Prosjekt 14-17 Nybygg psykisk helse SSK - Sørlandet sykehus HF Sted: Kristiansand Møtetidspunkt: 20.05.2016 kl. 12:00 14:00 Styringsgruppe: Observatører: Sekretariat: Inviterte: Jan Roger Olsen (Adm.dir) ikke tilstede Per W Torgersen (Teknologidir.) Per Qvarnstrøm (Økonomi dir.) Oddvar Sæther (Klinikkdirektør KPH) Martin Slaughter Kjelsaas (Hovedverneombud) Bjørg Nikolaisen (Foretakstillitsvalgt) tilstede via telefon Haakon Steen (Brukerrepresentant) tilstede via telefon Knut-Ola Haug (Prosjektsjef - Sykehusbygg HF) Edel Stokholm (Sjef for Prosjektering og Bygging Sykehusbygg HF) Birgitte Langedrag (Rådgiver SSHF) SAKSLISTE: snr. Underlag 13-16 Godkjenning av siste møtereferat 14-16 Referatsaker 15-16 Statusrapport/månedsrapport Vedlagt 16-16 Geotekniske grunnundersøkelser fullmakt til innstilling Vedlagt 17-16 Arkitektkonkurranse fullmakt til utlysning Vedlagt 18-16 Evaluering av prosjekt CII 10-10 systemet - presentasjon Vedlagt 19-16 Eventuelt Side 1 av 5
snr. 13-16 Godkjenning av siste møtereferat Referat fra styringsgruppemøte nr 01 den 28.4.16 er utsendt 2.5.16 per e-post. Det er ikke kommet kommentarer til møtereferatet i forkant av møtet. Det var heller ingen ytterligere kommentarer til møtereferat i møtet. 13-16 Nybygg psykisk helse SSK - Møtereferat styringsgruppemøte 01-28 4 2016 Styringsgruppen for prosjektet Nybygg psykisk helse SSK godkjenner møtereferat fra styringsgruppemøte nr 01 den 28.4.16 14-16 Referatsaker Gjennomgang av referatsaker 1. Reguleringsplanen for Eg ble vedtatt av Kristiansand bystyre 11. mai med kun mindre endringer. 2. Styret i SSHF behandlet konseptrapporten i møte 19. mai med følgende vedtak: «044-2016 Nybygg psykisk helse SSK revidert konseptrapport Revidert konseptrapport for nybygg psykisk helse SSK ble lagt fram for styret. Vedtak 1. Styret viser til vedtak i møte 19.11.2015 som sier at 70 døgnplasser for PSA og 10 døgnplasser for ABUP samt tilhørende støtterom innenfor et totalt nettoareal på 6 480 m2 skal legges til grunn for videre prosjektering. 2. Sluttsum på 765 millioner mars 2015-kroner, uten finansieringskostnader og prisstigning vedtas oppjustert til 780 millioner mars 2016-kroner som kostnadsramme. Dette beløpet, sammen med den til enhver tid beregnede prisstigning, legges til grunn for økonomisk styring av prosjektet. 3. Styret er tilfreds med at byggeprosjektet i revidert konseptrapport er innenfor tidligere vedtatte rammer og at overordnede føringer og ekstern kvalitetssikring er fulgt opp. 4. Styret mener at nye lokaler for døgnbehandling i sykehusbasert psykisk helsevern i Kristiansand er svært viktig for kvalitet i behandlingstilbudet og for effektiv drift. Administrerende direktør bes søke å ferdigstille prosjektet innen utgangen av 2020. 5. Styret ber administrerende direktør sende saken til Helse Sør-Øst RHF for videre behandling. Enstemmig» Side 2 av 5
snr. ingen Styringsgruppen for prosjektet Nybygg psykisk helse SSK tar referatsakene til orientering. 15-16 Statusrapport/månedsrapport Sykehusbygg ga en kort orientering om status for arbeidet i konseptfasen med referanse til månedsrapport for april 2016. 15-16 2016-04 Nybygg psykisk helse SSK - Månedsrapport Sykehusbygg HF april 2016 Styringsgruppen for prosjektet Nybygg psykisk helse SSK tar månedsrapport for april 2016 til orientering. 16-16 Geotekniske grunnundersøkelser fullmakt til utsendelse om orientering om innstilling til leverandør konfidensiell uo 23 Sykehusbygg HF har mottatt 4 tilbud i konkurransen for utførelse av geotekniske grunnundersøkelser. 2 tilbud ble avvist og 2 tilbud ble evaluert. I anskaffelsesprotokoll er gitt innstilling av leverandør. Sykehusbygg ber om fullmakt til å sende forpliktende orientering om innstilling til leverandør. Det må presiseres at anskaffelsesprotokoll er unntatt offentlighet 21 fram til orientering om innstilling er oversendt til leverandør. Anskaffelsesprotokollen, samt brev til leverandører med avvisning ble gjennomgått i møtet. 