PROTOKOLL FRA MØTET 14. SEPTEMBER 2011 KONTROLLUTVALGET I SANDNES INNKALLES TIL MØTE 14. SEPTEMBER 2011 KL. 08.30 I FORMANNSKAPSSALEN, RÅDHUSET I SANDNES SAKLISTE Godkjenning av innkalling og saksliste Godkjenning av protokoll fra forrige møte 40/11 Oppfølging av rapport - selskapskontroll Sørmarka Flerbrukshall IKS 41/11 Videre oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapport: Plan og byggesaksbehandling 42/11 Budsjett for kontroll og tilsyn 2012 - kontrollutvalgets budsjettforslag 43/11 Evaluering av kontrollutvalgets arbeid i inneværende periode - oppsummering 44/11 Statusoversikt september 2011 45/11 Rapport fra selskapskontroll Rogaland Revisjon IKS EVENTUELT MELDINGER 13/11 Opplysninger om rusvern i årsmeldingen/tertialrapporteringen 14/11 Skatteinngangen for august Vennligst meld eventuelt forfall snarest på telefon 51976590, som sms til mobiltlf. 98806776 eller på e-post til postmottak.rks@sandnes.kommune.no Ved forfall blir varamedlemmer innkalt særskilt. Medlemmer som anser seg inhabile, må gi melding om dette slik at varamedlemmer kan innkalles. Evt. saker merket (Unntatt offentlighet i medhold av off. l.) sendes bare til medlemmer/varamedlemmer. Sandnes, 8. september 2011 Kenneth Austrått Leder av kontrollutvalget Wencke S: Olsen Sekretariatet
PROTOKOLL Utvalg: Kontrollutvalget i Sandnes Møtenr.: 9-2011 Møtedato: 14. september 2011 Utvalgssaksnr.: 40/11-46/11 Innkalt: Kenneth Austrått Leif O. Larsen Ellen Brunes Karen Margrethe Mjelde Alfred Frantzen Forfall: Ingen Andre: Organisasjonsdirektør Hilde Lofthus, Sandnes kommune Revisjonsdirektør Cicel Aarrestad, Rogaland Revisjon Daglig leder Wencke S. Olsen, Rogaland Kontrollutvalgssekretariat Innkallingen ble godkjent uten merknader. Protokollen fra møte 25. august 2011 ble godkjent uten merknader. 40/11 Oppfølging av rapport - selskapskontroll Sørmarka Flerbrukshall IKS Kontrollutvalget påpekte at det bør presiseres at man.tar eiernes og selskapets tilbakemelding.. Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt med denne tilføyelsen. VEDTAK: Kontrollutvalget i Sandnes tar eiernes og selskapets tilbakemelding på oppfølging av bystyrets vedtak knyttet til rapporten til etterretning. Saken oversendes bystyret i Sandnes til orientering. 41/11 Videre oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapport: Plan og byggesaksbehandling Kontrollutvalget foreslo nytt 2. avsnitt: Kontrollutvalget ber om at rapporten blir endelig behandlet i bystyret, for å kunne videre følges opp. Dette forslaget ble enstemmig vedtatt. VEDTAK: Kontrollutvalget i Sandnes tar administrasjonens orientering om oppfølging av bystyrets vedtak knyttet til forvaltningsrevisjonsrapporten Plan og byggesaksbehandling til etterretning. Kontrollutvalget ber om at rapporten blir endelig behandlet i bystyret, for å kunne videre følges opp.
