Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi (FOA del I og III) ved anskaffelse av: Eventbyråtjenester Rammeavtale Saksnr: 16/270 Oppdragsgiver: Folkehelseinstituttet Pb 4404, Nydalen 0403 Oslo Kontaktperson konkurransegrunnlaget generelt: Navn: Babek Saifalsadaty Tittel: Innkjøpsrådgiver Telefon: 21 07 65 76 E-post: Anskaffelser@fhi.no med kopi til babek@fhi.no Ved all kommunikasjon i forbindelse med anbudskonkurransen skal det sendes e-post til begge e-postadressene ovenfor.
Innholdsfortegnelse 1 Innledning... 4 1.1 Folkehelseinstituttet - organisasjon og visjon... 4 1.1.1 Ansatte og interessenter... 4 1.1.2 Ny organisering, oppgaver og mandat for Folkehelseinstituttet... 4 1.1.3 Utredning av konsernmodell... 5 1.2 Folkehelseinstituttets kontaktperson... 5 2 Om anskaffelsen... 5 2.1 Anskaffelsens formål og omfang... 5 2.1.1 Formål... 5 2.1.2 Omfang... 5 2.1.3 Verdi... 6 2.2 Kontrakt... 6 2.2.1 Kontraktsperiode... 6 2.2.2 Kontraktstype... 6 2.3 Kunngjøring av anskaffelsen... 6 3 Regler for gjennomføring av konkurransen... 6 3.1 Anskaffelsesprosedyre... 6 3.2 Språk... 6 3.3 Fremdriftsplan... 7 3.4 Tilbudskonferanse... 7 3.5 Kommunikasjon... 7 3.6 Leverandørens deltakelseskostnader... 7 3.7 Spørsmål til konkurransegrunnlaget... 7 3.8 Rettelse, supplering og/eller endring av konkurransegrunnlaget... 8 3.8.1 Feil og mangler i konkurransegrunnlaget... 8 3.9 Deltilbud... 8 3.10 Alternative tilbud... 8 3.11 Forbehold og avvik... 8 3.12 Tilbakekalling av tilbud... 9 3.13 Returnering av tilbud... 9 4 Konfidensialitet og offentlighet... 9 4.1 Taushetsplikt... 9 4.2 Offentlighet... 9 16/270 Konkurransegrunnlag 16/270 Side 2 av 16
5 Krav til tilbudet... 9 5.1 Tilbudsfrist... 9 5.2 Leveringsmåte og leveringsadresse... 10 5.3 Formkrav og struktur... 10 5.3.1 Generelt... 10 5.3.2 Formkrav... 10 5.3.3 Innhold og struktur i tilbudsbrev... 11 5.4 Prising... 11 6 Kvalifisering... 12 6.1 Kvalifikasjonskrav... 12 6.1.1 Bruk av underleverandører/samarbeidspartnere... 12 6.1.2 Tilbudet... 12 6.1.3 Obligatoriske krav og ufravikelige krav... 12 6.1.4 Krav til organisatorisk og juridisk stilling... 13 6.1.5 Krav til økonomisk og finansiell stilling... 13 6.1.6 Krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner... 13 7 Tildelingskriterier... 14 8 Evaluering og avslutning av konkurransen... 15 8.1 Evaluering... 15 8.1.1 Evaluering av pris... 15 8.2 Avvisning av tilbud... 15 8.3 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse... 16 8.4 Meddelelse om valg av leverandør og karensperiode... 16 9 Vedlegg... 16 16/270 Konkurransegrunnlag 16/270 Side 3 av 16
1 Innledning 1.1 Folkehelseinstituttet - organisasjon og visjon Folkehelseinstituttet er et statlig forvaltningsorgan underlagt Helse- og omsorgsdepartementet. Medarbeiderne er lokalisert i Oslo, Porsgrunn og Bergen. Instituttet er en nasjonal kompetanseinstitusjon på følgende fagområder: o smittevern o psykisk og fysisk helse o miljøfaktorer, rusmidler, tobakk, ernæring, fysisk aktivitet og andre forhold som påvirker helsetilstanden og ulikhet i helse o helsefremmende og forebyggende tiltak i befolkningen o internasjonal helse o rettsmedisin 1.1.1 Ansatte og interessenter Ansatte i Folkehelseinstituttet favner faggrupper som