1 Fylkesmannen i Buskerud Rapport fra tilsyn med kommunenes arbeid med oppfølging av barn i fosterhjem ved barneverntjenesten i Drammen kommune 2013 Kommunens adresse: Nedre Storgt 3, 3015 Drammen Tidsrom for tilsynet: 19.06.2013 09.10.2013 Kontaktperson i virksomheten: Sidsel Hager Sammendrag Fylkesmannen skal i 2013 undersøke den kommunale barneverntjenestens arbeid med barn som bor i kommunale fosterhjem. Barneverntjenesten skal nøye og jevnlig følge utviklingen til barn som er plassert i fosterhjem. Formålet med tilsynet er å undersøke om norske kommuner gjennom sine styringstiltak sikrer at deres oppfølging og kontroll av barnets situasjon i kommunale fosterhjem utføres i tråd med myndighetskrav, jf. lov 17. juli 1992 nr.100 om barneverntjenester. Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet kommunens arbeid med oppfølging av barn i fosterhjem, herunder Oppfølging og kontroll av barnets situasjon i fosterhjemmet Barnets medvirkning Råd og veiledning til fosterforeldre. Resultat av tilsynet: Det ble avdekket ett avvik ved dette tilsynet. De aktuelle myndighetskrav fremkommer senere i rapporten.
2 Avvik Drammen kommune sikrer ikke systematisk oppfølging og kontroll av det enkelte barns situasjon i fosterhjemmet. Dato: Ole H. Bals revisjonsleder Marit Eide revisor
3 Innhold Sammendrag... 1 1. Innledning... 4 2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold... 4 3. Gjennomføring... 5 4. Hva tilsynet omfattet... 5 5. Funn... 5 6. Kommunens styringssystemer... 6 7. Regelverk... 7 8. Dokumentunderlag... 7 9. Deltakere ved tilsynet... 9
4 1. Innledning Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i perioden 19.06.2013 09.10.2013, gjennomført av Fylkesmannen i Buskerud. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er en del av et landsomfattende tilsyn med kommunale barneverntjenester i 2013, initiert av Statens helsetilsyn. Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med den kommunale barneverntjenesten jf. Lov om barneverntjenester 2-3 fjerde ledd. Det er Statens helsetilsyn som har gitt føringer om tema og tilsynsmetode for Fylkesmannens tilsyn jf. Lov om barneverntjenester 2-3 b. Formålet med en systemrevisjon er å vurdere om virksomheten, gjennom sin internkontroll, ivaretar ulike krav i lovgivningen. Revisjonen omfatter undersøkelse om: hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved samtaler med ansatte og andre undersøkelser. Rapporten omhandler eventuelle avvik og merknader som ble avdekket under revisjonen. Rapporten gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av barneverntjenestens totale virksomhet. Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring. 2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold Drammen kommune har 65 473 innbyggere pr 01.01.2013. Kommunen styres av rådmannsnivået med rådmann, seks direktører, informasjonssjef og 3 seksjoner. Virksomhetsnivået har 47 virksomheter, hvorav Senter for oppvekst er en virksomhet. Senter for oppvekst er en samordnet tjeneste for barn og unge under 18 år som har ulike hjelpebehov. Senter for oppvekst ledes av en virksomhetsleder og omfatter Barneverntjenesten, Enslige mindreårige, Habiliteringstjenesten, Pedagogisk/psykologisk tjeneste og Helsestasjonene. Barnevernleder har 3,5 rådgivere og 0,5 SLT-koordinator i sin stab. Tjenesten består for øvrig av mottak, fosterhjemsteam og tre geografiske team; Bragernes, Strømsø og Fjell/Konnerud, samt interkommunal Sosial- og Barnevernvakt. Totalt har kommunen 119 barn under omsorg, hvorav 111 er plassert i fosterhjem. I tillegg er 59 barn plassert i medhold av 4-4 femte ledd.