Kontrollutvalget ønsker ny tilbakemelding på utviklingen i saksbehandlingstidene for byggesaker etter utløpet av 3. kvartal 2011. 42/11 Budsjett for kontroll og tilsyn 2012 - kontrollutvalgets budsjettforslag Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. VEDTAK: Kontrollutvalget i Sandnes godkjenner det framlagte budsjettforslaget for kontrollutvalgets virksomhet i 2012, med en samlet budsjettramme på kr. 2.860.000,-. 43/11 Evaluering av kontrollutvalgets arbeid i inneværende periode - oppsummering Kontrollutvalget kom med tillegg til evalueringen, som innarbeides av sekretariatet. Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. VEDTAK: Kontrollutvalget ber sekretariatet videreformidle kontrollutvalgets oppsummering av sine erfaringer fra perioden til det nyvalgte utvalget høsten 2011. 44/11 Statusoversikt september 2011 Revisor orienterte om framdrift på prosjekter. Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. VEDTAK: Kontrollutvalget i Sandnes tar statusoversikten pr. september 2011 til orientering. 45/11 Rapport fra selskapskontroll Rogaland Revisjon IKS Revisor er inhabil i denne saken, og tok derfor plass som tilhører under behandlingen. Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. VEDTAK: Bystyret i Sandnes tar den framlagte selskapskontrollen av Rogaland Revisjon IKS til etterretning. Rapporten oversendes selskapets styre og eierorgan. Kontrollutvalget får tilbakemelding på hvordan rapportens anbefalinger er fulgt opp innen 1. juni 2012. 46/11 Videre oppfølging av Forvaltningsrevisjonsrapport: Elektronisk behandling av sensitive opplysninger Organisasjonsdirektør Hilde Lofthus orienterte om videre oppfølging av rapporten, jfr. kontrollutvalgets vedtak av 19/1-2011.
Saken er etteroppmeldt, og det forelå ikke forslag til vedtak. VEDTAK: Kontrollutvalget i Sandnes tar administrasjonens orientering ang. videre oppfølging av rapportens konklusjoner og anbefalinger til orientering. REFERAT-MELDINGSSAKER 13/11 Opplysninger om rusvern i årsmeldingen/tertialrapporteringen 14/11 Skatteinngangen for august Meldingssakene ble tatt til orientering EVENTUELT Orientering om vedtak i kontrollutvalgene i Stavanger og Sola ang. forvaltningsrevisjon av Lyse Energi IKS. Kontrollutvalget utsetter denne bestillingen. Beredskap: Administrasjonen bør inviteres for å orientere om kommunens beredskapsplaner og rutiner, bl.a. knyttet til risiko knyttet til ekstremvær/fare for ras o.l.. Sekretariatet inviterer administrasjonen til et senere møte i kontrollutvalget. Underskrifter Vi stadfester med underskriftene våre at det som er ført i protokollen, er i samsvar med det som ble vedtatt på møtet Leder av kontrollutvalget Sekretær for kontrollutvalget
ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : 200900072 : E: 216 : Wencke S. Olsen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Sandnes 14.09.2011 40/2011 OPPFØLGING AV RAPPORT - SELSKAPSKONTROLL SØRMARKA FLERBRUKSHALL IKS Bakgrunn: Kontrollutvalget behandlet i september 2010 rapport fra selskapskontroll i Sørmarka Flerbrukshall IKS. Rapporten er behandlet av bystyret i januar 2011, der det ble fattet følgende vedtak: 1. Bystyret i Sandnes tar den fremlagte selskapskontrollen i Sørmarka Flerbrukshall IKS til orientering. Bystyret finner det særlig kritikkverdig at arkitekt og bygningsteknikk ikke er lagt ut på anbud i henhold til Lov om offentlige anskaffelser. 2. Anbefalingene overfor eierne følges opp innen september 2011. 