Universitetet i Stavanger Styret ved Universitetet i Stavanger US 78/16 Videre arbeid med organisasjonsutvikling Saksnr: 15/05990-18 Saksansvarlig: John Branem Møst, universitetsdirektørr Møtedag: 04.10.2016 Informasjonsansvarlig: John Branem Møst, universitetsdirektør Dokumenter i saken: Tidsskjema med milepæler Styret har behandlet og drøftet organisasjonsutviklingsprosessen ved UiS gjennom en rekke saker siste året (siden US 89/15 i oktobermøtet i 2015), sist i sak 72/16 den 23. august 2016, der styret gjorde følgende vedtak: 1) Styret vedtar modell 2A i utredninga som ny faglig modell for universitetet innenfor dagens økonomiske rammer. 2) Styret pålegger direktøren å greie ut administrativ organisering i samsvar med den vedtatte faglige modell, modell 2A. 3) Styret pålegger direktøren å greie ut alternative demokratimodeller for nivå 2) og nivå 3) med sikte på implementering av styreform på nivå 2 og 3 fra 1.8.2017 4) Styret prolongerer styreperioden til instituttstyrene fra til 31.7.2017 Det ble ikke fastsatt noen konkret dato for når faglig organisering (pkt 1) skal være ferdig implementert, men Universitetsdirektøren foreslår her at alle nødvendige beslutninger rundt faglig struktur og tilhørende administrativ støtte gjøres slik at de kan implementeres fra 1. august 2017. Oppfølging av vedtakspkt 3 fra 72/16 adresseres i egen sak US 79/16 i herværende styremøte. I junimøtet i 2016 gjorde universitetsstyret vedtak om at UiS fra 1.8.2019 skal implementere enhetlig ledelsesmodell, med ansatt rektor og ekstern styreleder. Universitetsdirektøren redegjør i denne saken kort om videre arbeid med å forberede denne overgangen. Til grunn for alle styresaker som framlegges for styret ligger primært de grunnlagsdokumenter som er utarbeidet av OU-prosjektgruppa som universitetsdirektøren nedsatte i oktober 2015, og universitetsdirektøren vil understreke at dette grunnlagsarbeidet også vil måtte legges til grunn når UiS nå går inn i arbeidet med å implementere de organisatoriske endringene som styret har besluttet. I denne saken får styret en kort orientering om status og videre arbeid med faglig og administrativ organisering, herunder når nye vedtakssaker kan forventes forelagt for styret det kommende året. Forslag til vedtak: Styret tar framlegget til videre arbeid med OU-prosessen til orientering og ber universitetsdirektøren iverksette i tråd med saksframlegget. Stavanger, 23.09.2016 John Branem Møst universitetsdirektør 1
US 78/16 Videre arbeid med organisasjonsutvikling Innledning Styret har behandlet og drøftet organisasjonsutviklingsprosessen ved UiS gjennom en rekke saker siste året (siden US 89/15 i oktobermøtet i 2015), sist i sak 72/16 den 23. august 2016, der styret gjorde følgende vedtak: 1) Styret vedtar modell 2A i utredninga som ny faglig modell for universitetet innenfor dagens økonomiske rammer. 2) Styret pålegger direktøren å greie ut administrativ organisering i samsvar med den vedtatte faglige modell, modell 2A. 3) Styret pålegger direktøren å greie ut alternative demokratimodeller for nivå 2) og nivå 3) med sikte på implementering av styreform på nivå 2 og 3 fra 1.8.2017 4) Styret prolongerer styreperioden til instituttstyrene fra til 31.7.2017 Det ble ikke fastsatt noen konkret dato for når faglig organisering (pkt 1) skal være ferdig implementert, men Universitetsdirektøren anslo i sitt saksframlegg dato for endelig implementering å være 1.1.2018. I tillegg til denne saken legger Universitetsdirektøren i herværende styremøte også fram en egen sak knyttet til intern medvirkning og medbestemmelse (ref vedtakspkt 3) i US 79/16. I junimøtet i 2016 gjorde universitetsstyret vedtak om at UiS fra 1.8.2019 skal implementere enhetlig ledelsesmodell, med ansatt rektor og ekstern styreleder. Til grunn for alle styresaker som framlegges for styret ligger primært de grunnlagsdokumenter som er utarbeidet av OU-prosjektgruppa som universitetsdirektøren nedsatte i oktober 