PROTOKOLL STYREMØTE Møte : 06/2016 Tid: 13.12.16 Kl. 18 Sted: Sagene samfunnshus Innkalles: Arbeidsutvalget og avdelingenes representanter Frafall: Axel, Adan, Inger, Siri, Iratxe SAKSLISTE Sak 39/2016 Godkjenning av innkalling og saksliste Leder informerer Program: Kl. 18 20.15: Styremøte Kl. 20.30 -?: Julebord Sagene lunchbar Saksvedlegg: Innkalling styremøte nr. 06/2016 Den er også publisert her. Innkallingen godkjennes uten anmerkninger. Sak 40/2016 Godkjenning av protokoll styremøte 05/2016 Leder informerer Saksvedlegg: Protokoll styremøte nr. 05/2016. Protokoll fra AU- møtet 29/11 er publisert her. Protokollen fra styremøtet godkjennes uten anmerkninger. Protokollen fra AU- møtene tas til orientering. Sak 41/2016 Utestående medlems- og treningsavgifter AU- møte 16. august: DL skal til styremøte 13/12 forberede en sak til styret som inneholder: Et forslag til fordeling av midlene vi får fra bydelen til å dekke ubetalte medlems- og treningsavgifter. Et forslag til hvor mye av det utstående for 2016 som skal avskrives som tap. AU- møte 27. september: På styremøtet 13. desember skal det legges fram forslag til rutiner for avskriving av utestående avgifter som tap. AU- møte 25. oktober: DL skal utarbeide et forslag til hva som skal gjøres med inkasso- sakene til neste AU- møte. DL har laget forslag til alt dette (markert i rødt), ligger vedlagt i et samlet dokument. AU vedtok på sitt møte 29/11 å legge fram forslagene til vedtak i styret. Oppsummering: Fordeling bydelsmidler 2016: Fotball - 25.000 kr, bryting 15.000 kr, Innebandy 10.000 kr. Inkassorunde: Fått inn/ avklart nær 50 % av alt utestående ra 2014 og 2015 = avsluttes. Avskrives som tap: Alt fra 2014 og 2015 avskrives i regnskapet for 2016 = 190.000 kr
Saksvedlegg: Innkreving for 2016 fortsetter i 2017 og avskrives i regnskapet for 2017. Rutiner for avskriving av tap: I regnskapet hvert år gjøres avskrivning for foregående år. Utestående avgifter status, forslag, rutiner Styret gjør følgende vedtak vedr. utestående medlems- og treningsavgifter: 2013: Aktiv innkrevingsjobb avsluttes, utestående fakturaer arkiveres. 2014: Alt utestående (66.000 kr) avskrives som tap i årsregnskapet for 2016, aktiv innkrevingsjobb avsluttes, utestående fakturaer arkiveres. 2015: Alt utestående (123.650 kr) avskrives som tap i årsregnskapet for 2016, aktiv innkrevingsjobb avsluttes, utestående fakturaer arkiveres. 2016: Fortsetter aktiv innkreving i 2017 og avskrivning av tap gjøres i årsregnskapet for 2017. Styret vedtar følgende fordeling av midlene fra bydelen (50.000 kr) til å dekke utestående medlems- og treningsavgifter for 2016: Fotball: 25.000 kr - alle som har søkt om fritak skal få det innvilget. Bryting: 15.000 kr. Innebandy: 10.000 kr alle som har søkt om fritak skal få det innvilget. Styret vedtar følgende rutiner for avskrivning av tap for utestående medlems- og treningsavgifter: Det gjøres kun en aktiv innkrevingsjobb for inneværende og foregående år. I årsregnskapet gjøres hvert år en avskrivning av tap for foregående år. Styret skal vedta hva som avskrives på sitt siste møte inneværende år. Sak 42/2016 Oppfølging strategi Årsmøtet 31. mars vedtok en strategi for Sagene IF for 2016, den er publisert her. Møte 03/2016 sak nr. 20: Ansvarsfordelingen i oppfølgingsskjemaet vedtas. AU følger opp arbeidet i det daglige. Status på strategiområdene skal gjennomgås på hvert styremøte Arbeidsutvalget vedtok i sitt møte 4/2016 et oppfølgingsskjema