Møteinnkalling Grimstad kontrollutvalg Dato: 07.09.2016 kl. 9:00 Møtested: Kommunestyresalen Arkivsak: 15/10152 Arkivkode: 033 Forfall meldes til sekretær for utvalget på epost: sander.haga.ask@temark.no eller på tlf: 99358599 Vara møter kun på eget varsel. I tillegg møter følgende: Økonomisjef Helge Moen sak 25/16 Sakskart Side Møteinnkalling 5/16 15/10152-45 Godkjenning av møteinnkalling 07.09.2016 3 Møteprotokoll 5/16 15/10152-46 Godkjenning av protokoll 07.09.2016 4 Saker til behandling 25/16 16/11596-1 26/16 16/09724-2 27/16 16/06686-6 28/16 16/09931-1 29/16 15/14310-36 Orientering om den økonomiske situasjonen etter 1. halvår 2016 Grimstad kommune Tilsyn vedrørende beredskap i vannforsyningssystemet - Grimstad kommune 2016 Oppfølging av sak 19/16 - Statlige tilsyn Grimstad kommune 2015 Budsjett for kontroll, tilsyn og revisjon 2017 Grimstad kommune Notat til kontrollutvalget fra rådmannen vedr. endringer i forskrift om offentlige anskaffelser 5 6 7 7 11 1
30/16 16/03436-7 Orienteringer fra revisor 07.09.16 12 31/16 16/03438-7 Eventuelt 07.09.2016 13 32/16 15/14310-39 Evaluering av innkomne tilbud for gjennomføring av undersøkelser om kjøp av helsetjenester 14 Sakene legges også ut på www.temark.no Arendal, 30.08.2016 For kontrollutvalgsleder Gunnar Topland Sander Haga Ask Sekretær 2
Møteinnkalling 5/16 Godkjenning av møteinnkalling 07.09.2016 Arkivsak-dok. 15/10152-45 Arkivkode. 033 1 Grimstad kontrollutvalg 07.09.2016 5/16 Møteinnkallingen godkjennes. 3
Møteprotokoll 5/16 Godkjenning av protokoll 07.09.2016 Arkivsak-dok. 15/10152-46 Arkivkode. 033 1 Grimstad kontrollutvalg 07.09.2016 5/16 Protokoll fra møtet 30.06.2016 godkjennes. Vedlegg: - Protokoll Grimstad kontrollutvalg 30.06.2016 Vedlegg til sak Protokoll Grimstad kontrollutvalg 30.06 4
Saker til behandling 25/16 Orientering om den økonomiske situasjonen etter 1. halvår 2016 Grimstad kommune Arkivsak-dok. 16/11596-1 Arkivkode. 210 1 Grimstad kontrollutvalg 07.09.2016 25/16 Saken tas til orientering. Saksopplysninger: Kontrollutvalget behandler kun årsregnskapet, men som i et ledd for å sikre egenkontrollen knyttet til at kommunens økonomiske forvaltning skjer i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak mv. (kommuneloven 77 punkt 7). Det vil derfor være naturlig med at kontrollutvalget holder seg oppdatert om den økonomiske situasjonen og utfordringer gjennom året. Formannskapet i Grimstad kommune ble orientert om saken i forbindelse med sitt møte 25.08.2016 og saksfremlegget for formannskapet er lagt ved saken. Økonomisjef Helge Moen er invitert til kontrollutvalget for å orientere om den økonomiske situasjonen pr 30 juni 2016. Vedlegg: - Saksfremlegg formannskapet vedr regnskapet 1 halvår 2016 Vedlegg til sak Regnskap 1 halvår 2016 Grimstad komm 5
26/16 Tilsyn vedrørende beredskap i vannforsyningssystemet - Grimstad kommune 2016 Arkivsak-dok. 16/09724-2 Arkivkode. 219 1 Grimstad kontrollutvalg 07.09.2016 26/16 Saken tas til orientering. Saksopplysninger: Mattilsynet gjennomførte 19.04.2016 revisjon hos Grimstad vannverk og beredskapen i vannforsyningssystemet. Kommunen har fått tre pålegg fra mattilsynet med opprinnelig frist til å rette to av dem innen 22.07.2016 og det siste innen 31.10.2016. Sekretariatet har blitt informert om at Grimstad kommune har bedt om utsettelse på fristen og mattilsynet har gitt utsatt frist fra 22.07.2016 til 01.10.2016. Følgende vedtak med pålegg er fattet er blitt fattet: 1. Mattilsynet, avdeling Agder pålegger Grimstad vannverk