NORD TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING DATO: 12. februar 2013 TID: kl 14.30 STED: Stiklestad Nasjonale Kultursenter/Stiklestad hotell, Verdal De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. Møtet er åpent. SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 007/13 Referatsaker 008/13 Fylkeskommunalt fellesarrangement med politisk parti Prinsipielle forhold 009/13 Orientering fra sekretær Oppsummering etter møte med revisjonen 010/13 Selskapskontroll eierskapskontroll, Bomvegselskapene Innspill til prosjektplan 011/13 Forvaltningsrevisjonsrapport Akvakulturforvaltning, Kvalitet i saksbehandlingen 012/13 Orientering fra sekretær Studietur til Brussel- Status planlegging 013/13 Fylkesrådet orientering. Fylkeskommunalt fellesarrangement med politisk parti Steinkjer, 5. februar 2013 Ola-Morten Teigen Liv Tronstad leder kontrollsjef (sign) tlf:74 11 14 76 / mob: 936 92 526 e-post: liv.tronstad@komsek.no
SAK 007/13 REFERATSAKER Kontrollutvalget 12.2.2013 Liv Tronstad 007/13 411-1701-5.3 Referat Nr Avsender/mottaker Tittel Vedlagt 1 NTFK Kontrollutvalget og besøk ved Statens vegvesen avdeling Steinkjer 2 Statens vegvesen Kontrollutvalget i Nord-Trøndelag fylkeskommune ønsker å besøke Statens vegvesen avdeling Steinkjer 3 KonSek Midt-Norge Vedr. invitasjon til å delta på studietur våren 2013 Referatene tas til orientering. SAK 008/13 FYLKESKOMMUNALT FELLESARRANGEMENT MED POLITISK PARTI - PRINSIPIELLE FORHOLD Kontrollutvalget 12.2.2013 Liv Tronstad 008/13 411-1701-5.3 Kontrollutvalget tar den gitte informasjonen til orientering. Vedlegg 1. Forespørsel om dokumenter og annen informasjon, NTFK svar av 23. januar 2013. 2. Forespørsel om dokumenter og annen informasjon, brev av 18. januar til NTFK 3. NTFK Godtgjørelsesreglementet for politiske organer B. Regler for støtte til opposisjonen, fylkestingsgruppene og fylkespartiene 1. Kommuneloven 21 http://www.lovdata.no/all/tl-19920925-107-003.html#21 2. Lov om visse forhold vedrørende de politiske partiene (Partiloven) http://www.lovdata.no/all/nl-20050617-102.html
3. Forskrift om visse forhold vedrørende de politiske partiene (partilovforskriften) http://www.lovdata.no/for/sf/fa/fa-20060316-0321.html 4. Etiske retningslinjer for ansatte og folkevalgte Nord-Trøndelag fylkeskommune http://www.ntfk.no/bibliotek/saker/2011/ft/vedlegg/ft1194.8.htm 5. Spørsmål / skriftlig svar http://www.ntfk.no/politikk/fylkesradet/sider/spørsmålskriftligsvar.aspx 6. Oppslag i Trønder-Avisa 10. januar 2013 Minner om en ettpartistat 7. Forskrift om kontrollutvalg Saksopplysninger I kontrollutvalgets møte 16. januar under eventuelt uttalte kontrollutvalget seg slik: Kontrollutvalget ber om å få utredet sak vedrørende prinsipielle og praktiske forhold knyttet til fylkeskommunalt fellesarrangement med politisk parti Grunnlag for støtte til politiske partier er hjemlet i fylkeskommunens eget reglement, kommuneloven, partiloven og partilovforskriften. Fylkeskommunens eget reglement Fylkeskommunens eget reglement er delt inn i tre hovedkategorier: 1. Støtte til opposisjonen 2. Generell støtte til fylkestingsgruppene 3. Partistøtte Kommuneloven 21 sier 21. Kontormessig og utredningsmessig assistanse til grupper i kommunestyre og fylkesting. Grupper av kommunestyremedlemmer eller fylkestingsmedlemmer som ikke deltar i kommunerådet eller fylkesrådet, skal sikres nødvendig utredningsmessig og kontormessig assistanse. Partiloven sier videre: 1. Lovens formål og virkeområde (1) å legge til rette for valg etter lov 28. juni 2002 nr. 57 om valg til Stortinget, fylkesting og kommunestyrer (valgloven) gjennom en offentlig registreringsordning for de politiske partiene, - å etablere rammer for partienes finansielle forhold som bidrar til å sikre dem et finansielt grunnlag gjennom offentlige tilskudd og ellers bidra til å øke partienes selvfinansieringsevne og uavhengighet og - å sikre offentlighetens rett til innsyn og å motvirke korrupsjon og uønskede bindinger ved at det er åpenhet om finansieringen av de politiske partienes virksomhet. I 10, 2., 3. og 4. ledd heter det (2) Stortinget finansierer de folkevalgte gruppene i Stortinget. Fylkeskommunen finansierer de folkevalgte gruppene i fylkestinget. Kommunen finansierer de folkevalgte gruppene i kommunestyret. Støtten til de folkevalgte gruppene i fylkestinget og kommunestyret skal ytes forholdsmessig etter deres oppslutning ved valget
(3) Til støtte fra stat, kommune eller fylkeskommune skal det ikke knyttes betingelser som kan komme i konflikt med de politiske partienes selvstendighet og uavhengighet. (4) Myndighetene skal ikke føre kontroll med partienes eller gruppenes disponering av støtten. 18 omhandler innberetningsplikt og rapporteringsperiode om inntekter 19 omhandler hvilke inntekter som skal innberettes, og av offentlig støtte skal b) Kommunal/fylkeskommunal partistøtte c) Annen offentlig støtte innberettes, men med noen unntak jf 18, 3. ledd. (3) Partier eller partiledd som i løpet av året har hatt samlede inntekter på under 10 000 kroner etter fradrag av all offentlig støtte, er unntatt fra plikten til å innberette inntektsregnskap etter 19. Disse plikter å avgi en erklæring om at inntektene for året har vært under dette nivået. I 20 heter det Dersom en bidragsyter i løpet av perioden har gitt ett eller flere bidrag til partiets hovedorganisasjon som til sammen utgjør en verdi av 30.000 kroner eller mer, skal bidragets verdi og bidragsyterens identitet oppgis særskilt. Det samme gjelder for bidrag til partiledd på fylkeskommunalt nivå som til sammen utgjør en verdi av 20.000 kroner eller mer, og for bidrag til partiledd på kommunalt nivå som til sammen utgjør en verdi av 10.000 kroner eller mer. Bidrag til partienes ungdomsorganisasjoner følger reglene for bidrag til morpartiet på tilsvarende nivå Prinsipielle og praktiske forhold knyttet til fylkeskommunalt fellesarrangement med politisk parti I brev til fylkeskommunen av 18. januar ble det bedt om følgende: Fullmakter, retningslinjer og rutiner for behandling av søknader vedrørende tildeling av støtte til politiske partiers arrangement. Dette gjelder økonomisk og annen støtte og bistand fra fylkeskommunen. Oversikt over søknader fra politiske partier om støtte til arrangement de tre siste år Dokumenter spesielt knyttet til søknad om, og fylkeskommunens behandling, bevilgning, støtte og bistand vedrørende frivillighetskonferansen 18. januar 2013 Andre relevante opplysninger og dokumenter Denne henvendelse ble besvart slik av fylkesrådets leder den 23. januar: Det er ikke utarbeidet egne fullmakter, retningslinjer og rutiner for behandling av søknader vedrørende tildeling av støtte til politiske partiers arrangement. Det innebærer at eventuelle søknader må behandles ut fra de generelle fullmakter og rutiner som gjelder. Det er ikke registrert søknader fra politiske partier om støtte til arrangement de senere år. Det foreligger ingen søknad om bevilgning, støtte og bistand vedr. konferansen 18. januar. Som jeg har redegjort for i svar på skriftlige spørsmål fra fylkestingsrepresentanter er det ikke gitt noen økonomisk støtte til dette arrangementet fra fylkeskommunens side. Fylkeskommunens engasjement har vært å stille vår «e-vent