5 3. Gjennomføring Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter: Revisjonsvarsel ble utsendt 19.06.2013. Formøte ble avholdt 07.10.2013. Åpningsmøte ble avholdt 08.10.2013. Samtaler med ansatte Det ble gjennomført samtaler med 10 ansatte på forskjellige nivåer. Oversikt over disse finnes i punkt 8 «Deltakere ved tilsynet». Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under tilsynet er gitt i punkt 7 «Dokumentunderlag». Det ble ikke gjennomført befaring ved dette tilsynet. Sluttmøte ble avholdt 09.10.2013. 4. Hva tilsynet omfattet Tilsynet omfattet å avdekke om kommunene gjennom sine styringstiltak sikrer at deres oppfølging og kontroll av barnets situasjon i kommunale fosterhjem, utføres i tråd med myndighetskravene i barnevernloven. Tilsynet omfattet temaene: Oppfølging og kontroll av barnets situasjon i fosterhjemmet Barnets medvirkning Råd og veiledning til fosterforeldre. Kommunen er pålagt å ha internkontroll, jf. barnevernloven 2-1 og forskrift om internkontroll. Tilsynet undersøkte om og på hvilken måte kommunens ledelse følger med på at barneverntjenesten utfører de oppgaver de er pålagt etter barnevernloven 4-5, 4-16, 4-22 og 6-3. 5. Funn Det ble avdekket ett avvik ved dette tilsynet. Avvik Drammen kommune sikrer ikke systematisk oppfølging og kontroll av det enkelte barns situasjon i fosterhjemmet. Avvik fra følgende myndighetskrav: Lov om barneverntjenester 2-1, 4-5, 4-15, 4-16 og 4-22 Forskrift om fosterhjem 5 og 7 Forskrift om internkontroll i barneverntjenesten
6 Kommentar: Barneverntjenesten skal ha internkontroll for sin virksomhet og kommunen har ansvar for at de ansatte får tilstrekkelig opplæring. Ved plasseringer utenfor hjemmet skal kommunen utarbeide tiltaksplan/omsorgsplan og følge nøye med på utviklingen til det enkelte barn. Barn skal ikke plasseres i fosterhjem før fosterhjemmet er godkjent. Det skal gjennomføres minimum 4 oppfølgingsbesøk pr år. Avviket bygger på følgende: Kommunen gjennomfører ikke de lovpålagte fosterhjemsbesøkene. Gjennomgang av nøkkeltallene og halvårsrapporten viser at ikke alle fosterhjemmene får det antall besøk som kreves i lov og forskrift. Det kan ikke dokumenteres at alle fosterbarn er plassert i godkjente fosterhjem. Det kan ikke dokumenteres at det er inngått fosterhjemsavtale i alle saker. Det foretas ikke årlige evalueringer av fosterhjemsavtalene. Det er ikke utarbeidet gyldig omsorgsplan for alle barn som er under omsorg. De ansatte har ulik praksis for planlegging, gjennomføring og dokumentasjon av innholdet i oppfølgingsbesøkene, herunder samtalene med barna. Fosterforeldre gis ikke informasjon om hvor de kan henvende seg dersom det oppstår en akutt situasjon utenfor ordinær arbeidstid. Kommunen sikrer ikke tilstrekkelig opplæring av nyansatte. Det er utarbeidet rutiner for avviksrapportering, men det er ingen enhetlig oppfatning blant de ansatte om hvordan rutinene skal følges. De ansatte har også uklar oppfatning av hvordan avviksmeldinger blir fulgt opp og om de blir brukt til forbedring av tjenesten. Kommunen gjennomfører ikke risikovurderinger av hvilke områder det kan være fare for svikt i fosterhjemsarbeidet. 