KONKURRANSE- GRUNNLAG KONKURRANSE MED FORHANDLING FOR KJØP AV Byggteknisk rådgivning
INNHOLDSFORTEGNELSE 1 OPPDRAGET...3 1.1 Oppdragsgiver...3 1.2 Anskaffelsens formål og omfang...3 1.3 Fremdriftplan for anskaffelsesprosessen...4 1.4 Kontrakt...4 1.4.1 Kontraktsperiode...4 1.4.2 Kontraktsbestemmelser...4 1.4.3 Forbud mot sosial dumping (gjelder for tjenester og bygge- og anleggsarbeider over 1,65 mill kroner ekskl. mva.)...4 1.5 Kunngjøring...4 1.6 Anskaffelsesportalen i Oslo kommune...5 1.7 Tilleggsopplysninger...5 1.8 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget...5 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN...5 2.1 Prosedyre...5 2.2 Tilbudsfrist...5 2.3 Innlevering av tilbud...5 2.4 Ønsket presentasjonsform...6 2.5 Vedståelsesfrist...6 2.6 Deltilbud...6 2.7 Alternative tilbud og minstekrav...6 2.8 Tilbudsbefaring/tilbudskonferanse...6 2.9 Opplysningsplikt...7 2.10 Taushetsplikt...7 2.11 Offentlighet...7 2.12 Leverandørens tidligere oppdrag for oppdragsgiver...7 2.14 Forbehold...7 3 KRAV TIL LEVERANDØRENE...8 3.1 Generelt om kvalifikasjonskrav...8 3.2 Obligatoriske og ufravikelige krav...8 3.3 Andre kvalifikasjonskrav...8 3.3.1 Krav knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling...8 3.3.2 Krav knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle stilling...8 3.3.3 Krav knyttet til leverandørens tekniske/faglige kvalifikasjoner...9 4 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE...9 4.1 Registrering og åpning av tilbud...9 4.2 Gjennomføring av forhandlinger...9 4.3 Tildelingskriteriene...9 4.4 Tildeling av kontrakt, begrunnelse og klageadgang...10 VEDLEGG... 11 Konkurransegrunnlag konkurranse med forhandling under EØS-terskelverdi 2
OPPDRAGET 1.1 Oppdragsgiver Oslo kommune v/ Eiendoms- og byfornyelsesetaten heretter kalt oppdragsgiver, innbyr til konkurranse med forhandling i forbindelse med anskaffelse av byggteknisk rådgivning, Hausmania. Oppdragsgiver eier og forvalter en stor bygningsmasse på vegne av Oslo kommune. I forbindelse med oppgradering av Hausmania kvartalet ønsker oppdragsgiver å knytte til seg en byggteknisk rådgiver for å beskrive arbeider som skal gjennomføres. Oppdragsgivers kontaktperson: Navn : Lars E Gautvik E-postadresse : postmottak@eby.oslo.kommune.no Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver enn nevnte kontaktperson. 1.2 Anskaffelsens formål og omfang Beskrivelse av eiendommen Hausmannsgate 34-38 kalles Kulturhuset Hausmania og benyttes til ulike former for kulturaktiviteter. Bygningsmassen har et samlet areal på ca. 4.800 kvm BTA. Oslo kommune ved Eiendoms- og byfornyelsesetaten (EBY) er eier av eiendommen, men leier denne ut til Hausmann BA. Kulturvirksomheten på eiendommen er brukerstyrt. Bygningsmassen består av eldre bygninger i treverk/tegl/betong, samt enkelte sammensatte brakkerigger. Eiendommen bærer sterkt preg av manglende vedlikehold og at det er utført uheldige inngrep i bygningskonstruksjoner og på tekniske anlegg. Brukerne av bygget har i stor grad satt sitt preg på bygningene. Haller under bakkenivå har svikt i bærekonstruksjoner/ dekker og har problemer knyttet til innsig av vann. Bygningsmassen har også problemer i forhold til sopp og råte. Eiendommen er regulert som Spesialområde - byøkologisk kulturkvartal. I dette ligger blant annet at brukere skal ha innflytelse på de tiltak som gjennomføres på eiendommen. I dette prosjektet innebærer brukermedvirkning at 1-2 brukere skal ha anledning til å delta på møter hvor viktige tiltak på eiendommen besluttes. Brukerne skal også kunne påvirke bruk av materialer og løsninger innenfor de rammer som blir gitt. Eiendoms- og byfornyelsesetaten har innhentet tilstandsvurdering av bygningsmassen samt andre rapporter som viser et stort behov for akutte bygningsmessige utbedringstiltak. Disse rapportene følger vedlagt. Etter at de vedlagte rapporter ble utarbeidet har EBY avdekket enkelte andre svakheter som også krever utbedring. Disse svakhetene vil det bli informert om ved tilbudsbefaring. Eiendoms- og byfornyelsesetaten har som intensjon å gjennomføre akutte utbedringstiltak for å sikre bygningsmassen slik at den ikke representerer fare for liv og helse for brukerne. Tiltak må prioriteres og gjennomføres innenfor den budsjettrammen som er satt for prosjektet. Konkurransegrunnlag konkurranse med forhandling under EØS-terskelverdi 3
