Hydro Oil & Energy Prosjektutviklingsfasene; Arbeidsprosess-orientert trening Vår Ledelsesmodell omfatter elementer som: Holdninger, Verdier og Motivasjon Medarbeidernes Kunnskap Dokumenter; vår dokumenterte Kunnskap: Arbeidsprosesser, Verktøy, Metoder, Beste Praksiser Læring Lederskap Teamwork Alignment Trening TKA Dato: 2005-03-14 Side: 2 Hydro Oil & Energy 1
Læringspyramiden Økende engasjement og involvering Høre Lese Høre og skrive Diskutere Utføre Lære bort til andre TKA Dato: 2005-03-14 Side: 3 Hydro Oil & Energy How to Change (H2C) QxA=E E: Endringens reelle, positive effekt Q: Kvaliteten på det vi vil implemetere Systems and structures Work processes, procedures and tools Organisational changes etc A: Aksepten blant de som skal gjennomføre endringen og leve med resultatet acceptance ownership buy-in and commitment TKA Dato: 2005-03-14 Side: 4 Hydro Oil & Energy 2
Why Teams need Alignment (fra CII) Specialists tend to take off and do their own thing Mixed stakeholders cause project complexity Decentralized decision-makers increase the need for coordination Multi-organizational, joint ventures with outside contractors or joint project sponsors only add to the problem of alignment The more critical project cycle time becomes, the more important alignment is CII Research (and IPA benchmarking) have shown a positive correlation between increased efforts to gain alignment in preproject planning and project success TKA Dato: 2005-03-14 Side: 5 Hydro Oil & Energy 3-D Schematic of Organisational Alignment (CII) TKA Dato: 2005-03-14 Side: 6 Hydro Oil & Energy 3
Process for gaining and maintaining Alignment (CII) Establish the proper culture to support the project environment Utilize standardized work processes during execution Define and communicate project-related information effectively Use appropriate project planning tools to enhance team performance. Be aware of barriers that can adversely affect the process and take steps to overcome them TKA Dato: 2005-03-14 Side: 7 Hydro Oil & Energy Focus and objectives in different project s DG 1 DG 2 DG 3 DG 4 DG 5 Feasibility study Concept selection Preparation for Business Decisions: (end of ) Decision to mature and develop the Business Case or to stop the project. Selection of competitive Business Cases/ Concepts. Approval of Concept and principle investment decision. Decision to develop PDO (O&G projects). Or to stop the project. Final Capital Expenditure Approval. Decision to submit PDO (O&G projects). Acceptance by Operations HTP Focus: (during ) Creativity Maturing Predictability Control Objectives: (for ) Work with the Customer in Select Concept and prepare order to evaluate and select Project strategy. alternative Concepts and Develop Concept in order to Strategies towards support the DG 3 decision a "stop or go" decision. Plan for Project. Carry out Basic Design of the Concept. Tendering for Main Contracts. Finalize PDO input (O&G) Execute Project. Deliver as promised! Estimate accuracy: (Upper accuracy; 90/10 estimate) + 35% or better + 30% or better + 20% or better TKA Dato: 2005-03-14 Side: 8 Hydro Oil & Energy 4
Description of Process Groups Authorizing the project and write Charter Scope definition. Strategy and plans for the actual Carry out the project plan for the actual Formalize acceptance of the. Bring it to an orderly end Initiating Planning Executing Closing Controlling Ensure that project objectives are met by monitoring and reporting project performance. Initiate corrective action. TKA Dato: 2005-03-14 Side: 9 Hydro Oil & Energy Som et ledd i å forbedre Prosjektutviklingsfasene besluttet vi i 2002 å trene på disse fasene Konseptet Training Camp ble innført Vi fokuserer på Initiering og Planlegging av en fase Vi velger et realistisk prosjekt case Vi sørger for en ramme med Hydro-kultur Vi setter normalt av en halv pluss to dager 20 24 deltakere; alle prosjektprosessene representert Tre til fire team som arbeider sammen gjennom hele Training Camp Få foredrag; mest teamarbeid og plenumsdiskusjoner Tilretteleggere er med hele veien En til to representanter fra Ledelsen er med Vi involverer Prosjekteier (Gatekeeper) i Training Camp TKA Dato: 2005-03-14 Side: 10 Hydro Oil & Energy 5
