SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Audun Eriksen Arkiv: H12 Arkivsaksnr.: 16/4757 Saksnr. Utvalg Møtedato PLAN FOR Å TA I BRUK NYE MODUMHEIMEN Rådmannens innstilling Plan for å ta i bruk «nye Modumheimen» tas til orientering. Vedlegg: Plan for å ta i bruk «nye Modumheimen» Kortversjon (skriv innenfor rammen) Nye Modumheimen tas i bruk september 2017. Det er utarbeidet en rapport, som beskriver flyttingen og det å ta i bruk nytt bygg. Saksopplysninger Ledelsen av Modumheimen er utfordret på å arbeide med å planlegge flytting og ta i bruk det nye bygget. Det er i den forbindelse utarbeidet en rapport. Rapporten bygger på innspill fra de gruppene som har jobbet med saken på våren i år 2016. Samtidig er det tatt inn ulike innspill som har framkommet nå i høst. Torsdag 1. september ble avdelingsledere, verneombud og plasstillitsvalgte innkalt til et samarbeidsmøte hvor innholdet i denne rapporten var et hovedtema. Mandag 5. september kl 1400 ble det avholdt allmøte på Modumheimen hvor innholdet i rapporten var hovedtema. Denne dagen var det akkurat ett år igjen til innflytting, og det ble markert på ulike måter. Denne dagen var det også en pressekonferanse på Modumheimen.
I rapporten er det få konklusjoner, men den er mer preget av innspill til videre behandling. Dette er først og fremst Modumheimens innspill. Mandag 7. november vil det være møte i byggekomiteen med befaring på byggeplassen. Det vises også til budsjett-tekst for helse og sosial hvor overgang fra gammelt til nytt bygg er beskrevet. Den løsningen som etaten har falt ned på er at sykehjemsdriften kun vil foregå i det nye bygget mens det gamle bygget er under ombygging. Dette av hensyn til pasiene og ansatte.
VEDLEGG Plan for å ta i bruk «nye Modumheimen» 1.september 2017 ferdigstilles bygg A med 72 sykehjemsplasser - første fase av de 96 nye sykehjemsplassene som Modum kommune skal bygge på Modumheimen. Prosjektet fullføres mai 2018 når de resterende 24 nye sykehjemsplassene i bygg B ferdigstilles i den ombygde «76 blokka». Tun Modumheimen består i dag av 78 sykehjemsplasser på Modumheimen bygg B og C, og Furulund bofellesskap med 16 heldøgns omsorgsplasser. Det planlegges at 72 nye sykehjemsplasser tas i bruk på Modumheimen tirsdag 5. september 2017. I og med at det er de samme ansatte som skal jobbe videre på bygg A, som i dag jobber på Modumheimen, vil det være hensiktsmessig å flytte alle 72 beboerne og alle ansatte på samme dag. Det planlegges derfor at alle 72 beboerne spiser frokost i bygg B og C, for deretter å flytte over til Nytt bygg A og spise middag i det nye sykehjemmet. Fra og med 6. september vil ombyggingen av B-bygget starte. Dette innebærer at alt som skal brukes i bygg A eller senere i B- og C-bygget må flyttes vekk fra B-bygget innen denne datoen. I perioden september 2017 til mai 2018 vil sykehjemmet ha 6 færre plasser (78 plasser reduseres til 72 plasser). Det vil ikke være hensiktsmessig å beholde disse 6 plassene i C-bygget fra september 2017 til mai 2018 når alle de 96 nye sykehjemsplassene er ferdige. Det planlegges derfor en utfasing av minimum 6 sykehjems-plasser fra våren 2017, slik at Modumheimen kun har 72 beboere når overflyttingen skjer den 5. september. Denne utfasingen vil skje ved naturlig avgang. Årlig er det mellom 50 og 60 personer som dør på Modumheimen. Hvilke konsekvenser en slik nedfasing vil medføre for resten av tjenesten er ikke vurdert i denne rapporten, men utfasingen vil kunne medføre at terskelen for å få innvilget sykehjemsplass blir høyere i denne perioden