Strategidokument 200907720-4 1. FORMÅL OG RAMMER Formål IT- strategien skal gje retning og mål for korleis arbeidet med informasjonsteknologi (IT) i Hordaland fylkeskommune (HFK) skal handterast. IT-strategien har som formål å sikre ei planmessig oppfølging og styring av IT. Dette er naudsynt for å sikre at HFK står fram med ei samordna og profesjonell ITutvikling. Det vert stadig meir avgjerande for organisasjonar å ha gode verktøy og prosessar knytt til IT for å kunne tilfredsstille dei krav og forventningar som vert stilte. Særleg innan offentleg forvaltning ser ein store endringar knytt til korleis IT må nyttast for å kunne handsame framtidige forvaltningsoppgåver og tenestetilbod til publikum. Ikkje minst er det krav og forventningar til at intern og ekstern kommunikasjon i aukande grad skal skje elektronisk. Dersom HFK skal lukkast med dette, vil det vere ein føresetnad at ITutviklinga i HFK vert påverka av Nasjonale strategiar og føringar, til dømes Stortingsmelding om IT-arkitektur Politiske mål for korleis IT skal effektivisere offentleg tenester Bruken av internett som møteplass for informasjon, samhandling og dialog ekommune 2012 KS sitt forslag til IT-strategiarbeid i kommunar og fylkeskommunar Auka fokus i HFK på dokumenterte arbeidsprosessar og bruk av kvalitetssystem Dette skaper aukande krav og forventningar knytt til styringa av IT-arbeidet i HFK. Det er trong for auka samordning på fleire område. Særleg gjeld dette trong for felles tilnærming til system- og datamessige forhold på tvers i organisasjonen. Det er trong for å vurdere organisering, kompetanse, IT-arkitektur. Det er trong for etablering av ulike rammeverk innan IT-området. Arbeid med å operasjonalisere IT-strategien er elles eit felles ansvar som alle leiarar i HFK må bidra til. Det er samstundes viktig at innføring og bruk av IT vert handsama etter reglane i Hovudavtalen. Avgrensing IT-strategien legg vekt på IT-utfordringar internt i fylkeskommunen. Han er fokusert på produksjon av interne tenester og på fylkeskommunen som ein politisk og administrativ organisasjon. IT-strategien gjeld såleis ikkje for fylkeskommunen sine samarbeidspartnarar, men relevante delar i IT-strategien skal eventuelt innarbeidast i avtalar mellom Hordaland fylkeskommune og aktuelle partar. IT-strategien er og ein viktig basis for interne IT-prosjekt i fylkeskommunen som får regionale verknader. Det same gjeld for IT-prosjekt som vert etablert saman med eksterne samarbeidarpartnarar og som legg bruk av IT-infrastruktur i fylkeskommunen til grunn. Korleis er situasjonen i HFK i dag sett i eit IT-perspektiv? Gjeldande IT-strategi har gjort det mogeleg å sikre ein samordna teknisk IT-infrastruktur i HFK. Dette har t.d. gjort det mogeleg å etablere eins nettutstyr for den digitale skolen og å kunne innføre felles opplegg for elev-pc ar. Dette har også gjort det er mogeleg med ei stabil og kostnadseffektiv IT-drift. Ansvaret for planlegging og etablering av IT-system har vore eit ansvar for kvar avdeling/eining. Det er vanskeleg å få til ei strukturert utvikling av organisasjonen med bruk av IT, når systeminnføring og systemforvaltning er desentralisert på ein slik måte. Dette medfører også at kompetansen kring denne delen 1