For å gjennomføre tiltakene ønsker Eiendoms- og byfornyelsesetaten å knytte til seg en byggeteknisk rådgiver som kan utføre nødvendig prosjektering av utbedringsløsninger og utarbeide anbudsbeskrivelse med sikte på utlysning av en generalentreprise. Arbeidet skal skje i nært samarbeid med oppdragsgiver og med brukerne av eiendommen. Eiendoms- og byfornyelsesetaten vil også knytte til seg en elektrokonsulent og muligens også en VVSkonsulent for å prosjektere og beskrive av utbedringsløsninger innenfor disse fagområdene. Det forutsettes at de rådgiverne som knyttes til prosjektet samarbeider om utarbeidelsen av det anbudet som skal utlyses. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til fritt å avlyse konkurransen dersom det er forhold som tilsier det. 1.3 Tentativ fremdriftplan for anskaffelsesprosessen Planlagt uke Aktivitet Uke 11 Kunngjøring av konkurranse 24.03.2010 kl 12.30 Befaring 07.04.2010 kl 12.00 Tilbudsfrist 07.04.2010 kl 13.00 Tilbudsåpning Uke 15 Evaluering av kvalifikasjoner Uke 15 Tilbudsevaluering Uke 16 Forhandlinger Uke 17 Valg av tilbud Uke 17 Utsendelse av tildelingsbrev Uke 19 Klagefrist Uke 19 Kontraktsinngåelse Etter avtale Oppstart av kontrakt 1.4 Kontrakt kontraktsperiode Oppstart og omfang av tjenesten avklares etter nærmere avtale med oppdragsgiver. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til fritt å utløse opsjon for kontraktens del A G, slik som beskrevet i oppdragsforståelsen (vedlagt). 1.4.1 Kontraktsbestemmelser Avtaleforholdet vil bli regulert av vedlagte kontrakt med tilhørende standard kontraktsvilkår for Oslo Kommune, se vedlegg 2. 1.4.2 Forbud mot sosial dumping (gjelder for tjenester og bygge- og anleggsarbeider over 1,65 mill kroner ekskl. mva.) Det stilles i kontrakten krav til lønns- og arbeidsvilkår, jf. reglene i forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter av 08.02.2008. 1.5 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN, se www.doffin.no. Konkurransegrunnlag konkurranse med forhandling under EØS-terskelverdi 4
1.6 Anskaffelsesportalen i Oslo kommune Konkurransen er også kunngjort på Oslo kommunes anskaffelsesportal. All kommunikasjon vedrørende konkurransen skal foregå www.doffin.no. Unntak er innsendelse av leverandørenes spørsmål til konkurransegrunnlaget og innlevering av tilbud. 1.7 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes Tilleggsopplysning i konkurranse Byggteknisk rådgiver Hausmania, og sendes til oppdragsgivers kontaktperson. 1.8 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Innen innleveringsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Rettelser, suppleringer eller endringer skal umiddelbart sendes til alle som har mottatt/lastet ned konkurransegrunnlaget. Opplysninger om rettelser, suppleringer og endringer kunngjøres i www.doffin.no. 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 2.1 Prosedyre Konkurransen gjennomføres i henhold til lov av 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402, samt de bestemmelser som framgår av dette konkurransegrunnlaget. Konkurransen gjennomføres som konkurranse med forhandling etter forskriftens del I og II. Ved denne prosedyreformen kan alle interesserte leverandører levere tilbud. Forhandlinger er tillatt. Oppdragsgiver vil invitere 3-5 tilbydere til forhandling basert på prinsippet om best score jf. tildelingskriterine pkt. 4.2. 2.2 Tilbudsfrist Siste frist for innlevering av tilbud er 07.04.2010 og kl 12.00. Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløpet av tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 2.3 Innlevering av tilbud Tilbudet skal være skriftlig og undertegnet av person(er) som har fullmakt til å forplikte leverandøren. Tilbudet skal avgis i lukket forsendelse og være merket Tilbud byggteknisk rådgiver Hausmania. Konkurransegrunnlag konkurranse med forhandling under EØS-terskelverdi 5