og en arbeidsdeling, og siste gjennomgang av status ble gjort i AU på møte 25. oktober. Oppfølgingsskjema er oppdatert iht denne gjennomgangen, den ligger vedlagt og er publisert her. Det er også skrevet en artikkel om vårt strategiarbeid til sageneif.no og til vårt nyhetsbrev, les den her. Saksvedlegg: Styret bes gjennomgå og oppdatere oppfølgingsskjemaet. Oppfølgingsskjema strategi Styret tar gjennomgangen til orientering. Sak 43/2016 Budsjett 2017 1) AU- møte 16. august: Budsjettprosess: 1. AU- møte 27/9 vedta ny budsjettmal (publisert her.) 2. Sende ut malen til avdelingene med frist for innlevering 1. November (alle avdelinger har nå levert) 3. AU- møte 25/10 vedta utkast til hovedlagets avdelinger (vedtok utkast til sitt budsjett 25/10 se protokollen her.) 4. Styremøte 15/11 diskutere første utkast av budsjettet i styret. 5. Styremøte 13/12 endelig budsjett vedtas.
Punktene markert i rødt er gjennomført. Det som står i blått er kommentarer fra DL. 2) Styremøte 15. november: Forslag til budsjett 2017 for Sagene IF vedtas med følgende endringer/ nye prioriteringer: Innebandy bes splitte senior og junior i hver sin avdelinger, slik at styret ser fordelingen av ressurser på de to avdelingene. Landhockey og bandy skal lage en plan som viser hvordan de tenker å bruke de til sammen 200.000 kr de får til rekruttering. Planen skal legges fram for styret ifm budsjettsaken på møte 13/12 Vedlagt ligger utkast til budsjett for 2017 versjon 2. AU vedtok på sitt møte 29/11 å legge fram dette budsjettutkastet for styret. Det er gjort følgende endringer fra versjon 1: Innebandy er splittet i to avdelinger (junior og senior), iht styrevedtak 15/11. Det er laget en rekrutteringsplan for bandy og landhockey og denne er lagt inn i budsjettet til de to avdelingene, iht til styrevedtak 15/11. I hovedlagets budsjett er det flyttet midler fra markedsføring til kompetanse (kursplanen), i tråd med AU- vedtak 25/10. Det er lagt inn en dobling av inntektene fra lokale aktivitetsmidler (400 kr pr medlem under 19 år istedenfor 200 kr), dette på bakgrunn av en jevn økning av tilskuddet de siste årene. I tildelingen for 2016 fikk vi 430 kr pr medlem. Storbyarbeidet er flyttet fra aktivitet til arrangement, slik at en kan holde oversikt over hva hvert enkelt storbyarbeid har av inntekter og utgifter. Tennis og allidrett har kommet på plass. Det er etter møter mellom avdelingen og DL gjort mindre justeringer i de fleste avdelinger. Saksvedlegg: Styret bed vedta endelig budsjett for Sagene IF for 2017. Sagene IF budsjett 2017 andre utkast Rekrutteringsplan bandy og landhockey Forslag til budsjett for Sagene IF vedtas. Sak 44/2016 Kursplan 2017 Sagene IF har for første gang høsten 2016 hatt en fellesidrettslig kursplan for alle tillitsvalgte i klubben. Du finner den her. Styret har vedtatt (på bakgrunn av strategi, anti- doping policy, kommunikasjonsplan) å øke fokuset på kompetanseheving generelt og på kursplanen spesielt. Det er derfor satt av mer midler til kursplanen i budsjettforslaget for 2017. Styremøte 15. november: Styret gir følgende innspill til kursplanen for 2017: Kursplanen avstemmes med vår nye anti- doping policy. I tillegg til den vanlige kursplanen på faste datoer, skal kursene også tilbys til avdelingene når det passer for dem på forespørsel AU- møte 29. november: Forslag til kursplan for 2017 vedtas som første utkast, med følgende endringer: Onsdager skal legges inn som fast kursdag for alle våre kurs. Kursene i Anti- doping, kosthold, og fysisk trening skal settes opp på samme datoer slik at det skal gå an å ta alle 3 kursene på en kveld. Disse kursene skal være åpne både for utøvere og trenere. Styrearbeid i praksis skal gjennomføres med nyvalgt styre og avdelingsledere på første styremøtet etter årsmøtet