av IT-arbeidet er oppsplitta og svakt utvikla. Det gjeld m.a. kompetanse kring informasjons-sikkerheit, integrasjon mellom system og kontraktshandtering. Etter gjeldande IT-strategi skal IT-sjef informerast så tidleg som mogeleg ved etablering av nye system. Det er sjeldan dette skjer. Ofte vert IT-prosjekt kjend for IT-seksjonen etter at kontrakt er etablert. Da er det vanskeleg å gje råd om korleis prosessen skulle vore. Kontraktar vert også etablert utan utlysning og utan kravspesifikasjonar. Dette gjev vanskar med å følgje opp leveransen frå leverandør i ettertid. Deloitte as utførde i 2008 ein interimrevisjon i HFK med fokus på systemforvaltning. Rapporten syner at HFK har mykje ugjort på dette området. Revisjonen legg m.a. vekt på at den desentraliserte organiseringa av IT-arbeidet fører til ulik praksis, mangel på styrande dokument og manglande utføring av IT-arbeidet i avdelingane. Det vert i tillegg gjeve ei rekke tilrådingar om sterkare fokus på samordna systemforvaltning. Det skal for alle system vere oppnemnd ein systemansvarleg. IT-strategien set krav til denne rolla, men mange er lite bevist på dei oppgåvene dei har og den kompetansen dei treng å utvikle. Når kompetansen kring systemforvaltning er låg, fører dette til at leverandørar i for stor grad set premissane og ikkje HFK. Denne strategien legg vekt på å ta tak i desse utfordringane og å etablere ei samordna og planmessig oppfølging av IT i HFK. 2. MÅL FOR IT-STRATEGIEN Informasjonsteknologi (IT) er ikkje et mål i seg sjølv. Det avgjerande er at Hordaland fylkeskommune maktar å bruke IT som ein reiskap til å utvikle organisasjonen og sikre at oppgåvene kan utførast. Samstundes vil IT kunne skape muligheiter for ny oppgåveløysing. IT vil også påverke kva som kan endrast og forbetrast i organisasjonen og for publikum. Informasjonsteknologi er eit avgjerande verktøy for at Hordaland fylkeskommune skal kunne løyse sine oppgåver. Avdelingar / einingar i fylkeskommunen må derfor vere opptatt av og ha planar for korleis dei skal bruke IT. Bruk og utvikling av IT krev kompetanse og aktiv medverknad frå heile organisasjonen. Viktig å sjå IT som eit heile Strategien legg vekt på å sikre at bruk og planlegging av IT i HFK skjer ut frå eit totalbilete om korleis IT verkar inn på organisasjonen. HFK skal m.a. leggje vekt på skape ein best mogeleg samanheng mellom arbeidsprosessar og dei system og det utstyr som skal støtte dei ulike arbeidsprosessane. Dette krev fokus på arbeidsrutinar, kunnskapsforvaltning og korleis samhandlinga internt i fylkeskommunen verkar. HFK skal også leggje vekt på best mogeleg samanheng mellom datagrunnlag vi rår over og dei arbeidsprosessane som er etablerte. Dette er framstilt i følgjande modell: 2
ORGANISASJON Kompetanse Samarbeid Struktur Ressursar SYSTEM Web/portalar Fagsystem Felles system Systemarkitektur PROSESSAR Arbeidsflyt Rutinar Dokumentasjon UTSTYR PC/felles maskiner Nettverk/breiband Serverar/databasar IT- infrastruktur DATA Grunndata Datastruktur IT-samhandlingsmodell (BHC Architecture Framework ) IT-samhandlingsmodellen kan nyttast til å forklare og forstå korleis ulike element i ein organisasjon heng saman i eit IT-perspektiv. Modellen syner at det er både organisatoriske, teknologiske og systemmessige perspektiv påverkar arbeidsprosessane. Det trengs samstundes ein definert IT-plattform for å sikre at desse perspektiva vert sett i ein samanheng. Ut frå modellen ovanfor kan oppfølging og styring av IT-arbeidet i HFK sjåast i lys av fire perspektiv : PERSPEKTIV REF. TIL OPPFØLGING OG STYRING KNYTT TIL MÅL MODELL Organisatorisk Organisasjon Ressursar, kompetanse og kapasitet A Prosessar Samarbeid, roller, fora, rutinar og dokumentasjon Plattformmessig System IT-plattform, dvs. dei rammer og retningsliner som B Data gjeld for bruk og utvikling av IT i HFK. Utstyr Rammeverk for systeminnføringar, informasjonstryggleik og gevinstrealisering Systemarkitektur, IT-infrastruktur og integrasjonar Systemmessig System Alle system og korleis dei er etablerte C System som trengst og vert nytta for å kunne gjennomføre ønskt tenesteproduksjon Teknologisk Utstyr Det fysiske IT-utstyret og korleis det er strukturert og best muleg støttar kostnadseffektiv IT-drift og tenesteproduksjon D Det er altså definert fire mål i IT-strategien. Overordna dekkjer dei kvart av dei fire perspektiva. Måla skal 3