web» til disposisjon for arrangementet. I tillegg har fagressurser i fylkeskommunen vært noe involvert i gjennomføringen. Bruken av «e-vent weben» innebærer ingen KomSek Trøndelag IKS Postboks 2564 7735 Steinkjer økonomisk kostnad for fylkeskommunen og bruk av egne fagressurser er knyttet til fylkeskommunens arbeid med frivillighetsstrategien. Dette engasjementet er avtalt muntlig mellom partene, og det foreligger ingen søknad om økonomisk bidrag fra fylkeskommunen. Vurdering Utgangspunktet for saken var oppslag i media som kunne tyde på at fylkeskommunen ga tilskudd til et av posisjonspartienes politiske arrangement. Som det bl.a. heter i partiloven 1 er det viktig å sikre offentlighetens innsyn og å motvirke korrupsjon og uønskede bindinger ved at det er åpenhet om finansieringen av de politiske partienes virksomhet. Dersom fylkeskommunens midler skulle vært brukt til å finansiere posisjonspartienes arbeid uten åpenhet kunne dette vært i strid med lovverket. Det har derfor vært viktig for kontrollutvalget å gjøre seg kjent med de prinsipielle forhold knyttet til støtte til politisk parti og realitetene i denne saken. SAK 009/13 ORIENTERING FRA SEKRETÆR OPPSUMMERING ETTER MØTE MED REVISJONEN Kontrollutvalget 12.2.2013 Liv Tronstad 009/13 411-1701-5.3 Kontrollutvalget tar den gitte informasjonen til orientering. Vedlegg: Ingen 1. Forskrift om revisjon 2. Forskrift om kontrollutvalg 3. Kommuneloven Saksopplysninger
I henhold til kontrollutvalgsforskriften heter det: 4) Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale eller fylkeskommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret eller fylkestinget, herunder påse at kommunen eller fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning 5) Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap og kommunale eller fylkeskommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. Kontrollutvalget påser gjennom behandling av revisjonsstrategier og statusrapporter/ orienteringer fra revisor at revisjonsarbeidet er à jour og foregår i samsvar med god kommunal revisjonsskikk. I tillegg har sekretariatet på vegne av kontrollutvalget avtalefestede møter med revisjonen der sekretariatet mottar muntlig rapportering om fremdriften i revisjonsarbeidet, samt at sekretær i dette møtet har tilgang til revisors arbeidspapirer. Det ble gjennomført møte mellom sekretær og revisor den 21. januar 2013. Vurdering Det er skrevet et notat til kontrollutvalget som en oppsummering. Notatet er unntatt offentlighet, og kontrollutvalget må vurdere å lukke møtet dersom de ønsker innsyn i dette notatet. SAK 010/13 SELSKAPSKONTROLL EIERSKAPSKONTROLL- BOMVEGSELSKAPENE INNSPILL TIL PROSJEKTPLAN Kontrollutvalget 12.2.2013 Liv Tronstad 010/13 411-1701-5.3 Kontrollutvalget ber om å få seg forelagt prosjektplan for selskapskontroll- eierskapskontroll i tilknytning til bomvegselskapene i neste møte. Vedlegg 1. Utdrag fra vedlegg 2 til fylkestingets sak 60/12 Eiermelding 2012 2. Utdrag fra vedlegg 1 til fylkestingets sak 60/12 Eiermelding 2012 1. Kontrollutvalgets sak 056/12, Selskapskontroll Eierskapskontroll Prosjektplan Arbeidsmarkedsbedriftene Fides AS og Reko AS 2. Fylkestingets sak 50/12 Plan for selskapskontroll 2012-2015