Tilbudet skal være på norsk og leveres i 2 to eksemplarer. I tillegg skal det leveres en utgave av tilbudet hvor leverandøren har sladdet det som anses å være forretningshemmeligheter. Tilbudet skal også leveres elektronisk på Cd-rom. Tilbudet skal leveres til: Navn: Eiendoms- og byfornyelsesetaten Adresse: Christian Krohgs gate 16, 0186 Oslo 2.4 Ønsket presentasjonsform Tilbudet skal leveres i A4-format, innsatt i ringperm med inndeling i vedlegg som beskrevet nedenfor. Signert tilbudsbrev o Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet framkommer (sidetall og punktnummer). Leverandørens besvarelse på kravspesifikasjonen, jf. vedlegg 1 Skatteattest, jf. punkt 3.2 Merverdiavgiftsattest, jf. punkt 3.2 HMS-egenerklæring (se vedlegg), jf. punkt 3.2 Dokumentasjon på leverandørens organisatoriske og juridiske stilling, jf. punkt 3.3.1 Dokumentasjon på leverandørens finansiell og økonomisk stilling, jf. punkt 3.3.2 Dokumentasjon på leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner, jf. punkt 3.3.3 Dokumentasjon ift. tildelingskriteriene, jf. punkt 4.3 Fullstendig utfylt prisskjema i henhold til vedlegg 3 Sladdet utgave av tilbudet Manglende innlevering av dokumentasjon kan medføre avvisning. 2.5 Vedståelsesfrist Leverandøren er bundet av tilbudet til i 3 tre - måneder. 2.6 Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 2.7 Alternative tilbud og minstekrav Det er ikke adgang til å gi alternative tilbud. 2.8 Tilbudsbefaring Det vil i denne konkurransen bli avholdt tilbudsbefaring 24.03.2010 kl 12.30. Oppmøte Hausmannsgate 34-38. Det bes om forhåndspåmelding til postmottak@eby.oslo.kommune.no Leverandørene anmodes om å sende inn eventuelle spørsmål på forhånd slik at oppdragsgiver får anledning til å forberede sine svar. Spørsmål vil bli anonymisert. Konkurransegrunnlag konkurranse med forhandling under EØS-terskelverdi 6
Referat fra tilbudsbefaringen og tilbudskonferansen sendes uten ugrunnet opphold til samtlige leverandører som har mottatt konkurransegrunnlaget. Reiseutgifter med videre i forbindelse med tilbudskonferansen og tilbudsbefaringen dekkes av den enkelte leverandør. 2.9 Opplysningsplikt Oppdragsgiver vil gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom leverandør eller tilbud avvises, samtlige tilbud forkastes eller konkurransen avlyses. Leverandøren kan skriftlig anmode om en nærmere begrunnelse for avvisningen, forkastelsen eller avlysningen. Oppdragsgiveren plikter å svare på denne henvendelsen senest 15 dager etter at anmodningen er mottatt. 2.10 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. forvaltningsloven 13. Det forutsettes at leverandør som inngir tilbud i konkurransen ved dette også samtykker i at medlemmer av bydelsutvalget kan gis innsyn i eventuelle avtaler leverandøren inngår med den respektive bydel. Eventuelt innsyn i taushetsbelagte opplysninger vil bli avgitt i lukket møte, der de som gis innsyn har underskrevet taushetserklæring i forhold til forvaltingslovens bestemmelser om taushetsbelagte opplysninger. 2.11 Offentlighet Leverandørene skal levere en utgave av tilbudet hvor det som anses å være forretningshemmeligheter er sladdet. Ved begjæring om innsyn skal oppdragsgiver uavhengig av dette å vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet. 2.12 Leverandørens tidligere oppdrag for oppdragsgiver Dersom leverandøren har gitt råd ved utarbeidelsen av spesifikasjonene i denne konkurransen, vil han kunne være utelukket fra å delta. 2.13 Forbehold Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold mot konkurransegrunnlaget (forbehold mot grunnleggende elementer). Tilbud som inneholder slike vesentlige forbehold vil bli avvist. Andre forbehold skal være presise og entydige, slik at oppdragsgiver kan vurdere og prise disse. Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet framkommer (sidetall og punktnummer). Tilbud som inneholder forbehold som medfører at tilbudet ikke lar seg sammenligne med øvrige tilbud, vil bli avvist. Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. Konkurransegrunnlag konkurranse med forhandling under EØS-terskelverdi 7