enn det har vært inntil nå. Samtidig er dette et gunstig tidspunkt å redusere antall plasser, i og med at antall eldre over 80 år vil være lavere i 2017 enn i tidligere år. En midlertidig reduksjon av antall beboere fra 78 til 72 vil også medføre en midlertidig endring i behovet for årsverk fra og med september 2017 til og med mai 2018. Denne reduksjonen av årsverk kan skje ved omplassering av ansatte til andre midlertidige ledige stillinger på Modumheimen, eller ved at noen ansatte midlertidig ansattes i en timebankordning og er vikarer ved hele Tun Modumheimen. I denne sammenhengen vurderes det en utfasing av dagens avdeling 4 som har 8 beboere allerede 1. april 2017. Dette vil være gunstig ut fra et ressursmessig hensyn og vil bidra til reduserte kostnader i driften av Modumheimen sommeren 2017. Samtidig vil dette legge et press på den øvrige tjenesten. Frydenberg vil være åpen sommeren 2017. De to Ø-hjelpsplassene som i dag
ligger til avdeling 5 vil bli flyttet til Frydenberg på nyåret 2017. Dette vil tilsi at det blir kun fire plasser færre i en overgangsperiode. Ved siden av å ta i bruke et helt nytt bygg, vil det også tas i bruk journalføring på hvert beboerrom (E-rom Gerica), nytt sykesignalanlegg, låsesystem og brannvarslingsanlegg. Dette vil være nye utfordringer for de ansatte. I og med at det planlegges med sykehjemmet i full drift helt til nytt sykehjem tas i bruk, må det startes opplæring på disse nye installasjonene fra vinteren / våren 2017. For å involvere de ansatte i flytteprosessen ble det i februar 2016 etablert 5 ulike grupper med ansatte for å komme med anbefalinger på ulike områder. Arbeidet i gruppene var ferdig innen utgangen av mai og danner grunnlag for hovedtrekkene i denne rapporten. Utvelgelsen av deltakerne i gruppene ble gjort i samarbeid med tillitsvalgte for Fagforbundet og Norsk sykepleierforbund. Videre ble alle ansatte orientert om dette arbeidet på et allmøte 5. februar. Innholdet i denne rapporten vil bli presentert på et allmøte 5. september 2016 for alle ansatte på Tun Modumheimen, før den går videre til administrativ og politisk behandling. Her følger noen hovedpunkter det må tas stilling til før videre planlegging av oppstart av «nye Modumheimen» Nytt navn skal sykehjemmet fortsatt hete Modumheimen. Modumheimen ble tatt i bruk i 1957, og i snart 60 år har Modumheimen vært et navn og sted nesten alle i Modum har et forhold til. De fleste familier har på et eller annet tidspunkt hatt familiemedlemmer som har bodd på Modumheimen og gjerne avsluttet livet der. Samtidig som navnet er kjent i hele kommunen har også navnet noe traust og konservativt ved seg. I forbindelse med bygging av nytt sykehjem på Modumheimen har det framkommet synspunkter på at et navnebytte kunne bidra til at hele organisasjonen kunne fornyes gjennom dette. Hvis navnet skal forandres så vil en navnekonkurranse kunne bidra til ekstra oppmerksomhet rundt sykehjemmet. På den andre siden vil det være vanskelig å endre på et så godt innarbeidet navn blant befolkningen. I så fall vil en navneendring neppe ha en positiv effekt, og kanskje snarere medvirke til forvirring blant befolkningen. Konklusjon: Ved en samlet vurdering anbefales det ikke å endre navn på Modumheimen sykehjem. Furulund bofellesskap-hvilke pasientgrupper skal bo der? Mai 2018 vil de resterende 24 nye sykehjemsplassene i bygg B være klare til og tas i bruk. Disse 24 plassene er fordelt over tre etasjer med 8 plasser i hver etasje. I forhold til de 78 sykehjemsplassene som er på Modumheimen i dag vil dette innebære en økning med 18 plasser. Denne økningen i antall plasser vil innebære et økt behov for 16-18 årsverk eller en lønnskostnad inkl sosiale kostnader på ca.10 mill kr. Et alternativ, sett ut fra ressurstilgangen, er å flytte Furulund BF i sin nåværende form med 16 beboere og 13,4 årsverk inn i det nye sykehjemmet ved åpning av de siste 24 nye sykehjemsplassene mai 2018. Furulund BF har framstått som demensomsorgens «Rolls Royce» og fått svært