2015. Styret og UiSorganisasjonen for øvrig antas å være grundig orientert om innholdet i hele dette arbeidet, herunder de diskusjoner og problemstillinger som beskrives og drøftes i de ulike dokumentene, og de tilrådinger som prosjektgruppa har gitt i sin sluttrapport. Universitetsdirektøren vil understreke at det omfattende grunnlagsarbeidet som OU-prosjektgruppa har gjort, også vil måtte legges til grunn når UiS nå går inn i arbeidet med å implementere vedtatte organisatoriske endringer. I denne saken får styret en kort orientering om status og videre arbeid, herunder når nye vedtakssaker kan forventes forelagt for styret det kommende året. Etablering av prosjektorganisasjon før og i implementeringsfasen Det er fattet flere viktige vedtak i OU-saken, og det er nå selve implementeringsarbeidet begynner for fullt i hele organisasjonen. For å følge opp de vedtak som allerede er fattet, om enhetlig ledelse og om ny fakultetsstruktur, vil flere deler av organisasjonen måtte involveres i arbeidet med å sikre god iverksettelse. Universitetsdirektøren er opptatt av å sikre at alle bidrag inn i OU-prosessen trekker i samme retning, og gjøres i tråd med de prinsipper og føringer som styret har lagt til grunn så langt i OUprosessen. For å få til en best mulig prosess videre er det avgjørende at det samlede OU-arbeidet (både faglig og administrativt) ledes og koordineres løpende med rektormøtet som styringsgruppe. Universitetsdirektøren ser det videre som naturlig det opprettes en referansegruppe for det videre arbeidet med faglig organisering, der alle lederne for enheter som skal være på nivå 2 inngår sammen med rektor og direktør. Det opprettes en prosjektgruppe for administrativ OU med representasjon fra både sentralt og desentralt nivå i organisasjonen. Gruppen får ekstern ledelse for å sikre distanse og nøytralitet. Prosjektgruppen får støtte av et sekretariat fra de sentrale stabsenhetene. Sekretariatet får i oppgave å sammenfatte alle bidrag i prosessen, både fra fagenhetene og fra ulike arbeidsgrupper for prosjektgruppen, samt gjøre nødvendige utredninger for prosjektgruppen. Underveis i 2
prosessen, og i noen tilfeller etter at overordnet administrativ organisering er fastsatt, vil det være aktuelt å nedsette undergrupper for organisering innen de ulike administrative spesialiseringer. Universitetsdirektøren vil presisere at en må unngå at for mange (og for store) oppgaver gjøres samtidig. En viktig oppgave for prosjektgruppa og sekretariatet blir å gjøre avgrensinger, og foreta prioriteringer og vesentlighetsvurderinger underveis i OU-arbeidet. Styring og ledelse i det videre arbeidet med faglig organisering Vedtaket om ny faglig organisering (US 72/16, vedtakspunkt 1) innebærer at universitetet går fra å bestå av 4 enheter på nivå 2) til 7 enheter. Dette er i tråd med modell 2a beskrevet i høringsnotatet for OUprosjektgruppa. I og med at de nye fakultetene springer direkte ut av eksisterende fagenheter (fakulteter og institutter) i nåværende struktur, så er det mulig å identifisere, allerede før endelig implementering av ny fakultetsstruktur er fullført, hvor de strategiske og faglige interesselinjene går. Dette vil, slik universitetsdirektøren ser det, bety at universitetet umiddelbart bør gjøre noen interne praktiske tilpasninger som sikrer at de overordnede strategiske, økonomiske og faglige interessene til framtidig «Handelshøyskole», «Helseenhet» og «Enhet for musikk og dans» blir sikret og ivaretatt i perioden fram til endelig organisasjonsstruktur formelt implementeres (anslått dato 1.8.2017). Direktøren kommer senere tilbake til forslag på navn på alle enhetene. Konkret har universitetsdirektøren gitt nåværende instituttledere for henholdsvis Handelshøyskolen ved UiS, Institutt for Helsefag og Institutt for musikk og dans, ansvar for å ivareta lederrollen for de «nye fakultetene» fram til ny faglig organisering formelt trer i kraft 1.8.2017. Fra 1.8.2017 trer de inn i