leger, biologer, fysiologer, samfunnsvitere, sykepleiere, bioingeniører og forskere og helsepersonell for øvrig. Flertallet av de ansatte har høyere utdannelse. Viktige interessentgrupper er andre helsemyndigheter, flere departementer, helsetjenesten i kommuner og fylkeskommuner, spesialisthelsetjenesten (sykehus, poliklinikker, legespesialister, ambulansetjeneste og annet), andre forskningsmiljøer, og befolkningen. For mer informasjon om Folkehelseinstituttet, se www.fhi.no og Strategi for Folkehelseinstituttet 2014-2018 1.1.2 Ny organisering, oppgaver og mandat for Folkehelseinstituttet I 2002 ble det besluttet en tredelt arbeidsdeling mellom myndighet, tilsyn og kunnskapsproduksjon i helsesektoren. Helsedirektoratet fikk i hovedsak ansvar for forvaltning og myndighetsutøvelse, Helsetilsynet fikk tilsynsfunksjoner og Folkehelseinstituttet fikk ansvar for kunnskapsproduksjon. Helse- og omsorgsdepartementet har vedtatt endringer for Folkehelseinstituttet og flere andre underliggende etater som rendyrker denne arbeidsdelingen. Følgende etater ble innlemmet i Folkehelseinstituttet 01.01.2016: o Nasjonalt kunnskapssenter for helsetjenesten (med unntak av Avdeling for kvalitet og pasientsikkerhet og Sekretariatet for Nasjonalt råd for prioritering) o Statens Institutt for rusmiddelforskning o Sekretariatet for Vitenskapskomiteen for mattrygghet 16/270 Konkurransegrunnlag 16/270 Side 4 av 16
1.1.3 Utredning av konsernmodell Helsedirektoratet har fått i oppdrag å utrede og planlegge utforming og innføring av en konsernmodell for administrative tjenester som omfatter alle enheter i den nye virksomhetsstrukturen under Helse- og omsorgsdepartementet. Modellen skal utredes i nært samarbeid med alle enheter i den nye virksomhetsstrukturen. Endringer i organisasjonen jfr. pkt. 1.1.2 og 1.1.3 vil derfor forekomme og vil kunne ha innvirkning på denne kontrakten, noe som kan bety både økning og reduksjon av omfanget. 1.2 Folkehelseinstituttets kontaktperson Folkehelseinstituttets kontaktperson er: Babek Saifalsadaty Eventuelle spørsmål kan rettes til anskaffelser@fhi.no med kopi til kontaktpersonene per e- post. Se kontaktdetaljer på forsiden. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos Folkehelseinstituttet hva gjelder anbudskonkurransen enn nevnte kontaktperson. 2 Om anskaffelsen 2.1 Anskaffelsens formål og omfang 2.1.1 Formål Formålet med anskaffelsen er å inngå en rammeavtale med en leverandør som dekker Folkehelseinstituttets samlede behov for arrangement med et stort antall besøkende og sosiale arrangement som involverer hele eller store deler av instituttet, f.eks.: o Julebord, nyttårsfest eller sommerfest o Strategisamling o Forskningsdager o Konferanser 2.1.2 Omfang De siste årene er det registrert 3-10 arrangementer i året, flere med mange hundre deltakere, normalt 600-700 deltakere. Minst ett arrangement pr år forventes å ha 1000 deltakere. 1000 deltakere på interne arrangementer skal samle alle ansatte. Det kan også tenkes at man i fremtiden vil ha flere noe mindre arrangementer som involverer bare noen få hundre deltakere. 16/270 Konkurransegrunnlag 16/270 Side 5 av 16