å: Foreta en gjennomgang av ROS (Risiko og sårbarhet) analysen i internkontrollen for å se på om de vurderingene av sannsynlighet og konsekvens som er utført er realistiske og om de tiltakene som er foreslått i ROS analysen er ivaretatt. Frist: 01.10.2016 2. Mattilsynet, avdeling Agder pålegger Grimstad kommune å: foreta en gjennomgang av tiltakskortene /handlingsplanene for å sikre at de er i samsvar med ROS analysen. Frist: 01.01.2016 3. Mattilsynet, avdeling Agder pålegger Grimstad vannverk å: Foreta en vurdering av kapasiteten for reserve- og nødvannsforsyningen samt utarbeide en oversikt over beredskapsutstyr. Frist: 31.10.2016 Det vises for øvrig til den vedlagte tilsynsrapporten fra Mattilsynet. Vedlegg: - Tilsynsrapport med vedtak Etter tilsyn med beredskap i vannforsyningssystemet Vedlegg til sak Tilsynsrapport - beredskapen i vannf 6
27/16 Oppfølging av sak 19/16 - Statlige tilsyn Grimstad kommune 2015 Arkivsak-dok. 16/06686-6 Arkivkode. 219 1 Grimstad kontrollutvalg 07.09.2016 27/16 Kontrollutvalget tar saken til orientering. Bakgrunn for saken: I møte 08.06.16 ble gjennomførte tilsynsrapporter fra 2015 lagt frem for kontrollutvalget til orientering. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: «Kontrollutvalget tar tilsynsrapportene, kommunens svarbrev og bekreftelser på lukking av avvik til orientering. Kontrollutvalget ønsker svarbrev og bekreftelser på lukking av avvik oversendt når de foreligger» Saksopplysninger: Forrige gang saken var oppe var to av tilsynene bekreftet lukket og kommunen hadde blant annet søkt om utsettelse av fristen for retting av avvikene fra Statsarkivets tilsynsrapport. Kommunen har fått utsatt fristen for retting av avvikene til 16.01.2017. Når det gjelder Tilsynet med beredskapsplanene hadde kommunen ingen avvik og kun merknader. Det er derfor ikke nødvendig med ytterligere oppfølging av dette tilsynet. Det vises for øvrig til tabellen under. Tilsynsobjekt Tilsynstema Fagområde Tilsynsetat Frist for Status retting Grimstad kommune Beredskapsplaner og forebyggende Beredskap Fylkesmannen i Aust Agder 01.04.16 Tilsynet hadde ingen avvik. Grimstad kommune Arkiv Landvik skole beredskap Arkivdanning, arkivlokaler og rutiner Elevenes rett il et godt psykososialt miljø Arkiv Utdanning Statsarkivet Kristiansand Fylkesmannen i Aust-Agder 16.01.17 Kommunen har fått utsatt frist. Prosess for lukking er godt i gang. 01.06.16 Kommunen avventer endelig tilbake-melding fra fylkesmannen. 7
28/16 Budsjett for kontroll, tilsyn og revisjon 2017 Grimstad kommune Arkivsak-dok. 16/09931-1 Arkivkode. 151 1 Grimstad kontrollutvalg 07.09.2016 28/16 Kontrollutvalget innstiller på følgende budsjett for kontroll, tilsyn og revisjon 2017 til kommunestyret: Kommunestyret vedtar forslag til budsjett for kontroll, tilsyn og revisjon i Grimstad kommune med en ramme på kr 2 528 000. Kontrollutvalget sitt budsjettforslag skal følge budsjettsaken til kommunestyret via formannskapet. Bakgrunn for saken: Forskrift om kontrollutvalg 18 sier følgende om budsjettbehandlingen: Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen eller fylkeskommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge formannskapets/kommunerådets eller fylkesutvalgets/fylkesrådets innstilling til kommunestyret eller fylkestinget. Kontrollutvalget fremmer med dette en sak til kommunestyret (via formannskapet) om budsjett for kontrollutvalget sin Saksopplysninger: Sekretariatet har utarbeidet et forslag til budsjett for kontroll, tilsyn og