IKT-strategi for Stavanger kommune

IKT-strategi for Stavanger kommune

Innhold IKT-strategi for Stavanger kommune.... 3 Innledning... 3 Visjoner og mål... 3 Kommunens visjon og verdier... 3 IKT og hovedmål... 3 Styringsmodell for IKT... 4 Styringsrollen og styringsorganer... 4 Systemeier og systemansvarlig... 5 Leverandørrollen tjenesteorientert drift... 5 Brukerrollen... 6 Felles rammebetingelser og generelle satsinger... 6 Åpenhet og informasjonssikkerhet... 6 Arbeidsflate for ansatte og andre knyttet til internnettet... 7 Fag- og fellessystemer... 7 Integrasjon... 8 Grønn IKT... 8 Finansiering.... 8 Særlige strategiske satsinger... 8 Elektronisk verdikjede... 9 Selvbetjening via nettportal... 9 Enklere saksbehandling... 9 Velferdsteknologi... 10 Tjenesterapportering og styring... 10 Kompetanseutvikling og læring... 10 2

IKT strategi for Stavanger kommune. Innledning Kommunen blir stadig mer avhengig av IKT for å løse sine oppgaver og levere sine tjenester. Anvendelsesområdene blir flere og utfordringene med å prioritere og standardisere blir større. Utviklingen har gått fra en rekke frittstående fagsystemer og applikasjoner til krav om integrerte løsninger der informasjon utveksles og gjenbrukes på tvers av systemer, organisasjoner og forvaltningsnivåer. Denne IKT-strategien er særlig viet styringsutfordringer og behovet for en framtidsrettet plattform: Hvordan skal kommunens IKT-satsing styres? Hvordan skal vi forholde oss til integrasjonsbehov og nasjonale standarder? Hvordan skal vi prioritere mellom de mange behovene? Det er lagt mye vekt på felles rammebetingelser og generelle satsinger som skal legge grunnlaget for effektivisering og kvalitetsforbedringer gjennom større integrasjon mellom systemer og mer selvbetjening og automatikk i ulike ledd i utføringen av våre tjenester. Disse generelle satsingene må konkretiseres i handlings- og økonomiplaner og egne utviklingsprosjekter innen de ulike tjenesteområdene. Strategien er ikke tidsavgrenset fram til et bestemt år, men forutsettes revidert om 4 år. Hovedstrategiene er i planen uthevet under de enkelte overskriftene. Visjoner og mål Kommunens visjon og verdier IKT-strategien skal bygge opp under kommunens Visjon: Sammen for en levende by Verdier o Er til stede o Vil gå foran o Skaper framtiden Mål om å være en aktiv samfunnsbygger og ha et godt tjenestetilbud både i dag og i framtiden. IKT og hovedmål Dette gir tre hovedmål for IKT-satsingen: 1. IKT skal bidra til åpenhet og dialog Innbyggere, næringsliv og andre offentlige aktører skal kunne kommunisere enkelt og effektivt med Stavanger kommune. Ansatte skal enkelt og effektivt kunne innhente og utveksle informasjon internt og eksternt Innbyggere og ansatte skal være trygge på at taushetsbelagt informasjon og annen informasjon som er unntatt offentlighet, ikke spres til uvedkommende. 2. IKT skal bidra til effektivitet 3

Digitalisering av saksbehandling og produksjon av tjenester skal gi god service og høy effektivitet Kommunen skal tilby størst mulig grad av selvbetjening for et bredt utvalg av tjenester, hver dag, 24 timer i døgnet. 3. IKT skal bidra til håndtering av sosiale, miljømessige og økonomiske bærekraftutfordringer Avlaste og bedre bruk av menneskelige ressurser Bidra til å løse miljømessige utfordringer i form av energi- og ressursforbruk. Styringsmodell for IKT Kommunens styringsmodell for IKT-området skal forene behovet for involvering av brukermiljøer og behovet for overordnet styring og prioritering. Dette skal sikres gjennom klar fordeling av ansvar og oppgaver mellom de ulike rollene i styringsmodellen. Det legges til grunn at IT-avdelingen skal være hovedleverandør av IKT driftstjenester. Kommunens styringsmodell for IKT skal ha fire hovedroller: Styringsrollen sørger for den overordnede IKT-styringen Systemeierrollen har ansvar for løsningen og bestiller utvikling og driftsstøtte Leverandørrollen leverer utviklings- og driftstjenester Brukerrollen er bruker av systemet og benytter driftsstøtte i henhold til avtaler mellom systemeier og leverandør Styring Systemeier Leverandør Bruker Styringsrollen og styringsorganer IKT-strategien og rulleringer av denne er overordnede, retningsgivende styringsdokument og behandles av bystyret. Administrasjonsutvalget er kommunens IKT-utvalg. Rådmannen følger opp IKT-strategien og prioriterer utviklings- og driftstiltak gjennom fastlegging og oppfølging av handlingsplaner. Rådmannen knytter til seg nødvendige ressurser for å ivareta en slik aktiv styringsrolle. Om handlingsplaner som utledes av strategien skal behandles politisk eller administrativ, er avhengig av grad av prinsipiell og økonomisk betydning. Større satsinger innarbeides i handlings- og økonomiplan. Det etableres et rådgivende IKT-forum med representasjon fra systemeiere og IT-avdeling. IKT-forumet møtes minst en gang i tertialet for å vurdere oppfølgingen av IKT-strategien og handlingsplanene. 4