fokusere på og støtte oppunder det som er vurdert til å vere viktigast innan kvart av dei fire perspektiva for HFK si styring og vidareutvikling av IT i perioden 2009-2013. MÅL A Denne strategien legg vekt på å sikre ei heilskapleg IT-utvikling. For å nå dette målet må det arbeidast aktivt med informasjon, opplæring, retningsliner, instruksar og anna dokumentasjon knytt til IT-arbeidet. Dette omfattar tiltak som er retta mot dei ulike avdelingane, men òg arbeid som avdelingane må stå for sjølve. Målet rettar seg mot heile organisasjonen slik at vi frå eit organisatorisk perspektiv kan nytte IT til å sikre god informasjon til og frå dei etablerte organisasjonseiningane, til å skape nye arbeidsprosessar og eit godt arbeidsmiljø. Døme på milepælar for måloppnåing er når : det er etablert ressursar for systemforvaltning i HFK det for alle system med personopplysningar er gjennomført ei risikovurdering alle avdelingar har ein godkjend IT-plan MÅL B HFK skal sikre tilstrekkeleg kompetanse for ei heilskapleg IT-utvikling HFK skal ha ein samordna IT-plattform HFK legg til grunn at vi i alle delar av IT-arbeidet innrettar oss etter utarbeidd rammeverk. Det samla rammeverket for IT-plattforma omfattar både teknisk IT-utstyr (IT-infrastruktur), programvare (systemarkitektur) og forvaltnings- og IT-driftsoppgåver knytt til dette. Målet skal også forståast slik at HFK skal arbeide for å auke kvalitet på eksisterande system, utstyr og data, slik at dei vert meir standardiserte og likt handsama i høve til rammeverket for IT-plattforma. Dette inneber arbeid med å konsolidere og optimalisere eksisterande system. Det inneber også arbeid med systemintegrasjonar og dataadministrasjon. Døme på milepælar for måloppnåing er når : rammeverk for systemforvaltning er godkjend integrasjon mellom fellessystem er kartlagd basisrammer for IT-infrastruktur er godkjend 4
MÅL C HFK skal ha gode IT-system For å sikre HFK si vidare IT-utvikling, må det arbeidast for å innføre IT-system som kan støtte den tenesteproduksjon som er ønskjeleg og naudsynt. Det inneber også at vi skal forsøke å nytte eksisterande og nye system og tenester på betre og fleire måtar. Vi skal særleg arbeide for å sikre betre bruk av system og data som er felles i HFK. Dette målet rettar seg mot å sikre at vi frå eit systemmessig perspektiv må arbeide for at organisasjonen kan få størst mogeleg vinst av systema systeminnføringar og systemforvaltning følgjer det rammeverket som gjeld for IT-plattforma Vellukka innføring og bruk av nye IT-system vil i mange tilfelle krevje organisatoriske omstillingar. Leiarane er ansvarlege for å ta initiativ til slike omstillingar. HFK vil legge vekt på å etablere framtidsretta system som gjev betre samhandling og kunnskapsdeling, og som medverkar til å skape integrerte systemløysingar som har høg kvalitet. Forvaltning og finansiering vil vere ulik ut frå om eit system er eit fellessystem eller eit fagsystem for ei avdeling. Eit fellessystem er eit system som vert nytta av fleire avdelingar i HFK eller som inneheld data som er felles for fleire avdelingar i HFK. Døme på fellessystem er løn- og personalsystem, kartsystem, økonomisystem, dokumenthandteringssystem, kontorstøttesystem, kvalitetssystem, fotosystem, internett/intranett-løysing. Døme på milepælar for måloppnåing er når : nytt