Protokoll fra styremøte i NAL (5/2015) Tid: 26.8.2015 klokken 10.00-16.00 Sted: Arkitektenes Hus, Josefines gate 34, Oslo Styret Per Morten Ekerhovd, Michael Lommertz, Geir Brendeland, Sissel Arctander, Anders Selstrøm Moe og Anette Helstad Meldte forfall Sissil Gromholt og Rose Marie Steinsvik NALs administrasjon Pål Stephensen, Petter N. Haug (sak 67/2015), Thorstein Dramdal (sak 67/2015) og Ragnhild Ølstad (protokollfører) Del 1 - Godkjenning 61/2015 Godkjenning av innkalling og saksliste Innkallingen og sakslisten til styrets møte 26.8.2015 godkjennes. Styret er beslutningsdyktig i henhold til punkt 2.16 i NALs vedtekter. 62/2015 Protokoll fra styrets møte 11.6.2015 Protokollen vedlå til saken. Protokollen fra styrets møte 11.6.2015 godkjennes. Del 2 Orienteringssaker Presidenten ønsket de nye styremedlemmene velkommen. Presentasjonsrunde av styremedlemmer og administrasjon. Presidenten orienterte kort om styrearbeidet og viktige saker styret arbeider med, blant annet organisasjonssaken og Arkitekturhuset. Styreseminar avholdes i november når ny president er på plass. Strategiplanen utløper 31.12.2015. 1
63/2015 Orienteringer - Medlemsstatistikk Administrasjonslederen orienterte. Noe lavere vekst i antall nye medlemmer enn budsjettert. Automatisk overgang fra studentmedlemskap til ordinært medlemskap innført per 1.7.2015. Vervekampanjer mot studenter planlagt i høst. 64/2015 Administrerende direktørs rapport Administrerende direktør rapporterte, herunder om: - Reforhandling av leiekontrakt med AS Arkitektenes Hus Eiendom AS Leiekontrakten utløper 31.12.2015. NAL ønsker restrukturering av leieforholdet og en mulig reduksjon av leiearealet. - Oppussing av lokalene AFAG har flyttet. Kommunikasjons- og markedsavdelingen har flyttet inn i 3. etasje, og Fagavdelingen disponerer nå hele 2. etasje. Kantinen er nyoppusset. Meget vellykket prosess. - Arkitekturdagen Cirka 220 er påmeldt så langt. Fullbooket med sponsorer. Trondheim kommune og arkitektkontorene i regionen stiller med mange deltakere. Stor interesse hos NTNU. NAL har mottatt mange positive tilbakemeldinger på temaet Hverdagsbyen. - OAT NAL deltar med to arrangementer, konkurranse og konferanse. Samarbeid med Oslo Business Region om konferansen. 65/2015 Ny, felles organisasjon veien videre Ref. sak 54/2015. Notat fra Kontrollkomiteen vedlå til saken. Pål Stephensen orienterte om prosessen frem til nå. Styringsgruppen valgte å utsette uravstemningen til høsten. Kontrollkomiteen er ansvarlig for gjennomføringen og tok etter sommerferien opp spørsmål rundt rekkefølgen på avstemmingene. Komiteen har gitt styret råd om å gjennomføre uravstemningen først, før avstemningene i lokalforeningene. 2
Styret besvarer de innspillene som kom opp under behandlingen i Representantskapet 8.5.2015. Eventuelle endringer i beslutningsgrunnlaget må være avtalt med NIL og NLA. På bakgrunn av Kontrollkomiteens råd, vil styret anbefale overfor Representantskapet at uravstemningen gjennomføres før avstemningene i lokalforeningene. 66/2015 Arkitekturhuset Anders Selstrøm Moe og Pål Stephensen orienterte. Intensjonsavtale mellom NAL og OAF blir snart undertegnet. Fagavdelingen har påbegynt et utredningsarbeid som forprosjekt til en arkitektkonkurranse der Grønn Byggallianse blir samarbeidspartner. Alle involverte parter ønsker nå at saken skal komme til en snarlig løsning. 67/2015 Regnskap per 30.6.2015 Regnskapet per 30.6.2015 med notat vedlå til saken. Økonomisjefen orienterte. Driftsresultatet har et underskudd på 1,1 million i forhold til budsjett, men 0,2 millioner bedre enn fjoråret. Oppsummert har vi god kontroll på de fleste områder, men utfordringer knyttet til lavere omsetning på prosjekter og kurs. Del 2 Beslutningssaker Administrasjonen er allerede i gang med å se på tiltak for andre halvår som kan bidra til at vi bedrer situasjonen i forhold til budsjetterte mål. Styret vil bli forelagt en prognose for året i sitt møte 7.10.2015. 68/2015 Budsjett 2016 tidsplan Administrasjonens forslag til tidsplan for utarbeidelse av budsjettet for 2016 vedlå til saken. Tidsplanen for utarbeidelse av budsjett for 2016 vedtas. 69/2015 Representantskapets ekstraordinære møte 16.9.2015 Valgkomiteens innstilling til valg av ny president vedlå til saken. Det har kommet innspill til saker fra VAF, TAF, OAF og BAF. 3
