Sameiet Lilleborg B2 (Ivan Bjørndals gate 18, 20 og 32) Foretaksnr 984 671 768 G.nr/B.nr 224/378, Oslo kommune www.b2.lilleborger.no Forr.fører Brækhus Dege Eiendom AS (ref S-139) Linn Roer (roer@bd.no ) Dr. Mauds gt.10, Boks 1369 Vika 0114 Oslo ORDINÆRT SAMEIERMØTE 2. april 2014 - kl. 20.00 Innkalling Styrets årsberetning 2013 Regnskap 2013 Budsjett 2014 I den grad det er tid til rådighet fram mot kl. 22.00 vil det avholdes uformell runde for spørsmål og svar om B2 og DLG. Vedlegg: Tilbud om leie av ekstra kjellerbod 2014-2015
Sameie Lilleborg B2 Til sameierne Det innkalles til ordinært sameiermøte i Sameie Lilleborg B2 Tid: Onsdag 2. april 2014 - kl. 20.00 Sted: Copa Con Oro, Ivan Bjørndalsgate 21 Spørsmål om møtet er lovlig innkalt 1. Konstituering SAKSLISTE 1.1 Valg av møteleder 1.2 Valg av sekretær 1.3 Valg av 2 medlemmer til å undertegne protokollen sammen med møtelederen 1.4 Opptak av navnefortegnelse 1.5 Godkjenning av saksliste 2. Årsmelding fra styret 3. Årsoppgjøret 4. Godtgjørelse til styret 5. Valg av revisor 6. Valg av styremedlemmer 7. Innkommet sak fra seksjonseier til DLG sameiermøtet Oslo, 20. mars 2013 STYRET 2
Styrets saksliste med innstillinger til behandling på ordinært sameiermøte den 2. april 2013 Sak 1: Konstituering Innstilling til de respektive poster blir lagt fram på sameiermøtet. Sak 2: Sak 3: Årsmelding fra styret Årsmelding for 2013 følger vedlagt og anbefales tatt til orientering. Årsoppgjøret Resultatregnskap 2013, balanse pr. 31.12.2013, budsjett for 2013 og revisors beretning følger vedlagt. Sak 3.1 Forslag til vedtak Resultatregnskapet for 2013, som viser et overskudd på kr. 22.952,00, godkjennes. Underskuddet legges til egenkapitalens Vedlikeholdsfond. Sak 3.2. Budsjett for 2014 anbefales tatt til orientering. Sak 4: Sak 5: Sak 6: Godtgjørelse til styret Forslag til godtgjørelse til styret framkommer i årsmeldingen. Valg av revisor Forslag til vedtak: Sameiermøtet gjenvelger RSM Hasner Kjelstrup & Wiggen som revisor. Valg av styremedlemmer til B2-styret Følgende styreplasser står på valg: Liv Serine Næss, Harald Bakken og Astrid Marie Tanbjør. Styret oppfordrer seksjonseiere til å fremme sitt kandidatur før eller i møtet. Sak 7: Innkommet sak fra seksjonseier til DLG sameiermøtet Forslagsstiller: Ingrid Skulstad Forslag til vedtak i DLG s sameiermøte i 2014: Styret i DLG pålegges å informere beboerne minst 1 gang pr halvår om hva de jobber med, hvilke saker som er på plass/ferdige og hva som er planlagt fremover. Informasjonen kan skje via nettsiden www.lilleborger.no eller på papir til hver enkelt husstand. Styrets innstilling til saken er: B2 styret anbefaler at B2 sameiermøtet gir styret mandat til å stemme for forslaget i DLG sameiermøtet. Forslag til vedtak i Sameiet Lilleborg B2 sameiermøte: Ingrid`s forslag fremmes på B2 sameiermøtet som oversendt og gjengitt over. 3
