Høgskolen i Sør-Trøndelag Høgskolestyret Vedtakssak Dato: 6.06.2011 Til: Høgskolestyret Fra: Rektor Sak: HS-V-024/11 Evaluering av Studie og kvalitetsutvalget Saksbehandler/-sted: Tidligere sak(er): Vedlegg: Prorektor og SKB HS-V-026/08 Mandat SKU Lenke til tidligere saker, lover og regelverk: Lenke til mandat: https://ansatt.hist.no/content/40266/mandat-sku Henvisning til HiSTs måltavle Strategiområde Hovedmål Delmål Risikomomenter til vedtaksforslaget: (Vurderinger ift risikobildet er beskrevet nærmere i saksframlegg) Økonomiske konsekvenser Ja Nei Kommunikasjonsmessige Ja Nei konsekvenser Annen risikovurdering Side 1 av 6
Forslag til vedtak: 1. Studie og kvalitetsutvalget endrer navn til Studiekvalitetsutvalget. 2. Høgskolestyret vedtar følgende mandat for Studiekvalitetsutvalget (SKU) ved HiST: 1) SKU er rådgivende organ overfor rektor. SKU skal bidra til å styrke det systematiske arbeid og videreutvikle høgskolens studiekvalitet. 2) Utvalget skal være pådriver for forankring, samordning og videreutvikling av studiekvalitetsarbeid utarbeide forslag til plan- og rapportering innen studiekvalitet på virksomhetsnivå initiere avdelings- og seksjonsovergripende kvalitetsarbeid gi tilrådning før rektors fastsetting av studieplaner innen studier på over 60 studiepoeng gi råd i andre overordnede, strategiske spørsmål knyttet til utdanning og utdanningskvalitet 3) Utvalgets skal bestå av Prorektor (utvalgets leder) 1 faglig representant fra hver avdeling, oppnevnt av rektor etter forslag fra avdelingen 3 studenter, oppnevnt av rektor etter forslag fra Studentparlamentet Seksjonsdirektør for Studier, FoU og samfunnskontakt (studiedirektøren) Funksjonstiden følger styrets funksjonstid. Funksjonstiden for studenter er ett år. 4) Høgskolestyret ber om at rektor gjennomfører en kort evaluering av utvalgets arbeid innen juni 2015. Side 2 av 6
Sammendrag: Etter gjennomført evaluering av SKU foreslås det at utvalget endrer navn til Studiekvalitetsutvalget, at hver avdeling får en faglig representant i utvalget, studentrepresentasjonen øker til 3 og at det etableres en ny informasjonsstruktur. SAKSFREMSTILLING: 1. Bakgrunn for saken Grunnlaget for evalueringen ligger i Høgskolestyrets etableringsvedtak av SKU (HS-V- 026/08), punkt 4: Høgskolestyret ber om at rektor gjennomfører en kort evaluering av utvalgets arbeid innen juni 2010, bl.a. med tanke på eventuell justering av mandat og sammensetning. Våren 2011 ble avdelingene, Læringsmiljøutvalget, Studentparlamentet og Seksjon for studier, kommunikasjon og bibliotek bedt om å evaluere Studie og kvalitetsutvalgets mandat og arbeidsform. Innen høringsfristen var det kommet inn svar fra 5 avdelinger, LMU og SP. 1. Informasjon Høringsinstansene er enige om at den formelle informasjonslinjen i dag er for lang. For å dekke informasjons- og samhandlingsbehovet i organisasjonen, etableres følgende informasjonsstruktur: Det opprettes en egen e-postliste for ASKU ene asku@hist.no, som i hovedsak benyttes til å utveksle møteinnkallinger og møtereferat. Avdelingene velger selv om dekaner og studieledere skal knyttes til denne lista. E-postlista kvalitetsrapporter@hist.no opprettholdes. Det etableres et kvalitetsforum for saksbehandlerne på avdeling, ledet av kvalitetsutreder. Ved behov opprettes et elektronisk forum/arbeidsrom. Det opprettes en møteplass mellom SKU og ASKU ene. ASKU ene deltar heretter i det årlige fellesmøtet om ressurser og læringsmiljø. SKU tar initiativ til ulike møter og seminar om aktuelle tema, i tillegg til Studiekvalitetsdagen. Side 3 av 6
SKU opprettholder praksisen med fyldige møtereferat. SKU tar samtidig ansvar for å videreutvikle kvalitetsportalen på nett. Avdelingene (de som ikke allerede har gjort det) oppfordres til å lage egne kvalitetssider på nett, som kan lenkes opp til kvalitetsportalen. Sekretærene i SKU og LMU er observatører i hverandres utvalg. AU ene i SKU og LMU møtes minst en gang hvert semester for å diskutere felles saker og forberede hhv fellesmøtet med ledelsen (hver vår) og fellesmøtet mellom SKU og LMU (hver høst). 2. Utvalgets sammensetning Samtlige høringsinstanser ønsker at alle avdelinger er representert, med litt ulike modeller for representasjon. Rektor ser for seg en modell der alle avdelinger er representert, men med en blanding av dekaner, studieledere, ASKU-ledere og andre ressurspersoner som er involvert i studiekvalitetsarbeidet på avdeling. Forslaget er at hver avdeling representeres med en faglig representant som utpekes av rektor etter forslag fra avdelingene. Som følge av at utvalget blir større, økes samtidig studentrepresentasjonen fra 2 til 3 medlemmer. 