KONKURRANSEGRUNNLAG Rammeavtale - Kjøp av uniformer Åpen anbudskonkurranse Innledning... 2 Generelt om tilbudet... 2 Kunngjøring... 2 Kontaktpersoner i anskaffelsesprosessen... 2 Antall leverandører... 2 Rammekontrakt/totalleverandør... 2 Tilbudskonferanse... 2 Omfang og fremdrift... 3 Uttak av materiell... 3 Levering... 3 Bestilling/betaling av varer... 3 Tidsfrister... 4 Vedståelsesfrist... 4 Språk... 4 Forbehold... 4 Tilbudsåpning... 4 Tilbudsinnhold... 5 Generelle krav til tilbudsutforming... 5 Tildeling av kontrakt begrunnelse klageadgang... 5 Alminnelige regler for gjennomføringen av konkurransen... 5 Regler for konkurransen... 5 Anskaffelsesprosedyre... 5 Opplysningsplikt... 5 Offentlighet... 6 Taushetsplikt... 6 Forbud mot at oppdragsgivers ansatte deltar i konkurransen... 6 Habilitet... 6 Retting av åpenbare feil... 6 Utskrift av anskaffelsesprotokoll. Avviste og forkastede tilbud... 6 Kvalifikasjonskrav til leverandøren... 6 Generelt om kvalifikasjonskrav... 6 Mangelfull dokumentasjon... 7
INNLEDNING (VIB), Ollebukta 6, 3126 Tønsberg innbyr til åpen anbudskonkurranse i forbindelse med innkjøp av uniformer til VIBs ansatte. Formålet er å oppnå enhetlig uniformering av VIBs ansatte og skaffe hensiktsmessige uniformer med god kvalitet og passform. GENERELT OM TILBUDET Kunngjøring Doffindatabasen (www.doffin.no) CPV-nr. på anskaffelsen er: Hovedobjekt: 18100000 Uniformer Kontaktpersoner i anskaffelsesprosessen Kontaktpersoner i anskaffelsesprosessen er: Avdelingsleder administrasjon: Christin Corneliussen Tlf: 98 26 30 08 E-post: christin@vibr.no Beredskapsplanlegger: Hedin Gibbons Tlf: 98 26 30 45 E-post: hedin.gibbons@vibr.no Antall leverandører Det inngås kontrakt med 1 en leverandør på anskaffelsen. Avvik fra krav og spesifikasjoner og/eller alternative løsninger som anbyder finner like formålstjenlige for kjøper, skal tydelig framgå på egen momentliste med respektive henvisninger. Rammekontrakt/totalleverandør 3 år med opsjon + 1 år fra 1.1.2015 31.12.2018. Avtalen omfatter ca. 100 ansatte. Tilbudskonferanse Etter anbudsåpning kan inntil 4 kvalifiserte leverandører bli innkalt til gjennomgang av sine tilbud, med mulighet for fremvisning av sine uniformseffekter. Til denne konferansen vil det bli avsatt inntil en dag. Reiseutgifter mv. i forbindelse med tilbudskonferansen dekkes av den enkelte leverandør selv. 2
Omfang og fremdrift Den valgte totalleverandørs forpliktelser vil være både å sørge for leveranser av uniformseffekter m.m. til VIB til rett tid, til den enkelte ansatte, til avtalt pris, samt å sørge for personlig måltaking og rettelser på uniformsbekledning uten ekstra kostnader for VIB. Totalleverandøren forplikter seg til å holde et rimelig lager for spontan- og suppleringsleveranser, inkludert utlevering av engangspakker til nyansatte eller vikarer. Responstid 2 uker. Totalleverandøren skal også bistå VIB med produkt-/sortimentsutvikling i kontraktsperioden. Retting av bekledning skal skje innen 14 dager, evt. innen 3 uker ved oppsøm av ny artikkel. Tilbudet skal gjelde uniformer, skotøy og treningstøy. Det er totalleverandør som skal administrere ordningen uten kostnader for den ansatte eller VIB. Uttak av materiell Det er til sammen ca. 100 uniformerte stillinger i VIB som vil omfattes av ordningen. Det tas forbehold om endringer i volum i forhold til endringer i slikt som budsjett, uniformsreglement, bruksmønster og antall nyansettelser. Det tas også forbehold om endringer i sortiment i forbindelse med endret uniformsreglement. Levering Levering er basert på personpakker