Budsjett 2014 (utkast) Innleiing Mål og ambisjonar, fokusområder og prosess for arbeidet med et for 2014 bygger på vedtak i Helse Vest RHF sitt styre om inntektsfordeling og resultatkrav 2014 (sak 072/13B), Styringsdokument for Sjukehusapoteka Vest (SAV), SAV sin strategiplan 2011-2015 samt vedtak i SAV Styret om Langtids 2014-2018 (sak 35/13). Dette skrivet summerer opp føringar for gjennomføring av arbeidet for 2014. Budsjettprosess, verktøy og organisering av arbeidet. Prosess for årsering (ÅB) i SAV og omtale av dei ulike aktivtetane er vedlagt (vedlegg a). Budsjettprosessen er bygd opp med følgjande delprosessar: ÅB 1 Prisarbeid Årlige utarbeides priser for varer og tjenester som levers fra SAV til Sykehusforetakene. Prisarbeidet gjennomføres av en prisgruppe med deltakere fra SAV og Sykehusforetakene. Prisgruppen ledes av SAV. ÅB2 Forberedelse til års Budsjettarbeidet forberedes gjennom evaluering av forrige prosess, oppdatering av verktøyet SIM og støtteark og utarbeidelse av planer for gjennomføring av arbeidet og notat. Budsjettarbeidet innledes med workshop for alle ansvarlige. ÅB3 Aktivitets Hver avdeling utarbeider aktivitets mht. salgsvolum, bemanningsplaner og investeringsplaner basert på egne maler for års. Aktivitets danner grunnlag for salgs, lønns og investerings som utarbeides av FAD i SIM. ÅB4 Oppdatering SIM Budsjettverktøyet SIM oppdateres basert på aktivtets fra avdelingene. I tillegg oppdateres dimensjoner i SIM for priser, lønnskostnader, periodiseringsnøkler og rapportering. Fordeling av administrasjonskostnader og FAD kostnader posteres i SIM basert på fordelingsnøkler. Resultat rapporter fra SIM danner grunnlag for videre oppfølging av et. ÅB5 Utkast års Resultat fra SIM gjennomgås med hver avdeling (apotek) i egne møter og eventuelt oppdateres i SIM før utkast til godkjennes av AD og inngår i sak til styret om utkast års. ÅB6 Endelig års Eventuelle innspill fra styret tas omsyn til i endelig års. Ved større endringer i avklares dette i egne møter med avdelinger (apotek). Endelig oppdatert års vedtas av styret før resultat sendes over til Helse Vest RHF for konsolidering i konsernet. Eget likviditets utarbeides og rapporters til Helse Vest RHF ved oppstart av nytt år. Budsjett for 2014 skal utarbeidast i verktøyet Profitbase (SIM). Vegleiing til SIM ligg vedlagt (vedlegg b og c). I SIM skal versjon B01 Budsjett 2014 nyttast til et. Tidlegare erfaringar har gjort at ein har lagt om arbeidsprosessen og innført eiga aktivitetsering. Aktivitetset set fokus på volum, bemanning og investeringar i kvar avdeling. Malar for aktivitets er vedlagt (vedlegg d). Ut frå ert aktivitet vert utkast til prisar og utarbeidd av FAD og prisgruppa. Utkast til skal kvalitetssikrast i samarbeid mellom FAD og apoteka. Aktivitetsplan og fristar for arbeidet er vist i tabellen nedanfor.