Ivaretakelse av personvern og informasjonssikkerhet må sikres forankring i styringsrollen. Dette ivaretas i dag gjennom egen styringsgruppe for informasjonssikkerhet. Ved gjennomføringen av ny styringsmodell fastlegges mer konkret de ulike rollenes ansvar for personvern og informasjonssikkerhet. Systemeier og systemansvarlig Systemeier er en organisatorisk enhet v/leder. Systemeier oppnevner en systemansvarlig for daglig ivaretakelse av systemeierrollen. Den enkelte systemansvarlige forutsettes å lede et brukerforum med regelmessige møter. Opplegg for dette fastlegges for hvert enkelt system. Alle fagsystemer og fellessystemer skal ha en systemeier. o Systemeieransvaret legges til den avdeling eller seksjon som naturlig har et hovedansvar for det fag- eller tjenesteområde som systemet omfatter. o IT-avdelingen er systemeier for fellessystemer som ikke naturlig har annen systemeier. Systemeier har det funksjonelle ansvaret for løsningen: o Avklare om løsning bør oppgraderes eller erstattes? o Gi bruker opplæring og veiledning i bruk av løsning. o Koordinere endringer og kommunikasjon mot brukerne. o Utvikling og kontroll av rutiner knyttet til bruk av systemet. o Ansvar for utviklingsprosjekt på løsning både økonomisk og funksjonelt. Systemeier er økonomisk ansvarlig og skal: o Sikre at vi utnytter løsningen best mulig og henter ut maksimale gevinster. o Sikre at løsning totalt sett er fornuftig i forhold til kost/nytte. Systemeier tegner driftsavtale (med IT-avdelingen eller med ekstern aktør). o Kontrollere at driften er iht avtalt tjenestenivå. o Følger opp driftsleverandør i forhold til rapportering og avvik. Systemeier er sikkerhetsmessig ansvarlig for løsning: o Ansvar for oppfølging av lover og regler relatert til løsning (personregister, arkivering, m.v.) o Etablere, modifisere og fjerne tilganger. o Foretningskontinuitet ved at aktuelle tjenester kan drives videre, som regel gjennom manuelle rutiner, ved eventuelle feil på IKT-løsning. Leverandørrollen tjenesteorientert drift Stavanger kommune vil ha både IT-avdelingen og eksterne som leverandører av driftstjenester, men hovedregelen skal være at tjenestene leveres gjennom kommunens egen IT-avdeling. Stavanger kommune skal ha en tjenesteorientert IKT-drift. Dette betyr at IKT tjenesten skal styres av brukernes behov. En ønsker å vedlikeholde betydelig driftskompetanse internt i kommunen for ikke å gjøre seg for avhengige av eksterne leverandører. Ekstern driftsleverandør er aktuelt for enkeltsystemer der dette er økonomisk attraktivt. En skal spesielt vurdere ekstern drift når noen av understående forhold er til stede: o Det finnes få brukere av løsningen i kommunen og den følger ikke Stavanger kommunes definerte standarder. o Det finnes en ekstern driftleverandør som er spesialist på akkurat denne løsningen. 5