2.1.3 Verdi Ut i fra historiske tall, basert på mellom tre til ti arrangementer i året, ser vi at størrelsesorden er kr 300 000 til 1 200 000 pr arrangement. Dette er kun anslagsvis, og vil kunne forandre seg på grunnlag av økonomisk handlingsrom eller behov som forandrer seg. Verdi over 4 år er estimert til å ligge på 1 000 000 5 000 000 NOK eks mva. Folkehelseinstituttet er ikke bundet av dette estimatet og tar forbehold om endringer. 2.2 Kontrakt 2.2.1 Kontraktsperiode For oppdraget skal det inngås rammeavtale med en totalleverandør. Rammeavtalens varighet vil være 4 år med mulighet for oppsigelse, se Vedlegg 9a pkt. 2.2. 2.2.2 Kontraktstype Avtalen vil bli regulert av Folkehelseinstituttets generelle avtalebestemmelser med de endringer som følger av de underliggende vedlegg, se Vedlegg 9 og Vedlegg 9a i konkurransegrunnlaget. 2.3 Kunngjøring av anskaffelsen Konkurransen er kunngjort i den nasjonale databasen DOFFIN-databasen og i EU/EØSdatabasen TED. 3 Regler for gjennomføring av konkurransen 3.1 Anskaffelsesprosedyre Denne anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LOA) og forskrift 7. april 2006 nr. 402 om offentlige anskaffelser (FOA). Anskaffelsen gjennomføres som en åpen anbudskonkurranse i henhold til FOA del I og III. Denne prosedyren gir alle interesserte leverandører mulighet til å levere tilbud. Vi påpeker at denne prosedyren ikke åpner for forhandlinger. 3.2 Språk All skriftlig og muntlig kommunikasjon i forbindelse med denne konkurransen skal foregå på norsk. Språkkravet gjelder også selve tilbudet. 16/270 Konkurransegrunnlag 16/270 Side 6 av 16
3.3 Fremdriftsplan Anskaffelsen er planlagt gjennomført i henhold til følgende fremdriftsplan. Vennligst merk at tidsplan etter tilbudsfrist er tentativt. Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring 01.03.2016 Spørsmålsfrist 01.04.2016 kl. 12:00 Frist for å levere tilbud 12.04.2016 kl. 12:00 Tilbudsåpning Samme dag som tilbudsfrist, kl. 12:00 Evaluering Uke: 15-18 Kontraktstildeling Uke: 18 Karensperiode (klagefrist) 10 dager fra tildeling Kontraktsignering Tentativt uke 19-20 Tilbudets vedståelsesfrist 11.07.2016 / 90 dager fra tilbudsfrist 3.4 Tilbudskonferanse Det vil ikke bli avholdt tilbudskonferanse. 3.5 Kommunikasjon Kommunikasjon skal foregå på norsk pr. e-post til Folkehelseinstituttets kontaktperson som oppgitt i pkt. 1.2. Ingen andre personer enn Folkehelseinstituttets kontaktperson er bemyndiget til å svare på vegne av Folkehelseinstituttet i forbindelse med denne konkurransen. 3.6 Leverandørens deltakelseskostnader Kostnader som leverandøren pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, innlevering, eller oppfølging av tilbudet og anskaffelsesprosessen forøvrig vil ikke bli refundert. Deltakelse vil ikke på noen måte forplikte Folkehelseinstituttet til å inngå kontrakt med leverandøren, eller involvere oppdragsgiveren i økonomiske forpliktelser. 3.7 Spørsmål til konkurransegrunnlaget Eventuelle spørsmål leverandørene måtte ha til konkurransegrunnlaget må fremmes innen fristen oppgitt i pkt.3.3. Spørsmål skal sendes skriftlig pr. e-post til Folkehelseinstituttets kontaktperson. Alle spørsmål vil bli besvart i anonymisert form og gjort tilgjengelig for alle som har meldt interesse på Doffin i god tid før tilbudsfristens utløp. Alle spørsmål skal merkes: «16/270 - Eventbyråtjenester» 16/270 Konkurransegrunnlag 16/270 Side 7 av 16