Uke 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 Mnd aug sept okt nov des Ola Solstr Høst ferie Else ferie Aktivteter prosess 2014 Prisgruppemøte 26.8. 15.10. Ledermøte 27.8. 11.9. 14.10. 4.11. 2.12. Budsjett workshop 28.8. Møte tillitsvalgte mht 24.10. Styremøte / strategisamling styret 4.9. 7.11. 19.12. Aktivitetsering (Ecelmaler): Budsjettmøter (lynch) - SIB (2 timer) 6.9. Budsjettmøter (lynch) - SIF (2 timer) 9.9. Budsjettmøter (lynch) - SIS (2 timer) 6.9. Budsjettmøter (lynch) - SIH (2 timer) 9.9. Budsjettmøte FAD (driftskost+ prosjekt 2014) 10.9. Aktivitetst apotek sendes FAD 11.9. Sammenstilling (SIM): Budsjett og prisarbeid FAD (Apoteka) Budsjettmøter - SIB (første utkast SIM) 30.9. Budsjettmøter - SIF (første utkast SIM) 1.10. Budsjettmøter - SIS (første utkast SIM 2.10. Budsjettmøter - SIH (første utkast SIM) 3.10. Første utkast års ferdigstilt SIM 4.10. Foreløpig Budsjett / Pris 2014 til Sjukehusforetak HV 4.10. Sak ledermøte utkast ferdigstilt 4.10. Avstemming endelig SAV: Avstemming (møter) med sjukehusa Budsjettmøter - SIB 28.10. Budsjettmøter - SIF 28.10. Budsjettmøter - SIS 29.10. Budsjettmøter - SIH 29.10. Sak ledermøte utkast ferdigstilt 30.10. Sak styremøte utkast ferdigstilt 30.10. Foreløpig pris til kommuner 15.11. Budsjettmøter AD/FAD/Apotek etter behov Ferdigstillt endelig (AD) 25.11. Sak ledermøte endelig ferdigstilt 28.11. Sak styremøte endelig ferdigstilt 6.12. Prisnotat til Sjukehusforetak HV og prisbrev kommuner 19.12. Som ein del av prosessen vert det arrangert -workshop for avdelingsleiarar i SAV med fokus på mål og ambisjonar for 2014, vekst og aktuelle tiltak i kvar avdeling samt prosess verktøy og leveringsfristar. Plansjar nytta i workshop vert tilgjengeleggjort i Kvalitetssystem Økonomi når disse føreligg. Budsjett modellar, fordeling av aktivitet og rapportering. Det skal utarbeidast periodiserte del- i avdelingane. Samla utgjer dela resultatet for kvart verksemdsområde og apotek. Det skal i tillegg utarbeidast likviditets samla for SAV. Dette vert gjort av FAD ved avslutning av prosessen.
Budsjett struktur (sammenhenger) SHE PUB PRO AFR SIB Aktivitets Salgs- og margin SIF Lønns Invest. Driftskost SIH FAD Resultat Likviditet Balanse Aktivteten i SAV skal fordelast mellom verksemdsområde og avdelingar i samsvar med tabellen nedanfor: Budsjett / Avd (VO) X10 (Adm) X20 (SHE) X30 (PUB) X40 (PRO) 145 X60 AFR Sal av varer: Legemidler/apotekvarer til Sjukehus i Helse Vest og sjukhus med samarbeidsavtale Legemidler på H-resept inneliggende pasienter Legemidler/apotekvarer til kommuner Legemidler/apotekvarer publikum Legemidler H-resept til refusjon LAR (legemiddelassistert rehabilitering) Produksjon: Annen tilsetning (virkestoffene) Produksjon: Cytostatika (virrstoffene) Produksjon: Steril / Ikke Steril / Grossist/ Andre Sal av tjenester: ASL Basistjenester frå SHE (utdypes) Rådgivingstjenester (pakke 1-5) Inntekt (kostreduksjon) ved frikjøp til prosjekter (eksternt og innenfor SAV) () () () Vaktutrykning (fast del og per utrykning) Kontroll akuttkoffert KLUT Basispris produksjon (inkl kredit for hj.pas) Andre tjenester Personalkostnader: Driftspersonell i Apotek Administrasjon i Apotek og FAD Faglig støtte og prosjekt inkl avgivelse av interne ressurser til prosjekt Driftskostnads: Investerings: Finansposter FAD (9) Det vert lagt opp til uttrekk av grunnlag (statistikk) frå apotekkube (nasjonalt SLS samarbeid) som kan vise historisk omsetning, tal pakningar og gjennomsnittleg AIP og AUP for kvar avdeling. Ut frå samtaler med SLS legg ein til grunn at Apotekkuba har god nok kvalitet som grunnlag. FAD vil hjelpe med tilrettelegging av apotekkuba for kvart apotek og avdeling. Budsjettert resultat kjem fram i eigne rapportar i Styringsportalen (sjå link på SAVisa). Ut over dette kan det gjerast utrekk direkte frå rapportar i SIM til Ecel.