Årsmelding 2013 for styreperioden 29. april 2013 til 2. april 2014 Innkalling ordinært sameiermøte 2014 Sameiet Lilleborg B2 På ordinært sameiermøte/generalforsamling 29.04.2013 ble styresammensetningen fra tidligere videreført; Leder: Roar Holtedahl (r-holt@online.no), gjenvalgt for 2 år, til 2015. Styremedlemmer: Inger Cathrine Spangen, ispangen@online.no, gjenvalgt for 2 år, til 2015. Liv Serine Næss, sernaess@online.no, til 2014 Harald Bakken, helleogharald@gmail.com, til 2014 Astrid Marie Tanbjør, astrid.marie.t@gmail.com, til 2014 Likestilling Sameiets styre består av 3 kvinner og 2 menn. Styrets leder er mann. Boligselskapet følger likestillingsloven, og tilstreber likestilling ved valg av tillitsvalgte samt ved nyansettelser. Det er ikke iverksatt likestillingsfremmende tiltak i boligselskapet. Forretningsførsel, drift og revisjon Forretningsførselen er utført av Brækhus Dege Eiendom AS. Kontaktperson er Linn. Styreleder har jevnlig kontakt med forretningsfører. Styret opplever at forretningsførselen har holdt vekslende kvalitet i 2013. I perioden juni-juli fungerte den dårlig, ellers har det vært tilfredsstillende. Bjerkan Renhold leverer renholdstjenester. Selskapets revisor er RSM Hasner Kjelstrup & Wiggen. Eiendom og forsikring Selskapet består av adressene Ivan Bjørndals gate 18, 20 og 32 i Oslo kommune med gnr. 224, bnr. 378. Gården er fullverdiforsikret i Gjensidige Forsikring ASA (polise 82697915). Sameiet består av 33 seksjoner, hvorav en næringsseksjon. Styrets møter og øvrige aktiviteter Det har vært avholdt to styremøter i perioden. Løpende behandling av planlagte og uforutsette enkeltsaker og påfølgende arbeid er utført gjennom hele perioden. For perioden vil styret i tillegg til ordinære, løpende forvaltnings- og driftsoppgaver trekke fram vask/rens forbehandling, grunning og maling med dekkbeis på gråmalte utvendige trepanelte flater, vinduskarmer og verandadører. Det er også skiftet til nytt renholdsfirma per 01.08.2013. Virksomhetens art Selskapet er organisert etter de bestemmelser som følger av lov om eierseksjonssameier, og har til formål å drive eiendommen i samråd med og til beste for seksjonseierne. Ansatte/arbeidsmiljø Sameiet har ingen ansatte. Sameiet har ikke engasjert vaktmester og styremedlemmer utfører enkelt, forefallende vedlikeholdsarbeide. Arbeidsmiljøet for styremedlemmene anses for å være godt. Ytre miljø Styret er ikke kjent med at selskapets virksomhet påvirker det ytre miljø utover det som anses som vanlig for et boligselskap. Forsknings- og utviklingsaktiviteter Selskapet driver ikke FOU. Økonomi Regnskapet er avgitt under forutsetning av fortsatt drift. Selskapets likviditet er tilfredsstillende. Resultatregnskapet viser et overskudd på kr. 22.952,00. For øvrig vises til regnskapet med noter, budsjett og kommentarer under regnskapsbehandling på årsmøtet. Differanse mellom innkrevet DLG (kr. 210.000,00), andel kostnadsført DLG (kr. 140.549,00), inntektsført andel DLG finansinntekter (kr. 3.101,00 ) og DLG finanskostnader (kr 998,00) utgjør netto kr. 71.554,00 og samsvarer med bevegelse på omløpsmidler og gjeld relatert til DLG i balansen. B2 s eget resultat utgjør dermed et underskudd på kr 48.602,00. B2 s reduserte bankinnskudd og reduserte kortsiktige fordringer minus redusert kortsiktig gjeld speiler dette resultatet. 4