revisjon i Grimstad kommune for 2017. Kontrollutvalgets budsjett omfatter kostnadene til selve driften av utvalget, og i tillegg kostnadene til sekretariattjenester for kontrollutvalget og kjøp av revisjonstjenester. Budsjettet er basert på tidligere budsjett- og regnskapstall og noe på anslag. Det å sørge for god kontroll og nødvendig tilsyn med driften av den kommunale virksomheten er høyaktuelt. Kontrollutvalget er kommunestyrets eget verktøy for gjennomføring av egenkontroll i virksomheten. Kommunestyret har ansvar for å sørge for at det blir bevilget tilstrekkelige ressurser til dette. Møtegodtgjørelse Posten «Møtegodtgjørelse mv.» avhenger både av aktiviteten i utvalget og hvilket godtgjøringsnivå kommunen ligger på. Budsjettet er sett i forhold til gjeldende reglement for 8
godtgjørelse til folkevalgte i Grimstad kommune. Det er tatt høyde for 6 kontrollutvalgsmøter i året med leder og 4 medlemmer i utvalget. Denne posten har de siste årene stått stille og det kommer derfor i 2016 et merforbruk på denne posten. Møtegodtgjørelsene er bundet opp mot stortingspolitikernes lønn og den utvikler seg fra år til år. Fra mai 2016 er den blitt justert til 906 928 kr. Utvalgsleder har en fast årlig godtgjørelse på tre prosent av dette og for hvert møte utbetales det en møtegodtgjørelse til utvalget på 1,5 promille av stortingsrepresentantenes lønn. I tillegg vil denne posten dekke arbeidsgiveravgift som utgjør 14 prosent av de totale godtgjørelsene. Kurs og opplæring Det er viktig at det blir satt av tilstrekkelige ressurser til opplæring og faglig oppdatering av utvalgets medlemmer. I tillegg er det av stor verdi å få god kontakt og erfaringsutveksling med kontrollutvalgsmedlemmer i andre kommuner. Sekretariatet anbefaler NKRF s kontrollutvalgskonferanse i februar 2016 (Norges Kommunerevisorforbund) og/eller FKT s fagkonferanse på våren (Forum for kontroll og tilsyn), samt vår- og høstkonferanser regionalt i regi av sekretariatet. Det å delta på kurs og konferanser hever kompetansen til utvalget og samtidig blir en møteplass for kontrollutvalgsmedlemmer både regionalt og nasjonalt. Kontrolltjenester og selskapskontroll Kontrolltjenester omfatter de tjenester/undersøkelser kontrollutvalget måtte ha behov for i sitt arbeid. Det er viktig at det bevilges nok ressurser til å gjennomføre selskapskontroller og andre undersøkelser kontrollutvalget finner nødvendig. For 2016 er det budsjettert med utarbeiding av Plan for selskapskontroll og plan for forvaltningsrevisjon som en del av denne posten, som totalt er satt til kr 40.000. I henhold til økonomiplanen som kontrollutvalget vedtok i forbindelse med budsjett saken i 2015 er det fra 2017 er det lagt inn årlige selskapskontroller. Revisjonen har estimert at en enkelt selskapskontroll vil koste kr 37 500 (50 timer). Det er i forbindelse med selskapskontroller også mulig å gjennomføre forvaltningsrevisjoner for å komme mer i dybden. En slik forvaltningsrevisjon vil kunne ligge på godt over 100 timer. Kontrollutvalget har ikke behandlet plan for selskapskontroll enda og det er vanskelig å forutsi hva denne posten bør ligge på. Sekretariatet er av den oppfatning at Grimstad kommune bør som et minimum gjennomføre en selskapskontroll i året samtidig som det kan være et behov for å gjennomføre andre eller større undersøkelser hvis behovet skulle oppstå. Det bør derfor være rom i budsjettet for at kontrollutvalget har mulighet til å igangsette ekstra undersøkelser på temaer og problemstillinger som