Vekst, omsetning og resultat for 2014 Sentrale føresetnader er vedteke av Helse Vest sitt styret og er kommunisert til SAV i brev av 19.6.2013. I brevet er det lagt til grunn ein gjennomsnittleg vekst i regionen på 0,6 % og eit resultatkrav for 2014 i SAV på 17 mill. Dette utgjer ca. 1,9 % av omsetning og er på nivå med Langtids for 2014-2018. Resultatkrav og føresetnadane kan verte justert i samband med revidert nasjonal for 2014. Sidan vekst og resultatkrav er på nivå med langtidset for 2013 er det naturleg å ta utgangspunkt i dette. Gjennom prosessen vil det verte vurdert å justere resultatkravet per avdeling mellom anna ut frå aktuelle tiltak for 2014 og kva prisar som vert fastsett for 2014 gjennom arbeidet i prisgruppa. Omsetning (vekst) for 2014 i siste langtids (LTB 14) er summert opp per apotek og verksemdsområde nedanfor og samanlikna med Budsjett og Prognose for 2013. Sal av varer - omsetningsutvikling B13 P13 LTB 14 LTB 14- P13 Vekst LTB14 vs P13 SHE 374 369 382 13 3,4 % PUB 297 284 318 34 11,9 % PRO 123 127 146 19 14,7 % 145 14 13 14 1 6,7 % Interns -33-32 -34-2 7,2 % SAV 774 761 825 64 8,4 % Sal av tenester - omsetningsutvikling LTB 14- P13 Vekst LTB14 vs B13 P13 LTB 14 P13 SHE 7,3 8,1 10,5 2 29,6 % PUB 0,1 0,3 0,3-0,0 % PRO 21,0 22,7 22,3-0 -1,8 % AFT 31,8 27,4 34,2 7 24,8 % SAV 60,2 58,5 67,3 8,8 15,0 % I langtidset er mellom anna følgjande sentrale føresetnader lagt til grunn for utviklinga; Vekstmåla i SAV kan berre verte nådd om måla avspeglar regionen sine strategiske mål innan apotekdrift og farmasifag. SAV sine varer og tenester vert innlemma i nye avtalar med kommunar (jfr. samhandlingsreforma) Alle sjukehus i Helse Vest og institusjonar med samarbeidsavtale med Helse Vest nyttar SAV sine vare og tenester i den grad SAV er ein konkurransedyktig leverandør. Apotekstyrt lager (ASL) blir vurdert som eit satsingsområde i sjukehusa. Satsing på publikumsutsala med omsyn til profil og synleghet i sjukehusa for å styrke utsala si rolle i sikring av god pasienttryggleik. Auka aktivitet i poliklinikkane som tilseier auka nytteverdi av publikumsekspedisjonane. Effektiv kommunikasjon med post (utskrivande legar) som tilseier at ein greier å fange meir av reseptflyten i sjukehusa (ref. e-resept) All tilsetningsproduksjon i regionen vert samla i produksjonsavdelingane til SAV mht. å sikre nytte (gevinstar) av investering i nye lokalar og sikre kvalitet (og lovleg) framstillinga. SAV greier å utvikle rådgjevingstenestene til ein fornuftig pris og at etterspørsel etter tenestene aukar Desse momenta skal vektleggast i arbeidet for 2014. Sentrale føresetnader for for 2014: Sal av industriproduserte legemidlar (AIP og AUP): Budsjettet skal utarbeidast i nominelle kroner. Frå eigar er det lagt til grunn ein foreløpig pris- og lønsvekst på 3%. I SAV vil vi i tillegg ta omsyn til utvikling i prisar på legemiddel i 2013 og venta utvikling i pris på legemidlar i 2014. Utvikling av gjennomsnittlig AUP per pakning for kvar månad for hhv. SHE og PUB i 2013 går fram av figur nedanfor.
