningslinjer samt å bidra til at kommunen gjennomfører kostnadseffektive innkjøp. Reglementet gjelder for alle innkjøp av varer, tjenester og bygge- og anleggsarbeider for eller på vegne av Mandal kommunes virksomheter og seksjoner. Som kjøp regnes kjøp, kontrahering, leasing, leie og opsjonsklausuler. Lov om offentlige anskaffelser vil gjelde for alle anskaffelser foretatt av Mandal kommune. Avhengig av anskaffelsens art og verdi vil ulike deler av forskrift om offentlige anskaffelser kunne komme til anvendelse. Reglementet skal til en hver tid følge gjeldende lover og forskrifter om offentlige anskaffelser. For ytterligere detaljer vises det derfor til lov og forskrift samt veileder i regelverket om offentlige anskaffelser. Disse dokumentene er tilgjengelige på kommunens intranett samt på nettsidene til Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementet. ANSVAR Rådmannen er ansvarlig for etablering, implementering og vedlikehold av dette reglementet. Rådmannen har overordnet ansvar for at alle medarbeidere som deltar i anskaffelser gjøres kjent med og følger reglementet, og at det er rutiner som ivaretar reglementet. Mandal kommunes ledelse skal være en aktiv pådriver og tilrettelegge for å sikre at anskaffelser i hele organisasjonen gjennomføres forsvarlig. Enhetsledere har ansvar for at alle medarbeidere som deltar i anskaffelser gjøres kjent med og følger innkjøpsreglementet. Enhetene organiserer selv sine anskaffelser med mindre annet fremgår av innkjøpsreglementet. Den enkelte enhet skal selv påse at alle sider ved anskaffelsene følger kommunens internkontrollsystem og øvrige kvalitetssystemer. Hvem som har innkjøpsfullmakt bør begrenses på hver enhet. Enhetsledere skal holde seg kjent med hvilke rammeavtaler Mandal kommune har inngått og benytte disse. GENERELLE KRAV TIL INNKJØPSARBEIDET På siste side gis det forklaringer på en del begreper som benyttes i punktene nedenfor, og bør av den grunn leses i sammenheng med den videre teksten. Ved planleggingen av en anskaffelse skal det tas hensyn til: anskaffelsens virkning på helse, miljø og sikkerhet de avhendelses- eller kondemneringsproblemer som kan oppstå universell utforming med tanke på best mulig tilgjengelighet for flest mulig brukere

Alle anskaffelser skal: Utføres i hht gjeldende lov om offentlige anskaffelser med tilhørende forskrifter. Utføres i hht relevante gjeldende lover, forskrifter og standarder innenfor aktuelt fag, bransje eller sektor og gjeldende HMS regelverk Utføres i hht kommunens til enhver tid gjeldende etiske retningslinjer og med høy integritet. Utføres i hht kommunens til enhver tid gjeldende alminnelige vilkår for kjøp av henholdsvis handelsvarer og tjenester. Der det er mulig, vurderes ut fra det økonomisk mest fordelaktige tilbudet. Alle anskaffelser til Mandal kommune skal bygge på konkurranse, likebehandling, gjennomsiktighet og forutberegnelighet. Kommunens leverandører må: Oppfylle alle offentlige krav om registrering. Til enhver tid være à jour med alle offentlige økonomiske krav. Følge MVA-lovens retningslinjer for fakturaens innhold og beskrivelse. Sikre at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. KJØPSTYPE INNDELING. For at det skal bli enklere å forholde seg til reglementet, er kjøpene delt inn i typer (se vedlegg 1). Beløpsgrensen skal praktiseres ut fra totalkostvurdering. Det er ikke tillatt å dele opp kjøp i prosjekter eller liknende for å komme under eksempelvis den nasjonale grenseverdi. Beløpsgrensene beregnes eksklusiv merverdiavgift. Det skal føres anskaffelsesprotokoll for alle anskaffelser som overstiger kr. 100.000 jfr. vedlagde maler. Forenklet mal for innkjøp mellom kr. 100.000 og kr. 500.000,-, og mal for innkjøp over kr. 500.000. VIKTIGE PRINSIPPER FOR INNKJØPSARBEIDET Nedenfor belyses viktige prinsipper som den enkelte utfører skal basere sine innkjøp på: Konkurranseprinsippet. Ethvert kjøp skal så sant det er mulig baseres på konkurranse. Det er den enkelte utfører som er ansvarlig for å dokumentere at det skjer (og har bevisbyrden). Forutberegnelighet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet. Utvelgelse gjennom objektive og ikke-diskriminerende kriterier. Likebehandling. Direkte eller indirekte forskjellsbehandling av tilbydere på grunn av deres nasjonalitet eller geografisk tilhørighet skal ikke finne sted. Forretningsmessighet. Alle anskaffelsesprosesser skal utføres etter kommunens etiske retningslinjer og høy forretningsetikk. Fortrolig saksbehandling. Det skal hindres at konfidensiell informasjon vedrørende anskaffelsesarbeidet kommer uvedkommende til kunnskap. Spredning av slik informasjon under saksbehandlingen skal derfor begrenses til det strengt nødvendige. Habilitet. Her gjelder forvaltningslovens regler om habilitet. Ved anskaffelser med verdi større enn 100.000 NOK eks mva bør ikke saksbehandling og beslutninger ivaretas av en og samme person alene, men utføres med flere personer involverte i prosessen.