kan dukke opp i løpet av året. Sekretariat og revisjon Grimstad kommune har valgt å delta i to interkommunale selskaper for å løse kontroll-, tilsynsog revisjonsoppgavene. Dette er Aust Agder revisjon IKS for revisjonsoppgaver og Agder og Telemark kontrollutvalgssekretariat IKS (Temark) for sekretariatsoppgaver for kontrollutvalget. For begge disse selskapene gjelder at det er representantskapet som vedtar sitt endelige budsjett og fordelingen av dette på medlemskommunene. Anslagene er derfor oppgitt av det enkelte selskapet under forutsetning om godkjenning i respektive representantskap. Tilleggstjenester som f.eks. selskapskontroll, er holdt utenfor beløpet til IKS-ene i budsjettet (ligger under Kontrolltjenester). 9
Budsjett Regnskap Budsjett Regnskap Budsjett 2015 2015 2016 pr. juli 16 2017 Kontrollutvalget Møtegodtgjørelse mv. 55000 41714 55000 55146 80000 Litteratur, abonnement 1200 2000 Matvarer 5000 3655 5000 1349 5000 Kurs/opplæring (inkl. reise) 20000 16106 60000 45965 60000 Kontrolltjenester (inkl. 40000 30000 40000 0 80000 selskapskontroll) Undersøkelse Helse og 400000 0 0 omsorgssektor KS-vedtak 2016 (gjelder kun 2016) Sum KU 120000 91475 560000 103660 227000 Sekretariat 233 000 166 680 210 000 99 250 205 000 Tilskudd revisjonsdistrikt 1 945 000 1 914 000 2 019 000 1 514 250 2 096 000 Sum kontrollvirksomhet 2 298 000 2 789 000 1 717 160 2 528 000 Kontrollutvalget har selvstendig innstillingsrett til kommunestyret på budsjett for kontroll, tilsyn og revisjon i kommunen. Innstillingen skal derfor gå direkte til kommunestyret via formannskapet, og skal legges ved slik den foreligger fra kontrollutvalget når budsjettet oversendes fra rådmannen til kommunestyret. Etter sekretariatets vurdering vil det være nødvendig med en ramme på kr 2 528 000 for kontroll, tilsyn og revisjon for Grimstad kommune for 2017. 10
29/16 Notat til kontrollutvalget fra rådmannen vedr. endringer i forskrift om offentlige anskaffelser Arkivsak-dok. 15/14310-36 Arkivkode. 210 1 Grimstad kontrollutvalg 07.09.2016 29/16 Kontrollutvalget tar notatet til orientering og tar det med i vurderingen i det videre arbeidet i saken. Saksopplysninger: I forbindelse med kontrollutvalgets sak vedrørende kjøp av helsetjenester i Helse og omsorgssektoren har rådmannen utarbeidet et notat datert 20.07.16 i forbindelse med endringer i forskriften om offentlige anskaffelser. I notatet referer rådmannen til et uttalelse fra næringsminister Monica Mæland ved Nærings- og fiskedepartementet: «Frem til nå har oppdragsgivere risikert å måtte bryte anskaffelsesregelverket når de skal kjøpe inn helse og sosialtjenester. Dette gjør vi nå noe med» «Fra 1. november blir det mulig å gjøre unntak for kjøp av helse- og sosialtjenester til enkeltbrukere. Unntaket skal hindre at oppdragsgivere havner i skvis mellom de to lovene som i dag regulerer slike innkjøp» Rådmannen anbefaler kontrollutvalget å undersøke de konkrete anskaffelsene i revisjonens rapport nærmere i forhold til de føringene som følger av taushetspliktreglene i helsepersonell loven. Rådmannen mener at hvis kommunens praktisering av reglene om taushetsplikt i de konkrete anskaffelsene skulle være til hinder for en konkurranse om anskaffelsen bør dette være med i den endelige rapporten. Det vises til rådmannens notat som er vedlagt saken. Vedlegg: - Notat til KU fra rådmannen Endringer i forskriften om offentlige anskaffelser per 1. november 2015 Vedlegg til sak NOTAT til kontrollutvalget om 11
