RegionData HANDLINGSPLAN Planperiode: 2013 Firma... : RegionData Organisasjonsnr.: 990494231 Eier... : Kommunene Lesja, Dovre, Sel, Vågå, Lom, Skjåk Daglig Leder... : Egil Barhaugen Regiondata Felles IKT i Nord-Gudbrandsdal 3.0 Egil Barhaugen 01.03.13
OM PLANDOKUMENTET... 3 1.1 Milepæler 2013... 3 1.2 Budsjett 2013 kommentarer og omtaler... 3 1.3 Tidsrammer / kritiske datoer... 6 1.4 Kostnadsrammer... 6 1.5 Vedlegg i dette dokument... 7 2 PROSJEKTGJENNOMFØRING... 7 2.1 Overordnet plan... 7 2.2 Økonomi/Finansieringsplan Netto RegionData... 7 2.3 Vedlegg... 8 2.4 Vedlegg... 9 2.5 Vedlegg... 10
OM PLANDOKUMENTET Handlingsplanen er en del av RegionData sin helhetlige IKT-strategi og har følgende inndeling: Del 1.: Strategisk Plan for dei neste 4 år, som følgjer Økonomiplanen. Ein langsiktig del. Del 2. Handlingsplan - år for år. Med forankring i Strategisk Plan. Dette plandokumentet er derfor å definere som RegionData sin Handlingsplan for gjeldande budsjettår. 1.1 Milepæler 2013 Innfordringssystem Visma Omsorg Profil Visma Flyt Skole med Integrasjonsmodul mot ephorte FEIDE Strategiprosjekter i regi av Regional IT, se ellers pkt. 2.4 o Felles Helpdesk System for brukerstøtte o Felles Nettverksadministrasjon Sentralt nettverksutstyr o Felles trådløs sone Sertifikatservere o 2-trinns autentisering o Kommunikasjonsverktøy for lyd og bilde o Ny Stamnettavtale o Telelosji 1.2 Budsjett 2013 kommentarer og omtaler Innledning RegionData sitt driftsbudsjett for 2013 er indeksregulert med 2,5 % på faste leverandøravtaler som er knyttet til bruksrett, brukerstøtte og generell datadrift. Investeringsbudsjett er fremstilt med bruttobeløp(inkl. mva) som er overført drift som egen spesifisert post. Dette i tråd med gjeldende regnskapsregler. Drift Utover indeksregulering er driftsbudsjettet regulert med bakgrunn i følgende: - Husleieregulering Telelosji - Ny Stamnettavtale - Bruksrett og brukerstøtte knyttet til nye fagsystemer - Investering Innfordringssystem - En egen faggruppe har i store deler av 2012 arbeidet med fremstilling av en kravspesifikasjon som et grunnlag for et anbud på et Innfordringssystem. Innfordringssystem var også tema i forbindelse med budsjettbehandlingen for 2012, men ble utsatt på grunn av den totale kostnadsrammen i budsjettet.