løns- og personalsystem er innførd nytt system for dokumenthandtering er innførd HFK har ei samla identitetshandtering kring sine system MÅL D HFK skal ha ein formålstenleg IT-infrastruktur Den teknologisk IT-infrastrukturen må vidareutviklast for å møte dei krav nye system set. Vidare utvikling av IT-infrastruktur vil også kunne bidra til auka kvalitet, t.d. ved å gjere det mogeleg med betre samspel, rask tilgang på informasjon og betre informasjonstryggleik. Ein godt samordna og framtidsretta ITinfrastruktur vil også gjere det mogeleg med meir desentralisering av tenester. Nye arbeidsprosessar vil kunne setje krav til teknologien for at vi skal kunne realisera ein så effektiv og nyttig informasjonsflyt som mogeleg. Samstundes vil ny teknologi kunne gje nye og meir effektive prosessar. HFK skal såleis også sjå IT-utviklinga i eit teknologisk perspektiv. HFK skal ha ein moderne og 5
tidsmessig IT-infrastruktur som støttar tenesteproduksjonen på ein formålsteneleg og kostnadseffektiv måte. Døme på milepælar for måloppnåing er når : alle tilsette nyttar ein felles IT-infrastruktur og har tilgang til naudsynte fellessystem IT-infrastruktur for tannhelse er etablert som ein del av IT-infrastruktur i HFK 3. SATSINGSOMRÅDE IT-strategien er utarbeidd slik at så lenge strategien gjeld, skal det arbeidast for å nå dei måla som er definerte. Dette skal gjerast gjennom arbeid med ulike tiltak som vert identifiserte for å nå kvart mål. Det er likevel ikkje mogeleg no å identifisere alle relevante og mogelege tiltak for kvart definerte mål for heile strategiperioden. I staden er det identifisert generelle satsingsområde for å nå måla (A, B, C og D) som er definerte i denne strategien. Desse er samanfatta i følgjande tabell : Mål A HFK skal sikre tilstrekkeleg kompetanse for ei heilskapleg ITutvikling A-1 Informasjonsarbeid om ITstrategi og IT-utvikling i HFK. A-2 Opplæring og kompetanseheving på leiar- og brukarnivå. A-3 Kvalitetssikre dei ulike rollene og fora sine arbeid. A-4 Sikre tilgang på ressursar for arbeid med IT (IT-plattform, ITinfrastruktur og IT-drift) A-5 Kvalitetssikre plan- og budsjettarbeidet kring IT. A-6 Utarbeide, implementere og kvalitetssikre rammeverk knytt til strategisk IT-arbeid. A-7 Informasjon, oppfølging og kvalitetssikring knytt til arbeid med tryggleikssystem. Mål B HFK skal ha ei samordna IT-plattform. B-1 Informasjonsarbeid om rammeverk for IT-plattforma. B-2 Utarbeide, implementere og kvalitetssikre rammeverk for systeminnføringar og systemforvaltning B-3 Utarbeide, implementere og kvalitetssikre rammeverk for ITinfrastruktur og IT-drift. B-4 Etablere og vidareutvikle ei systemeining B-5 Kvalitetssikre bruk og sikring av data. B-6 Arbeid med å leggje tilrette og utnytte systemintegrasjonar. Mål C HFK skal ha gode IT-system C-1 Vurdere og følgje opp eksisterande system. C-2 Vurdere og handtere eventuelle nye system. C-3 Følgje opp og kvalitetssikre systemansvarlege sine oppgåver Mål D HFK skal ha ein formålstenleg IT-infrastruktur D-1 Oppfølging og vidareutvikling knytt til basis IT-infrastruktur. D-2 Følgje opp og vidareutvikle nettverksstruktur. D-3 Følgje opp og vidareutvikle telefoniløysingane. D-4 Følgje opp rutinar for drifts- og dokumentasjonsarbeid knytt til IT-infrastruktur. 4. PLAN- OG BUDSJETTARBEID Denne IT-strategien er det overordna IT-dokumentet i HFK. Dei definerte måla (kap 2) og dei generelle 6