Planlegging av Training Camps Vår ledelse er aktivt med på å velge caser for årets Training Camps Vi legger ned mye arbeid i å forberede hver enkelt case Prosjekteier (Gatekeeper) involveres i forberedelsene av case Valg av deltakere og sammensetning av team er en viktig prosess Program, case og oppgaver gjennomgås med Prosjektledere (ledere for hvert team), Tilrettelegger(e), Ledelses rep. og Prosjekteier. Roller diskuteres Deltakere blir bedt om å forberede seg før Training Camp TKA Dato: 2005-03-14 Side: 11 Hydro Oil & Energy Feasibility study Concept selection Prep. for Initiating Planning Executing Closing Controlling Gatekeeper input: DG2 Support package Expectations; DG3 Other input Nominate Project Manager Start-up Arena: - Stakeholder req's - Scope Statement - Decision criteria - Main drivers - Strategic fit - Assumptions - Constraints - Decision milestones - Deliverables Establish Project Charter Project Charter TKA Dato: 2005-03-14 Side: 12 Hydro Oil & Energy 6
Charter Typisk kjøreplan-initiering (Start-up Arena) Training Camp info: hensikt, program, forventninger, leveranser Introduksjon til Capital Value Process i Hydro (CVP prosesseier) Hensikt med Start-up Arena (CVP prosesseier) Start-up Arena, del 1 (Prosjekteier presenterer, lite diskusjon): Gjennomgang av case og Decision Gate 2 support package Concept Selection fase; forventninger, drivere, scope, rammebetingelser Arbeid i team: Forstod dere hva Prosjekteier var ute etter? Hva krever ytterligere avklaring før dere setter i gang med å planlegge studien? Har dere relevant info? Forbered spørsmål til Prosjekteier samt sett opp hovedpunktene i Charter Start-up Arena, del 2 (møte med Prosjekteier i plenum): Prosjektlederne har møte med Prosjekteier og CVP prosesseier Øvrige deltakere følger med (evt. bistår sin Prosjektleder) Spørsmål avklares og hovedpunktene i Charter settes opp Varighet fire timer TKA Dato: 2005-03-14 Side: 13 Hydro Oil & Energy Feasibility study Concept selection Prep. for Initiating Planning Executing Closing Controlling Organizational Planning; Team development and alignment Define/ verify Project Inputs Project Proj. Mgr's Mgr s Planning of of early early activities Kick-off meeting Define Scope Define Scope and Deliverables and Deliverables Define how to execute and control study scope Interact with Customer Stakeholder Planning Project Manual Risk Assessment Compile all Planning outputs Develop Study Budget Define Activities, Resource req s and make Study Schedule TKA Dato: 2005-03-14 Side: 14 Hydro Oil & Energy 7
Typisk kjøreplan-planlegging (Notodden, to dager) Dag 1: Gjennomgang av Prosjektprosessene (arbeidsprosess flytskjemaer, mm.) Foredrag om Teamarbeid og Alignment Gjennomgang av Charter; diskusjon Teamarbeid: Planlegg Concept selection Plenum: Statusrapport fra alle team; kort diskusjon Oppgave: hvordan fungerer team? Alignment thermometer Hydro Admini: Hydro-kultur, middag og sosialisering Dag 2: Teamarbeid fortsetter Team får beskjed en time før avsluttende plenum om sin presentasjon: Team 1: Study plan for Concept selection Team 2: Alignment thermometer ; hvordan fungerte teamet? Team 3: Bruk av arbeidsprosesser, beste praksiser og verktøy; forbedringer? Plenum: presentasjoner/ leveranser, diskusjon, læring, avslutning TKA Dato: 2005-03-14 Side: 15 Hydro Oil & Energy Så langt og veien videre: Har kjørt 12 Training Camps så langt (inkl. to virkelige prosjekter) Vi har tro på konseptet, vi trenger dette og vi fortsetter Noen utsagn fra gruppene: Sitter igjen med større forståelse av at effektivt teamarbeid er hovedutfordringen For lite fokus på bruk av etablerte prosesser Prosessforståelsen er ikke like godt utbredt Strukturert beslutnings prosess Prosjekthåndbok, arbeidsprosess skjemaer og beste praksiser er nyttige Kaos i gruppen, tatt pent inn Felles ståsted med kunde/ prosjekteier For vårt prosjekt kan dette være helt avgjørende for at vi passerer DG3 Training Camps integreres nå mer i de virkelige prosjektene Få med alle berørte prosesser i større grad (Facilities, Petek, Boring, Drift) Prosjekteiers medvirkning er avgjørende Fortsatt fokus på Initiering og Planlegging av Concept selection Følg opp læring og implementeringen i praksis TKA Dato: 2005-03-14 Side: 16 Hydro Oil & Energy 8