3. Utvalgets mandat Det er ønske om SKU fortsatt skal gi tilråding før rektors fastsetting av studieplaner innen studier på over 60 studiepoeng, og at dette punktet i mandatet beholdes. Læringsmiljøutvalget (LMU) ønsker seg en tettere binding mellom SKU og LMU. Dette reflekteres ikke i endringer i mandatet, men det foreslås at sekretærene i SKU og LMU er observatører i hverandres utvalg. I tillegg vil arbeidsutvalgene i SKU og LMU møtes minst en gang hvert semester for å diskutere felles saker og forberede hhv fellesmøtet med ledelsen om ressurser og læringsmiljø (hver vår) og fellesmøtet mellom SKU og LMU (hver høst). 4. Type saker til behandling Det er ikke uttrykt noe ønske fra høringsinstansene og utvalget selv om å endre arbeidsform. Det er ønske om å endre utvalgets navn fra Studie og kvalitetsutvalget til Studiekvalitetsutvalget. I det nye Kvalitetssystem for utdanning og læringsmiljø ved HiST er det studiekvalitetsbegrepet som benyttes, og det er i tillegg vanskelig å se hvor det praktiske skillet mellom et studie og et kvalitetsutvalg går. Navneskiftet samsvarer også bedre med at det på avdelingsnivå er studiekvalitetsutvalg (ASKU). Side 4 av 6
5. Strategisk organ vs. arbeidsutvalg SKU har hatt svært høy aktivitet de siste årene, med mange møter og saker. Eksempler på saker som har vært oppe til behandling er: Systemrevisjon, revisjon og etablering av nye rutiner, behandling og oppfølging av de institusjonelle spørreundersøkelsene, selvevaluering, Studentenes helse og trivselsundersøkelse, utvikling av kvalitetsindikatorer og maler for kvalitetsrapporteringen, høringer innenfor studieområdet, høringer fra KD/NOKUT, Nasjonalt kvalifikasjonsrammeverk, tildeling av vitnemål, Studiekvalitetsdagen, og Tillitsvalgtkonferansen. SKU behandler saker på et strategisk, overordnet, men samtidig har SKU i større eller mindre grad vært aktivt engasjert i enkeltsaker. SKU har dermed i perioden både fungert som strategisk organ, og som et arbeidsutvalg. Ønsket fra de høringsinstansene som har svart på dette punktet og utvalget selv er at utvalgets aktivitet og nivå på saker opprettholdes. 2. Rektors vurdering Studie og kvalitetsutvalget (SKU) har hatt høy aktivitet i perioden, og fungerer godt. Som følge av evalueringen er det ønske om å gjøre noen justeringer på områdene informasjon og sammensetning. Både utvalget selv og avdelingene ønsker seg disse justeringene. Rektor ber derfor Høgskolestyret om å godkjenne forslaget til nytt mandat. 3. Lover, regelverk og tidligere vedtak Det opprinnelige mandatet ligger i Høgskolestyrets etableringsvedtak av SKU (HS-V- 026/08): 1) Høgskolestyret vedtar å opprette et Studie- og kvalitetsutvalg (SKU) med virkning fra 1. august 2008. SKU er rådgivende organ overfor rektor. SKU skal bidra til å styrke det systematiske arbeid og videreutvikle høgskolens studiekvalitet. Kvalitetsutvalget nedlegges fra samme dato. 2) Utvalget skal være pådriver for forankring, samordning og videreutvikling av studiekvalitetsarbeid utarbeide forslag til plan- og rapportering innen studiekvalitet på virksomhetsnivå initiere avdelings- og seksjonsovergripende kvalitetsarbeid gi tilrådning før rektors fastsetting av fag- og studieplaner innen studier på over 60 studiepoeng gi råd i andre overordnede, strategiske spørsmål knyttet til utdanning og utdanningskvalitet Side 5 av 6
3) Utvalgets skal bestå av Prorektor (utvalgets leder) 1 dekan, oppnevnt av rektor 2 faglig tilsatte, oppnevnt av rektor 2 studenter, oppnevnt av rektor etter forslag fra Studentparlamentet Seksjonsdirektør for Studier, FoU og samfunnskontakt (studiedirektøren) Funksjonstiden følger styrets funksjonstid. Funksjonstiden for studenter er ett år. Rektor bes endre tidligere godkjente prosedyrer som følger av dette vedtaket i aktuelle styringssystemer ved HiST, herunder kvalitetssystemets Systemhåndbok. 4) Høgskolestyret ber om at rektor gjennomfører en kort evaluering av utvalgets arbeid innen juni 2010, bl.a. med tanke på eventuell justering av mandat og sammensetning. 4. Økonomiske og kommunikasjonsmessige konsekvenser (risikovurdering) Utvalget øker med dette fra 7 til 11 medlemmer. Dette medfører en liten økning i høgskolens ressursbruk i form av tid og økte møtekostnader. For øvrig har ikke endringen noe økonomiske konsekvenser. Side 6 av 6