3 KRAV TIL LEVERANDØRENE 3.1 Generelt om kvalifikasjonskrav Oppdragsgiver stiller krav til leverandørene. Det stilles krav til leverandørens tekniske kvalifikasjoner og finansielle og økonomiske stilling. Leverandørens kvalifikasjoner vil bli vurdert ut fra innlevert dokumentasjon. Det er kun leverandører som er funnet kvalifisert som vil få sine tilbud evaluert. 3.2 Obligatoriske og ufravikelige krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til skatteog merverdiavgiftsinnbetaling Dokumentasjonskrav Skatteattest for henholdsvis skatt og merverdiavgift som ikke er eldre enn 6 måneder gamle. Attestene fås ved henvendelse til det lokale skatteoppkreverkontor eller til skattekontoret. Leverandøren skal levere HMSegenerklæring (Se vedlegg) Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Dersom en eller flere leverandører ikke har levert HMS-egenerklæring og/eller skatte- /merverdiavgiftsattest eller offentlig tilgjengelig dokumentasjon innen fristens utløp, kan oppdragsgiver fastsette en kort tilleggsfrist for ettersendelse. Det samme gjelder dersom leverandøren har sendt inn skatte-/merverdiavgiftsattest som er eldre enn 6 måneder regnet fra utløp av frist for forespørsel om deltakelse. Leverandøren har ikke krav på at oppdragsgiver benytter denne retten. 3.3 Andre kvalifikasjonskrav Oppfyllelse av de obligatoriske kravene ovenfor og kvalifikasjonskravene nedenfor er en forutsetning for videre deltakelse i konkurransen. 3.3.1 Krav knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Dokumentasjonskrav - eksempler Leverandøren skal være et Norske selskaper: Firmaattest. lovlig etablert foretak Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. 3.3.2 Krav knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Dokumentasjonskrav - eksempler Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten Foretakets siste årsregnskap inklusive noter, styrets, årsberetninger og revisjonsberetninger, samt nyere opplysninger som har relevans for foretakets regnskapstall. Konkurransegrunnlag konkurranse med forhandling under EØS-terskelverdi 8
Krav Dokumentasjonskrav - eksempler og God soliditet Kredittvurdering/rating, ikke eldre enn 1 år, og som baserer seg på siste kjente regnskapstall. En rating skal være utført av offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon. Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjonen oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. 3.3.3 Krav knyttet til leverandørens tekniske/faglige kvalifikasjoner Krav Dokumentasjonskrav Det kreves erfaring fra Dok på tidligere relevante prosjekter tilsvarende oppdrag Det kreves et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem Dok på dette 4 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE 4.1 Registrering og åpning av tilbud Innleveringstidspunkt skal påføres tilbudene etter hvert som de kommer inn. Leverandøren har krav på skriftlig bekreftelse på at tilbudet er innlevert. Tilbudsåpning vil finne sted 07.04.2010 kl 13.00. Leverandørene får ikke være tilstede ved åpningen. 4.2 Gjennomføring av forhandlinger Konkurransen tillater forhandlinger med leverandørene som har levert tilbud og alle sider ved de innleverte tilbudene. Forhandlingen vil forløpe i flere faser og redusere det antall tilbud som det skal forhandles om. Reduksjon vil skje på bakgrunn av de oppgitte tildelingskriterier. En første reduksjon på bakgrunn av tildelingskriteriene kan skje i forkant av forhandlingene. 4.3 Tildelingskriteriene Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Konkurransegrunnlag konkurranse med forhandling under EØS-terskelverdi 9
Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Pris 40 % Ferdig utfylt prisskjema (vedlagt) Kvalitet Oppdragsforståelse 30 % Basert på vedlagt dokumentasjon og tilbudsbefaring skal tilbyder gi en beskrivelse av hvorledes han vil løse oppdraget, herunder en kortfattet oversikt over nødvendige forundersøkelser, statiske beregninger, hovedproblemstillinger og løsningsmodeller. Kompetanse 30% CV for utførende rådgivere Referanser fra tilsvarende oppdrag eller oppdrag som er relevante i forhold til dette oppdraget. 60 % Kort skriv vedrørende dette merket oppdragsforståelse. Dok på dette 4.4 Tildeling av kontrakt, begrunnelse og klageadgang Gjenværende leverandører som har deltatt i konkurransen vil få en skriftlig tilbakemelding om hvem oppdragsgiver vil inngå kontrakt med og begrunnelse for valget, samt en frist for å påklage beslutningen. * * * Dato: 15.03.2010 Reidar Karoliussen Seksjonssjef Lars E Gautvik Innkjøpsansvarlig Godkjent og ekspedert elektronisk Konkurransegrunnlag konkurranse med forhandling under EØS-terskelverdi 10
VEDLEGG Vedlegg 1: Oppdragsbeskrivelsen m/ prisskjema Vedlegg 2: Kontraktsbestemmelser (EBY kontrakt) Vedlegg 3: HMS-egenerklæring Vedlegg 4: EBYs miljøpolitikk Konkurransegrunnlag konkurranse med forhandling under EØS-terskelverdi 11