lederstillingene i de nye enhetene. Særlig i forbindelse med det pågående arbeidet med (i) strategirevisjonen (strategi 2020), (ii) i forbindelse med det overordnede budsjettarbeidet (budsjettfordelingen for 2017 og 2018) og (iii) i det videre arbeidet med OU-prosessen, vil det være viktig at nevnte instituttledere, sammen med de eksisterende institutt- og fakultetsstyrene i de aktuelle fagenhetene gis et selvstendig ansvar for å foreslå hensiktsmessige organisatoriske løsninger og gi nødvendige innspill på vegne av de «nye» fakultetene. Universitetsdirektøren har videre iverksatt et arbeid med å opprette et interimstyre for «det nye SVfakultetet», bestående av det som i dag er Institutt for medie- kommunikasjon og samfunnsfag, Institutt for sosialfag og Norsk Hotellhøgskole. Interimstyret sitt primære ansvar blir å fasilitere arbeidet med å utarbeide forslag til indre faglig organisering av det nye SV-fakultetet. Virkeperiode vil være fram til ny organisasjonsmodell formelt trer i kraft 1. august 2017. Administrativ organisering Universitetsdirektøren ble i US 72/16 pålagt å greie ut administrativ organisering i samsvar med den vedtatte faglige organiseringen. I dette ligger blant annet at en overgang fra 4 til 7 enheter vil, når en betinger omorganiseringen på at dette skal gjøres innenfor eksisterende økonomiske rammer (ref styrevedtaket), medføre at organiseringen av det administrative støtteapparatet på 3 organisatoriske nivåer må gjennomgås på nytt. Prosjektgruppa for OU-prosessen redegjorde i sitt arbeid 1 for ulike organisatoriske prinsipper, problemstillinger og modeller som bør legges til grunn i dette arbeidet. Prosjektgruppa har gitt tilråding om at framtidig administrativ organisering fastsettes med utgangspunkt i 4 hovedprinsipper eller kriterier: (i) resultatorientering, (ii) likebehandling/standardisering (iii) samhandling og (iv) brukerorientering. I tillegg har universitetsdirektøren lagt til grunn at en administrativ reorganisering skal ta utgangspunkt i de prinsippene og tilrådingene OU-prosjektgruppa redegjør for i kapitlene 4.5 og 4.6 i sluttrapporten. 1 Universitetsdirektøren refererer til det samlede utredningsarbeidet som er gjennomført av prosjektgruppa, og som er dokumentert i 3 ulike dokumenter; (i) arbeidsnotatet «mål og prinsipper for faglig organisering, administrativ organisering og styring og ledelse ved UiS», (ii) høringsnotatet «forslag om faglig organisering, administrativ organisering og styring og ledelse ved UiS» og (iii) sluttrapporten «Tilråding om faglig organisering, administrativ organisering og styring og ledelse ved UiS». 3
Universitetsdirektøren har i tidligere saker pekt på at en i det kommende omstillingsarbeidet søker å organisere de ulike administrative funksjoner, tjenester og oppgaver på mest mulig hensiktsmessig måte. Dette vil kunne medføre at organisatorisk plassering av oppgaver, tjenester og funksjoner, samt arbeidsog nivådeling på de ulike oppgavene kan være ulik i de ulike administrative funksjonene. Prosjektgruppa har i kapittel 4.6 i sin sluttrapport redegjort for en rekke forhold som bør tas hensyn til i det videre arbeidet med administrativ organisering. Universitetsdirektøren foreslår med utgangspunkt i dette, at det nedsettes (i) en prosjektgruppe (se tidligere avsnitt) som gis i oppdrag å fastsette den overordnede strukturen i den administrative organiseringen, herunder utforming av hvilke funksjoner, tjenester og oppgaver som bør legges til de ulike nivåene i organisasjonen, samt hvordan arbeidsdeling og samhandling mellom nivåene i organisasjonen skal sikres for å støtte opp under den nye faglige strukturen. I dette ligger at det er særlig viktig å fastsette hvordan fakultetsadministrasjonene kan tilpasses ny faglig struktur. Underveis, og i noen tilfeller etter at overordnet administrativ organisering er på plass, vil det være aktuelt å nedsette (ii) ulike undergrupper som gis i oppdrag å fastsette organisering