I PUB er prisutvikling fallande medan SHE er stigande. Dette føyer seg inn i ein trend ein har sett ei tid og det er venta at trenden vil fortsetje inn i 2014. Dette betyr at vekstmålet i kroner for ein del må takast ut på auka tal pakningar. Vekst i tal pakningar i 2013 i PUB og SHE er vist i figur nedanfor. Etter fleire år med god vekst ser volumet no ut til å flate ut og til dels være fallande. Veksten i tal pakningar må konkret vurderast for SHE og PUB i et ut frå vidare utvikling i 2013 og samtaler med sjukehusføretaka om venta utvikling. Oppdatering av alle prisar i SIM vert gjort av FAD v/økonomiavdelinga. Det har ei tid vore signaler frå Statens legemiddelverk (SLV) om at den nasjonal apotekavansen for reseptpliktige legemidlar kan verte endra frå og med 1.1.2014. Truleg går dette i retning av at kostbare legemidlar (som ofte vert nytta av kronikarar) vert billigare, og billegare legemidlar vert dyrare. Det er venta at SLV vil sende ein rapport på høyring i løpet av hausten. Kva verknad dette vil få for sjukhusapoteka er usikkert, men ei endring kan føre til at dagens prismodell i SHE må vurderast. Prisgruppa vil arbeide med endringsforslaget når dette ligg på bordet. Sal av handelsvarer (OTC) frå PUB: SAV bygger på vegleiande priser frå grossist og dette vert også lagt til grunn for et for 2014. SAV har og lokal prismodell for handelsvarer som vert nytta for eit avgrensa omfang av lokale varer. I prosessen vil ein arbeide med å samstemme vegleiande prisar og lokal prismodell. Sal av eigenproduserte legemidlar og produksjonstenester (anna tilsetning og cytostatika): Ein legg opp til å vidareføre prinsippa i prismodellane frå tidligare år: Produksjonsavdelingane (X40): Todelt prismodell: Basispris: Faste kostnader i produksjonsavdelingane Produktpris: Direkte tilverkingskost (virkestoff, rekvisita, emballasje og arbeid) + påslag for resultatkrav Steril, ikkje steril produksjon (avd.145): En prismodell for dekning av alle kostnader
Produktpris; Fase kostnader og direkte tilverkingskost + påslag for resultatkrav Frå og med 2013 (ved innføring av FarmaPro 5) har både virkestoff (varesal) og arbeidsprisar vore selde frå PRO- avdelingane. Dette har medført ei mykje betre inntening i disse avdelingane enn tidligare år. Samstundes har innteninga i SHE vorte tilsvarande svekka. I tillegg har volumet i PRO i sum auka meir enn noko som og har betra innteninga i PRO. Med omsyn til konsistens i system, måling og rapportering blir denne modellen vidareført i 2014. Dette gjev også eit betre bilde av reell inntening i SHE enn tidligare år. Ei eventuell endring i apotekavanse kan likevel få konsekvens for dagens prismodell både i SHE og PRO. Pris for eigenproduserte legemidlar og produksjonstenester vert nærmare avklart gjennom arbeid i prisgruppa. Som eit utgangspunkt legg ein til grunn fastsette prisar for 2013 + 3 %. Sal av andre tenester (rådgjeving, basistenester frå sjukehusekspedisjon mv) Ein legg opp til at alle tenester skal erast i timar for 2014. Dette gjer ein for å kunne setje eit aktivitetsmål for oppfølging også innan tenesteområda. Ein er i gang med innføring av timeføring for rådgivingstenester og ASL. Frå