Struktur for organisering og innplassering Erfaringer fra nye Sandefjord kommune Værnes 23.januar 2017 Tina Skarheim tina.skarheim@ks.no 908 69 888 «En selvstendig og nyskapende kommunesektor»
Tema: Etablering av ny kommuneorganisasjon beslutninger om organisasjonsstruktur og innplassering av ledere (og ansatte) Hensikt: Hvordan gjorde vi det i nye Sandefjord? Erfaringer og kanskje noen råd
Grunnlag Notat utarbeidet til arbeidsutvalget Utvidet og oppdatert til PSU Sendt til alle KST-repr Prosjektleders hensikt Informere om status Sluttmelding
Fellesnemnda Prosjektleder Arbeidsutvalget (AU) Partssammensatt utvalg (PSU) Ansettelsesutvalg (ANS) Temakomiteer Kommunevåpen Bli kjent Reglement Nærdemokrati
Prosjektleder innstiller i alle saker til Fellesnemnda Behandling (anbefaling) i andre organ som del av saksopplysningene Altså ikke seriell behandling som ved Formannskap Kommunestyre Randbemerkning, viktige oppmerksomhetspunkter Avklare beslutningsmyndighet, fullmakter, innstillingsrett De tillitsvalgtes rolle i PSU hvem representerer de? Utforming av vedtak, «støtter de vurderinger og synspunkt som fremkommer av saken» i tillegg til de rene vedtakspunktene. Formalisering og dokumentasjon
Oppsummering Etablert et «mønster» ved innplassering/rekruttering av toppledere (kommunalsjefer og stabsledere) og i hovedsak benyttet samme fremgangsmåte ved rekruttering av lavere ledernivå Folkevalgt tilsetting av kommunal- og stabsledere (ANS = Ansettelsesutvalg; tre ordførere, nestleder FN og en HTV = 5) Administrativ tilsetting av lavere ledernivå Etablert «mønster» for fastsettelse av organisasjonsmodell for hvert kommunal- og stabsområde, og i hovedsak fulgt dette mønsteret ved opprettelse av lavere organisasjonsenheter
ANS beslutninger Viktig (for prosjektleder) å ha gode dokumenter, diskusjoner og avklaringer i ANS Prinsipielle saker behandlet i ANS tidlig i prosessen har vist seg å være viktige referansedokumenter for vurderinger og konkrete saker senere i prosessen
ANS beslutninger Hva Saksnummer/dato Premisser for rekruttering av nye Sandefjords øverste ledelse 11/15, 30.nov 2015 Prosess vedrørende innplassering/ansettelser av ledere i nye Sandefjord 12/15, 30.nov 2015 17/15, 14.des 2015 02/15, 5.jan 2016 07/16, 14.jan 2016 13/15 30.nov 2015 Stillingsprofiler kommunalsjefer, økonomisjef, organisasjons- og HR-sjef, assisterende rådmann Kriterier for lønn 18/15, 14.des 2015 Orientering om prosess vedrørende innplassering av ledere på 10/16, 29.feb 2016 nivå 2 og nivå 3 Ivaretakelse av arbeidsgiverrollen overfor Prosjektleder 16/16, 30.mai 2016 19/16, 14.juni 2016 23/16, 8.aug 2016
11/15 Premisser for rekruttering av nye Sandefjords øverste ledelse Prinsipper/føringer knyttet til ledergruppe, arrondering mellom kommunalområder, samhandling på tvers, tydelig ansvar og roller Vedtak: Videre prosess for tilsetting/innplassering av den øverste ledelsen i nye Sandefjord baseres på de premisser som fremgår av prosjektleders vurdering og anbefaling.