av den enkelte administrative funksjon. Som del av pkt (ii) ønsker universitetsdirektøren at det nedsettes to arbeidsgrupper som utreder henholdsvis (a) mulig opprettelse av en ny administrativ stabsfunksjon eller enhet som skal ivareta lederstøtte og virksomhetsoppfølging og (b) mulig opprettelse av en funksjon eller enhet knyttet til administrasjon av «læringsstøtte og læringsressurser». For at ikke arbeidsmengden skal bli for omfattende underveis, ser direktøren for seg at en god del av arbeidet med pkt (ii) utsettes til høsten 2017. Universitetsdirektøren starter opp arbeidet med administrativ organisering i oktober 2016, og det forventes at nødvendige tilpasninger av den administrative organiseringen, primært fastsetting av administrativ utrustning av fakultetene, vil kunne legges fram til styrevedtak våren 2017 (se tidsplan), med mål om implementering 1. august 2017 (samtidig som faglig struktur formelt implementeres). Videre arbeid og tidsplan Faglig organisering Universitetsdirektøren ser vedtaket om fastsettelse av fakultetsstruktur som et første steg i omleggingen av den faglige organiseringen. Før ny faglig (og administrativ) organisasjonsstruktur formelt trer i kraft 1. august 2017, må alle de syv enhetene på nivå 2 utforme den «indre organiseringen» i tråd med rammer og føringer som styret har gitt. Det er i OU-prosjektet lagt vekt på at de organisatoriske endringene som gjennomføres bidrar til å nå en målsetting om (i) «større dynamikk og fleksibilitet», (ii) «bedre ressurstilgjengelighet og utnyttelse» og (iii) «styrket (faglig) ledelse og koordinering». I tillegg ligger det som grunnleggende premiss gjennom hele OU-prosjektet at de organisatoriske endringer som gjøres skal bidra til bedre resultater og til best mulig vilkår for å skape god kvalitet i forskning og utdanning. OU-prosjektgruppa har i sitt høringsnotat beskrevet ulike egenskaper, fordeler og ulemper ved de ulike modellene for faglig organisering, og hvorvidt disse bygger opp under de overordnede målsettingene med OU-prosessen, jf kapittel 2.7.3 i høringsnotatet og universitetsdirektøren er opptatt av at dette tas tilstrekkelig hensyn til i det videre arbeidet i fakultetene. Noen viktige elementer som må inngå i fakultetenes arbeid fram til våren 2017 er å: - Utarbeide forslag til intern faglig organisering i fakultetene (i institutter, seksjoner, faggrupper, senter etc), der en også ser på virksomhet som i dag ikke er entydig knyttet til ett institutt eller ett fakultet. - Vurdere økt bruk av matriseorganisering innen og/eller mellom faglige enheter. - Vurdere behov for nye (eller supplerende) faglige lederfunksjoner for å redusere/dele det faglige og personalmessige kontrollspennet som ligger på den faglige ledelsen i dag. - Vurdere hvordan enheten kan være med på å styrke tverrgående faglig samarbeid, særlig på utdanningssiden. 4
Arbeidet med indre faglig organisering er allerede i gang ved noen av enhetene, blant annet ved det nye «helsefakultetet», der det er nedsatt en arbeidsgruppe som skal utarbeide forslag til framtidig intern faglig organisering. Tilsvarende arbeidsgrupper må nå raskt komme i gang ved alle 7 enheter, og direktøren vil påse at arbeidsgruppene får nærmere spesifiserte og likelydende mandater som dekker de elementene som her er oppgitt. Enhetene vil også forventes å gi innspill til hvordan det administrative støtteapparatet bør være, men det er viktig at den administrative organiseringen, i enhetene og sentralt, gjennomgås helhetlig og koordineres institusjonelt for hele institusjonen. Budsjettfordeling i ny organisasjon Både det administrative støtteapparatet og økonomistyringen ved UiS er nå tilpasset en organisasjonsmodell med 3 store fagenheter. Når det nå legges opp til flere fakulteter, og til fakulteter av ulik størrelse og bredde, vil dette få implikasjoner for hvordan økonomistyringen bør legges opp. I første omgang vil direktøren påse at budsjettfordelingsmodellen