6. Kommunens styringssystemer Rutinehåndboka til Barneverntjenesten i Drammen kommune ble sist revidert i august 2013. Den inneholder informasjon om ansvarsfordeling og myndighetsområde, samt delegeringsrutiner. Den er elektronisk og inneholder fortløpende linker til lovdata, samt rutinehåndbøker, forskrifter, retningslinjer og veiledere fra departementene. Det er også linker til kommunens og virksomhetens plandokumenter, virksomhetsplan, økonomiplan, etikkplakaten, verdigrunnlag og kommunikasjonsreglene. Barneverntjenesten utarbeider nøkkeltall over virksomhetens oppgaver opp mot myndighetskravene i barnevernloven, som sendes ut til ledere og alle ansatte hver uke. Teamlederne har ansvar for å følge opp de ulike områdene. I tillegg utarbeides det månedlige oversikter basert på malen for halvårsrapporteringen fra saksbehandlingssystemet. Denne sendes ut til virksomhetsleder, barnevernleder og teamledere. Det er ukentlige ledermøter i Barneverntjenesten. Avviksrapporteringen om antall gjennomførte oppfølgingsbesøk av fosterbarn skal foregå ved kontroll hvert kvartal. Teamlederne mottar lister over manglende dokumenterte oppfølgingsbesøk, og skal følge dette opp med hver enkelt Barnevernkurator. Avvik ved oppfølgingsbesøk skal rapporteres fortløpende gjennom teamleder med begrunnelse for avviket. Barnevernleder har oppdateringsmøter med virksomhetsleder hver annen uke.
7 Virksomhetsleder har oppdateringsmøter med kommunaldirektør hver annen uke. Senter for oppvekst arrangerer hvert år dialogmøte med brukerne av de forskjellige tjenestene, deriblant barneverntjenesten. Dialogmøtet er ledet av politikerne, og er deres møte med byens befolkning som benytter tjenester fra Senter for oppvekst. Erfaringsutvekslingene fra disse møtene tas med tilbake inn i det daglige arbeidet. Fylkesmannens revisjonsteam vil påpeke at kommunens interne kontrollsystem med regelmessige rapporteringer av nøkkeltall synes velegnet for oppfølging av avvik fra myndighetskravene som gjelder for barneverntjenesten. Kommunen har imidlertid ikke satt inn tilstrekkelig tiltak etter at nøkkeltallene gjennom en lengre periode har vist at lovens krav til oppfølging av fosterbarn ikke er oppfylt. Fylkesmannen understreker viktigheten av at slike avvik følges opp raskt med adekvate tiltak. 7. Regelverk FNs konvensjon om barnets rettigheter av 20. november 1989 (barnekonvensjonen) lov om barneverntjenester av 17. juli 1992 (barnevernloven) forskrift om fosterhjem av 18. desember 2003 (fosterhjemsforskriften) lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 2. oktober 1967 (forvaltningsloven) forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester av 14. desember 2005 (internkontrollforskriften) 8. Dokumentunderlag Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen ved ekspedisjon 16.08.2013 fra Drammen kommune: Oversikt over kommunens organisering: Organisasjonskart over Drammen kommune Oversikt over barneverntjenestens organisering: Organisasjonskart over Senter for oppvekst Aktuelle styringsdokumenter, resultatdokumentasjon og planer: Årsmelding for Drammen kommune 2012 av 08.04.2013 Mål- og resultatstyring for programområde 02 Oppvekst for 2013 Økonomiplan for programområde 02 Oppvekst, for perioden 2013-2016 Kompetanseplan barneverntjenesten 2013 Program for tilsettinger og nytilsatte i Senter for oppvekst Sjekkliste for opplæring av nyansatte i barneverntjenesten Beskrivelse av rutiner for internkontroll Rutinehåndbok Oxford-rapporten/OU-prosjekt Møtearenaer Erfaringer fra brukerne Systematisk oppfølging av virksomhetens arbeid opp mot myndighetskrav Nøkkeltall