3. Fylkestingets sak 60/12 Eiermelding 2012 4. Riksrevisjonens undersøking av bompenge- forvaltninga http://www.riksrevisjonen.no/rapporter/sider/bompenge.aspx Saksopplysninger: Plan for selskapskontroll ble vedtatt av fylkestinget i møte den 14. juni, sak 50/12 der selskapskontroll - eierskapskontroll i tilknytning til bomvegselskapene (selskaper innenfor samferdsel) ble prioritert som prosjekt nr to. Nord-Trøndelag fylkeskommune har eierinteresser i bomvegselskapene Fosenvegene Ein time te by n AS (ikke bomvegselskap) Namdal Bomvegselskap AS (bomvegselskap) RV705 Fra fjord til fjell AS (Slettet 21.11.12, jf. Brønnøysundregistrene) Trøndelag Bomveiselskap AS (bomvegselskap) Vegamot AS (bomvegselskap) Eierskapskontroll er den obligatoriske delen av en selskapskontroll, dvs. kontroll med den som utøver fylkeskommunens eierinteresser i selskaper gjør dette iht god eierstyring og i samsvar med fylkestingets vedtak og forutsetninger. Det er nå tid for å sette i gang det konkrete arbeidet med eierskapskontroll opp mot bomvegselskaper, og i første omgang gi innspill til prosjektplan. Vurdering Det er nå tid for å sette i gang det konkrete arbeidet med eierskapskontroll opp mot bomvegselskapene, og i første omgang gis kontrollutvalget mulighet til å gi innspill til prosjektplan dersom det er spesielle forhold kontrollutvalget vil vektlegge. SAK 011/13 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT AKVAKULTURFORVALTNING KVALITET I SAKSBEHANDLINGEN Kontrollutvalget 12.2.2013 Liv Tronstad 011/13 411-1701-5.3 1. Kontrollutvalget slutter seg til forvaltningsrevisjonsrapport «Akvakulturforvaltning kvalitet i saksbehandlingen» 2. Kontrollutvalget oversender rapporten til fylkestinget 3. Kontrollutvalget innstiller på at fylkestinget gjør slikt vedtak: Fylkestinget tar rapporten til orientering
Vedlegg Forvaltningsrevisjonsrapport «Akvakulturforvaltning kvalitet i saksbehandlingen» utarbeidet av KomRev Trøndelag IKS 1. Kontrollutvalgets sak 044/12, Forvaltningsrevisjon - Kvalitet i saksbehandlingen - Nye forvaltningsoppgaver - Prosjektplan 2. Plan for forvaltningsrevisjon 2011-2015 3. RSK 001 Saksopplysninger Plan for forvaltningsrevisjon 2012-2015 ble vedtatt av fylkestinget 14/6-2012, sak 51/12. Prosjektplan til forvaltningsrevisjonsprosjektet Kvalitet i saksbehandlingen - Nye forvaltningsoppgaver ble behandlet av kontrollutvalget i møte den 2. oktober 2012, sak 044/12. Forvaltningsrevisjonsprosjektet ble avgrenset til kun å gjelde akvakulturforvaltning, og følgende problemstillinger ble valgt: Er saksbehandlingen innenfor akvakulturforvaltningen i Nord-Trøndelag fylkeskommune i tråd med rutiner, regelverk og sentrale føringer? a) Behandles søknader om tillatelser etter akvakulturloven i tråd med regelverk og rutiner? b) Har fylkeskommunen nødvendig kompetanse for å løse de nye forvaltningsoppgavene? c) Har fylkeskommunen et godt samarbeid med Fiskeridirektoratet og andre aktører på dette området? I tillegg til å besvare disse problemstillingene skulle rapporten også gi en kort beskrivelse av de andre forvaltningsoppgaver fylkeskommunen fikk ansvar for med forvaltningsreformen i 2010. Forvaltningsrevisjonsrapporten Akvakulturforvaltning kvalitet i saksbehandlingen forelå den 30. januar 2013. Rapporten hadde da vært på høring til fylkesrådet. Høringssvaret har ikke medført endringer, og er vedlagt rapporten. Problemstillingene er belyst på grunnlag av informasjon framkommet ved analyse av dokumenter, gjennomgang av saker og gjennomførte intervjuer. Forvaltningsrevisjonsrapporten viser at fylkeskommunen behandler søknadene i tråd med regelverket, har nødvendig kompetanse i organisasjonen og samarbeider godt med de øvrige aktørene på området. Fremst i rapporten er det gitt et sammendrag, og viser for øvrig til rapporten i sin helhet med fylkesrådet høringssvar som vedlegg 4. Revisor vil presentere rapporten for kontrollutvalget i møte og samtidig kunne svare på eventuelle spørsmål.