og de overordnede prinsippene for økonomistyring gjennomgås og revideres for å tilpasses den nye organisasjonen. Fordelingen for 2017 vil bli foretatt basert på eksisterende fakultetsstruktur, men ny budsjettfordelingsmodell må være ferdig til bruk i arbeidet med foreløpig fordeling for 2018 som etter planen behandles i styret i juni 2017. Plan for implementering av enhetlig ledelse fra 1.8.2019 Styret gjorde allerede i juni 2016 vedtak om at universitetet senest fra 1. august 2019 innfører enhetlig ledelse også på øverste nivå i universitetet (det har fra 2004 vært enhetlig ledelse på fakultetene). Enhetlig ledelse vil medføre at rektor tilsettes (på åremål) og får det samlede ansvaret for den daglige ledelsen av institusjonen. Rollen som styreleder vil under ny ordning bekles av en ekstern representant og rektor overtar det som i dag er administrerende direktørs rolle som styresekretær. Rollen som administrerende direktør (universitetsdirektør) vil bli en del av ansatt rektors oppgaver. Ordningen med enhetlig ledelse og tilsatt rektor er allerede innført ved flere institusjoner i UH-sektoren, og det finnes ulike modeller for hvordan toppledergruppen (rektoratet) settes sammen, og hvilken ansvars- og arbeidsdeling som velges i toppledergruppen. Universitetsdirektøren vil raskt iverksette nødvendig utredning av hvordan toppledelsen ved Universitetet i Stavanger bør (eller kan) se ut, med sikte på å vedta hensiktsmessige rammer for struktur og sammensetning av toppledelsen før rektorstillingen lyses ut. Universitetsdirektøren legger opp til at tilsetting av ny rektor foretas med tiltredelse 1. januar 2019, og vedkommende vil forventes å bruke tiden fram til 1. august 2019 til å utforme toppledergruppen med rektorat, toppdirektører og lederstøtte innenfor de rammer styret har gitt. Intern medvirkning og medbestemmelse Universitetsdirektøren viser her til sak US 79/16. Tidsplan og noen viktige milepæler i det videre OU-arbeidet På kort sikt: 1. Oktober 2016 31. mars 2017: Utredning av «indre» faglig organisering i alle fakultetene (både nye og videreførte fakulteter). Gjøres av de enkelte fakultet med koordinering fra fagligstrategisk styringsgruppe. 2. Oktober 2016 30. april 2017: Arbeidsgruppe utreder ny helhetlig modell for administrativ organisering - for administrative hovedfunksjoner, og på alle nivåer i organisasjonen. Fra 1. august 2017 skal ny faglig og administrativ organisering implementeres 3. Januar 2017 April 2017: Revisjon og tilpasning av budsjettfordelingsmodell for UiS til bruk i styresak om foreløpig fordeling for 2018. Fra 1. januar 2018 skal ny økonomi- og budsjettmodell være fullt implementert 5
På lenger sikt (starter opp etter pkt 1 og 2 er gjennomført): Høsten 2017: Arbeide videre med administrativ organisering og utrede om det bør etableres en ny administrativ funksjon knyttet til lederstøtte og virksomhetsoppfølging, og en ny enhet/funksjon for læringsstøtte og læringsressurser. Høsten 2017: Utredning av rammer for sammensetning og struktur i toppledelsen ved UiS ved innføring av enhetlig ledelse. Dette arbeidet bør være gjort før utlysning og rekruttering av ny rektor starter tidlig i 2018. I løpet av 2018: Tilsetting av rektor med tiltredelse 1. januar 2019 Fra januar 2019 til juli 2019: Rektor setter sammen og rekrutterer sitt lederteam, samt fastsetter ansvarsog arbeidsdeling i ledergruppen. Inneværende rektorperiode varer til og med 31. juli 2019. Forslag til vedtak: Styret tar framlegget til videre arbeid med OU-prosessen til orientering og ber universitetsdirektøren iverksette tiltak i tråd med saksframlegget. Stavanger, 23.09.2016 John Branem Møst universitetsdirektør Saksbehandler: Martin Tjelta Fagleder 6
TIDSPLAN VIDERE ARBEID MED OU-PROSESSEN Juni styremøte Nå 1.1.17 1.8.17 1.1.18 1.1.19 1.8.19 Strategi Intern org i enhetene Økonomi Adm OU 1 Adm OU 2 1.4 1.5 Implementering av 2A OU 3 Tilsetter ny rektor Ny rektor tilsatt Enhetlig ledelse 1