3.8 Rettelse, supplering og/eller endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har Folkehelseinstituttet rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige. Rettelser, suppleringer og/eller endringer i konkurransegrunnlaget vil bli kunngjort på Doffin senest 6 dager før tilbudsfristens utløp. Dersom Folkehelseinstituttet vurderer at det er nødvendig med utvidet tilbudsfrist grunnet rettelser, endringer og/eller suppleringer vil dette kommuniseres til alle i Doffin. Hvis man vil ha automatisk oppdatering på eventuelle endringer må man registrere sin interesse i Doffin. 3.8.1 Feil og mangler i konkurransegrunnlaget Tilbydere som oppdager åpenbare feil eller mangler i konkurransegrunnlaget oppfordres til å påpeke disse overfor Folkehelseinstituttet snarest, slik at de kan bli rettet / kommunisert ut i tide før tilbudsfristens utløp. 3.9 Deltilbud Tilbydere kan ikke levere tilbud som bare omfatter deler av kontraktens omfang. 3.10 Alternative tilbud Det er ikke anledning til å gi alternative tilbud. Med alternativt tilbud menes et tilbud som avviker fra angitte minstekrav i oppdragsgivers kravspesifikasjon. Leverandør kan likevel levere flere tilbud som oppfyller minstekravene i oppdragsgivers kravspesifikasjon. 3.11 Forbehold og avvik Tilbud som inneholder vesentlige forbehold til eller avvik fra konkurransegrunnlag og/eller kontrakt vil bli avvist. Forbehold og avvik skal angis presist og entydig slik at Folkehelseinstituttet kan evaluere tilbudet uten å ta kontakt med leverandøren. Forbehold og avvik skal på en klar og utvetydig måte refereres til relevant vedlegg og punkt i konkurransegrunnlaget og skal spesifiseres i Vedlegg 7. Leverandøren skal tydelig angi hvilke konsekvenser eventuelle forbehold og avvik har for ytelsen, prisen og/eller andre forhold ved tilbudet. Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. 16/270 Konkurransegrunnlag 16/270 Side 8 av 16
3.12 Tilbakekalling av tilbud Et tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud. 3.13 Returnering av tilbud Folkehelseinstituttet vil ikke returnere leverandørenes tilbud. 4 Konfidensialitet og offentlighet 4.1 Taushetsplikt Informasjon som partene blir kjent med i forbindelse med konkurransen og gjennomføringen av kontrakten skal behandles konfidensielt, og ikke gjøres tilgjengelig for utenforstående uten samtykke fra den annen part. Taushetsplikten er likevel ikke mer omfattende enn det som følger av forvaltningsloven, jf. lov 10. februar 1967 eller tilsvarende sektorspesifikk regulering, samt etter offentleglova, se pkt. 4.2 nedenfor. 4.2 Offentlighet Etter at valg av leverandør er gjort er tilbud og protokoller som utgangspunkt åpne for innsyn. Det er likevel gjort noen unntak fra innsynsretten, jf. offentleglova 13, jf. forvaltningsloven 13. Tilbyderne skal levere en oversikt over hvilke opplysninger de mener er unntatt innsyn, samt signere egenerklæring på at oppdragsgiveren er fritatt fra taushetsplikt i forhold til opplysninger som ikke er særskilt identifisert som taushetspliktige i tilbyderens opplisting. Mal for dette er vedlagt i Vedlegg 8. Ved krav om innsyn skal oppdragsgiveren gjøre en konkret og selvstendig vurdering av hvorvidt opplysningene tilbyderen har listet opp er av en slik art at oppdragsgiveren plikter å nekte innsyn, jf. offentleglova 29. Oppdragsgiver er pålagt å følge prinsippet om merinnsyn, jf. offentleglova 11. 