og med 2014 er målet at faktisk utførte timar kan målast mot erte utførte timar. For 2013 var pris per årsverk prisa ut frå erte direkte og indirekte kostnader i rådgivingsavdelingane. Det var og sett ein timepris basert på 1400 timar per årsverk. For 2014 vil ein vidareføre dette for farmasøytar. For apotekteknikarar ynskjer ein å setje timepris basert på 1600 timar per årsverk. Timekalkulasjon som ligg til grunn for dette er vist nedanfor: Farmasøyt Tekniker Normaltimer per pårsverk 1 950,0 1 950,0 Ferie 5 uker 187,5 187,5 Disponibel tid 1 762,5 1 762,5 Tid ikke levert til kunde: Kurs/kompetansebygging 200,0 100,0 Div administrasjon, møter mv 162,5 62,5 Levert tid til kunde 1 400,0 1 600,0 Utnyttelsesgrad per årsverk 79 % 91 % Endring i tal timar for apotekteknikarar vil redusere prisen per time. Dette vil kunne stimulere til økt utnytting av ressursane når ein legg til grunn at ein aukande del av salet vil være basert på timar i 2014. Lønnskostnader: Ein legg til grunn ein vekta gjennomsnittleg lønnskostnad per månadsverk per stillingskategori i kvart apotek med tillegg for ein lønsvekst i 2013 på 3%. Andre kostnader: Vi legg til grunn ein generell prisstiging på 3 % i 2013. Prisar og arbeid med prisgrunnlag for 2014: Prinsippa for prising av varer og tenester er som utgangspunkt uendra frå 2013. Under hovudavtalen med Sjukehusføretaka er det nedsett ei prisgruppe som arbeider parallelt med prosessen. Deltakarar: Hilde Wangen leiar Innkjøps- og logistikkleder SAV Halvor Molvig Controller Helse Bergen Eli Aspen (Jasinta Balasubramaniam) Controller Helse Stavanger Olav Eivind Meland Controller Helse Fonna Steven Inge Haug Controller Helse Førde
Aleksandra Silic Avdelingsleder Sjukehusapoteket i Bergen Ola Rye Økonomisjef SAV I tillegg møter Jan Gunnar Hordnes (nytilsett Business Controller SAV) på prisgruppemøta. Prisgruppa har som mandat å gjennomgå prinsippa for prising av varer og tenester og praktisering av disse, og på denne bakgrunn gje innspel til leiinga i SAV før prisane for 2014 vert fastsett. Fastsette prisar for 2014 vil verte kommunisert til Sjukehusføretaka i eit eige prisnotat den 19.12.2013. Budsjett tekniske forhold: Budsjetta for sal av varer og tenester: Budsjetta er bygd opp av ein føresetnad om volum og pris på varer og tenester. Ved ering av varer vil volumet ligge til grunn for både omsetning frå sal av varer (volum * gjennomsnittleg AUP) og forbruk av varer (volum * gjennomsnittleg AIP). Spesielt om SHE: Sal av varer frå sjukehusekspedisjon skal erast i tal pakningar per klinikk/divisjon i sjukehusa til ein gjennomsnitts pris. Særleg kostbare legemidlar (biologiske legemidlar/hresept) gje stort utslag i gjennomsnittleg pris og skal erast på eigne linjer i SIM med eigen gjennomsnittleg AIP og AUP. Sal av varer til LAR-senter skal erast på eigne linjer i SIM og eigen gjennomsnittspris ut frå tal pakningar mot aktuelle klinikk / divisjon basert på forventa tal pakningar. Ein gjer merksam på at sal av LAR er med i statistikken (nøkkeltal) samla for SHE. Sal av ASL skal erast i tal timar for hhv. Farmasøyt og Apotekteknikar. Det er komne nye mva reglar og skilje mellom farmasøyt og apotekteknikar