gode tilbakemeldinger fra beboere og pårørende gjennom mere enn 15 år som bofellesskapet har eksistert. Det vil være en utfordring å etablere et tilsvarende tilbud inne på sykehjemmet, men den kompetansen som er opparbeidet gjennom eksisterende drift vil gi positive ringvirkninger på sykehjemmet. I tillegg har det vært rettet kritikk på utformingen og mangler ved Furulund BF. Dette rettes opp ved nytt bygg. Nedenfor følger en betraktning fra Furulund BF om denne situasjonen. Furulund er et bofellesskap for funksjonsfriske personer med demens. Beboerne har stort behov heldøgns omsorg, veiledning/tilrettelegging i alle daglige gjøremål. Mange eldre hjemmeboende personer med demens kan bli underernærte og dehydrerte. Tilkjørt ferdig mat ender gjerne opp i stabler i hyller og skap, den demente tror den allerede har spist. I Furulund er beboerne med i matlagingsprosessen, velger meny, sitter sammen og spiser under veiledning, tilrettelegging av personalet. Vi ser betydningen av det sosiale i forbindelse med måltidet og at det serveres variert hjemmelaget mat. Leilighetene har ikke kjøkken-krok, ingen av de som flytter inn i Furulund er i stand til å lage mat på egenhånd, men mestrer mye under veiledning i fellesskapet. Mange kan være plaget av ensomhet som hjemmeboende eller i trygdebolig. I et bofellesskap blir det sosiale ivaretatt av personalet, i form av spill, stol- trim, ballspill, høytlesning, kinokvelder, dans, erindringskort, quiz i fellesstua, bilturer, gåturer, grillkvelder, julebord og st.hans-feiring. Personalet må både bruke overtalelse og list for å få beboerne med på aktiviteter. De sier ofte nei til å delta, men vi vet av erfaring at beboerne trives med aktivitetene. Riktig ernæring, en del av et fellesskap, aktivitet, trygghet og heldøgns-omsorg ser vi er med på å øke livskvaliteten for den enkelte. Det er viktig å vedlikeholde de funksjonene som fortsatt er tilstede. Personer med demens er ikke personer i en bestemt bås, men like forskjellige som resten av befolkningen. I et bofellesskap som Furulund blir de i stand til å kunne fungere lenger på et lavere omsorgsnivå, fordi de har heldøgnsomsorg. Felles døgnrytme- og bemanningsplan Det er utarbeidet et forslag til felles døgnrytmeplan for det nye sykehjemmet. I tilknytning til døgnrytmeplanen foreslås det like turnuser på langtidsavdelingene (4 etasjer a 16 beboere). Hovedtrekkene i den nye døgnrytmeplanen er måltidsendringer med middag flyttet til kl 1500 og en utjevning av ressurser/ansatte fra dagtid til ettermiddag/kveld. Det foreslås derfor 4/5 ansatte på dagtid og 4 ansatte på kveld Disse endringene vil bidra til jevn aktivitet gjennom hele dagen og en bedre ernæringsmessig situasjon for beboerne. For de ansatte vil dette innebære flere kveldsvakter enn tidligere. En mere detaljert oversikt over både døgnrytme- og bemanningsplan finnes lengre ned i rapporten. Fagkompetanse Oppgavene i framtidens sykehjem vil innebære økt krav til kompetanse. Dette vil innebære en stadig dreining mot økt andel av sykepleiere i bemanningen. I dag er