Større vedlikehold og påkostninger er kostnadsført med 375.000,00 delvis finansiert av en ekstraordinær kapitalinnkreving på kr. 99.997,00 slik at kostnadene til løpende drift er ca. 225.000 lavere enn årlig innkreving av fellesutgifter for B2, i 2013. Det har ikke inntrådt forhold etter regnskapsårets slutt som påvirker resultatet eller selskapets stilling. Budsjett for 2014 Styret har beholdt à konto innbetalingsbeløp til fellesutgifter uendret fra 2013 til 2014. DLG-andel per leilighetsseksjon utgjør i tillegg for tiden kr. 500, per måned. Det er avsatt budsjettmidler til montasje av sikringstiltak for arbeide på taket, i hht pålegg fra Oslo kommune, BRE. Arbeidet planlegges gjennomført i 2014. Styret anser B2-sameiets økonomi og likviditet som god per inngangen til 2014, med bankinnskudd på ca. kr. 167.000 og et budsjettert overskudd på kr. 182.600 i 2014. Vedlikeholdsplan Styret fikk utarbeidet en tilstandsrapport og vedlikeholdsplan av Aase Byggeadministrasjon i 2007. Denne gir anbefalinger mht. planlagt vedlikehold som bør utføres på bygget med typisk 2-10 års intervaller. Denne planen ligger til grunn for vedlikeholdsarbeidet, og kostnadene styret planlegger ut fra. Siden vedlikeholdet varierer fra år til år, er det ønskelig at sameiet har en viss kapital i buffer til de årene der vedlikeholdsutgiftene blir store, i stedet for å øke fellesutgiftene eller ta opp lån til vedlikehold. Informasjonsformidling Nye beboere og seksjonseiere er gitt kontaktinformasjon ved innflytting. Styret har publisert omfattende dokumentasjon på hjemmesiden www.b2.lilleborger.no. Revisjonshonorar Et ekstraordinært revisjonshonorar med kr. 9.123,00 ble fakturert oss fra avtroppende revisor i 2013, grunnet ekstraordinær oppfølging av rapporteringskrav som forretningsfører og styret ikke hadde planlagt. Styrehonorar For perioden 2013 (dvs. for perioden som denne beretningen omfatter) foreslår styret at sameiermøtet vedtar et styrehonorar på kr. 30.000 (det samme som tidligere angitt i budsjett og vedtatt for foregående år). Styret fordeler selv disse midlene etter en intern vurdering av innsatsen i perioden. - - - - - - - - - - - - - Styret takker alle seksjonseiere/beboere for gode naboforhold og bidrag til et trivelig bomiljø. Oslo 10. mars 2014. Roar Holtedahl Liv Serine Næss Inger Cathrine Spangen Astrid Marie Tanbjør Harald Bakken 5
6
7
8
9
10
11
12
STEMMESEDDEL ---------------------------------------------------------------------------------------------- STEMMESEDDEL ---------------------------------------------------------------------------------------------- STEMMESEDDEL 13
Brækhus Dege Brækhus Dege driver hovedsakelig med advokatvirksomhet og eiendomsforvaltning i selskapene, Brækhus Dege Advokatfirma ANS og Brækhus Dege Eiendom AS. Virksomheten har en historie på ca 100 år, og eiendomsjus og eiendomsforvaltning har vært en sentral del fra starten. Vår visjon er å hjelpe virksomheter og personer fremover. Vi tilstreber å være tydelige, uavhengige og handlekraftige i arbeidet for kundene og i forhold til deres motparter. Brækhus Dege Eiendom AS Brækhus Dege Eiendom AS forvalter i dag ca. 140 boligselskaper med til sammen ca. 7.100 boliger og 15 næringsselskaper tilknyttet eiendomsbransjen hvor både kontorbygg, kjøpesenter, kombinertbygg og utleiegårder er en del av porteføljen. Selskapet eies av partnerne i Brækhus Dege Advokatfirma. Brækhus Dege Eiendom AS har felles kontorlokaler med advokatfirmaet og gjennom det en unik tilgang til juridisk kompetanse på alle områder. Boligselskap