30/16 Orienteringer fra revisor 07.09.16 Arkivsak-dok. 16/03436-7 Arkivkode. 210 1 Grimstad kontrollutvalg 07.09.2016 30/16 Saken tas til orientering. Bakgrunn for saken: Kontrollutvalget har et ansvar for å se til at det blir gjennomført revisjon i kommunen. For å holde seg orientert om det pågående revisjonsarbeidet i kommunen, orienterer revisor kontrollutvalget gjennom året. Saksopplysninger: Revisor orienterer om det løpende revisjonsarbeidet i møtet. 12
31/16 Eventuelt 07.09.2016 Arkivsak-dok. 16/03438-7 Arkivkode. 033 1 Grimstad kontrollutvalg 07.09.2016 31/16 Saken tas til orientering. Saksopplysninger: 1. Kontrollutvalgets saker behandlet i kommunestyret. - Sak 12/16 Forvaltningsrevisjon Byggesaksbehandling. - Sak 17/16 Kjøp av tjenester i helse og omsorgssektoren. 2. Neste møte blir 3. Eventuelt 13
32/16 Evaluering av innkomne tilbud for gjennomføring av undersøkelser om kjøp av helsetjenester Arkivsak-dok. 15/14310-39 Arkivkode. 210 1 Grimstad kontrollutvalg 07.09.2016 32/16 Saken legges frem uten forslag til vedtak. Bakgrunn for saken: I kontrollutvalgets møte 30.06.2016 behandlet kontrollutvalget mandatet for undersøkelser vedrørende kjøp av helsetjenester i Grimstad kommune. Formannskapet behandlet videre mandatet i sitt møte 01.07.2016 og godkjente mandatet slik det forelå fra kontrollutvalget. Sekretariatet startet arbeidet med utlysningen av oppdraget og å utarbeide et konkurransegrunnlag for oppdraget. Denne ble lagt frem for styringsgruppen i møte 09.08.2016. Styringsgruppen diskuterte konkurransegrunnlaget og gjorde enkelte endringer før det ble godkjent. Konkurransegrunnlaget er vedlagt sakspapirene. 10.08.2016 ble det sendt ut invitasjon til å bli med i anbudskonkurransen om å gjennomføre undersøkelser om kjøp av helsetjenester i Grimstad kommune. Saksopplysninger: Invitasjon til å bli med i anbudskonkurransen for å gjennomføre undersøkelser om kjøp av helsetjenester i Grimstad kommune ble sendt ut til fem aktuelle leverandører som styringsgruppen plukket ut. Fristen for å komme med tilbud gikk ut 26.08.2016 kl. 12.00 og tre av disse leverandørene har valgt å komme med et tilbud om å gjennomføre undersøkelsene, BDO, Telemark kommunerevisjon IKS og PricewaterhouseCoopers AS (PwC). Tilbudene vil bli sendt per post til utvalgets faste medlemmer. Sekretariatet har vurdert tilbudene etter kvalifikasjonskravene som ble stilt i konkurransegrunnlaget. Alle leverandørene oppfyller kravene stilt i henholdsvis pkt. 5.1.1 krav til leverandørens kvalifikasjoner og pkt. 5.1.2 krav om skatteattest. Det henvises til konkurransegrunnlaget for ytterligere informasjon om kvalifikasjonskravene som er stilt. De tilbudene som oppfyller kravspesifikasjonen og kvalifikasjonskravene skal evalueres i forhold til de tildelingskriterier som er angitt i konkurransegrunnlaget og rangeres i forhold til hverandre for hvert kriterium. Når kontrollutvalget skal evaluere tilbudene er anbefalingen at man benytter seg av en felles modell basert på en poengskala. Evalueringsmodellen skal brukes til å systematisere vurderingen av de enkelte tilbudene og til å lage en samlet vurdering av tilbudene i forhold til de oppgitte tildelingskriterier og vektingen av disse. Sekretariatet anbefaler at kontrollutvalget benytter en evalueringsmodell der alle tilbud gis en poengscore for hvert av tildelingskriteriene. Den gitte poengscoren til hvert enkelt kriterium multipliseres med kriteriets 14