12/15 Prosess vedrørende innplassering/ansettelser av ledere i nye Sandefjord Prosess for utvelgelse/innplassering/ansettelser av ledere på nivå 1 og 2 Basert på notat fra KS Advokatene og KS Forhandling 2015 Avdekke stillinger som blir berørt Kartlegging blant berørte, mht ønsket videreføring av stilling Vurdere rettskrav dersom flere konkurrerer eller arbeidsgiver ønsker å lyse ut stillingen Vurdering av ansvar og innhold i nyopprettet stilling opp mot bortfalt stilling Ledere på nivå 1 i gamle kommuner kan være aktuelle for nivå 2 i ny kommune Vedtak: Til orientering
PSU, Partssammensatt Utvalg Seks tillitsvalgte i PSU HTV Fagforbundet og Utdanningsforbundet fra de tre kommunene PSU, saker som vedrører ansatte, PSU-behandling i forkant av Fellesnemnda sin behandling Faste månedlige møter mellom prosjektleder og de seks HTV i PSU Etter avklaring av de HTV i PSU sin rolle er det etablert både formell og uformelle arenaer for ivaretakelse av de andre organisasjonene sine interesser og ansatte «Stormøter» for alle hovedtillitsvalgte (alle tre kommuner, alle organisasjoner), ca 70 personer. Lyttepost for prosjektleder, informasjon om beslutninger, planer og fremdrift Samme gruppe invitert til drøftinger for kommuneovergripende saker/spørsmål som vedrører alle ansatte Formelle drøftinger i tråd med lov- og avtaleverk på «enkeltsaker»
Drøfting og dialog med tillitsvalgte Drøftingsmøter i forkant av beslutninger om organisasjonsmodeller for de fem kommunalområdene og de fire stabsområdene Prosjektledelsen presenterte Innspill fra tillitsvalgte Referat fra drøftingsmøter i tråd med Hovedavtalens bestemmelser Formelle beslutninger av prosjektleder, dokumentert
Tilsetting av kommunalsjefer og stabsledere ANS sin fullmakt å ansette kommunalsjefer (5) og stabsledere (3) HSO, OK, KFBS, NE, MP + ass rm, øk.sjef, HR Tidlig klart at de fleste skulle rekrutteres internt Etablert felles mønster Hva Innledende samtale Hvem PL En kommunalsjef rekruttert eksternt, men etter samme mønster Stillingsprofil innstilling Stillingsprofil vedtak Kartleggingssamtale Vurdering rettskrav PL ANS PL PL Tilsetting og lønn innstilling PL Tilsetting og lønn vedtak ANS
Rammebetingelsene Forhandlingsresultatet Målsettinger Bygge nytt Det beste fra de tre Politisk organisering Hovedmodell for adm organisering, inkl detaljer om ansvarsområde Tidsaspektet Parallelle faser for planlegging og gjennomføring Oktober 2015 til 1.januar 2017 Ikke parallelle løp for kommunal- og stabsområdene, men like mønster Ressurstilgang Liten prosjektorganisasjon Prosjektleder «utenfra» eller «innenfra» gir ulike settinger
Prosjektledergruppa Ledergruppa Prosjektleder/ Rådmann Ass rådmann Økonomisjef Organisasjon og HR Digitalisering og nye løsninger Kommunalsjef HSO Kommunalsjef KFBS Kommunalsjef OK Kommunalsjef MP Kommunalsjef NE
Organisasjonsbygging: Effektmål for kommunal- og stabsområdene Besluttet effektmål for alle områder med utgangspunkt i forhandlingsresultatet Utarbeidet gjennom bred medvirkning, storsamlinger med prosessbistand Kulturbygging og felles forståelse av mål og hensikt med (de nye) enhetene Bli kjent gjennom deling av erfaringer og innspill Hva skal oppnås i den nye kommunen - kjennetegn og mål for de nye enhetene.
Organisasjonsbygging: forts. effektmål Rettesnor og fundament for organisering og arbeidsformer inntil videre. Når den nye kommunen er etablert med folkevalgte organ som gjør beslutninger om politikkutforming, samt plansystem, styringssystem og rapporteringssløyfer skal effektmålene erstattes med nye målsettinger og planer. De vedtatte effektmålene fungerer som «interimsmål» i påvente av ny politikk og nye planer. Prosjektleder har fattet beslutninger, etter anbefaling fra vedkommende kommunalsjef/stabsleder (dvs delprosjektleder). Etter beslutning om effektmål startet arbeidet med organisasjonsmodell
Organisasjonsbygging: Organisasjonsmodell for kommunal- og stabsområdene Besluttet organisasjonsmodell for alle områder med utgangspunkt i effektmålene Prinsippsakene fra ANS lagt til grunn Delprosjektledere dvs påtroppende kommunalsjefer og stabsledere vært ansvarlige for prosesser og beslutningsgrunnlag Prosjektleder har fattet beslutninger, etter anbefaling fra vedkommende kommunalsjef/stabsleder (delprosjektleder). Prosessene har i hovedsak fulgt samme mønster. Etter fastsetting av organisasjonsmodell startet arbeidet med innplassering av ledere på neste nivå
Organisasjonsbygging: Innplassering av seksjonsledere Prosjektleder medvirket ved utarbeidelse av stillingsprofiler Prosjektleder besluttet innplassering av ledere For innplassering av ledere på lavere nivå hadde prosjektleder formell myndighet, men delprosjektlederne dvs kommunalsjefer og stabsledere har i praksis og hovedsak håndtert dette i tråd med fremtidig delegerte fullmakter. Ved innplassering av såvel medarbeidere som (mellom-) ledere: Nåværende leder har ansvar for sine ansatte inntil løsning er på plass for nye Sandefjord. Fremtidig leder har ansvar for innplassering av ansatte i ny organisasjon.