3. Det anbefales at prosjektet følges opp med ny selskapskontroll når anlegget har kommet i ordinær drift. Saksutredning: Revisor kom med følgende anbefalinger overfor eierne og selskapet: Selskapet: Selskapet bør ansette daglig leder i full stilling. Det bør også ansettes egen økonomisjef. Styret bør utarbeide en styreinstruks og gjennomføre egenvurdering. Eierne: Eierkommunene bør sammen utarbeide eierstrategier for selskapet. Vi anbefaler at det foretas obligatorisk opplæring av de folkevalgte representantene. Dette gjelder både for styrer og eierorganer. Stavanger og Sandnes gir tilbud om dette, men det er ikke obligatorisk. Det kan tenkes at dette er noe som kommunene kan gjøre i felles regi eventuelt også med andre. De kommuner som ikke har registrert sine styreverv på www.styrevervregisteret.no, bør prioritere å få utført denne registreringen. Dette gjelder Sandnes og Sola. Sola har mange i registeret, men ikke styremedlemmet i Sørmarka flerbrukshall IKS. Sandnes har ingen oppføringer i styrevervregisteret. Representantskapet bør for hvert år påse at de får behandlet årsregnskapet. Saksutredning: Ut fra tidligere mottatte tilbakemeldinger fra Sandnes kommune som eier, er sekretariatet gjort kjent med at Kommunen har startet arbeidet med å utarbeide en eierstrategi for sine selskaper i samarbeid med andre eierkommuner Det går fram av vedtatt eierskapsmelding at kommunen skal tilby grunnopplæring i eierstyring og selskapsledelse som en del av folkevalgtopplæringen. 2
Representantskapet har i tilbakemelding til annet kontrollutvalg opplyst at det er sørget for årlig behandling av selskapets årsregnskap. Bystyret har ikke vedtatt oppfølging overfor selskapets styre. Sekretariatet har imidlertid fått denne tilbakemeldingen fra daglig leder i forbindelse med tilbakemelding til annet kontrollutvalg: 1. Full stilling daglig leder. Daglig leder har i sin ansettelseskontrakt en stillingsprosent på 60 %. Imidlertid har det vært mulig å skalere opp arbeidsandelen til 100% ved selskapenes behov for dette, etter nærmere avtale. Dette har sammenheng med at Daglig leder har et eget firma som har hatt noe aktivitet fra tiden før ansettelsen. Imidlertid er status denne at daglig leder i hele 2010 har arbeidet i 100% stilling for selskapet, og dette er også situasjonen hittil i 2011. Selskapet har gjort en tilleggsavtale med daglig leder om at det vil være behov for tilnærmet 100% arbeidskapasitet frem til og med april 2011. Det er en åpning i denne avtalen for daglig leder å utføre noe arbeide i sitt selskap hvis dette er nødvendig, som en permisjon uten lønn ordning. Hittil har ikke dette vært aktuelt, da den fulle arbeidsinnsatsen har blitt viet Sørmarka Flerbrukshall IKS. 2. Ansettelse av økonomisjef. Selskapet har gjort en midlertidig ansettelse av økonomisjef. Denne har vært ansatt i 25 % stilling siden september 2010, og kontrakten utgår april 2011. Det er selskapets hensikt å etablere en mer permanent ordning på denne funksjonen, dog er det pr i dag ikke behov for en 100% stilling. Etter sekretariatets syn er det gitt tilfredsstillende tilbakemeldinger på bystyrets vedtak. Kontrollutvalget må også vurdere om man finner de tilbakemeldinger som er gitt tilfresstillende. Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalget i Sandnes tar eiernes tilbakemelding på oppfølging av bystyrets vedtak knyttet til rapporten til etterretning. Saken oversendes bystyret i Sandnes til orientering. SANDNES, 08.07.2011 Wencke S. Olsen daglig leder 3
ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : 200900039 : E: 216 : Wencke S. Olsen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Sandnes 14.09.2011 41/2011 VIDERE OPPFØLGING AV FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT: PLAN OG BYGGESAKSBEHANDLING Bakgrunn: Kontrollutvalget i Sandnes fattet på møte den 4. mai følgende vedtak: Kontrollutvalget i Sandnes tar tilbakemelding om utviklingen innen saksbehandlingstidene for byggesaker 1. kvartal 2011 til orientering. Kommunaldirektøren bes om å gi ny tilbakemelding om utviklingen 2. kvartal 2011 innen 1. september 2011, sammen med tilbakemelding på generell oppfølging av rapportens anbefalinger. Sekretariatet har i brev av 23.08.2011 fått tilbakemelding fra Sandnes kommune på hvordan bystyrets vedtak knyttet til rapportens anbefalinger er fulgt opp. Saksutredning: Ifølge kommunaldirektør kultur og byutvikling er saken fulgt opp i utvalg for byutvikling 16.03.11 (sak 36/11, Bedre byggesaksbehandling i Sandnes). Formannskapet behandlet saken 29. mars og 12. april (sak 39/11) og fattet følgende enstemmige vedtak: 1. Med forbehold om Bystyrets endelige godkjenning i sak om årsoppgjør 2010 og perioderapport for 1. tertial 2011, godkjenner formannskapet at prosjektet Bedre byggesaksbehandling i Sandnes igangsettes. Prosjektet igangsettes snarest mulig og gis en varighet på inntil 6 måneder. 