8 Avviksrapportering Rutine for uthenting av ukenøkkeltall Internkontroll tilsynsbarna Rutinehåndbok for barneverntjenesten Forord Introduksjon (under revidering) Generelle saksbehandlingsregler Meldinger undersøkelse Tiltak i hjemmet Plasseringer med hjemmel i 4-4 femte ledd, 4-24 og 4-26 Akuttarbeid Rutiner for arbeid med tiltak for barn med alvorlige atferdsvansker Fylkesnemndssaker Fosterhjemsarbeid Tiltak etter barnevernloven for ungdom over 18 år Liste over alle ansatte i barneverntjenesten Liste over aktuelle saker Tilleggsdokumentasjon oversendt 23.08.2013: Delegasjonsfullmakt ved fravær Tilleggsdokumentasjon fremlagt 07.10.2013: Utfylte avviksrapporteringer knyttet til tilsynsførerrapporter for perioden 2008 til 2013 Nøkkeltallsrapporter og oversikter over Utvikling av plasseringer Plasseringer sortert etter plasseringshjemmel Tertialoversikt over oppfølgingsbesøk og tilsynsansvar for 2012 og 2013 Saker med kvartalsvis antall gjennomførte tilsynsbesøk Saker med kvartalsvis antall gjennomførte oppfølgingsbesøk Retningslinjer for oppfølging av tilsyn i fosterhjem Informasjon til tilsynsførere i Drammen kommune om avviksmeldinger Skisse over fordelingen mellom kommunal og statlig rekruttering av fosterhjem Tilleggsdokumentasjon fremlagt 09.10.2013: Perm med rutiner og skjemaer for godkjenning av fosterhjem, inkl. 6 beslutninger om godkjenning 39 saksmapper for fosterhjemsplasserte barn ble gjennomgått under revisjonsbesøket. Korrespondanse mellom virksomheten og tilsynsmyndighetene: 19.06.2013 Varsel om tilsyn 16.08.2013 Innsendt dokumentasjon 26.08.2013 Brev med program for revisjonen og anmodning verifikasjoner 05.09.2013 Brev med endringer i programmet for revisjonen Diverse e-poster om praktisk gjennomføring og endringer i programmet
9 9. Deltakere ved tilsynet I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på formøte, åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som det ble intervjuet. Navn Funksjon / stilling Formøtmøte Åpnings- Samtale Sluttmøte Tore Isaksen Utdanningsdirektør X X Siri Haug Myhre Virksomhetsleder X X X X Sidsel Hager Barnevernleder X X X X Solrun Groen Konstituert teamleder Fosterhjemsteamet X X X Merete Slagnes Barnevernkurator X X X Irene Tonum Barnevernkurator X X X Mona Lennart Barnevernkurator X X Siv Jorun Norman Barnevernkurator X X X Rune Frøisti Barnevernkurator X X X Lise Haugan Barnevernkurator X X X Turid Eriksen Barnevernkurator X X Kjetil Krosser Gjerberg Rådgiver X X Randi Espegard Rådgiver X X Kristine Holmbakken Rådgiver X X Giske Breivik Andreassen Teamleder X X Eva Buvik Skedsmo Vikar teamleder X X Live Jøntvedt Barnevernkurator X Rita Fredsvik Barnevernkurator X Ann Kristin Frivoll Barnevernkurator X Anita Rønning Mottakskurator X Suzan Serdashti Barnevernkurator X Lene Green Jensrud Barnevernkurator X Ingunn Vetting Barnevernkurator X Åse Marit Hegland Barnevernkurator X Anita Ø. Grønli Barnevernkurator X Jørn Klavenæs Barnevernkurator X Gro Horneland Teamleder X Trine Haugan Barnevernkurator X Ann Helen Nesset Rådgiver X Lill Marita G. Grestad Barnevernkurator X Nina Slotte Barnevernkurator X Maria Nedremyr Barnevernkurator X Fra tilsynsmyndighetene deltok: Revisjonsleder: Seniorrådgiver Ole H. Bals, Fylkesmannen i Buskerud Revisor: Avdelingsdirektør Anne Cathrine Dahl, Fylkesmannen i Buskerud Revisor: Seniorrådgiver Marit Eide, Fylkesmannen i Buskerud Revisor: Seniorrådgiver Torstein Heen, Fylkesmannen i Buskerud