5 Krav til tilbudet 5.1 Tilbudsfrist Tilbudet skal være Folkehelseinstituttet i hende på adresse oppgitt under pkt. 5.2 senest innen tilbudsfristens utløp. Tilbudsfristen er: 12.04.2016 kl. 12:00 Tilbudsfristen er absolutt. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 16/270 Konkurransegrunnlag 16/270 Side 9 av 16
Tilbyderne bærer all risiko for feil eller forsinkelser i forsendelsen. 5.2 Leveringsmåte og leveringsadresse Tilbudet skal leveres i det formatet som er angitt under pkt. 5.3.2 og 5.3.3 Tilbud som leveres pr. post skal sendes til Postadressen og tilbud som leveres med bud eller ved personlig oppmøte innenfor kontortiden (kl. 09:00 15:00) til Gateadressen. Postadresse: Folkehelseinstituttet v/ Babek Saifalsadaty Instituttstab og administrasjon Innkjøp Postboks 4404 Nydalen 0403 Oslo Gateadresse: Folkehelseinstituttet v/ Babek Saifalsadaty Marcus Thranes gate 6 Resepsjonen i 1. etg. 0473 Oslo 5.3 Formkrav og struktur 5.3.1 Generelt Tilbudet vil være et uttømmende grunnlag for evaluering basert på tildelingskriteriene. Tilbyderen er selv ansvarlig for at alle kvalifikasjonskrav, tildelingskriterier og andre krav i konkurransen besvares og dokumenteres. 5.3.2 Formkrav Tilbudet skal leveres skriftlig. Det er ønskelig at tilbudet leveres i nøytral, lukket konvolutt som tydelig merkes med følgende tekst: «16/270 - Eventbyråtjenester v/babek Saifalsadaty Åpnes kun av adressat» Tilbudet skal leveres i følgende format: o Én original papirversjon innsatt i hard ringperm merket med leverandørens navn. Arkene skal ikke være stiftet o Elektronisk kopi av tilbudet leveres på USB-minnepinne. Elektronisk versjon skal leveres på PDF-format. Prisskjema skal også leveres i redigerbart format. Ved avvik vil papirversjonen bli lagt til grunn. 16/270 Konkurransegrunnlag 16/270 Side 10 av 16
5.3.3 Innhold og struktur i tilbudsbrev Tilbudet skal bestå av de elementer som er oppført i tabellen under, og skal organiseres bak nummererte skillekort, i angitt rekkefølge som i Vedlegg 1 Tilbudsbrev og innholdsfortegnelse. All dokumentasjon som skal innleveres fremgår av Vedlegg 1. Del Type dokumentasjon Kommentar Benytt Vedlegg 1 1. Tilbudsbrev og innholdsfortegnelse Brevet skal være datert og signert av bemyndiget person og skal for øvrig være utfylt som i vedlegget. 2. Dokumentasjon av obligatoriske krav Se konkurransegrunnlaget (nedenfor) pkt. 6.1.3. 3. Dokumentasjon av organisatorisk og juridisk stilling Se konkurransegrunnlaget (nedenfor) pkt. 6.1.4. 4. Dokumentasjon av økonomisk og finansiell stilling Se konkurransegrunnlaget (nedenfor) pkt. 6.1.5. 5. Dokumentasjon av tekniske og faglige Se konkurransegrunnlaget kvalifikasjoner (nedenfor) pkt. 6.1.6. 6. Dokumentasjon ved bruk av Se konkurransegrunnlaget underleverandører/samarbeidspartnere (nedenfor) pkt. 6.1.1. 7. Dokumentasjon knyttet til tildelingskriterier Se konkurransegrunnlaget (nedenfor) pkt. 7. 