o Løsning krever spesialkompetanse som IT-avdelingen ikke har eller det ikke er prioritert å bygge opp. o Løsning krever ikke tett integrasjon mot øvrige fagsystemer og løsninger i kommunen. o Løsningen har langt høyere krav til tilgjengelighet og døgnkontinuerlig vaktberedskap enn andre løsninger i Stavanger kommune. Drift av IKT-løsninger skal baseres på internasjonalt metodeverk for strukturering av IKT drift bygget på beste praksis -prinsippet. Servicenivåavtaler mellom systemeier og leverandør skal som hovedregel regulere ytelser og servicenivå for brukerne. Stavanger kommune skal søke å oppnå ytterligere stordriftsfordeler for IKT-drift gjennom å søke samarbeid med andre. Brukerrollen Ansatte, folkevalgte, innbyggere og organisasjons- og næringsliv er brukere av ulike IKTløsninger. Stavanger kommune ønsker at de ulike brukergruppene får komme med innspill og påvirke kommunens løsninger. Representanter for brukerne av IKT-systemer oppnevnes til brukerforum for hvert system eller grupper av systemer som naturlig hører sammen. Brukerstøtte og opplæring skal fortrinnsvis være tilgjengelig som nettbasert tjeneste. Systemeier må ha tilgang til disse tjenestene gjennom blant annet gjennom fjernstyring av brukerterminaler. Brukerne skal enkelt kunne melde avvik i forhold til gjeldende servicenivåavtaler mellom systemeier og leverandør. Felles rammebetingelser og generelle satsinger Åpenhet og informasjonssikkerhet Stavanger kommune vil ha åpenhet og dialog internt i kommunen og mellom kommunen og innbyggerne. Dette forutsetter at informasjon er tilgjengelig, men også at den er pålitelig, trygt lagret og at sensitiv informasjon ikke kommer på avveie. Internt i kommunen skal all informasjon være enkelt tilgjengelig såfremt ikke særlige hensyn til sensitivitet eller unntakelse fra offentlighet gjelder. Informasjon skal være lett tilgjengelig. Søkeverktøy skal virke på tvers av systemene som inneholder relevant informasjon. Stavanger kommune skal tilgjengeliggjøre all informasjon som er relevant for innbyggere og næringsliv. Informasjonen skal kunne nås via webportal og dens søkemotor. Stavanger kommunes informasjonssikkerhet og sikkerhetsrutiner skal tilfredsstille lover, forskrifter og datatilsynets krav. Kun autoriserte personer skal ha tilgang til sensitive opplysninger og annen informasjon som er unntatt offentlighet. Konfidensialitet skal ivaretas gjennom tekniske sikringsløsninger og gode sikkerhetsholdninger og rutiner. Som hovedregel skal sensitiv informasjon kun lagres elektronisk på spesielt sikret utstyr. 6

Stavanger kommune skal arbeide for at ansatte har tilgang til sensitiv informasjon elektronisk på de steder og i de situasjoner en har behov for dette for å redusere eller fjerne behovet for utskrifter. Ved innføring av nye tjenester, eller ved vesentlige endringer i eksisterende tjenester, skal det gjennomføres en risiko og sårbarhetsanalyse for å avdekke eventuelle sikkerhetsmessige svakheter. Avvik skal raskt oppdages og korrigeres gjennom system for internkontroll og varsling Arbeidsflate for ansatte og andre knyttet til internnettet Ansatte og andre som er tilknyttet Stavanger kommunes interne nettverk skal ha en felles, moderne og intuitiv arbeidsflate 1. Arbeidsflaten skal være fleksibel i forhold til ulikt utstyr, mobilitet og ulike behov, men skal likevel baseres på strenge standarder og fokus på effektiv drift og driftsstabilitet. Kun programvare som er autorisert skal kunne benyttes på kommunens PCer. Det skal ikke være mulig å installere egen programvare på PC. Kommunen skal tilby et begrenset utvalg av standardisert klientutstyr tilpasset ulike behov og økonomiske rammer. Alt klientutstyr skal anskaffes via IT-avdelingen for å sikre at etablerte standarder følges og for å optimalisere driften av utstyret. Har en behov for utstyr som ikke dekkes av de etablerte standardene skal dette avklares med IT-avdelingen. Uautorisert utstyr får ikke tilgang til nettverk og interne tjenester i Stavanger kommune. Kommunen skal legge til rette for mobil tilgang til verktøy. En skal kunne bruke andre brukerterminaler enn PC for tilgang til enkelte tjenester. Mobilitetsløsning for PC skal gi identisk arbeidsflate og tilganger enten bruker jobber fra kontor, hjemmekontor eller er på reise. Dette skal også gjelde for brukere med tilgang til sensitive systemer. Stavanger kommune skal bygge en samhandlingsplattform 2 som er tett integrert, intuitiv og omfattende. Samhandlingsplattformen skal bidra til mer effektiv tjenesteproduksjon, økt tilgjengelighet, redusert reisevirksomhet og bedre tjenester. Fag og fellessystemer Stavanger kommune skal ha et effektivt og standardisert sett av fag- og fellessystemer. Kommunen skal som hovedregel foretrekke systemer som dekker flere fagområder framfor spesialsystemer, er hyllevare, har web-brukerflate og stor utbredelse innenfor det aktuelle fagområde. Beslutning om innføring av nye systemer skal være basert på reelle kost/nytte analyser. Det skal kun være ett fagsystem for en type oppgave og/eller fagområde. Systemene skal være oppdaterte og relevante. Det skal kun være en versjon av et system i drift i kommunen. Nye fag- og fellesløsninger skal så langt det er mulig benytte felles brukerkatalog for autentisering som sikrer at bruker ikke må forholde seg til flere brukernavn og passord. 1 Med arbeidsflate menes her utstyr, operativsystem og felles kontorstøtteverktøy (tekstbehandler, regneark, e- post, presentasjonsverktøy, m.v.). 2 Med samhandlingsplattform menes her et sett av felles IKT verktøy som benyttes for å kommunisere og samarbeide mellom ansatte, folkevalgte, innbyggere og andre samarbeidspartnere. 7