BEGREPSDEFINISJONER Anskaffelse: Et kjøp eller en forpliktelse om kjøp av varer, tjenester eller bygge- og anleggsarbeider. Engangskjøp: Nasjonal grenseverdi: Økonomisk mest fordelaktig tilbud: Kjøp av en vare eller tjeneste som ikke utføres mer enn en gang i året. Den verdi som til enhver tid fastsettes i Forskrift om offentlige anskaffelser, som grensen oppad for direkte anskaffelse (ref 11-2 i forskrift om off. anskaffelser, fra 1.1.07 ref 2-1). Verdien fastsettes av Fornyings- og administrasjonsdepartementet og Innkjøpssjefen oppdateres ved endringer i denne verdien. (Per 2012 er denne lik 500.000,- NOK eks mva.) Det tilbudet som for kommunen er mest fordelaktig mht totaløkonomi, hvor selve anskaffelseskostnaden og service-, bruks-, avhendings-, og tilleggskostnader som anskaffelsen forårsaker vurderes. VEDLEGG: Vedlegg 1: Definisjon av de ulike kjøpstypene. Vedlegg 2: Mal for kjøp mellom kr. 100.000-500.000 Vedlegg 3: Mal for kjøp over kr. 500.000 - Slutt på reglementet -

VEDLEGG 1. Definisjon av de ulike kjøpstypene Små engangskjøp Med små engangskjøp menes akutte småanskaffelser som ikke kan planlegges eller samles opp på en samlefaktura og med verdi mindre eller lik 500,- NOK. Hensikten med denne bestemmelsen er å unngå fakturering av småbeløp, som påfører både kjøper og leverandør unødvendige behandlingskostnader. Mindre engangskjøp Mindre engangskjøp er engangskjøp med verdi mindre enn 100.000,- NOK eks. mva. Hensikten med denne bestemmelsen er at det ved kjøp av denne størrelsesorden ikke skal iverksettes mer omfattende prosedyrer enn det som er kostnadsmessig forsvarlig. Det skal likevel legges vekt på konkurranseprinsippet og anskaffelsen skal så langt det lar seg gjøre være gjenstand for konkurranse. Mellomstore engangskjøp Mellomstore engangskjøp er engangskjøp med verdi mellom 100.000,- NOK eks. mva og den nasjonale grenseverdien. I slike tilfeller skal alltid kommunalsjefen kontaktes før kontrakt inngås. Det skal legges vekt på konkurranse- og likebehandlingsprinsippet, og det er krav om skriftlige tilbud som skal oppbevares i kontrollerbar tilstand, med skriftlig aksept av antatt tilbud. Det skal innhentes tilbud fra minst tre forskjellige leverandører så sant dette er praktisk mulig. Det skal føres en anskaffelsesprotokoll fra prosessen. Hensikten med denne bestemmelsen er at det ved kjøp av denne størrelsesorden ikke skal iverksettes mer omfattende prosedyrer enn det som er kostnadsmessig forsvarlig, samtidig som konkurranseprinsippet og en viss skriftlighet i prosessen ivaretas. Skatteattest og mva-egenerklæring skal innhentes i samsvar med gjeldende krav. Hvis anskaffelsen skal foretas etter prosedyrene for store engangskjøp skal kommunalsjef kontaktes i planleggingsfasen. Store engangskjøp Engangskjøp med verdi større eller lik den nasjonale grenseverdien. I hht forskrift om offentlige anskaffelser er dette kjøp over den nasjonale grensen og det er spesielle rutiner som skal følges for dette. Kommunalsjefen skal alltid kontaktes i planleggingsfasen av en slik anskaffelse. Regelmessige leveranser Er det regelmessige leveranser med verdi større eller lik 100.000,- NOK eks mva/år, skal valg av leverandør skje i følge forskrift om offentlige anskaffelser. Ved kjøp av denne typen bør det overveies om det er hensiktsmessig å komme fram til en flerårig rammeavtale for leveransen. I så tilfelle vil videre innkjøp av denne typen varer og tjenester falle inn under leveranse innenfor rammeavtaler.