Forslagene behandles slik: - VAF: Forslaget avvises fordi det var meldt inn etter fristutløpet 24.8.2015. Det henvises for øvrig til Representantskapets vedtak sak 17/2015 i sitt møte 8.5.2015. - TAF: Forslagene er av en slik art at de kan besvares direkte, uten en behandling i Representantskapet. Presidenten svarer TAF per e-post. - BAF: Styret legger vedtaket som Representantskapet fattet i sak 10/2015 i sitt møte 8.5.2015, til grunn for den videre prosessen med å etablere en ny, felles organisasjon. Styret vil på bakgrunn av vedtaket i samarbeid med styringsgruppen og Kontrollkomiteen sørge for at en uravstemning avholdes i løpet av 2015. Representantskapet opprettholder sitt vedtak i sak 10/2015 fra sitt møte 8.5.2015. - OAF: Ny, felles organisasjon Styret legger vedtaket som Representantskapet fattet i sak 10/2015 i sitt møte 8.5.2015, til grunn for den videre prosessen med å etablere en ny, felles organisasjon. Styret vil på bakgrunn av vedtaket i samarbeid med styringsgruppen og Kontrollkomiteen sørge for at en uravstemning avholdes i løpet av 2015. Representantskapet opprettholder sitt vedtak i sak 10/2015 fra sitt møte 8.5.2015. Representantskapsmøter Styret foreslår for Representantskapet at dagens praksis med ett representantskapsmøte og to møter med lokalforeningslederne i året opprettholdes. Styret viser i den anledning til at det etter NALs vedtekter 2.04, 2 også er mulighet for å avholde ekstraordinære representantskapsmøter. 4
Representantskapet støtter styrets forslag om å opprettholde dagens praksis med ett representantskapsmøte og to møter med lokalforeningslederne i året. Sak 17/2015 fra Representantskapets møte 8.5.2015 Styret foreslår for Representantskapet at vedtaket i sak 17/2015 fra Representantskapets møte 8.5.2015 om fordeling av prosjektstøttemidler til lokalforeningene opprettholdes. Vedtaket i sak 17/2015 fra Representantskapets møte 8.5.2015 om fordeling av prosjektstøttemidler til lokalforeningene opprettholdes. Instruks for Kontrollkomiteen Styret er positivt til OAFs forslag til instruks for Kontrollkomiteen, men rent prinsipielt er styret av den oppfatning at dette er en sak som skal fremmes av styret etter at saken er styrebehandlet på vanlig måte. Representantskapet vedtar styrets forslag til instruks for Kontrollkomiteen av 26.09.2015. Instruksen gjøres tilgjengelig for NALs medlemmer ved at den publiseres på NALs nettsider under vedtekter og regler. -------------------------- Innkallingen og sakspapirene til det ekstraordinære representantskapsmøtet 16.9.2015, sendes ut 27.8.2015, ref. NALs vedtekter 2.04. 70/2015 Høringssaker prosedyrer Ref. vedtak i sak 57/2015. Forslag til reviderte rutiner for høringssaker utarbeidet av Michael Lommertz, ble omdelt i møtet. Styret diskuterte forslaget. Administrasjonen kom med en rekke innspill til forbedringer. Michael Lommertz og administrasjonen videreutvikler rutinene i tråd med innspillene i møtet. Et revidert forslag behandles i styrets møte 7.10.2015. 5
71/2015 Møteplan andre halvår 2015 Ref. sak 59/2015. Forslag til møteplan for andre halvår 2015 vedlå til saken. Styret avholder følgende møter andre halvår 2015: 26.8.2015 7.10.2015 11.11.2015 12.11.2015 (styreseminar) 9.12.2015 Ekstraordinært møte i Representantskapet avholdes 16.9.2015 i Trondheim. Møte med lokalforeningslederne avholdes 16.9.2015 i Trondheim. 72/2015 Styrets stemme høsten Forslag til fordeling av ansvar for å skrive Styrets stemme i Arkitektnytt vedlå til saken. Forslaget til ansvarsfordeling for Styrets stemme vedtas. 73/2015 Etisk klagesak vedrørende arkitektoppdrag i Gautes vei 17 A, Sofiemyr: Bente Egenberg som innklager/mnal Bjørn Tandberg som innklaget K 31-302 Styret opprettholder komiteens forslag til vedtak. Saken er unntatt offentlighet. 74/2015 Etisk klagesak vedrørende arkitektoppdrag i Ekebergveien 5 A, Oslo: Ausra Aalborg som innklager/mnal Arnar Haugedal som innklaget. K 31-303 Del 3 Eventuelt 75/2015 Eventuelt Styret opprettholder komiteens forslag til vedtak. Saken er unntatt offentlighet. Deltakelse under utdeling av arkitekturpriser der NAL er involvert. 6
NAL er involvert i mange arkitekturpriser. NAL bør ha en rolle utover tilstedeværelse. Administrasjonen undersøker hvilken praksis det er i tilknytning til de forskjellige prisene. Styrets tilgang til for eksempel nettkurs Styret anmoder administrasjonen om å opprette et brukerpanel bestående av styremedlemmer, lokalledere og medlemmer til strategiarbeidet med kursporteføljen. Erfaringer fra studietur med AFAG for offentlige ansatte Michael Lommertz deltok på studieturen. Signalene derfra er at AFAG ønsker å utvikle seg i retning av mer arkitekturfaglig arbeid. Styret planlegger å møte AFAGs styre med fokus på fremtidig samarbeid. Et tilsvarende møte avholdes med Arkitektbedriftene. Nytt konserthus i Oslo? NAL må koordinere sitt engasjement i saken med OAF. Signalene så langt går i retning åpen internasjonal konkurranse. Protokollen er utsendt per e-post og godkjennes i styremøte 7. oktober 2015. Alexandria Algard President Pål Stephensen Administrerende direktør 7