vert difor viktig. Kvart apotek skal og gjere eit overslag over kor mange aktuelle legemiddelpostar som finst i kvart sjukehus og setje mål om kor mange postar ein vil dekke i 2014 (dekningsgrad ASL). Spesielt om PUB: Sal frå publikumsekspedisjon skal erast i tal pakningar til ein gjennomsnitts pris per pakning. Legemidlar på H-resept vert ert for seg på eigne linjer med eigen gjennomsnittspris i SIM. Spesielt om PRO og 145: Basispris for 2014 vert vurdert som ein del av arbeidet i prisgruppa. Det skal krediterast per månad for heimepasientar. Basispris og kreditering vert oppdatert av FAD i SIM ut frå tal heimepasientar per månad i aktivitetsa frå apoteka. Sal frå produksjonsavdelingane skal erast ut frå venta volum for virkestoff (tal pakningar) og tal kurar etter disse kategoriane PRO (40 avd.): Kategoriar: Cytostatika kurar o Ekstra kort o Kort o Middels o Lang Annen tilsetning inneliggande pasientar o Kort o Middels o Lang Annen tilsetning heimepasientar
o Kort o Middels o Lang 145 avd.: Kategoriar Grossist Andre Steril Ikkje steril Spesielt om intern omsetning av varer innan SAV; Motpartskodar for bokføring av omsetning mot andre avdelingar i SAV er vidareført i for 2014; IA: omsetning internt mot avdeling i eige apotek IS: omsetning internt mot avdeling i SAV utanfor eige apotek I et må dette takast omsyn til og ein må difor estimere kor myke av volumet som går mot disse avdelingane for kvar kategori. Samanheng mellom kategori og motpartskodar vil ut frå korleis PRO er organisert i dag normalt være: Kategori Motpart IA Motpart IS Kommentar Cytostatika kurar Ikkje aktuelt Ikkje aktuelt Fakturerast frå PRO til sjukehusa Annan tilsetning Fakturerast frå PRO Ikkje aktuelt Ikkje aktuelt inneliggande til sjukehusa Fakturerast frå PRO Anne tilsetning IA Ikkje aktuelt til PUB og sal heimpasienter vidare frå PUB Sal både internt i Steril produksjon IA IS apotek og regionalt Ikkje steril produksjon Intern omsetning i SAV skal erast på eigne linjer i SIM. IA IS til andre apotek Sal både internt i apotek og regionalt til andre apotek Samla sal frå PRO og 145 mot andre avdelingar i SAV må avstemmast mellom avdelingane ved at omsetning ert i PRO og 145 skal gje varekost i mottakande avdeling. Rutine for dette vil være at kvart apotek avstemmer omsetning og varekostnad på IA koden internt i sitt apotek. Omsetning på IS kode (normalt kun frå avd.145) må avstemmast mot kvar kjøpande avdeling. Det er avd.145 som har ansvar for å ere omsetninga på IS kode og melde dette for avstemming mot dei andre apoteka i SAV. Budsjettert volum i produksjonsavdelingane vert lagt til grunn for vurdering av gjennomsnittleg pris per volumeining for kvar hoved- og delkategori (ref arbeidet i prisgruppa). Budsjett for lønnskostnader: Lønnskostnader skal erast med tal månadsverk per månad. Kostnader per månadsverk vert utrekna som eit vekta snitt av faktisk løn per stillingskategori i kvart apotek, med tillegg av sosiale kostnader og pensjonskostnad. FAD har ansvar for utreking av fast kostnad per månadsverk med tillegg for variable kostnader, arbeidsgjevaravgift, feriepengar og pensjonskostnader og oppdatere dette i pristabellane i SIM.