satsingsområda (kap 3) skal liggje fast gjennom heile strategiperioden. Operasjonalisering av IT-strategien skal m.a. gjerast gjennom utarbeiding av årlege IT-planar i avdelingane. IT-planane skal vere i ei fast form og utarbeidast på same nivå i alle avdelingane. I planane skal avdelingane identifisere tiltak for det komande året. Dei årlege IT-planane i HFK skal såleis i heile strategiperioden kunne finna forankring i gjeldande IT-strategi og dei definerte måla med tilhøyrande generelle satsingsområde. Planane skal ha ei felles godkjenning slik at vi kan vurdere og godkjenne dei verknadene planar i avdelingane har på bruk av felles IT-ressursar (personalressursar innan IT-området, IT-plattform og ITinfrastruktur). Planane kan deretter innarbeidast i avdelingane sine budsjett. For stabsavdelingane vil ITplanane verte innarbeidde i felles IT-budsjett. Figuren under syner prinsippa i dette : Felles IT-midlar Kjøp og etablering av fellessystem Kjøp og etablering av felles IT-infrastruktur (felles serverar, nettverk, felles telefonsentral, m.v.) Etablering av felles IT-plattform (integrasjon, rammeverk for systemanskaffingar, m.v.) IT-driftsressursar for fag- og fellessystem når dette er avtalt og avklart Gevinstrealisering for fellessystem IT-infrastruktur for fagsystem (når godkjend IT-plan) Lokalt budsjett i kvar avdeling/eining Kjøp og etablering av fagsystem Kjøp av lokalt IT-utstyr (PC, skrivar, lokal servar, videokonferanseutstyr, telefoniutstyr mv) Etablering av brukarstøtte for fagsystem Etablering av brukarstøtte m.v. for fellessystem Gevinstrealisering for fagsystem Avdelingane sine utkast til IT-planar vert å sjå som underlagsmateriale til det årlege budsjettarbeidet, og vert godkjent av fylkesrådmannen i denne samanheng. Om ei systemløysing vert godkjend plassert utafor fylkeskommunen sin IT-infrastruktur er det systemansvarleg som har ansvar for å lage forslag til budsjett og til å ta initiativ for etablering og oppfølging av evt. databehandlingsavtale. 5. ROLLER Tydelege og definerte roller i organisasjonen er avgjerande for å sikre ei klar ansvars- og oppgåvedeling. Ansvaret for utvikling og bruk av IT følgjer vanlege ansvarsliner i organisasjonen. På eit overordna nivå er dette slik : Fylkesrådmann Avdelingsdirektør Seksjonsleiar Målet er først og fremst å sikre ei organisatorisk forankring i organisasjonen. Leiarar har ansvar for å følgje opp gjeldande IT-strategi. 7
Roller knytt til IT-plattform, fellessystem og felles IT-infrastruktur IT-strategien legg vekt på å sikre ei meir koordinert IT-utvikling og auka merksemd på å etablera ein felles samla IT-plattform i HFK. For å sikre dette er det følgjande roller : Rolle Ansvar Fylkesrådmann Har det overordna formelle ansvaret Er øvste premissgjevar og forankringspunkt for IT-strategien. Organisasjonsdirektør Har overordna ansvar for organisasjonen sitt fokus på IT Har overordna ansvar for kjøp og forvaltning av fellessystem Har overordna ansvar for informasjonstryggleik Har overordna økonomiansvar for felles IT-satsing og overordna ansvar for oppnemning av systemansvarlege for alle fellessystema IT-sjef Har overordna ansvar for samordning av IT i HFK Har overordna ansvar for etablering, forvaltning og vidareutvikling av IT-plattform og IT-infrastruktur. Har overordna operativt IT-driftsansvar i HFK. Systemansvarleg fellessystem Har operativt ansvar for oppfølging og ivaretaking av systemet Skal ivareta brukar og leverandørkontakt Avdelingsansvarleg for informasjonstryggleik Skal ivareta brukarstøtte, opplæring, lisensadministrasjon m.m. Har kvalitets- og planmessig ansvar for å ivareta informasjonstryggleik i avdelinga Koordinerer arbeidet med informasjonstryggleik i avdelinga Roller knytt til fagsystem og lokal IT-handtering Rolle Ansvar Avdelingsdirektør Har overordna ansvar for utarbeiding av IT-plan for avdelinga Har overordna ansvar for