2. Formannskapet slutter seg til prosjektets hovedprioriteringer slik de fremkommer i saken og presiserer følgende hovedmål: Sandnes kommune sin ambisjon er mer ensartet og forutsigbar Byggesaksbehandling i regionen. For å styrke kvaliteten og tilfredsheten med byggesakstjenestene skal det arbeides målrettet for å oppnå at kommunene på Nord-Jæren innfører samme brukertilfredshetsmåling. Sandnes bør ha som mål å være blant de beste i regionen. Kommunens målsetning i forhold til effektivitetskrav i byggesakstjenesten er at gjennomsnittlig saksbehandlingstid for ordinære saker ikke skal overstige 30 dager. Dispensasjonssaker uten lovpålagt tidsbegrensing, skal normalt være avsluttet innen 3 måneder. Eventuelle overskridelser av denne tidsfristen rapporteres til utvalg for byutvikling. 3. Styringsgruppe for prosjektet er utvalg for byutvikling. Styringsgruppen fastsetter endelig framdriftsplan, følger opp progresjon i arbeidet gjennom løpende rapportering fra prosjektleder. Fastsettelse av resultatmål for bruk i prosjektperioden og endelige måltall for bruk fremover vedtas av utvalget. Prosjektet avsluttes etter 6 måneder og endelig prosjektrapport legges frem for bystyret. Den omtalte perioderapporten for 1. tertial 2011 ble godkjent i bystyret 21. juni 2011. 4
Holte Byggsafe ble til slutt valgt som prosjektleder for prosjektet. Gjennomføringsfasen skal, i samsvar med formannskapets vedtak, være avsluttet etter 6 måneder. Det vises til framdriftsplan som er lagt fram for utvalg for byutvikling: En er nå i gang med utredningsfasen, hvor kartlegging av eksisterende prosesser, arbeidsoppgaver og krysninger mot andre interessenter skal gi grunnlag for å vurdere hvilke tiltak som bør gjennomføres. Utredningsfasen skal munne ut i en innføringsplan som legges frem for utvalg for byutvikling. Det vises også til vedlagte aktivitetsplan i prosjektet for de nærmest ukene. Byggesak har siste året redusert antall saker som ligger i kø med 40 %. Statusrapport viser at antall søknader der det ikke var påbegynt behandling, hadde en topp i august 2010 på 566 saker. Pr. 31.05.11 var dette tallet redusert til 336. Antall vedtak pr. 31.07.2010 var 846. Pr. 31.07.2011 var dette tallet økt til 1184. Dette er en produktivitetsøkning på ca. 40 %. I byplan er det derfor, i samarbeid med Mercuri Urval, gjennomført en parallell prosess som inneholder kartlegging med fokus på arbeidets organisering. Dette vil ifølge kommunaldirektøren sammen med de grep som tas i prosjekt Bedre byggesaksbehandling danne grunnlag for videre effektivisering av planprosessen. Ifølge tidligere vedtak i kontrollutvalget er det ønskelig med en ny tilbakemelding på utviklingen i saksbehandlingstidene for byggesaker etter utløpet av 3. kvartal. Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalget i Sandnes tar administrasjonens orientering om oppfølging av bystyrets vedtak knyttet til forvaltningsrevisjonsrapporten Plan og byggesaksbehandling til etterretning. Kontrollutvalget ønsker ny tilbakemelding på utviklingen i saksbehandlingstidene for byggesaker etter utløpet av 3. kvartal 2011. SANDNES, 1. september 2011 Wencke S. Olsen Daglig leder Vedlegg: Notat av 23.08.2011 fra kommunaldirektør Per-Harald Nilsson 5
ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : 200800103 : E: 151 : Wencke S. Olsen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Sandnes 14.09.2011 42/2011 BUDSJETT FOR KONTROLL OG TILSYN 2012 - KONTROLLUTVALGETS BUDSJETTFORSLAG Bakgrunn: Forskriften pålegger kontrollutvalget å utarbeide budsjettforslag for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Da kontrollutvalget kun er underlagt bystyret, skal kontrollutvalgets budsjettvedtak i henhold til forskriften legges fram for bystyret i forbindelse med at kommunens samlede budsjett for 2012 skal vedtas. Budsjettet skal omfatte alle utgifter forbundet med kontrollutvalgets arbeid. Kontrollutvalget blir derfor å se på som en avdeling med budsjettansvar for eget budsjettområde. Dette innebærer også et ansvar for regnskap og regnskapsoppfølging. Saksutredning: Forskriften pålegger også kommunen å ha en forsvarlig revisjonsordning og et uavhengig sekretariat. Budsjettforslaget omfatter derfor lovpålagte oppgaver. Budsjettforslaget er delt inn i 3 hovedpunkter; kontrollutvalgts utgifter, utgifter til kjøp av revisjon og til sekretariatstjenester. Kontrollutvalgets utgifter Kontrollutvalgets utgifter skal iflg. forskriftens 18 inngå i budsjettforslaget. Kontrollutvalgets utgifter består av møtegodtgjørelse, utgifter til kurs, reiseutgifter m.m. Ut fra regnskapet for 2010 ser vi at det ikke har vært budsjettert med reiseutgifter. Disse er lagt inn i budsjettet. Utgifter til kjøp av konsulenttjenester er redusert tilsvarende, slik at endringen ikke har noen budsjettmessige konsekvenser totalt sett. Revisors budsjettforslag: Sandnes kommune er medeier i og kjøper sine revisjonstjenester fra det interkommunale selskapet Rogaland Revisjon IKS. Sekretariatet har mottatt forslag til budsjett fra revisor, styrebehandlet 25.august 2011. Budsjettforslaget i et IKS skal også behandles i representantskapet, og vil bli behandlet her i oktober. Revisors budsjett omfatter i grove trekk utgifter til vanlig regnskapsrevisjon, attestasjoner, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll i henhold til planer vedtatt av bystyret, samt oppmøte i kontrollutvalget. Det vises til eget vedlegg fra revisor for oversikt over hva som er forventet brukt til de forskjellige formålene. Revisor foreslår en mindre justering av timeprisen for 2012. Samtidig er det også foreslått litt færre timer, slik at samlet kostnad går litt ned. 6
Sekretariatets budsjettforslag: Sandnes kommune er medeier i det interkommunale 27-samarbeidet Rogaland Kontroll-utvalgssekretariat IS, og kjøper administrasjonstjenester for kontrollutvalget herfra. Sekretariatet sitt budsjett med fordeling av grunnbeløp til kommunene ble godkjent av styret den 26. august 2011. Grunnbeløpet er for 2011 økt med ca 4% (19.000 kroner) for Sandnes kommunes del. Endelig avregning foretas i hht vedtektene ved regnskapsavleggelse. Her ble Sandnes kommune i 2010 tilbakebetalt kr..74.900,-,- (del av regnskapsoverskudd for 2010). Det påløper ingen ekstrautgifter ut over grunnbeløpet. Økningen er saldert mot disponibelt beløp til kjøp av konsulenttjenester, slik at det samlet ikke blir noen økning på dette området. Kontrollutvalgets samlede budsjettforslag Det legges fram et samlet budsjettforslag for kontroll og tilsyn gruppert på de kontoarter som er benyttet i kommunens budsjett, se vedlegg. Det er dette forskriften legger opp til når det, som nevnt innledningsvis, pålegges kontrollutvalget å utarbeide forslag til budsjett for kontrollutvalgets og revisjonens samlede virksomhet. 1 Det er ikke foreslått noen endringer i bruttobudsjettet sett opp mot budsjett for 2011, men det er gjort mindre interne justeringer. Samlet budsjettforslag er derfor uendret fra fjoråret - kr. 2.860.000,-. Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalget i Sandnes godkjenner det framlagte budsjettforslaget for kontrollutvalgets virksomhet i 2012, med en samlet budsjettramme på kr. 2.860.000,-. SANDNES, 28.08.2010 Wencke S. Olsen Sekr.leder Vedlegg: Budsjettforslag 1 jfr. merknad til forskriften, vedlegg 1 til rskr H-15/04. 7
ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : 200800003 : E: 033 : Wencke S. Olsen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Sandnes 14.09.2011 43/2011 EVALUERING AV KONTROLLUTVALGETS ARBEID I INNEVÆRENDE PERIODE - OPPSUMMERING Det vises til vedlagte oppsummering av de innspill som kom fram på forrige møte. Det er fremdeles fritt for kontrollutvalget å komme med eventuelle tillegg til denne. Endelig oppsummering av kontrollutvalgets erfaringer fra den perioden som har gått vil bli gitt videre til neste utvalg i forbindelse med opplæring høsten 2011. Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalget ber sekretariatet videreformidle kontrollutvalgets oppsummering av sine erfaringer fra perioden til det nyvalgte utvalget høsten 2011. SANDNES, 24.08.2011 Wencke S. Olsen daglig leder Vedlegg: Oppsummert evaluering 8
ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : 200800005 : E: 216 : Wencke S. Olsen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Sandnes 14.09.2011 44/2011 STATUSOVERSIKT SEPTEMBER 2011 Sekretariatet legger til hvert møte fram oppdatert oversikt over status på bestilte forvaltningsrevisjonsprosjekter og selskapskontroller m.m., se vedlegg. Saksutredning: Oversikten viser bestilte prosjekter som ennå ikke er behandlet i kontrollutvalget. Beregnet kostnad til det enkelte prosjekt er også tatt med. Andre bestilte prosjekter er tatt med i egen tabell. Det er også tatt med en oversikt over øvrige saker. Vedlegget inneholder videre oversikt over når administrasjonen skal gi lovpålagt tilbakemelding til kontrollutvalget på hvordan bystyrets vedtak knyttet til det enkelte prosjektet er fulgt opp. For fullstendig oversikt over prosjekter i inneværende valgperiode finnes til slutt en liste over helt ferdigbehandlede prosjekter i perioden. Til dette møtet foreligger selskapskontroll i Rogaland Revisjon IKS til behandling. Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalget i Sandnes tar statusoversikten pr. september 2011 til orientering. SANDNES, 30.08.2011 Wencke S. Olsen daglig leder Vedlegg: Statusoversikt 9
ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : 201100011 : E: 216 : Wencke S. Olsen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Sandnes 14.09.2011 45/2011 RAPPORT FRA SELSKAPSKONTROLL ROGALAND REVISJON IKS Bakgrunn: Kontrollutvalget bestilte våren 2011 selskapskontroll med forvaltningsrevisjon i Rogaland Revisjon IKS. Selskapet eies av kommunene Bjerkreim, Eigersund, Finnøy, Forsand, Gjesdal, Hjelmeland, Hå, Kvitsøy, Lund, Rogaland Fylkeskommune, Randaberg, Sandnes, Sokndal, Sola, Stavanger og Strand. Alle eierkommunene unntatt Eigersund kommune har deltatt i selskapskontrollen. Formålet har vært å påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i selskapet, i tillegg til en overordnet forvaltningsrevisjon av utvalgte forhold i selskapet. Nærmere bestemt ble det vedtatt å se nærmere på følgende: Eierskapskontroll: Fører kommunene kontroll med sine eierinteresser i Rogaland Revisjon IKS? o Har kommunene etablert rutiner for oppfølging og evaluering av sine eierinteresser? o Er rutinene gode nok, og blir de fulgt? Forvaltningsrevisjon: Hvordan håndterer selskapet etikk, arbeidsmiljø og miljøvern? Har selskapet en økonomiforvaltning, herunder budsjettrutiner og regnskapsrapportering, som er i tråd med gjeldende lovregler og inngåtte avtaler? Hvordan er finansforvaltningen lagt opp? Overholdes lov om offentlige anskaffelser (dersom denne er aktuell for selskapet)? Saksutredning: Rapporten er nå klar, og legges fram for kontrollutvalgene til behandling. Da denne selskapskontrollen ikke kunne gjennomføres av kommunenes faste revisor som er Rogaland Revisjon IKS, har oppdraget vært utført av ReVisor AS, som er et datterselskap av Hedmark Kommunerevisjon IKS. Da selskapet har kontorene sine på Elverum, har vi funnet det mest praktisk at det legges opp til en felles presentasjon av rapporten for alle kontrollutvalgene som har bestilt denne. Dette er å se på som første del av behandlingen. Det vil ikke foregå noen realitetsbehandling på dette møtet, men vil være anledning til å stille spørsmål og evt. ha en diskusjon rundt rapporten. Endelig behandling der det fattes vedtak vil bli foretatt i første ordinære møte i kontrollutvalget. For orientering om selve rapporten vises det derfor til presentasjonen den 25. august 2011. 10