I fastsetjing av kostnad per månadsverk skal det takast omsyn til lønsoppgjer i 2014 frå og med den månaden lønsoppgjer får rekneskapsmessig effekt. FAD vil oppdatere SIM med rett fordelingsnøkkel for dette. Budsjett for driftskostnader: Driftskostnader vert ert i heile kroner basert på historisk forbruk og aktuelle tiltak i avdelinga. Budsjett for investeringar: Investerings skal utarbeidast tilsvarande tidligare år. Investeringar og avskrivingar vert oppdaterte i SIM av FAD basert på aktivitets frå apoteka. Alle investeringar må har grunnlag i ei vurdering av kostnad og venta effekt (økonomisk, kvalitetsmessig, stetting av lovkrav m.v.) av investeringa. Investerings inngår i ark for aktivitets. For å synleggjere særskilde tiltak i avdelingane er det aktuelt å inkludere kostnader ved disse (sjølv om kostnaden ikkje kan balanseførast etter rekneskapsreglane). Eksempel på dette kan være salsfremjande tiltak, særskilde utviklingsprosjekt og for kompetansebygging. Kostnaden skal erast i SIM som andre driftskostnader. Budsjettering av ressursar til utviklingsprosjekt: SAV deltek i fleire utviklingsprosjekt i Helse Vest konsernet der SAV vert spurd om levere ressursar vederlagsfritt. Eksempel på dette er KULE, E-resept og Økonomiprogrammet. SAV si kvalitetssatsing tilseier og ressursbruk ut over vanleg drift på SAV interne prosjekt. I tillegg må ein reknemed noko innleige av ressursar. Ressursar til utvikingsprosjekt skal erast i FAD. Bruk av interne SAV ressursar skal kostnadsførast i FAD basert på tal timar og godskrivast avgjevande avdeling. Pris per time skal for SHE, PUB og PRO tilsvara lønskostnader + pensjonskostnader. Pris per time for ressursar frå AFT skal tilsvara timepris på annan rådgjeving til kundar i Helse Vest konsernet frå AFT. Disse prisane vert rekna ut av FAD og lagt inn i SIM. Kvart utviklings skal erast med eige prosjektnummer i SIM slik at kostnaden kan samanliknast med faktisk kostnad gjennom 2014 for kvart prosjekt. Budsjettet må så langt som mogelege bygge på planlagde prosjekt for 2014. Budsjett for administrasjon IKT kostnader skal vurderast ut frå behovet i avdelingane og skal avstemmast mot Helse Vest IKT sitt (leigekostnader). Kostnaden vert ert som del av FAD et og inngår i fordeling til avdelingane. Samla for IKT vert koordinert av IKT sjef i FAD. Budsjett for kompetansebygging skal utarbeidast som ein del av lokalt apotek, her under reisekostnader til kurs m.v.(for eks EBS reiser i 2014). Samla kompetanse vert koordinert av personalsjef i FAD. Fordeling av administrasjonskostnader (10 avd) og FAD kostnader vert ert basert på fordelingsnøklar. Fordelingsnøklar for 2014 er vidareført frå 2013. Tiltak for å nå måla i 2014: Som ein del av aktivitetset skal kvar avdeling notere ned tiltak for å nå måla i 2014. Nedanfor er summert opp aktuelle tiltak til vurdering i kvart apotek og verksemdsområde. Det er viktig at kvart apotek konkretiserer tiltak med kostnad og forventa effekt av tiltaket. Sjukehusekspedisjonen Gevinstuttak frå gjennomførte investeringar i lagerautomatar (automatisering) Gevinstuttak frå eventuell innføring av elektronisk bestilling (Tønsys)