Løsninger basert på åpen kildekode foretrekkes der dette gir en god totaløkonomi. Integrasjon Stavanger kommune skal tilby flere helintegrerte IKT løsninger for innbyggere og ansatte. Informasjon skal kunne hentes inn og knyttes sammen på tvers av ulike registre slik at en unngår dobbeltregistreringer og inkonsistente data grunnet manglende oppdateringer. Integrasjoner bør gjøres etter nasjonale standarder i en felles infrastruktur i stedet for integrasjoner direkte mellom fagsystemer. Det blir da kun er én integrasjon som må erstattes når systemer skal skiftes ut. Dette forenkler overvåkning, sikrer konsistente integrasjoner og gir større mulighet for gjenbruk av integrasjoner til ulike formål. Helintegrerte løsninger kan gi betydelig effektiviseringsgevinst, både i forhold til saksbehandlingstid, kvalitet og redusert ressursbruk. Sentrale registre skal benyttes framfor å etablere kopier lokalt. Å etablere en slik arkitektur med helintegrerte løsninger er imidlertid krevende, både mht kostnader og kompetanse. Valg av integrasjoner skal baseres på kost/nytte analyser. Gevinsten er normalt størst der integrasjon fjerner større volum av rutinemessige oppgaver. Grønn IKT Stavanger kommune skal bruke IKT til å redusere den miljømessige belastning. Dette skal en oppnå ved å innføre systemer som avlaster reisevirksomhet og som er mest mulig energieffektive. Ved anskaffelse av IKT utstyr skal strømforbruk og gjenvinning vektlegges. Kommunen skal i størst mulig grad benytte elektronisk kommunikasjon mot innbyggere og andre aktører for å redusere papirbruk og transportbehov. Innføre systemer og løsninger som reduserer behovet for utskrift. Stavanger kommune skal arbeide for å innføre en arbeidskultur der ansatte arbeider på elektroniske dokument framfor på utskrifter. Stavanger kommune skal etablere en standard ordning for avhending av utstyr slik at miljø og sikkerhetsmessige aspekt bli ivaretatt på en god måte. Finansiering. Stavanger kommune skal utvikle en finansieringsmodell for IKT som bidrar til at kommunen som helhet bruker IKT-ressurser på en best mulig måte. Modellen skal: Motivere til å utnytte IKT-ressursene optimalt. Ikke ødelegge for standardisering og helhetlige løsninger på tvers av virksomheter. Ikke være administrativt arbeidskrevende Særlige strategiske satsinger Tilrettelegging av felles rammebetingelser og infrastruktur er en hovedsatsing og forutsetning for de mer spesifikke tjenesteorienterte satsingene. De tjenesteorienterte satsingene skal ha fokus på: Elektronisk verdikjede fra søknad til sluttført tjeneste 8