Er leveransene av mindre størrelse følges rutinen for mindre engangskjøp. Rammeavtaler Kommuneovergripende rammeavtaler på vegne av Mandal kommune kan kun inngås via innkjøpssamarbeidet i OFA, unntatt hvis rammeavtalen er godkjent av kommunens ledergruppe. Den samlede verdi av en planlagt flerårig rammeavtale er da grunnlaget for kjøp i hht mellomstore engangskjøp eller store engangskjøp.

VEDLEGG 2 protokoll mellom 100 000 og 500 000 1.1 Virksomhetens navn 1.2 Protokollførers navn 1.3 Kort beskrivelse av hva som skal anskaffes 1.4 Anslått verdi på kontrakten 1.5 Hvilke tiltak gjennomføres for å sikre reell konkurranse om kontrakten, og navn på leverandør(er) som har levert tilbud 1.6 Hvis det ikke skal gjennomføres konkurranse om kontrakten, angi en konkret begrunnelse 1.7 Hvis relevant, begrunnelse for hvorfor leverandører som har skatte- og avgiftsrestanser fikk anledning til å delta i konkurransen 1.8 Kort begrunnelse for valg av leverandør og kontraktsverdi 1.9 Hvis relevant, andre vesentlige forhold og viktige beslutninger som er av betydning for konkurransen 1.10 Dato og protokollførers signatur

VEDLEGG 3 protokoll over kr 500 000 1.1 Virksomhetens navn og adresse 1.2 Protokollførers navn 1.3 Beskrivelse av hva som skal anskaffes, eller hvis relevant, hvilke anskaffelser det dynamiske innkjøpssystemet omfatter 1.4 Anslått verdi på kontrakten 1.5 Hvilke forhold tillater oppdragsgiver å gjøre bruk av prosedyrer som krever særskilt begrunnelse 3 1.6 Navn på leverandøren som ønsker å delta i konkurransen, og hvis relevant, leverandører som er valgt ut til å delta i konkurransen og grunnen for utvelgelsen Navn: Begrunnelse: 1.7 Hvis relevant, begrunnelse for hvorfor leverandører som har skatte- og avgiftsrestanser fikk anledning til å delta i konkurransen 1.8 Hvis relevant, navn på avviste leverandører og grunnen for avvisning Navn: Begrunnelse: 1.9 Navn på alle leverandører som har levert tilbud 1.10 Hvis relevant, grunnen til avvisning av tilbud som anses for å være unormalt lave Navn: Begrunnelse: 1.11 Hvis relevant, angi årsak til at oppdragsgiver avlyser konkurransen 1.12 Navn på og begrunnelse for valg av leverandør(er) og kontraktsverdi Navn: Begrunnelse: 1.13 Hvis relevant, andel av kontrakt eller rammeavtale som leverandører har til hensikt å overdra til tredjepart

1.14 Hvis relevant, andre vesentlige forhold og viktige beslutninger som er av betydning for konkurransen 1.15 Dato og protokollførers signatur