at kjøp og forvaltning av fagsystem i avdelinga skjer i samsvar med rammeverk for IT-plattforma og i samsvar med godkjend IT-plan. Er formell eigar av fagsystem som eit forankring og avgjerdspunkt Har ansvar for oppfølging av IT-strategi i eiga avdeling Oppnemner systemansvarleg for fagsystem Overordna ansvar for fagleg oppfølging (av sin del) av fellessystem Systemansvarleg fagsystem Har operativt ansvar for oppfølging og ivaretaking av systemet Skal ivareta brukar- og leverandørkontakt samt avtaleoppfølging Skal ivareta brukarstøtte, opplæring, lisensadministrasjon m.m. IT-sjef Set rammer og gjev råd om kjøp og forvaltning av eit fagsystem og om IT-plattform Har overordna ansvar for IT-driftsleveransar frå IT-seksjonen På dei vidaregåande skolane er det etablert lokale IT-ressursar. Sjølv om slike ressursar er tilsett lokalt, skal dei IT-fagleg halde seg til IT-sjef. IT-sjef vil også kunne tilrå at slike ressursar skal ha andre oppgåver enn på den eininga dei f.t. arbeider. 6. FORA HFK skal arbeide strukturert og systematisk med oppfølging og implementering av IT-strategien. Det er også naudsynt å sikre god koordinering av planar og aktivitetar. Dette skal m.a. sikrast gjennom arbeid i ulike fora. 8
Toppleiargruppa Toppleiargruppa har ansvar for strategisk IT-utvikling. Forum for fellessystem Forum for fellessystem skal ha eit horisontalt perspektiv på systemmessige forhold. Forumet skal bidra til å sikre koordinering av IT-arbeidet i HFK på tvers av avdelingane. IT-sjef er leiar for forumet. IT-samhandlingsgrupper Samhandlingsgruppene skal vere møteplass mellom ei avdeling og IT-seksjonen. Fokus skal vera på forhold knytt til avdelinga sine system og IT-seksjonen si ivaretaking av desse. Gruppene har såleis perspektiv på teknologiske og systemmessige forhold. Gruppene har ansvar for avklaring av forventningar og praktiske forhold knytt til samarbeid og utføring av service mellom avdelinga og IT- seksjonen. Gruppene vert leia av IT-seksjonen. IT-kontaktutval for vidaregåande skular Kontaktutvalet skal vere eit forum med merksemd på retningsliner og oppgåver for IT-konsulentane på skolane. Det skal og vere fokus på opplæring, informasjonsutveksling og erfaringsdeling. Forumet skal fungere som eit bindeledd og ein informasjonskanal mellom IT-seksjonen og den enkelte IT-konsulent. Utvalet skal m.a. ha deltakarar som representerer dei ulike skoleregionane og vert leia av IT-seksjonen. 7. KVA INNEBER IT-STRATEGIEN I PRAKSIS? Denne strategien inneber ei sterkare styring og samordning av IT-arbeidet i HFK. For å oppnå dette inneheld strategien fleire verktøy m.a. : Etablering av eit felles rammeverk for systemforvaltning Krav om utarbeiding av årlege IT-planar for kvar avdeling for å sikre IT-satsing Prioritering av felles IT-midlar til felles IT-prosjekt Etablering av tydelege roller kring IT-arbeidet Etablering av ulike fora for å sikre betre samhandling IT-strategien inneber vidare at : skal koordinere og samordne IT-arbeidet i HFK har overordna ansvar for alle fellessystem Den einskilde avdeling skal finansiere sine eigne fagsystem og lokalt IT-utstyr Fellessystem og felles IT-utstyr skal finansierast av felles IT-midlar Alle systemanskaffingar skal vere godkjende i høve til IT-strategien Den tekniske IT-infrastrukturen skal vere samordna og styrt av IT-seksjonen skal leia alle felles IT-prosjekt Avdelingane skal ikkje starte IT-prosjekt utan at dei er forankra i ein godkjend IT-plan Eit IT-prosjekt som ikkje er forankra i godkjend IT-plan er i utgangspunktet ikkje prioritert IT-strategien inneber også at det er trong for IT-ressursar for oppfølging av denne strategien. 9