og skjer etter følgende hovedprinsipper: En hovedleveranse hvert år med levering senest 1.mars. Ved for sen levering kan VIB benytte dagmulkt. Etter rekvisisjon med leveringsfrist 2 uker for uniformering av nyansatte, vikarer samt leveringer ved skade, mistet m.m. Totalleverandøren skal føre logistikk for VIB og hver ansatt, dvs. ha oversikt over hvilke artikler som er utlevert til enhver tid til hver enkelt ansatt. Den enkelte ansatte må kunne bestille fra utvalget på en web-løsning. Dette ut ifra tildelt uniformsgodtgjørelse fra VIB. Bestilling/betaling av varer Fakturaadresse: c/o fakturamottak Postboks 4228 8608 Mo i Rana Vareadresse: Ollebukta 6 3126 Tønsberg 3
Tidsfrister Spørsmål vedrørende konkurransegrunnlaget sendes pr. e-post til christin@vibr.no / hedin.gibbons@vibr.no eller pr. post til Ollebukta 6 3126 TØNSBERG Tilbudsfrist/innlevering av tilbud Tilbudet merkes Rammeavtale - Uniform 2016 og leveres inn i to 2 eksemplarer i lukket konvolutt til Ollebukta 6 N-3126 TØNSBERG Tilbudet skal være VIB i hende innen utløpet av fristen: 16.11.2015 kl 13:00. Dersom tilbudet leveres direkte skal representant for VIB signere på den lukkede konvolutten, påføre eksakt tidspunkt for innlevering og gjennom dette bekrefte at tilbudet er levert innen fristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist uavhengig av årsak. Vedståelsesfrist Leverandøren må minimum vedstå seg tilbudet i seks 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Språk Alle dokumenter, eller annen dokumentasjon som omhandler dette anbudet skal være på norsk, svensk eller dansk. Forbehold Dersom tilbyder tar forbehold til krav i forespørselen skal leverandøren henvise til de eventuelle punkter i tilbudsgrunnlaget som det enkelte forbehold/unntak refererer seg til. Tilbyder oppgir hvilken konsekvens det får dersom VIB ikke kan akseptere forbeholdet. Avvikene skal være presise og entydige, slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med tilbyder. Tilbudsåpning Det vil ikke være offentlig tilbudsåpning. Tilbudene vil bli åpnet og protokollført med minst to 2 representanter fra oppdragsgiver til stede. 4
Tilbudsinnhold Tilbyder forutsettes å utarbeide et tilbud i henhold til kravene i denne tilbudsforespørsel. Alle kostnader forbundet med tilbudsprosessen skal i sin helhet dekkes av de respektive tilbydere. Generelle krav til tilbudsutforming Tilbudet skal inneholde de opplysninger som er krevet, og være undertegnet av autorisert representant for tilbyder og stemplet med firmaets navn. Tilbudet skal leveres inn på Tilbudsmappen (Vedlegg 1). Tilbud som ikke leveres inn på tilbudsmappen blir forkastet. Produktliste, se pkt.3.2 i Tilbudsmappe, fylles ut med priser, for øvrig, vedlegg nr 5. Produktlister innleveres i utfylt stand og skal være datert, underskrevet og stemplet med firmaets navn. Dersom anbyder ønsker å gi detaljspesifikasjon og priser ut over det som fremgår av skjemaet, skal dette identifiseres og angis i tilbudsmappen eller i eget skjema. Dersom der foreligger motstrid mellom opplysningene i produktlistene og i tilbudsmappen, har opplysningene i tilbudsmappen forrang. Tildeling av kontrakt begrunnelse klageadgang Før det inngås kontrakt vil alle tilbyderne få informasjon om hvem det vil bli inngått kontrakt med og når kontrakten vil bli inngått. Denne informasjonen vil også inneholde en begrunnelse for valget som er gjort, herunder det valgte tilbudets relative fordeler, samt frist for leverandør til å klage over beslutningen. ALMINNELIGE REGLER FOR GJENNOMFØRINGEN AV KONKURRANSEN Regler for konkurransen Anskaffelsen er omfattet av Lov om offentlige anskaffelser 16. juli 1999 nr 69 og forskrift om offentlig anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402. For denne anskaffelsen gjelder forskriftens del I og II. Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsesprosedyren som er valgt er Åpen anbudskonkurranse. Opplysningsplikt Leverandøren kan skriftlig anmode om en nærmere begrunnelse for hvorfor deres tilbud er avvist eller hvorfor deres tilbud ikke ble valgt. Oppdragsgiver plikter å svare på denne henvendelsen senest 15 dager etter at anmodningen er mottatt. 5
Offentlighet For allmennhetens innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll gjelder lov av 19. juni 1970 nr 69 om offentlighet i forvaltningen. Innsynet kan begrenses med hjemmel i forskrift av 14. februar 1986 nr. 351 pkt V nr 12 gitt i medhold av offentlighetsloven. Tilbud og anskaffelsesprotokoller er unntatt offentlighet. Taushetsplikt Oppdragsgivers og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den opplysningen angår. Forbud mot at oppdragsgivers ansatte deltar i konkurransen En ansatt hos oppdragsgiver kan ikke delta i konkurranse eller inngå kontrakt med den administrasjon hvor han gjør tjeneste. Det samme gjelder firma som helt eller i overveiende grad eies av en eller flere av oppdragsgivers ansatte. Habilitet Ved behandling av saker som omfattes av denne forskrift gjelder reglene om habilitet i forvaltningsloven 6 til 10. Retting av åpenbare feil Dersom oppdragsgiver blir oppmerksom på åpenbare feil i tilbudet, kan disse rettes dersom det er utvilsomt hvordan feilen skal rettes. Utskrift av anskaffelsesprotokoll. Avviste og forkastede tilbud Leverandørene vil ikke få tilsendt utskrift av anskaffelsesprotokollen. Tilbudene vil ikke bli returnert. KVALIFIKASJONSKRAV TIL LEVERANDØREN Generelt om kvalifikasjonskrav Oppdragsgiver kan stille krav til leverandørene, herunder krav til leverandørenes tekniske kvalifikasjoner og finansielle og økonomiske stilling. Vurdering av leverandørenes tekniske kvalifikasjoner skal særlig baseres på kriterier som faglig kompetanse, erfaring og pålitelighet. Kravene skal sikre at leverandørene er egnet til å kunne oppfylle kontraktsforpliktelsene. Omfanget av de krav som stilles skal stå i forhold til den ytelse som skal leveres. Oppdragsgiver skal ta hensyn til leverandørens berettigede interesser når det gjelder beskyttelse av tekniske og forretningsmessige hemmeligheter vedrørende deres foretak. For oversikt over stilte krav vises det til Tilbudsmappen. 6
Mangelfull dokumentasjon Dersom tilbyder ikke vedlegger forespurt dokumentasjon vedrørende kvalifikasjonskravene, kan oppdragsgiver vurdere leverandøren som ikke kvalifisert, hvilket betyr at tilbudet ikke blir med i den videre evalueringen. Pass derfor på at all dokumentasjon er vedlagt. Oppdragsgiver har plikt til å avvise leverandører som ikke har sendt inn skatteattester innen de angitte frister, og de leverandører som ikke oppfyller de kvalifikasjonskrav oppdragsgiver har krevd. Dersom ikke skatteattest eller merverdiavgiftsattest er levert innen tilbudsfristens utløp kan oppdragsgiver fastsette en kort tilleggsfrist for ettersendelse. Det samme gjelder dersom leverandøren har sendt inn skatteattester som er eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Leverandøren har ikke krav på at oppdragsgiver benytter denne retten. Tilleggsfristen gjelder for alle deltagere i konkurransen og oppdragsgiver skal ikke begynne å vurdere de innkomne tilbud før tilleggsfristen er utløpt. 7