Vedlagt ligger utkast til kursplan for 2017. Den er laget på bakgrunn av kursplanen for 2016, samt vedtakene over. Endringer/ kommentarer: Nye kurs lagt inn: Hallvaktkurs, kostholdskurs, kurs i fysisk trening, styrearbeid i praksis. Kursperioder: Januar påske (vår), oktober desember (høst). Fast kursdag: Onsdager Avdelinger bestille kurs: søknadsfrister 15/1 (vår) og 15/8 (høst). Velkommen, Klubbadmin, hallvakt kan tas på en kveld samtidig. Anti- doping, kosthold, fysisk trening kan tas på en kveld samtidig åpen for utøvere. Der dato mangler for våren 2017 holder DL på å avtale med instruktør/ arrangør. Det er ikke satt opp datoer for høsten 2017, dette gjøres før sommeren 2017. Styret bes vedta kursplan for 2017. Saksvedlegg: Møteplaner og kursplaner 2017 Forslag til kursplan for våren 2017 vedtas med følgende endringer: Kursperioden skal utvides til april. Sak 45/2016 Rammer for storbyarbeidet 2017 Bakgrunn Sagene IF søker om og får inkluderingsmidler (storbymidler) fra Oslo idrettskrets (deler den ut på vegne av Oslo kommune) hvert år. I 2016 fikk vi 238.000 kr fordelt på 7 prosjekter. Vi har hatt de samme storbyprosjektene i mange år, og det er få av dem som fungerer som de skal (bommer på målgruppen, dårlig rekruttering) og avdelingene har lite eierskap til prosjektene. Det er derfor på tide å diskutere en fornying/ forbedring av tiltakene. DL har vært i møte med OIK om saken, og fått positive signaler på en fornying. Søknadsfrist for 2017 er 15. januar. AU diskuterte saken på sitt møte 29/11, se protokollen her. De vedtok da å foreslå følgende rammer for storbysøknaden for 2017 for styret: Landhockey, bandy og innebandy prioriteres i søknaden for 2017, og tiltakene skal gjennomføres i samarbeid med skolene og bandyforbundet (iht strategi ved ny bane, størst uforløst rekrutteringspotensial, avdelingene og forbundet og skolene er klare og involverte) Det legges økt vekt på markedsføring ved utvikling av felles materiell og velkommen informasjon, samt arrangering av en åpen dag. (Etter tilbakemelding fra OIK om at face to face markedsføring fungerer best overfor målgruppa og at det må gjøres mer for å få de som er med over i vanlig aktivitet, samt egen erfaring med at skolene ikke liker at 9 avdelinger kommer for å dele ut hver for seg.) Fotball bes prioritere sin fotballskole, samt beskrive et nytt og strukturert breddeprosjekt for ungdom som kan inkluderes i søknaden. (Sanex- cup er det ingen i fotball som følger med på/ følger opp, og deltakerne er blitt veldig gamle) Rugby, bryting og tennis legger sine tiltak over en begrenset periode/ferie. (Lage begrensede prosjekter disse mindre avdelingene klarer å gjennomføre/ følge opp) Saksvedlegg DLs kommentarer står i rødt. Styret bes diskutere og vedta rammer for storbysøknaden for 2017. Rammene for søknad om storbymidler 2017 vedtas. Søknaden skal utarbeides i samarbeid med ledergruppa. Sak 46/2016 Styrets representasjonsplan 2017 Bakgrunn Det er et stor behov for at styret er representert på: Arrangementer og aktiviteter i våre egne avdelinger. Møter og arrangementer hos våre samarbeidspartnere Møter i overordnede organisasjonsledd.