Eierskapskontrollen: ReVisor viser i gjennomgangen av eierskapet spesielt for Sandnes kommunes del til vedtatt eiermelding. Det pekes også på at det ikke er etablert egen eierstrategi for selskapet. Sekretariatet er imidlertid kjent med at sistnevnte er under arbeid for alle eierkommunenes del. På generell basis blir det spesielt følgende forhold kommentert: de fleste eierrepresentantene har i liten grad fått opplæring om eierstyring flere av eierrepresentantene er kontrollutvalgsmedlemmer. Da vedkommende både får ansvar for tilsyn med revisor og samtidig skal ivareta eierinteressene til kommunen vil dette etter ReVisors vurdering medføre utfordringer knyttet til habilitet (dette er ikke tilfelle i Sandnes kommune). representantskapets leder bør ikke møte som observatør i styremøtene, da det fort kan bli en blanding av eierrollen og styrerollen. Dette er heller ikke anbefalt i KS eiermelding. ReVisors anbefaling til eierne (representantskapet) er følgende: De eierkommunene som ikke har vedtatt eierstrategi og eller eiermelding, anbefales å legge fram slik sak til politisk behandling. For å sikre at eierrepresentantene etterlever de strategier som er vedtatt, anbefales det å styrke opplæringen knyttet til eierstrategi og eierstyring. Gjennomgangen knyttet til selskapet peker først og fremst på følgende forhold: selskapet gir gjennom sitt regnskap uttrykk for at selskapet er av forretningsmessig karakter i og med at selskapet anses som skattepliktig. På den annen side gir eierne gjennom direkte anskaffelse av revisjonstjenester uttrykk for at selskapet drives i egenregi. styrevervene i selskapet er ikke registrert i styrevervregisteret ReVisors anbefalinger til selskapets styre er følgende: Eierkommunene anbefales å ta stilling til hvorvidt selskapets oppgaver er tildelt i egenregi og hvorvidt selskapet har erverv til formål. Bestemmelser om dette bør tydelig fremgå av selskapsavtalen, eventuelt av vedtektene. Selskapet anbefales å registrere styrerepresentantene i styrevervregisteret i tråd med de krav som stilles av kommunene, jf. 19 anbefalinger til godt eierskap pkt. 16. Forvaltningsrevisjon: Når det gjelder områdene knyttet til forvaltningsrevisjon i selskapet, har selskapet etter ReVisors vurdering etablert tilfredsstillende retningslinjer knyttet til etikk. ReVisor presiserer imidlertid at man ikke har kontrollert i hvilken grad retningslinjene er gjort kjent for ansatte, i hvilken grad de er tema på kontormøter og i hvilken grad retningslinjene faktisk etterleves. ReVisor har heller ikke kommentarer til den gjennomgangen som er gjort når det gjelder rutiner knyttet til arbeidsmiljøet. Det presiseres at man heller ikke her har kontrollert i hvilken grad rutinene er gjort kjent, er tema på kontormøter og ellers etterleves. 11
ReVisor peker videre på at eierne etter deres vurdering har gitt overordnede signaler som til dels omhandler miljøvern. Det pekes spesielt på at en av de største eierne; Stavanger kommune, har hatt som mål at alle virksomheter skal være miljøsertifisert innen 2011, selv om dette arbeidet er noe forsinket. Selskapet opplyser imidlertid at det ikke er stilt krav fra eierne mht miljøvern. Dette viser etter revisors vurdering at selskapet ikke fullt ut har tatt hensyn til de signalene som har kommet fra enkelte av eierne, deriblant Stavanger kommune. Revisor har følgende anbefaling knyttet til områdene etikk, arbeidsmiljø og miljøvern. Rogaland Revisjon IKS anbefales å vurdere overordnede krav knyttet til miljøvern i eiermeldingen hos enkelte av eierne, og Stavanger kommune spesielt, og vurdere hvordan disse skal innarbeides