8. Forbehold/avvik Benytt Vedlegg 7 9. Egenerklæring taushetsplikt Benytt Vedlegg 8 10. Annen relevant informasjon Eventuelt 5.4 Prising Prisene skal omfatte de krav og løsninger som anses nødvendig for å oppfylle oppdraget, slik det er beskrevet og i henhold til formålet. Eventuelle elementer som ikke fremgår av kravspesifikasjonen, eller som avviker noe fra spesifikasjoner gitt i konkurransegrunnlaget, men som anses å inngå som en nødvendig del av ytelsen for at anskaffelsen skal fungere tilfredsstillende, oppgis i løsningsbeskrivelsen tilknyttet aktuell ytelse og inngår i prissettingen av denne ytelsen. Dersom Oppdragsgiver i kontraktsperioden har behov for ytelser som ikke er uttrykkelig definert i konkurransegrunnlaget, men som i h.h.t. gjeldende regler anses å kunne dekkes under kontrakten, skal prissettingen være forholdsmessig og i h.h.t. samme prismekanisme som i kontrakten for øvrig. 16/270 Konkurransegrunnlag 16/270 Side 11 av 16
6 Kvalifisering Leverandøren må oppfylle kvalifikasjonskravene for anskaffelsen for å kunne delta i konkurransen. Kvalifikasjonskravene er listet under punkt 6.1.3 6.1.6 Det er kun kvalifiserte leverandører som vil få sine tilbud evaluert. Leverandørene er ansvarlig for å levere all dokumentasjon som etterspørres som dokumentasjon for de krav som er stilt. Manglende dokumentasjon eller mangelfulle opplysninger kan føre til at tilbudet blir avvist, jf. FOA 20-12. 6.1 Kvalifikasjonskrav 6.1.1 Bruk av underleverandører/samarbeidspartnere Dersom tilbyderen ønsker å støtte seg på underleverandører eller samarbeidspartnere (gjelder også for morselskap/datterselskap o.l) for oppfylling av kvalifikasjonskrav relatert til økonomisk og finansiell stilling, jf. pkt. 6.1.5, og/eller krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner jf. pkt. 6.1.6 i den grad det ikke dekkes av hovedleverandør, skal tilbudet inneholde dokumentasjon som angitt under i de respektive punktene for underleverandør eller samarbeidspartner. I slike tilfeller skal tilbudet også inneholde en signert forpliktelseserklæring, samarbeidsavtale eller lignende som bekrefter at tilbyderen vil ha rådighet over de nødvendige ressursene. jf. FOA 17-8 (2) og 17-9 (2). Mal for forpliktelseserklæring er vedlagt som Vedlegg 6. Type dokumentasjon fra underleverandør Forpliktelseserklæring/samarbeidsavtale Dokumentasjon på oppfyllelse av de kvalifikasjonskrav tilbyder støtter seg på underleverandør for å oppfylle Kommentar Benytt eventuelt Vedlegg 6 Gjelder kun de kvalifikasjonskravene som tilbyder støtter seg på underleverandør for å oppfylle herunder økonomisk og finansiell stilling eller tekniske og faglige kvalifikasjoner. 6.1.2 Tilbudet Tilbyderen skal basere sitt tilbud på kontrakten som er inntatt i Vedlegg 9 - Avtaledokument og 9a - Spesielle kontraktsvilkår. 6.1.3 Obligatoriske krav og ufravikelige krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til betaling av skatt, Dokumentasjonskrav o Attest for skatt og merverdiavgift ikke eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp 16/270 Konkurransegrunnlag 16/270 Side 12 av 16