Behovet har oppstått fordi klubben vokser, noe som betyr: At det i økende grad er nødvendig å følge med og være synlige i egen klubb. At samarbeidspartnere har større forventninger til at vi er tilstede. At styreleder og DL har ikke lenger kapasitet til å delta på alt selv. Styreleder har laget et utkast til representasjonsplan, den ligger vedlagt. Planen gjennomgås på møtet, og styremedlemmene bes sjekke om det er arrangementer de ønsker inn i planen fra egen avdeling, og om det er arrangementer i planen de har anledning til å delta på. Saksvedlegg Forslag til styrets representasjonsplan 2017 Forslag til representasjonsplan for styret for 2017 vedtas. Sak 47/2016 L og DL informerer L og DL informerer om følgende saker: 1. Tildeling og fordeling av lokale aktivitetsmidler (LAM) se vedlegg 2. Sportslig utvalg DL orienterer om status på arbeidet i utvalget. 3. Møteplan 2017 vedtatt AU møte 29/11 se under. 4. Årsavslutning regnskap frister for utbetalinger av refusjoner, reiser, lønn se her. 5. Årets stjerne i stripe avdelingene sende inn kandidater innen 1/2 se artikkel her. 6. Årsmøtet 2017-31. mars kl. 18 i Kay- salen på samfunnshuset. Valgkomiteen arbeidet i gang + må ha innspill fra avdelingen (leder + styrerep). Ny strategi L og NL styrer prosessen vil ha innspill fra avdelingene. Avdelingene årsrapport + forslag treningsavgift frist 1/2 maler ligger her. 7. Konsert på Voldsløkka 1.- 2. juli 2017 - DL orienterer på møtet. Saksvedlegg Fordeling av LAM- midler 2016 Styret tar gjennomgangen til orientering. Møteplan for hovedstyret 2017 (vedtatt i AU- møte 29. november 2016, publiseres her) Møte Ukedag Dato Tidspkt Sted Saker AU Tirsdag 31.01.17 18:00 Bjølsenhallen Rapport november og desember AU Tirsdag 14.02.17 18:00 Bjølsenhallen Rapport januar Styret Tirsdag 21.02.17 18:00 Samfunnshuset Rapport Q4 AU Tirsdag 14.03.17 18:00 Bjølsenhallen Rapport februar Styret Tirsdag 21.03.17 18:00 Samfunnshuset Forberede årsmøtet AU Tirsdag 25.04.17 18:00 Bjølsenhallen Rapport mars, nytt AU Styret Tirsdag 09.05.17 17:00 Samfunnshuset Styrearbeid i praksis, Rapport Q1, nytt styre AU Tirsdag 30.05.17 18:00 Bjølsenhallen Rapport april AU Tirsdag 20.06.17 18:00 Bjølsenhallen Rapport mai AU Tirsdag 15.08.17 18:00 Bjølsenhallen Rapport juli Styret Tirsdag 29.08.17 18:00 Samfunnshuset Rapport Q2 AU Tirsdag 26.09.17 18:00 Bjølsenhallen Rapport august AU Tirsdag 24.10.17 18:00 Bjølsenhallen Rapport september Styret Tirsdag 14.11.17 18:00 Samfunnshuset Rapport Q3, Budsjett AU Tirsdag 28.11.17 18:00 Bjølsenhallen Rapport oktober Styret Tirsdag 12.12.17 18:00 Samfunnshuset Kursplan og møteplan, budsjett, Julebord