angitte vekting. De vektede poengscorene summeres opp for hver leverandør og leverandøren med høyest poengscore totalt vinner. Det er viktig at man bruker samme poengskala på alle kriteriene og sekretariatet mener at en skala fra 0-10 vil være en god løsning. Der 10 poeng gis til det som vurderes som det beste tilbudet. Deretter settes en poengscore målt opp mot det beste tilbudet på det aktuelle tildelingskriteriet. Hvor 0 vil være at tilbyderen ikke har gitt noe svar på det aktuelle tildelingskriteriet. På tildelingskriteriet pris har man mulighet til å vurdere tilbudene opp mot hverandre hvis man tar utgangspunkt i totalprisen. De ulike tilbudene har alle estimert et ulikt timebruk og timepris på oppdraget. Sekretariatet anbefaler at antall timer estimert brukt på oppdraget vurderes under tildelingskriteriet «Løsningsforslag». Det vil dermed være mulig å fastsette poengscoren på totalprisen ved hjelp av en matematisk formel. Sekretariatet anbefaler at kontrollutvalget bruker en «lineær metode» for å beregne poengene på pris. Dette innebærer at forskjeller i poengscore gjenspeiler den prosentmessige forskjellen i pris fra laveste tilbud. Dette kan uttrykkes matematisk med denne formelen: Poengscore=10-10x(Pe-Pb)/Pb. Hvor Pe = Pris som blir evaluert og Pb = er beste/laveste pris. Når det kommer til de to øvrige tildelingskriteriene må kontrollutvalget selv vurdere hver enkelt tilbyder. Her anbefaler sekretariatet at kontrollutvalget foretar vurderingene i fellesskap og diskuterer seg frem til hver enkelt poengscore. Her vil det som ellers være det beste tilbudet som får 10 poeng og deretter må man vurdere de to andre tilbudene opp mot det beste tilbudet. Sekretariatet har utformet en matrise til å hjelpe med å systematisk kunne sammenligne og vurdere de ulike tilbudene. Kriterie Vekt Telemark kommunerevisjon IKS PwC BDO Poeng Vektet Poeng Vektet Poeng Vektet Pris 30% Kompetanse 30% Løsningsforslag 40% Totalt 100% Kontrollutvalget skal i møtet vurdere og evaluere tilbudene fra Telemark kommunerevisjon IKS, BDO og PwC. Dette evalueringsarbeidet begynner med at hver enkelt av tilbyderne får mulighet til å presentere seg selv og tilbudet som de har levert inn. Det vil etter den muntlige presentasjonen til hver enkelt tilbyder bli mulig for kontrollutvalget å stille spørsmål til tilbyderen. Til hver leverandør er det satt av opptil 30 minutter til presentasjonen og spørsmål fra kontrollutvalget. Kontrollutvalget må etter presentasjonsrundene diskutere og vurdere de ulike tilbudene. Etter kontrollutvalget har fattet sitt vedtak vil hver enkelt tilbyder motta en skriftlig meddelelse om resultatet og begrunnelse for kontrollutvalgets valg. Det vil da være en karensperiode frem til onsdag 14.09 kl. 15.00. Hvis avgjørelsen ikke blir påklaget av leverandørene som ikke fikk oppdraget vil kontraktsignering skje i slutten av uke 37. 15
Vurdering fra sekretariatet: Sekretariatet vil anbefale kontrollutvalget å lukke møtet under presentasjonene og behandlingen av tilbudene i møtet jf. kommuneloven 31 pkt. 2, jf. og Offentlighetsloven 23 tredje ledd. De innleverte tilbudene er unntatt offentlighet jf. offentlighetsloven 23 tredje ledd frem til leverandør har blitt valgt. De vil derfor bli sendt per post til kontrollutvalgets faste medlemmer. Vedlegg: - Konkurransegrunnlaget med bilag - Tilbud Telemark kommunerevisjon IKS (U.OFF. iht. Offl. 23 tredje ledd) - Tilbud PwC (U.OFF. iht. Offl. 23 tredje ledd) - Tilbud BDO (U.OFF. iht. Offl. 23 tredje ledd) Vedlegg til sak Konkurransegrunnl ag kjøp av helsetjen Bilag 1 - Mandat for undersøkelser om 16