årsverksfordelingen mellom sykepleiere og helsefagarbeidere ca 30/70. Det er et mål å øke andelen sykepleiere til ca. 45 % i løpet av de neste fem årene Økningen må skje gjennom naturlig avgang av helsefagarbeidere. I tillegg vil det være viktig at både helsefagarbeidere og sykepleiere tar videreutdanning innen de fagområdene som er mest relevant for sykehjemmet. Nattbemanning - nattsykepleier Modumheimen har i mange år hatt fast nattbemanning. Til sammen tre team sørger for nødvendig nattbetjening hele året. I tillegg til en nattpleier på hver avdeling har Tun Modumheimen en nattsykepleier med et overordnet ansvar for hele Tun Modumheimen. Nattsykepleierne har ikke vært knyttet til noen fast avdeling. For å styrke fagkompetansen på natt har det gjennom de to-tre siste årene blitt tilsatt sykepleiere i to av tre nattstillinger på avd 5/lindrende enhet. Målet er å tilsette sykepleier også i den tredje stillingen på denne avdelingen. Ved oppstart av det nye sykehjemmet anbefales det ikke egen nattsykepleier som flyter oppå den normale nattbemanningen. For å opprettholde fagkompetansen foreslås det at det alltid er to sykepleiere på hvert team. Overordnet ansvar på natt vil ivaretas av en av de to sykepleierne som er på vakt. Ved en slik ordning vil antall ansatte på natt i perioden september 2017 til mai 2018 synke fra dagens 7 personer (21 totalt fordelt på tre team) til 6 personer. Det må vurderes om dette er forsvarlig i forhold til brannberedskap i og med at Furulund BF fortsatt ikke vil ha automatisk slukkeanlegg (sprinkleranlegg) pr september 2017. Ledelsesform Gjennom årene har det vært forsøkt ulike ledelsesstrukturer på Modumheimen med flere ledelsesnivåer. Siden 2006 har Modumheimen hatt egen virksomhetsleder, og fra 2011 med avdelingsledere et ledernivå under virksomhetsleder. Fra høsten 2014 ble det på to avdelinger forsøkt med avdelingsledere i en 60/40 kombinasjon - administrativt/operativt. Dette innebar at avdelingsleder inngikk i turnus i en 40 % stilling, men bare på dagtid i uka. Den gruppa som har vurdert ledelsesstruktur i det nye sykehjemmet har konkludert med å anbefale avdelingsledere i 100 % administrative stillinger. Uansett ledelsesform er det en forutsetning at ressursene i større grad enn tidligere må flyte friere mellom avdelingene. En mulig løsning er å skille ut korttidsavdelingen med 8 spesialiserte plasser med en avdelingsleder i en kombinert administrativ/operativ stilling, mens resten av sykehjemmet organiseres med avdelingsledere i 100 % administrative stillinger og som har ansvar for to avdelinger. Ved oppstart av de siste 24 plassene fordelt over tre etasjer i B-bygget kan det være en løsning at en avdelingsleder har ansvar for disse tre avdelingene. Hvis disse 24 plassene i hovedsak vil være tiltenkt personer med demens, vil det kanskje være naturlig å knytte den øvrige demensomsorgen (demensteam og dagsenter for demente) til samme avdelingsleder. Arbeidsgruppen som har jobbet med dette temaet har i tillegg til å anbefale helt
administrative ledere også foreslått at en avdelingsleder skal ha ansvar for en avdeling i bygg A og når bygg B er klart ha ansvar for tilsvarende etasje i bygg B. Denne løsningen vil innebære et noe lavere antall medarbeidere pr leder. Inntil bygg B er klart vil det være naturlig med en avdelingsleder pr to etasjer i A- bygget, og en annen deling av avdelingslederområdet kan utsettes til mai 2018. Tun Modumheimen er en av de største enkeltstående virksomhetene i Modum kommune og det anbefales at ordningen med egen virksomhetsleder for Tun Modumheimen fortsetter. Bemanning