arbeidsavgift og merverdiavgift. For utenlandske tilbydere o Utenlandske tilbydere må fremlegge tilsvarende attester fra sine land som viser at de har ordnede skatte- og avgiftsforhold. Dersom myndighetene i det aktuelle landet ikke utsteder slike attester, skal tilbyderen fremlegge en erklæring som stadfester at alle skatter og avgifter er blitt betalt. Erklæringen skal være godkjent og signert av tilbyders økonomidirektør/økonomiansvarlige. 6.1.4 Krav til organisatorisk og juridisk stilling Krav Tilbyderen skal være et lovlig etablert foretak. Krav Tilbyderen skal ha god vandel Dokumentasjonskrav Norske tilbydere: o Firmaattest. Utenlandske tilbydere: o Bekreftelse på at tilbyderen er registrert i bransjeregister eller foretaksregister iht. lovgivingen i det land hvor tilbyderen er etablert. Dokumentasjonskrav Tilbyderen skal ved egenerklæring i vedlegg 5 bekrefte at kravet er oppfylt. 6.1.5 Krav til økonomisk og finansiell stilling Krav Tilbyderen skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten Følgende dokumentasjon skal leveres som bevis for at de stilte krav er oppfylt En kredittvurdering fra et anerkjent kredittvurderingsbyrå som ikke er eldre enn 6 måneder fra tilbudsfrist. Kredittvurderingen må inneholde nøkkeltall fra selskapets siste to regnskapsår. eller Leverandøren kan i stedet velge å legge ved årsregnskap fra siste to år. Disse må inneholde noter, styrets beretning og revisjonsberetning. 6.1.6 Krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner Dersom ikke årsregnskapet for 2014 er ferdigstilt og offentliggjort på tidspunktet for tilbudsfrist, skal det til kredittvurderingen eller årsregnskapet legges ved foreløpige tall for 2014. Krav Følgende dokumentasjon skal leveres som bevis for at de stilte krav er oppfylt 16/270 Konkurransegrunnlag 16/270 Side 13 av 16
Tilbyder skal ha god erfaring med utføring av oppdrag av tilsvarende art, kompleksitet og størrelse. Tilbyder skal levere en oversikt over relevante oppdrag som er gjennomført i løpet av de siste tre årene. Det skal leveres informasjon på minimum 1 utført tilsvarende oppdrag pr. case som beskrevet i case 1-3 i konkurransegrunnlagets kravspesifikasjon (vedlegg 2). Oversikten skal som minimum inneholde pr. oppdrag: Navn på oppdragsgiver Beskrivelse av det konkrete oppdraget, inkludert tydelig beskrivelse av de roller og funksjoner tilbyderen har ivaretatt i det aktuelle oppdraget, Tidspunkt for gjennomføring Kontraktsverdi, eventuelt omfang Henvisning til hvilken case i konkurransegrunnlagets kravspesifikasjon (vedlegg 2) oppdraget anses å tilsvare. Malen: Vedlegg 4 Mal erfaring skal benyttes. Uansett skal oversikten inneholde informasjon i samsvar punktene listet opp ovenfor. 7 Tildelingskriterier Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Tildelingskriterium Vekt Dokumentasjon TK 1 Pris løsningsforslag Se punkt 8.1.1 for informasjon om hva som legges til grunn for utregning av pris 30 % Prismatrise i vedlagt prisskjema, jf. Vedlegg 3. TK 2 Kompetanse og erfaring for Nøkkelpersonell Tilbudt personells kompetanse og erfaring fra tilsvarende oppdrag. Dokumentert erfaring vil veie tungt. Se kravspesifikasjon vedlegg 2, punkt 3 for informasjon om hvilke erfaring og kompetanse som vektlegges høyest 40 % Kompetanse og erfaring CVer for tilbudt nøkkelpersonell som skal utføre og/eller være ansvarlige for oppdragene under kontrakten, jf. Vedlegg 2, punkt 3. Slike CVer skal inneholde følgende: o Navn, stilling og kontaktinformasjon på tilbudt personell. o Beskrivelse av kompetanse for tilbudt personell. o Beskrivelse av erfaring for tilbudt personell. o Referanseprosjekter for tilbudt 16/270 Konkurransegrunnlag 16/270 Side 14 av 16