Mønster for organisasjonsbyggingen Hva Brede prosesser, ledere og tillitsvalgte innspill effektmål og organisasjonsmodell Effektmål anbefaling Effektmål beslutning Organisasjonsmodell - anbefaling Organisasjonsmodell - drøfting Organisasjonsmodell - beslutning Stillingsprofiler anbefaling Stillingsprofiler beslutning Kartleggingssamtaler Innplassering - anbefaling Innplassering drøfting Innplassering - beslutning Hvem Delprosjektleder Delprosjektleder Prosjektleder Delprosjektleder Delprosjektleder Prosjektleder Delprosjektleder Delprosjektleder/prosjektleder Delprosjektleder Delprosjektleder Delprosjektleder Prosjektleder
Organisasjonskart Sandefjord kommune 1.1.17
Innsparinger og effektive løsninger Mye oppmerksomhet på det generelle kravet til effektive løsninger Særskilte og ytterligere krav til innsparing ved Fellesnemnda sin behandling av «rammesak», dvs skisse til økonomiplan ny kommune (juni 2016) Forventninger om «det beste fra de tre» må oversettes til «beste praksis» og ikke utelukkende oppfattes som «de dyreste løsningene» Lavere antall ledere gir økende effekt på sikt Noen innsparinger tatt ut i gamle kommuner Håndtere kulturforskjeller og ulikheter i «slik gjør vi det» Nye arbeidsformer digitale løsninger, tverrfaglighet
Innplassering av ansatte Innplassering innebærer at en ansatt blir plassert inn i en stilling i ny organisasjon. Det er ny leder som har ansvar for innplassering av ansatte i den nye organisasjonen. Nytt organisasjonskart og behov for kompetanse og kapasitet gir grunnlag for bemanningsplaner på ulike nivå. Berørte ansatte er de som blir direkte berørt av sammenslåingen (omstillingen), enten ved endring av oppgaver eller endring av organisasjonsenhet. Kartleggingssamtale har til hensikt å kartlegge kompetanse og ønsker hos ansatte som er direkte berørt. Kartleggingen skal dokumenteres. Felles prosedyre for rekkefølge og elementer som skal ivaretas. Prosedyre: https://www.sandefjord.kommune.no/globalassets/kommunesammenslaing/organisasjon-og-hr/prosedyre-forinnplassering-av-ansatte-i-nye-sandefjord.pdf Omstillingsavtale: https://www.sandefjord.kommune.no/globalassets/kommunesammenslaing/rapporter-presentasjoneretc/hr/omstillingsavtale-original.pdf
Utkast bemanningsplan Drøfte utkast med berørte parter Oversikt over berørte ansatte Gjennomføre kartleggingssamtaler med berørte ansatte Utkast fremtidig innplassering i bemanningsplan Drøfte utkast med berørte parter Beslutte innplassering i bemanningsplan Samtale om innplassering med ansatte Samtale med ansatte som ikke ble innplassert i første omgang Iverksetting av bemanningsplan
Endring av arbeidsgiver informasjon til alle ansatte Sendt brev til alle ansatte i de tre kommunene. Brevet informerer om bestemmelsene i arbeidsmiljøloven kapittel 16 om virksomhetsoverdragelse. Bestemmelsene gjelder alle ansatte også langtidssykemeldte og de som er i permisjon. Avtalen gjelder også vikarer og midlertidig ansatte dersom disse har avtale for 2017. Informasjon om at overføring av tilsettingsforholdet skjer automatisk, med mindre den ansatte aktivt reserverer seg. Vedlagt særskilt skjema for reservasjon. (Dersom ansatte reserverer seg mot overføring avsluttes arbeidsforholdet 1. januar 2017=. Alle ansatte beholder lønn i opprinnelig stilling, pensjonsrettigheter, forsikringer og tjenesteansiennitet ved overgang til ny kommune, i hht Hovedavtalen og omstillingsdokument.
Sluttkommentar Rask innplassering av sentrale ledere er en suksessfaktor, og deres engasjement og innsats var avgjørende for at de fleste forhold ble avklart og ivaretakelse av organisasjonsbygging Dialogen med de tillitsvalgte er avgjørende, bruk prosjektperioden til å god bygge tillit og gjensidig respekt som en vil ha nytte av også i ny kommune De folkevalgte viktige leverandører av styringssignaler, vedtak og prinsipielle avklaringer slik at administrasjonen får betingelser og handlingsrom som muliggjør fremdrift og ivaretakelse av praktiske forhold. Mange av prosessene og møtene har særskilte krav til formaliteter, eks frister og dokumentasjon. Legg stor vekt på etterrettelighet og forutsigbarhet om premisser og prosesser, dette bygger tillit og gir trygghet hos medarbeidere og ledere Åpenhet borger for aksept for beslutninger som ikke møter den enkeltes primære ønsker
Takk for oppmerksomheten