En viktig del av etablering av det nye sykehjemmet vil være å fordele fagressursene på en best mulig måte, samtidig som det bygges gode og robuste team som kan gi en faglig god tjeneste til beboere og pårørende. Avdelingsstrukturen slik den er i dagens sykehjem vil forsvinne og det vil være naturlig at alle ansatte fristilles fra sine arbeidsplasser i dag, men beholder sitt ansettelsesforhold til Modum kommune i den stillingsstørrelse de er ansatt. Ved en slik løsning kan nye team etableres både ut fra egne ønsker og virksomhetens prioriterte vurderinger. Det anbefales derfor at alle ansatte får anledning til å komme med ønsker for hvilke pasientgrupper de ønsker å jobbe med i det nye sykehjemmet. Det er utarbeidet et spørreskjema for dette formålet og denne undersøkelsen planlegges gjennomført høsten 2016. Modum kommune har målsetting om å innføre en heltidskultur. Modumheimen har i dag en gjennomsnittlig stillingsstørrelse på pleieavdelingene på under 60 %. Det er et mål om å øke dette til minimum 70 % de neste årene. Mange ansatte jobber ufrivillig deltid i små stillinger, samtidig som arbeidsgiver også ønsker at flere ansatte kan ha større stillinger. Dette vil bedre kvaliteten på tjenesten og være bedre for både beboere og ansatte. Det il bli vurdert ulike løsninger ved etablering av nye Modumheimen for å få til flere større stillinger. Dette kan imidlertid medføre at ansatte må jobbe flere helger i løpet av et år enn bare tredje hver helg. Både Fagforbundet og NSF er positive til å vurdere slike løsninger. Tidspunkt for når de enkelte avdelinger (ansatte) skal etableres, er ennå ikke bestemt, men innen påske 2017 kan være et fornuftig tidspunkt. En viktig faktor som må hensyntas er behovet for full drift i nåværende avdelinger fram til 05.09.17. Hvis avdelingene etableres for tidlig så vil dette kunne slå negativt ut på tjenesten i en periode. Forslag til bemanningsplan viser at de 72 nye sykehjemsplassene i bygg A vil få en pleiefaktor på 0,90, noe som er identisk med dagens pleiefaktor på 78 plasser. I B-bygget med 24 plasser fordelt over tre etasjer innebærer den foreslåtte bemanningsplanen en pleiefaktor på 0,94. Beboere/pasientgrupper I planprosessen for nye Modumheimen ble det tidlig bestemt at de 8 plassene i etasje 0 i Bygg A skulle forbeholdes lindrende enhet og korttidsplasser med blant
annet de kommunale øyeblikkelige hjelp plassene som er knyttet til avdeling 5 i dag. Utover det er det ikke lagt føringer i prosjektet på hvor de ulike pasientgruppene skal være. Alle rom og avdelinger er i utgangspunktet like og kan brukes til alle pasientgrupper. Etablering av nytt sykehjem med to ulike oppstartstidspunkter vanskeliggjør en varig struktur fra september 2017. Det vil derfor være naturlig at endelig struktur etableres ved oppstart av bygg B mai 2018. Arbeidsgruppen har foreslått å bruke 1. etasje i bygg A, til den pasientgruppen som krever mest skjerming på flyttetidspunktet. Denne avdelingen vil få direkte adkomst til bakkeplan foran dagens hovedinngang. De øvrige 4 etasjene foreslås benyttet som ordinære langtidsplasser. Ved ferdigstillelse av de siste 24 plassene i bygg B vil det være naturlig at de beboerne med størst behov for direkte utgang til sansehagen vil flyttes til de 8 plassene i 1. etasje i bygg B. Beslutning om flytting av Furulund Bofellesskap til B-bygget vil i stor grad påvirke den øvrige plasseringen av pasientgruppene. Både beboere og pårørende vil bli holdt orientert om de beslutninger som bli tatt med hensyn til flytting inn i de nye sykehjemsplassene