i selskapets retningslinjer og rutiner. Etter ReVisors vurdering er behandlingen i av årsregnskap, årsbudsjett og økonomiplanen i samsvar med bestemmelser i lov og forskrift. Økonomiforvaltningen for øvrig er etter ReVisors vurdering tilfredsstillende, og revisjonsdirektøren sørger for jevnlig regnskapsrapportering til styret i selskapet. ReVisor har derfor heller ikke anbefalinger knyttet til dette punktet. Det samme gjelder for selskapets finansforvaltning, men ReVisor finner likevel her grunn til å peke på at midlene som er opptjent i selskapet i det alt vesentligste er midler fra eier-kommunene. Det er i første omgang styret og representantskapet som må vurdere om midler skal tilbakeføres til / utbetales til eierne, og om opptjent egenkapital i selskapet er tilstrekkelig. ReVisor har til slutt sett på selskapets etterlevelse av regleverk om offentlige anskaffelser, og har ikke funnet signaler på at selskapet ikke etterlever regelverket. Som tidligere nevnt anbefales imidlertid selskapet å ta stilling til hvorvidt selskapet drives i egenregi og eventuelt nedfelle dette i selskapsavtalen. Oppsummert har ReVisor kommet med disse anbefalingene: De eierkommunene som ikke har vedtatt eierstrategi og/eller eiermelding, anbefales å legge fram slik sak til politisk behandling. For å sikre at eierrepresentantene etterlever de strategier som er vedtatt, anbefales det å styrke opplæringen knyttet til eierstrategi og eierstyring. Eierkommunene anbefales å ta stilling til hvorvidt selskapets oppgaver er tildelt i egenregi og hvorvidt selskapet har erverv til formål. Bestemmelser om dette bør tydelig fremgå av selskapsavtalen, eventuelt av vedtektene. Selskapet anbefales å registrere styrerepresentantene i styrevervregisteret i tråd med de krav som stilles av kommunene, jf. 19 anbefalinger til godt eierskap pkt. 16. Rogaland Revisjon IKS anbefales å vurdere overordnede krav knyttet til miljøvern i eiermeldingen hos enkelte av eierne, og Stavanger kommune spesielt, og vurdere hvordan disse skal innarbeides i selskapets retningslinjer og rutiner. Representantskapet og styret har fått anledning til å knytte kommentarer til rapporten. Det samme gjelder eierrepresentantene fra den enkelte kommune. Det har kommet tilbakemelding fra seks av kommunene. Kommentarene finnes i sin helhet som vedlegg i rapportens siste del. Flere av kommentarene går på oppretting av feil i rapporten, noe som er gjort i den versjonen som nå foreligger til behandling. Ellers kan det pekes på følgende kommentarer (utdrag): Revisjonsdirektøren har uttalt at rapporten gir et godt grunnlag for pågående prosess med utvikling av eierstrategi i selskapet. Man forventer at eiernes syn på ramme- betingelser og skattesituasjon vil avklares i løpet av høsten. 12
Representanten fra Sandnes peker på at som vararepresentant til bystyret har representanten liten kontakt med det politiske miljøet. Dette mener han strider mot kommunens egne kjøreregler for eierstyring, da det her står at eierrepresentanten bør være en sentral politiker. Bjerkreim kommune peker i sin uttalelse på at det er ønskelig å få besvart spørsmålet om hvor stor buffer som er nødvendig i et interkommunalt selskap med 20 ansatte. Sola kommune peker på skatteproblematikken i sin høringsuttalelse, og gir uttrykk for at denne problemstillingen bør drøftes i styre og representantskap. For fullstendig oversikt over innkomne kommentarer vises det til rapporten. Siden revisor er inhabil i denne saken, skal revisor fratre og innta tilhørerplass eller har anledning til å forlate møtet ved behandling av saken. Forslag til VEDTAK: Bystyret i Sandnes tar den framlagte selskapskontrollen av Rogaland Revisjon IKS til etterretning. Rapporten oversendes selskapets styre og eierorgan. Kontrollutvalget får tilbakemelding fra eierne på hvordan rapportens anbefalinger er fulgt opp innen 1. juni 2012. SANDNES, 31.08.2011 Wencke S. Olsen daglig leder Vedlegg: Rapport 13