Omfang av endose i 2014? Ambisjon for ASL (Dekningsgrad ASL). Rene på kost nytta av ASL hjå kundar. Ambisjon LAR-leveransar og ressursbehov knytt til dette Varekost % - tiltak for å optimalisere varekost Logistikkrutinar og kontroll med vareflyt/lager LIS-arbeidet i sjukehusa Investeringsbehov (re-vurdering av tidligare planer?) Bemanning tilpassa venta aktivitet. Publikum Mål for sal og konkrete tiltak for å auke salet som for eks o Produktutval tilgjengeleg generika og original høgare adel medisinsk forbruksmateriell utvida sortiment og volum handelsvarer o Opningstider o Tiltak for å redusere ventetid o Servicesal (kombinasjon rådgjeving og legemiddelsal) Konkrete tiltak per ekspedisjon (innspel frå EBS) for eks legemidel samtalar o Bemanning Samansetning av Cand.farm, reseptarar og apotekteknikarar Vektlegge erfaring med sal og evne/vilje til å drive salsarbeid ved rekruttering. Bemanning tilpassa venta aktivitet Marknadsplan for publikumsutsalet, herunder o Intern marknadsføring mot sjukehusa, konkrete profileringstiltak som for eks Lage planer for skilting og søke sjukehus om godkjenning Lage planer for kampanjer mot tilsette / pasienter i sjukehusa o Ekstern marknadsføring mot kundar, konkrete tiltak som for eksempel Profilering av produkt Kampanjemateriell og stands Samhandlingsavtalar med sjukehusa (ruting av pasientar og reseptar via publikum) Varekost % - tiltak for å optimalisere varekost o Auka adel handelsvarer o Auka adel medisintekniskforbruksmateriell o Logistikkrutinar og kontroll med vareflyt/lager Investeringsbehov (lagerautomatar i Bergen og Haugesund) Produksjon: Avd. X40 Tilsetning: Produksjonskapasitet i kvart apotek samanlikna med venta behov Skalering og avklare investeringsbehov (pålegg SLV), bemanning og ressursbehov. Nye myndigheitskrav til produksjon som eventuelt medfører at SAV overtek meir produksjon frå sjukehusa (kost/ nytte) Auke kompetansen hos produksjonsfarmasøytar og aktuelle tiltak (for eks hospitering) GMP (Good Management Practice) retrening Status faste avtalar for innkjøp Produksjonsplanlegging link mot og prognoser
Bemanning tilpassa venta produksjon Avd. 145 Steril/ ikke steril produksjon i Bergen Produksjonskapasitet samanlikna med forventa behov ved gjennomgang av faktisk volum for kvar kategori av varer samanlikna mot teoretisk mulig volum. Avklare skilje mellom avd. 140 og 145 i Bergen mht. volum, faste kostnader og bemanning (ref arbeidet i prisgruppa) Synergiar mellom avdeling 140 og avdeling 145 i Bergen Summere volum lokalt, regionalt og nasjonalt Skalering for 2014 (ref. og nasjonalt og regional lagerproduksjon) Bemanning tilpassa venta produksjon Farmasøytisk rådgjeving: Definere tenester til kundar ( de 5 pakkene) Avklare kompetanse innan tenesteområda o Kompetanseheving / opplæringsplan o Auke leveransekapasitet Eit årsverk = 1400 og 1600 timer kundetid o Kva nyttast resterande tid til? o Status tilgang på farmasøytar og tiltak i rekruttering / organisering Vurdere nye prismodellar (ref arbeidet i prisgruppa) Sal av definerte tenester mot sjukehusa o Opptrappingsplanen i LOP for 2014 o Rådgjevingstenester som leveranse i Samhandlingsreforma o Kost/nytte for sjukehusa o Effekt av IMM-modell Kvalitetssikring av leverte tenester og grunnlag for faktura o Skriftlig evaluering frå sjukehusa o Måling av faktisk leveranse til kundar (timeregistrering) Administrasjon Fordeling av arbeidsoppgåver mellom FAD og Apoteka, samt LRS Uttak av gevinstar (bemanning) ved samordning (samarbeid) av oppgåver mellom FAD og/ eller mellom apotek. Planar for kompetansebygging og ressursbehov. Vedlegg: a) Årsprosess (inputark til kvalitetssikring) b) Vegleiing SIM (inputbruker) c) Vegleiing SIM (superbruker-fad) d) Skjema for aktivitets