16-16 16-00191-15 Anskaffelsesprotokoll geoteknisk grunnundersøkelse uo 23 Styringsgruppen for prosjekt Nybygg psykisk helse SSK anser tilbud fra Rambøll Norge AS på geoteknisk grunnundersøkelser som det økonomisk mest fordelaktige tilbud og ber prosjektsjef sende ut forpliktende orientering til tilbydere i henhold til anskaffelsesprotokoll datert 30.05.2016. Styringsgruppen ønsker i fremtidige konkurranser å få en orientering fra prosjektsjef om eventuelle avvisninger med begrunnelse og hjemmel før dette sendes ut til tilbyder. Styringsgruppen nominerer en kontaktperson som kan Side 3 av 5
snr. akseptere eventuelle avvisninger på vegne av styringsgruppen, dersom dette av formelle eller tidsmessige årsaker ikke kan avventes til styringsgruppemøte. Det etableres en praktisk løsning for dette. 17-16 Arkitektkonkurranse fullmakt til utlysning Prosjektet skal anskaffe arkitekt og rådgivertjenester før oppstart forprosjekt. Siden forrige styringsgruppemøte (sak 09-16) er grunnlagsdokumentene gjennomgått av ekstern jurist og dokumentene bearbeidet. Konkurransedokumenter for rådgivertjenester avventes til grunnlaget for arkitekt er akseptert av styringsgruppen, da dette vil benytte samme mal. Viktige punkt er evalueringskriterier med vekting som er beskrevet i konkurransebestemmelser, valg av prisformat samt begrunnelse for valg av oppdeling i en konkurranse for arkitekt og en konkurranse for rådgiver. Videre må styringsgruppen ta stilling til om prosjekteringsarbeider kan fortsette parallelt med behandling av forprosjekt rapport. Grunnlagsdokumenter for rådgiver bearbeides etter ny mal for arkitekt og legges fram til styringsgruppen 17. juni. Ny foreslått utlysingsdato er 5. august med tilbudsfrist 16. september. Innstilling av leverandør kan da besluttes i styringsgruppemøte 21. oktober. 17-16 Konkurransebestemmelser SSK-ARK med bilag Styringsgruppen for prosjektet Nybygg psykisk helse SSK ber prosjektsjef nedsette en hurtigarbeidende arbeidsgruppe sammen med innkjøpssjef for Sørlandet sykehus HF for å kvalitetssikre konkurransegrunnlaget for arkitekt og rådgiverkonkurranse. Det ønskes spesielt at arbeidsgruppen vurderer vektingen mellom evalueringskriteriene, beregningsmetodikk for det enkelte evalueringskriteria, samt hvordan beregningsmetodikk og vekting henger sammen. Konkurransegrunnlaget for rådgivere ferdigstilles i en parallell prosess. Det lages en ny plan for konkurransen med utgangspunkt i vedtak om utlysning både av konkurranse for arkitekt og rådgivere i neste styringsgruppemøte den 17. juni og kontraktstildeling tidlig oktober. 18-16 Evaluering av prosjektet med CII 10-10 systemet presentasjon CII 10-10 evalueringssystemet er et system utarbeidet av Universitetet i Texas Austin. I Norge tilbys dette systemet nå gjennom et prosjekt samfinansiert av Side 4 av 5
snr. Bygg21 og med hjelp av Prosjekt Norge. Vår kontaktperson er professor Bjørn Andersen ved NTNU. Systemet sammenlikner nøkkelparametere for sammenliknbare prosjekter. Prosjekt og persondata behandles konfidensielt. Evalueringsdata innhentes for separate fase hhv. Programmering (konseptfase) Prosjektering Anskaffelse Bygging Ferdigstillelse. Spørreskjema sendes ut til de sentrale prosjektdeltakere. Registrering skjer online. 18-16 01 CII 10-10_Bygninger_Programmering_Spørreskjema Styringsgruppen for prosjektet Nybygg psykisk helse SSK gir Sykehusbygg HF aksept for at 10-10 systemet benyttes til evaluering av prosjektet fra oppstart av konseptfase i 2013, og at spørreskjema kan sendes ut til sentrale prosjektdeltakere. 19-16 Eventuelt 1. Kommunikasjonsplan. Det er ønskelig at det etableres en kommunikasjonsplan for prosjektet. Prosjektsjef tar kontakt med Rune Nesdal Jonassen og forbereder en sak på dette til neste styringsgruppemøte. Side 5 av 5