Faggruppa (skatt- og avgift) har på nytt påpekt verdien av å få på plass et IKTbasert Innfordringssystem som vil sikre kommunene en bedre og sikrere inntektsflyt på utestående fordringer. Det finnes i dag flere leverandører i markedet som tilbyr enten web-baserte systemer eller lokal installert. Det vil derfor være store prisforskjeller i forhold til investering avhengig av systemvalg. Anskaffelsen må uansett være gjenstand for offentlig anbud. - Investering: 150.000 Drift: 100.000 Gevinstanalyse Hvorfor Innfordringssystem - Ryddig og sikker rutine for innfordring av kommunens utestående krav - Rasjonell og effektiv innfordring og reduksjon av manuelt rutinearbeid - Nødvendige dokumenter og formularer ligger inne og sikrer kvaliteten på aktiviteten - Effektiv og raskere innfordring med raskere betaling av krav vil forbedre kommunens likviditet og gi økte renteinntekter på innskudd - Automatisk beregning av forsinkelsesrenter og gebyrer noe som også vil medføre økte inntekter - Mulighet for å ta ut oversikter og rapporter - Dokumentasjon for saksbehandlingen noe som er svært viktig og som er mangelfullt i dag - En god dokumentasjon vil videre gi bedre rutiner ved overlapping samt raskere og sikrere statusopplysninger til kunden ved henvendelser - Nødvendig med elektroniske løsninger for å legge til rette for økt samhandling og samarbeid i region Visma Omsorg Profil - Produktet erstatter tidligere MobilProfil som har vært installert i RegionData i flere år uten at bruken av dette har vært stor. Dette har i stor grad sin årsak i at produktet MobilProfil og knytningen til mobile enheter ikke har vært god nok. Systemgruppa for Visma Profil (pleie- og omsorgssystem) har over tid innhentet dybdekunnskap om produktet Visma Omsorg Profil og deres tilbakemelding er udelt positiv. Systemgruppa har et overordnet ønske om å få innført Visma Omsorg Profil i 2013. - Investering: 80.000 Drift: 99.000 Gevinstanalyse Hvorfor Omsorg Profil - Oppdatert elektronisk oppslagsverk som tas med ut til klient og som gir god mulighet for brukarmedvirkning - Dynamisk rapportering - Alltid oppdatert journal - Gir hjemmetjenesten lett tilgang til alle nødvendige pasientopplysninger. Slipper å ringe tilbake til kontor/legekontor for å få nødvendige opplysninger. Tidsbesparende og effektivt. - Kan enkelt kontrollere opplysninger i pasientjournalen opp mot opplysninger hos pasienten, for eksempel legemiddeldoser og lignende. - Effektivisering og reduksjon av muligheter for feil ved at opplysninger føres direkte inn i pasientjournalen. Større mulighet for avvik og lite effektivt å notere på kladd og overføre til pasientjournalen senere. Eks.: IPLOS-registrering. - Kvalitetsforbedring/effektivisering ved at dokumentasjonen føres rett inn i pasientjournalen etter hver pasient, i forhold til å rekalle hukommelsen og
dokumentere for alle pasientene fra dagens runde på kontoret mot slutten av arbeidsdagen. - Har prosedyrene tilgjengelig i pasientjournalen hos pasienten. Kvalitetsforbedring/effektivisering. - Tidsbesparende å slippe å overføre til manuelle arbeidslister/besøkslister ved at opplysningene som likevel står i pasientjournalen benyttes i Profil Omsorg. Visma Flyt Skole Integrasjon mot ephorte sak/arkiv - Allerede ved kontraktsinngåelse av Visma Oppvekst Skole i 2008 inneholdt avtalen bruksrett på integrasjon mot ephorte sak/arkiv. Denne integrasjonen er nå klargjort fra leverandøren sin side og kan installeres for å oppnå arkivintegrasjon fra Visma Oppvekst mot kommunenes felles elektroniske arkiv i ephorte. Styret i RegionData har i sak 10/13 vedtatt å innføre Visma Flyt Skole der Integrasjon mot ephorte er automatisk integrert. - Investering: Kr. 120.000 Drift: Inklusiv i vederlag for Visma Oppvekst. Gevinstanalyse Hvorfor integrasjon mot ephorte sak/arkiv - Forenkling i Ephorte ved å sørge for at manuelle rutiner blir automatisert - Sikre et helhetlig elektronisk arkiv. Økt kvalitet i