Tjenesterapportering og styringsdata Kompetansebygging organisasjonsmessig og individuelt I utarbeidelse av handlingsplaner skal disse satstingene konkretiseres for det enkelte tjenesteområde. Elektronisk verdikjede I utviklingen av løsninger og integrasjoner vil en følge verdikjedene for de ulike tjenestene. Vi skal effektivisere og, der det er mulig, automatisere de verdiskapende aktivitetene og redusere øvrige aktiviteter mest mulig. Selvbetjening via nettportal Stavanger kommunes nettportal skal ha universell utforming og tilby innbyggere og bedrifter oppdatert og relevant informasjon. Selvbetjeningsløsninger for innbyggere og ansatte skal være en hovedsatsing. Det skal etableres gode selvbetjeningsløsninger som i størst mulig grad er integrert og automatisert i forhold til bakenforliggende fagsystemer. Via nettportalen skal innbyggere og bedrifter få innsikt i kommunal saksbehandling som vedrører dem. Stavanger kommune skal benytte den nasjonale standarden som løsning for å identifisere og autentisere innbyggere for tilgang til personaliserte tjenester. Kommunen skal arbeide for at mest mulig av innbyggerkommunikasjonen foregår elektronisk. Stavanger kommune skal bruke nasjonale løsninger for utsendelse av elektroniske meldinger til innbyggere og bedrifter. Ansatte og brukere skal selv kunne oppdatere egne registeropplysninger Innføring av selvbetjeningsløsninger er en omfattende og tidkrevende oppgave. Prioritering mellom områder for selvbetjening skal derfor gjøres etter vurderinger av samlet nytte og effektiviseringsgevinster for både bruker og administrasjon. Løsning som gir gjenbruksmuligheter for flere tjenester og utvikler kommunens bruk av nasjonale standarder, bør særlig prioriteres. Enklere saksbehandling Stavanger kommune skal tilstrebe elektronisk dokument- og saksflyt i hele den administrative og politiske saksbehandlingskjeden. Tiltak av særlig strategisk betydning for effektivisering og kvalitetsforbedringer er: Automatisk journalføring fra selvbetjeningsportal Enkel journalføring av e-post og andre dokumenter som ikke er kommet gjennom journalsystemet Fullelektronisk arkiv Papirløse politiske møter Videreføring av deltakelse i nasjonale prosjekter for elektronisk informasjonsutveksling i helse- og sosialsektoren 3 Stavanger kommune skal videreføre sitt engasjement med utvikling og ta i bruk standardiserte nasjonale løsninger for elektronisk informasjonsutveksling i helse- og sosialsektoren, dvs 3 Mellom pleie og omsorgstjeneste, sykehus, fastleger, legevakt, helsestasjonstjeneste og sosialtjeneste. 9

mellom pleie- og omsorgstjeneste, sykehus, fastleger, legevakt, helsestasjonstjeneste og sosialtjeneste. Velferdsteknologi Både for å effektivisere tjenester og møte forventet knapphet på arbeidskraft skal kommunen aktivt være med på utvikling og implementering av velferdsteknologi. Deltakelse i nasjonale og internasjonale utviklingsprosjekter Være tidlige ute med å ta i bruk nye hjelpemidler. Aktivt bidra til at innbyggere tidlig anskaffer velferdsteknologiske løsninger som bidrar til at de kan være selvhjulpne så lenge som mulig. Tjenesterapportering og styring Ved hjelp av IKT skal ledere og medarbeidere har tilgang til styringsinformasjon tilpasset den enkeltes behov. Informasjon fra fagsystemer og registrer skal gjøres mer tilgjengelig for driftsoppfølging, analyser og forbedringstiltak. IKT skal forenkle og redusere tidsbruk til tjenesterapportering. Kommunens styringssystemer skal ha automatisk datafangst fra driftssystemene. Rapporter og styringsinformasjon skal være tilgjengelig gjennom datavarehusløsninger og standardrapporter/-innsyn. Kompetanseutvikling og læring IKT skal bidra til en organisasjonskultur preget av kompetanseutvikling og læring. Arbeidsflate og samhandlingsverktøy skal gi enkle muligheter for samarbeid og kunnskapsdeling Enkel tilgang til interne og eksterne kunnskapsbaser og nettsteder. Enkel tilgang til beskrivelser av viktige arbeidsoppgaver og rutiner via nettbasert dokumentasjon og e-læring. 10