TK 3 Løsningsforståelse Evne til å videreutvikle og skape gode rammer for FHIs behov. I evalueringen vil vi legge vekt på evne til å tilpasse virkemidler opp mot målgruppen for eventene, FHIs organisasjon og samfunnsrolle, tidsriktige løsninger, og realisme og gjennomførbarhet i løsningsforståelsen. personell. 30 % løsningsforslag til: o Case 1 o Case 2 o Case 3 Case 1-3 er oppgitt i vedlegg 2 kravspesifikasjon 8 Evaluering og avslutning av konkurransen 8.1 Evaluering Evaluering vil skje på grunnlag av innlevert skriftlig dokumentasjon. Alle godkjente tilbud vil bli evaluert med poeng, hvor 10 er best og 1 er dårligst. Folkehelseinstituttet bruker en forholdsmessig evalueringsmodell. 8.1.1 Evaluering av pris Ved evaluering av pris er det lagt til grunn totalpriser på Casene, se spesifisering i Vedlegg 3 Prismatrisen. Følgende vil bli lagt til grunn for utregningen av totalprisen: Pris for løsningsforslag til h.h.v. case 1 + case 2 + case 3 = Sum Pris for hver case beregnes slik: Timeprisen for de ulike rollene (fast kontaktperson, prosjektleder, teknisk leder), timeforbruket for de ulike rollene pluss prisen for det beskrevne oppdraget. Dvs. (timepris x timeforbruk pers 1, timepris x timeforbruk pers 2 osv.) + pris for oppdrag. Per case i henhold til prisskjema. For best mulig evalueringsgrunnlag multipliseres sum case 1-3 med 4 Dette gjenspeiler årlig kostnad for et oppdrag per case for kontraktsperioden. 8.2 Avvisning av tilbud Avvisningsreglene i FOA 20-12 til 20-14 komme til anvendelse. Vi anmoder leverandørene om å gjøre seg kjent med disse. 16/270 Konkurransegrunnlag 16/270 Side 15 av 16
8.3 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Folkehelseinstituttet forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen eller forkaste alle tilbud, dersom det foreligger saklig grunn, jf. FOA 22-1. Som saklig grunn regnes blant annet bortfall av planlagt finansiering, manglende godkjenning fra politisk hold, og manglende konkurranse. 8.4 Meddelelse om valg av leverandør og karensperiode Så snart valg av leverandør er gjort, informeres alle leverandører skriftlig og samtidig om hvem Folkehelseinstituttet har til hensikt å tildele kontrakt til. Meddelelsen vil inneholde en begrunnelse for valget og angi karensperioden fra tildelingen gjøres kjent til kontraktsignering er planlagt gjennomført (kontraktsinngåelsen). Dersom Folkehelseinstituttet finner at tildelingsbeslutningen ikke er i samsvar med kriteriene for valg av leverandør kan beslutningen annulleres frem til kontrakt er inngått. 9 Vedlegg Vedlegg til konkurransegrunnlaget Fylles ut /signeres av tilbyder JA NEI Vedlegg 1 Tilbudsbrev med innholdsfortegnelse Vedlegg 2 Oppdragsgivers kravspesifikasjon Vedlegg 3 Prismatrise Vedlegg 4 Mal, erfaring Vedlegg 5 Mal, egenerklæring om vandel Vedlegg 6 Mal, forpliktelseserklæring (fylles ut ved behov) Vedlegg 7 Mal, tilbyders forbehold og avvik Vedlegg 8 Mal, egenerklæring taushetsplikt Vedlegg 9 Avtaledokument Vedlegg 9a Spesielle kontraktsvilkår 16/270 Konkurransegrunnlag 16/270 Side 16 av 16