det elektroniske arkivet ved at integrasjonen sikrer at data faktisk blir overført til Ephorte slik forutsetningen er for et helhetlig elektronisk arkiv FEIDE - Innføring av FEIDE har vært nevnt i budsjettsammenheng også tidligere år. For å få en god forankring er det nå reetablert en faggruppe som inkluderer medlemmer fra grunnskolen. - Prosjektgruppa har til hensikt å skissere en utrulling av FEIDE som sikrer full utnyttelse av produktet. - www.feide.no skriver følgende på sine hjemmesider: - Feide - Felles Elektronisk IDEntitet - er Kunnskapsdepartementets valgte løsning for sikker identifisering i utdanningssektoren. Planen er at alle i Skole-Norge skal ha fått tilbud om en Feide-identitet fra sin skoleeier innen utgangen av 2012 - Feide forenkler prosessen for alle involverte ved å ta i bruk noe vi kaller føderert identitetshåndtering: - En bruker registrerer seg bare én gang: nemlig hos sin egen vertsorganisasjon. - Vertsorganisasjonen gir brukeren ett brukernavn og passord, og er ansvarlig for å vedlikeholde brukerens personopplysninger. Vertsorganisasjonene er universiteter, høgskoler, kommuner og fylkeskommuner samt private skoleeiere. - Autentisering - det å sjekke at en bruker er den han/hun gir seg ut for å være - gjøres alltid av vertsorganisasjonen. Vertsorganisasjonen gir også tjenestene eventuelle personopplysninger. - På denne måten er alle Feide-tjenester tilgjengelige for brukerne med ett brukernavn og passord. Samtidig slipper tjenestetilbyderne å registrere nye brukere, fordi de får de opplysningene som trengs direkte fra brukernes vertsorganisasjoner. Feide sørger for enkel kommunikasjon mellom vertsorganisasjonene og tjenestene. - Avgjørelsen om en bruker skal få tilgang til tjenesten er basert på de opplysningene tjenesten får fra vertsorganisasjonen. - Føderert identitetshåndtering er altså basert på det konseptet at tjenester stoler på den autentiseringen som gjøres av brukernes vertsorganisasjoner. Tjenestene gjør
seg nytte av de opplysninger vertsorganisasjonene sitter på når det gjelder tilgangskontroll, personifisering osv. - Feide bruker denne fødererte tilnærmingen for å garantere at alle parter fortsatt har kontroll på viktige avgjørelser: - Vertsorganisasjoner registrerer og autentiserer sine studenter og ansatte. - Tjenesteleverandører definerer sine egne tilgangsregler. - Feide på sin side er ansvarlig for den sentrale påloggingstjenesten og støtter både vertsorganisasjoner og tjenesteleverandører. Det vil i praksis si at alle meldinger om autentisering og personopplysninger som sendes mellom vertsorganisasjonene og tjenestene, går via Feide. Feide inngår egne kontrakter med alle vertsorganisasjoner og tjenesteleverandører. - Investering: 100.000 Drift: 52.000 Gevinstanalyse Hvorfor FEIDE - Kunnskapsdepatementets anbefaling om innføring av et system for elektronisk identitet. - Sikre tilgang for pålogging til nasjonale prøver og andre elevrettede læringsverktøy. - Kobling mot lokale LMS-plattformer Strategiprosjekter Regional IT - Regional It har gjennom 2012 arbeidet med flere parallelle prosjekter. Flere av prosjektene knyttes direkte til strategiske valg for videre utvikling av RegionData. Enkelte prosjekter har også vært gjenstand for diskusjon i styret og danner også grunnlag for vedtak i sak 21/12 13. juni 2012, Kompetanseplan Regional IT. o Felles Helpdesk System for regional brukerstøtte o Felles Nettverksadministrasjon Sentralt nettverksutstyr o Felles trådløs sone Sertifikatservere o 2-trinns autentisering. Sikker pålogging til RegionData o Kommunikasjonsverktøy for lyd og bilde 1.3 Tidsrammer / kritiske datoer Prosjekter nevnt i pkt. 2.3 er implementert i budsjett 2013. 1.4 Kostnadsrammer RegionData har for 2013 en vedtatt drift-/ og investeringsramme på kr. 11.016.000 netto. RegionData føres som eget avdelingsregnskap i Sel Kommunes regnskapssystem i henhold til vedtatte retningslinjer i gjeldende Samarbeidsavtale.