forvaltet av Brækhus Dege Eiendom AS får 20 % rabatt på advokattjenester. Beboere får gunstige tilbud på eiendomsmegler-tjenester i forbindelse med salg og utleie av eiendom. Brækhus Dege Advokatfirma ANS Brækhus Dege Advokatfirma er meget kompetent innen fast eiendomsrettsforhold herunder seksjonering, plan og bygningsrett, selskapsorganisering, skatterett med mer. Brækhus Dege Advokatfirma ANS er et fullservice advokatkontor som er representert med høy kvalitet på de fleste forretningsjuridiske områder, jf. feks. den anerkjente advokatrangeringen Legal 500 hvor vi er topptre-rangert innenfor 9 av 13 kategorier. Advokatfirmaet har lang erfaring med å representere både byggherrer og utbyggere i forskjellige faser av en byggeprosess. Innenfor boligrett nevnes også særskilt vår ukentlige ekspertspalte i Aftenpostens papirutgave samt den som er publisert på nettet. Advokatfirmaet tilbyr også styrestøttefunksjon for de selskapene som måtte ønske en slik løsning. Brækhus Dege Consult AS Brækhus Dege Consult AS leverer regnskapstjenester og bistand innen merverdiavgift-relaterte problemstillinger til norske og utenlandske oppdragsgivere som driver virksomhet i Norge. Rabattordninger for boligselskap og dets beboere Brækhus Dege Eiendom AS har framforhandlet rabattavtaler for boligselskapene på en rekke områder bl.a. forsikring, finansiering, fyringsolje, tekniske konsulenttjenester, service- og vedlikehold av heisanlegg, strøm, vaktmestertjenester og revisjon. Boligselskapene får i tillegg rabatt på tjenester fra Brækhus Dege Advokatfirma (pt. 20 %). Beboere i selskaper Brækhus Dege Eiendom AS forvalter får rabatt på telefoni og på meglertjenester. Brækhus Dege Advokatfirma ANS: Brækhus Dege Eiendom AS Dronning Mauds gate 10 Pb. 1369 Vika N-0114 Oslo Dronning Mauds gate 10 Pb. 1369 Vika N-0114 Oslo Tel. + 47 23 23 90 90 Fax + 47 22 83 60 60 Tel. + 47 23 23 90 50 Fax + 47 22 83 60 61 E-mail: advokat@bd.no E-mail: eiendom@bd.no Brækhus Dege Advokatfirm ANS avd. Sandvika: Brækhus Dege Eiendom AS avd. eiendomsmegling: Kinoveien 12 P.b. 216 N-1300 Sandvika Dronnings Mauds gate 10 Pb. 1369 Vika N-0114 Oslo Tel. + 47 67 80 90 60 Fax + 47 67 80 90 61 Tel. + 47 23 23 90 00 Fax + 47 22 83 60 61 E-mail: advokat@bd.no E-mail: megling@bd.no www.bd.no
Vedlegg: Tilbud om leie av ekstra kjellerbod i K1 2014-2015 a. Utleieperiode iverksettes med virkning fra 15. april 2014 og gjelder til og med 14. april 2015. Styret forplikter kun utleie for en periode på et år av gangen og utlysning av leiemulighet skal sendes ut hvert år. b. Frist for innlevering av leietilbud settes til onsdag 2. april 2014, per sameiermøte oppstart kl. 20.00. c. Utleie skjer til høystbydende i en budrunde. Leiebeløpet for siste år var på kr. 2008. d. Leiebeløpet for utleieperioden vil bli engangsfakturert, med forfall av hele leiebeløpet den 1. mai 2014. e. Bud sendes på e- post til styremedlem Harald Bakken på e- post helleogharald@gmail.com, innen 02.04.2014 kl. 20.00. f. Resultatet av budrunden vil bli kunngjort umiddelbart etter avholdt sameiermøtet den 2. april. Merk: Det er kun nåværende seksjonseiere i Sameiet Lilleborg B2 som kan gi inn bud og inngå leieavtale, for egen eller sin(e) nåværende framleietaker(es) anvendelse. 15