Vurdering Forvaltningsrevisjon er et viktig virkemiddel for å føre kontroll med den fylkeskommunale forvaltning, og de resultater som oppnås. Dette gir en uavhengig tilbakemelding til fylkestinget, om forvaltningens arbeid og hvordan vedtak blir fulgt opp. Forvaltningsrevisjonsrapporten «Akvakulturforvaltning kvalitet i saksbehandlingen» har ikke avdekket avvik. Kontrollutvalget anbefales å slutte seg til rapporten, og oversende rapporten til fylkestinget til orientering. SAK 012/13 ORIENTERING FRA SEKRETÆR STUDIETUR TIL BRUSSEL STATUS PLANLEGGING Kontrollutvalget 12.2.2013 Liv Tronstad 012/13 411-1701-5.3 Kontrollutvalget tar den gitte informasjonen til orientering. Vedlegg: 1. Utkast til program pr 2. Invitasjon til studietur til Brussel av 28/1-2013 Kontrollutvalgets sak 005/13 Saksopplysninger Viser til kontrollutvalgets sak 005/13 pkt. 4 der kontrollutvalget ønsket og inviterer med 5 lokale kontrollutvalgsledere og en forvaltningsrevisor. Invitasjon til studietur ble sendt ut som vedlegg til e-post den 28. januar i år. Brevet ble sendt til KomRev Trøndelag IKS ved forvaltningsrevisor, kontrollutvalgsledernes private e-post, bortsett fra Leksvik og Vikna der e-posten ble sendt til kommunen. I e-posten ble det gjort oppmerksom på at det kun var 5 plasser tilgjengelig for kontrollutvalgsledere og at interesserte derfor måtte være rask. Det ble umiddelbar respons og da fristen gikk ut den 4. februar hadde forvaltningsrevisor meldt interesse og hele 7 kontrollutvalgsledere. De 5 første kontrollutvalgslederne som ga tilbakemelding på invitasjonen var leder i: Inderøy Stjørdal Steinkjer Levanger Verdal
I tillegg har kontrollutvalgets leder i både Nærøy og Namsos vist interesse. Det er nå tatt kontakt med reisebyrå for bestilling av fly og hotell i Brussel. Trøndelagskontoret i Brussel er godt i gang med å få programmet på plass. Vurdering Sekretær vil gi en nærmere orientering om tilretteleggingen for studietur til Brussel 7.-10. april. De 7 kontrollutvalgslederne som meldte sin interesse representerer de 7 største kommune i Nord-Trøndelag. Kontrollutvalget kan ev. vurdere om de ønsker å ta med de to siste kontrollutvalgslederne dersom de fortsatt er interessert. SAK 013/13 FYLKESRÅDET ORIENTERING FYLKESKOMMUNALT FELLESARRANGEMENT MED POLITISK PARTI Kontrollutvalget 12.2.2013 Liv Tronstad 013/13 411-1701-5.3 Kontrollutvalget tar den gitte informasjonen til orientering. Vedlegg Forespørsel om orientering, sendt fylkesrådet 18. januar 2013 1. Kontrollutvalgets sak 008/13 2. Lov om visse forhold vedrørende de politiske partiene (Partiloven) 3. Forskrift om visse forhold vedrørende de politiske partiene (partilovforskriften) 4. Etiske retningslinjer for ansatte og folkevalgte Nord-Trøndelag fylkeskommune 5. Forskrift om kontrollutvalg Saksopplysninger Kontrollutvalget har bedt om en orientering vedrørende fylkeskommunalt fellesarrangement med politisk parti. Bakgrunnen for at kontrollutvalget har bedt om denne orienteringen er Frivillighetskonferansen som ble arrangert 18. januar der logoen til Nord-Trøndelag fylkeskommune og Nord-Trøndelag arbeiderparti stod sammen i annonsen for arrangementet.
Vurdering Kontrollutvalget har ønsket å gjøre seg kjent med saken, og det er derfor bedt om en orientering/redegjørelse fra fylkesrådet. En har fått bekreftet at fylkesrådets leder vil gi en orientering i møtet