1.5 Vedlegg i dette dokument Type vedlegg Milepælsplan Overordnet plan Prosjektaktiviteter Regional IT Kommunal fordeling Budsjett 2013 Vedlagt 2 Prosjektgjennomføring 2.1 Overordnet plan RegionData sin overordnede prosjektplan er vedlagt Handlingsplanen for gjeldende budsjettår. Planen inneholder hovedaktiviteter og milepæler. Planen viser varighet i tid, start- og sluttdatoer, logisk rekkefølge og avhengighet mellom aktivitetene. 2.2 Økonomi/Finansieringsplan Netto RegionData Utsteder 2013 Lom Kommune 1 467 576 Vågå Kommune 1 815 957 Sel Kommune 2 406 690 Dovre Kommune 1 548 360 Lesja Kommune 1 412 037 Skjåk Kommune 1 447 380 Total ramme 10.098.000
Budsjett 2013 - Uttrekk hovedtall Investering og Drift 2013 Kommentarer Investering Fagsystemer og Utvikling fagsystemer Drift RegionData 1.531.000 Hardware, software, prosjektering, implementering og opplæring i nye 8.567.000 Drift av løsninger, prosjektering og administrasjon Total 10.098.000 Investering, utvikling og prosjektdrift 2013 Finansiering Budsjettall uten mva. 2.3 Vedlegg Overordnet plan/milepælsplan Milepælsplan/Overordnet plan 2013 Fagsystemer AKTIVITET INNHOLD START FERDIG Visma Omsorg Profil Løsning for bruk av nettbaserte 01.01.2013 31.12.2013 løsning i pleie- og omsorg FEIDE Felles elektronisk identitet i 01.01.2013 31.12.2013 grunnskolen Innfordringssystem Fagsystem for innfordring av 01.01.2013 31.12.2013 skatt og avgift Visma Flyt Skole ephorte Integrasjon mellom Skolefaglig system og felles elektronisk arkiv og nytt fagsystem 01.01.2013 31.12.2013
2.4 Vedlegg Prosjektaktiviteter PROSJEKT- OG STRATEGIOPPGAVER REGIONAL IT 2013 PROSJEKT Kompetanseplan Felles Nettverksadministrasjon Felles trådløs sone Helpdesk 2-trinns autentisering Telelosji Stamnett Sikring av bærbare enheter i sikker sone Elektronisk Kommunikasjon Anbud ny driftsavtale HENSIKT Utarbeidelse av felles kompetanseplan for Regional IT m/spesialiseringsønsker Samordning av lokale vlan. Felles nettverksstyring. Etablering og styring av felles trådløst nettverk Etablering av elektronisk system for felles brukerstøtte Etablering av system for økt sikkerhet ved pålogging RegionData Flytting av serverfarm til Otta Telehus Anbud og avtale for leveranse av stamnett Løsning som sikrer bearbeiding og oppbevaring av data på bærbare enheter Lyd og bilde fra kontorplass Utarbeide anbudsdokumenter for ny driftsavtale. Avtale med Daldata utløper 31.12.13 og kan ikke prolongeres
2.5 Vedlegg Kommunal fordeling Budsjett 2013 Samlet Investering og Drift 2013 Fordeling på kommunene INNBETALING FRA KOMMUNANE År 2013 År 2013 År 2013 Lik del 50% %-andel SUM Lom kommune: 841 500 12,40 % 626 076 1 467 576 Vågå kommune: 841 500 19,30 % 974 457 1 815 957 Sel kommune: 841 500 31,00 % 1 565 190 2 406 690 Dovre kommune: 841 500 14,00 % 706 860 1 548 360 Lesja kommune: 841 500 11,30 % 570 537 1 412 037 Skjåk kommune: 841 500 12,00 % 605 880 1 447 380 Sum 5 049 000 100 % 5 049 000 10 098 000 Regiondata Felles IKT i Nord-Gudbrandsdal 3.0 Egil Barhaugen 01.03.13